In ultimii ani, pe piata romaneasca s-a observat o crestere semnificativa a consumului, a productivitatii si diversitatii. Din punct de vedere logistic, acest lucru se traduce in cresterea fluxurilor, volumelor, serviciilor, modificarea caracteristicilor generale ale supply chain-ului, dar si in cresterea complexitatii prin faptul ca in proces sunt implicate mai multe parti, afacerile s-au dezvoltat la nivel international, iar distributia si depozitarea au fost externalizate. Totusi, ceea ce lipseste pe piata locala sunt regulile. Daca la transportul naval, feroviar, aerian si rutier international exista tot felul de norme, pentru distributie si logistica nu exista asa ceva. Aceasta problema a fost discutata in cadrul seminarului „General conditions for domestic transport and warehousing“, parte a conferintei organizate de Archicom in Bucuresti.
Pe piata de logistica nu exista niste conditii generale de contract dupa care sa se ghideze companiile din domeniu si care sa indice niste standarde comune pentru toti jucatorii.
„Daca in ceea ce priveste transportul conditiile generale sunt relativ cunoscute – toata lumea lucreaza in baza CMR – in ceea ce priveste depozitarea, in Romania ele nu prea sunt cunoscute. In Olanda, de zeci de ani se lucreaza pe baza unui set de astfel de conditii, care si-au dovedit eficienta in timp, asa ca pot fi aplicate si aici, daca sunt adaptate la sistemul legislativ romanesc. In mare, acestea cuprind definitiile si scopul contractului, pretul, obligatiile furnizorului de servicii si ale clientului, consecintele neindeplinirii obligatiilor ambelor parti, raspunderea, conditiile de plata, elementele de siguranta etc.“, a sustinut Daan van Looij, senior management consultant Archicom.
Acceptarea unor astfel de conditii ar reglementa activitatea de logistica, dar ar aduce si reduceri de cost. In configurarea unui contract sunt implicate multe persoane – avocati, departamentul financiar etc. – iar atunci cand apare o disputa intre furnizor si client, anumiti angajati sunt desemnati sa analizeze contractele, ceea ce creeaza risipa de timp si resurse.
Dezvoltarea acestor contracte trebuie sa fie simpla, nu e nevoie de un contract valabil pe o perioada lunga de timp, ci de unul care sa poata fi aplicat punctual, iar implementarea sa fie facila.
Chiar daca e vorba de niste conditii denumite „generale“, acestea trebuie sa aiba un grad de acceptare larg in industrie, iar textul sa fie clar, cu grad mic de risc. Mai mult, ele trebuie impuse de la nivel inalt, de catre organele administrative. Dar, cum mediul politic nu reactioneaza foarte repede, aceste conditii trebuie stabilite la nivel de industrie si atunci clientii nu ar mai avea optiunea de a merge la alt furnizor.
Asigurare pentru intregul lant logistic
La configurarea unui contract, asigurarile sunt un subiect sensibil. In cadrul unui lant logistic, un produs care pleaca de la producator si ajunge la cumparatorul final trece prin „mana“ mai multor companii, fiecare dintre ele incheie asigurari pentru segmentul sau de actiune si de obicei se merge pe cea mai ieftina varianta.
Daca apare o problema in lantul logistic, prima intrebare care se pune e a cui a fost vina, cine este tras la raspundere, care este procentul suportat de asigurari. Problema este ca, daca sunt implicate atatea parti, fiecare cu conditiile ei si cu atatea aspecte neacoperite, exista riscul sa apara discutii in legatura cu cine este responsabil, iar plata daunelor devine nesigura sau intarziata.
De aceea, Jaan Veenenbos, regional director Aon Global Risk Consulting, Central&Eastern Europe, considera ca „trebuie gasita o solutie simpla pentru toate partile implicate, cu termeni comuni care aduc beneficii din punct de vedere comercial.
Companiile de asigurari pot oferi o solutie cu acoperire mare, pe intelesul tuturor, mai ieftina. Prin cumpararea unei astfel de asigurari, furnizorul de servicii detine controlul asupra mai multor aspecte. Si daca acest lucru este abordat cum trebuie, in final furnizorul are numai de castigat, deoarece ii poate garanta clientului ca, in caz de dauna, va fi despagubit si astfel beneficiaza de un mare plus de incredere din partea lui. In plus, o polita cu acoperire larga a intregului lant logistic este mai avantajoasa, deoarece nu mai exista procese neacoperite, iar costul total este mai mic decat daca s-ar fi asigurat diferite segmente, separat.“
Deocamdata, companiile de profil din Romania nu furnizeaza o astfel de asigurare, dar doritorii pot incheia o polita cu societati din strainatate.
Atentie la definirea termenilor si conditiilor generale!
Este important ca fiecare companie sa isi stabileasca niste conditii si termeni generali de lucru pe care sa le aduca la cunostinta partenerilor. Acestea stabilesc un set minim de cerinte de performanta si ii indica partenerului de afaceri ca te astepti la un anumit comportament.
„Aceste conditii generale pot fi folosite pentru a impune o raspundere mai mica, dar trebuie sa aveti grija pentru ca, uneori, aceasta limitare este interzisa prin lege sau poate fi in dezavantajul celorlalte parti. Sau, daca iti reduci raspunderea pana la un anumit nivel, iar asigurarea nu acopera anumite lucruri, clientul te poate da in judecata si poate cere contravaloarea intregii daune“, avertizeaza Iulian Patrascanu, managing partner Fine Law.
Atat clientul, cat si furnizorul au propriile conditii standard, asa ca problema care se pune este care conditii au intaietate.
In acest caz se aplica anumite reguli. Una dintre ele spune ca, daca clientul trimite o cerere de oferta, iar furnizorul doar semneaza si trimite oferta proprie, atunci se aplica conditiile clientului. Daca furnizorul raspunde ca va onora comanda, dar o va face numai pe baza conditiilor standard proprii, iar clientul nu face cunoscut faptul ca se opune acestui lucru, chiar si instantele de judecata din Romania ii dau dreptate furnizorului.
De asemenea, este important ca aceste conditii standard sa fie prezente pe site si in brosuri si, mai ales, ca ofertele sa se redacteze cu referire la conditiile standard proprii. Este bine ca la oferta sa fie atasate aceste conditii sau sa se indice locul unde pot fi citite. Pot insa aparea greseli comune, cum ar fi printarea acestor termeni pe verso-ul facturii, ceea ce nu este indicat.
In momentul in care compania a stabilit niste conditii standard foarte bine redactate, atunci si personalul de nivel junior poate lucra relativ usor, poate vinde sau semna contracte atata timp cat nu se abat de la acest standard. Ei trebuie sa fie informati foarte clar ce clauze pot modifica si ce necesita neaparat aprobarea conducerii. Termenii si conditiile standard sunt un instrument viabil de management al riscului si, mai mult, pot preveni frauda atat la nivel intern, cat si extern.
„Stabilirea acestor termeni are atat aspecte pozitive, cat si negative. Exista niste limitari cum ar fi legislatia, pot exista situatii in care se intra in conflict cu Protectia Consumatorului sau cu Consiliul Concurentei. Trebuie inteles faptul ca stabilirea lor nu asigura controlul calitatii sau al finantelor“, a aratat Iulian Patrascanu.
