O perioada de recesiune economica reprezinta pentru companiile vizionare o oportunitate sa abordeze strategic situatia afacerii si sa analizeze posibilitatile de crestere a productivitatii. Iar o modalitate la indemana este externalizarea. Chiar daca de la decizia de externalizare la organizarea unei licitatii pentru atribuirea contractelor nu este decat un pas, procesele implicate sunt departe de a fi simple. Indiferent de situatia financiara, pretul este unul dintre criteriile majore avute in vedere in cadrul unei licitatii. Insa aceasta nu inseamna ca toate celelalte atribute, cum ar fi calitatea serviciilor si solutiile de optimizare, solicitate mai ales in aceasta perioada, sunt neglijate.
Si nici reputatia furnizorului. Cu ocazia conferintei Tranzit din mai au fost aduse in discutie toate aspectele avute in vedere la atribuirea unui contract de servicii, fie el prin licitatie sau selectare de oferte.
Decizia de externalizare nu este motivata doar de comparatia dintre costurile interne si cele externe, ci si de calitatea serviciilor si de forta mediului extern care determina externalizarea.
In 2008 si chiar inainte, potrivit lui Dragos Geletu, general manager KLG Europe, piata era innebunita de volume, stocuri marite si capacitati de depozitare pe masura. Multi operatori de logistica au preluat un grad mare de responsabilitate in ceea ce priveste dispozitia marfurilor si capacitatea, au fost inchiriate spatii sau construite altele noi. Apoi multi agenti economici, importatori in general, dar si producatori, au realizat ca volumele scad.
In acest context, in cazul in care logistica fusese realizata in-house pana la acel moment, in lipsa volumelor, costurile fixe au crescut, iar solutia nu ar fi constat doar in concedierea oamenilor, deoarece in proces erau implicate si alte echipamente, utilaje si softuri. Asadar, in 2009, cei care au dorit sa externalizeze au demarat procese de studiu al pietei, explica Dragos Geletu. Pe de alta parte, exista si categoria celor care au profitat de dezechilibrul pietei, convertindu-l intr-un avantaj asupra furnizorului actual, si implicit asupra pachetului de servicii si pretului.
„In 2010 continua acest proces de studiu, dar pe o piata mult mai disperata, cu chirii aberante, de 2-3,5 euro/m2. Furnizorul de servicii este fortat sa ofere preturi foarte mici si apoi incepe un joc, pentru ca are o stabilitate precara in ceea ce priveste capacitatea de stocare, deoarece fiecare metru patrat costa, indiferent ca se plateste chirie sau este in proprietate“, a afirmat Geletu, vorbind de cererile de externalizare ale operatorilor care se muta de la un furnizor la altul, indicand astfel si dezechilibrul pietei.
Ionel Cipere, director de logistica Dumagas, este de parere ca nu exista atribuire directa a contractelor, ci atat operatorul logistic, cat si clientul trec printr-un proces amplu, iar criteriile in functie de care se alege un prestator de servicii sunt bine stabilite. „Pot spune ca exista mai multe proiecte atribuite in urma selectarii de oferte decat prin licitatii. In ambele cazuri sunt echipe care lucreaza, identifica cerintele, realizeaza planul de lucru, pentru ca se propun, de regula, solutii noi“, a spus acesta. Avantajul in cazul discutiilor directe este ca operatorul de logistica are posibilitatea de a cunoaste mai bine clientul si cerintele lui.
„Tatonari” de la cateva ore la cateva luni
Licitatiile sunt procese complexe nu doar in ceea ce priveste durata pana la atribuirea contractelor, ci si perioada premergatoare, de pregatire a documentatiei. Astfel, in functie de dimensiune, de complexitate si, nu in ultimul rand, de informatiile solicitate in caietul de sarcini, pregatirea documentatiei poate dura de la trei ore la cateva zile, in cazul celor simple si de mici dimensiuni, pana la 1-6 luni in cazul celor ample, conform raspunsurilor primite din partea participantilor la licitatie.
Ionel Cipere a afirmat ca o licitatie „depinde de segmentele logistice pe care clientul doreste sa le externalizeze. Ca intindere sau volum, variaza in functie de mai multi factori si poate dura pana la 60 zile.“
Pe de alta parte, au existat licitatii care au durat un an, in functie de procedurile interne si de furnizori, potrivit lui Geletu. In cazul licitatiilor pentru care in caietul de sarcini sunt specificate anumite cotatii ale serviciului sau capitalului, accesul este limitat pentru multe companii, ele fiind organizate doar pentru a pune presiune pe furnizorul actual.
„Pe piata logisticii cu temperatura controlata nu s-a organizat inca vreo licitatie“, a afirmat Nicolae Cismasu. Insa aceasta piata are un anumit specific. In primul rand, generatorii de cerere, producatorii, au flota proprie de distributie si logistica proprie, activitate neexternalizata inca.
In al doilea rand, anul acesta au aparut destul de multe cereri de externalizare in domeniul frigului, in special din partea producatorilor interni, determinati sa-si diminueze costurile si sa renunte, in unele cazuri, la infrastructura logistica, ce incepe sa-si piarda din eficienta, incercand prin aceasta masura sa-si mareasca volumul de vanzare. Insa producatorii s-au impiedicat de reticenta furnizorilor de servicii de a investi in aceasta perioada intr-un segment care nu este aria lor principala de activitate.
Principalii generatori de cerere pentru logistica de frig sunt in momentul de fata producatorii interni. Strainii sunt mai agresivi, pentru ca primesc comenzile de la retelele key account din Romania, pregatesc marfa si o livreaza in hub-urile oricarui operator logistic din vestul tarii (Oradea, Cluj, Timisoara), in timp mai scurt decat s-ar face din Bucuresti in zona respectiva.
„Anul acesta am primit mai multe cereri pentru externalizare, insa fara sa participam la o licitatie cu caiet de sarcini. Am intocmit noi un chestionar cat se poate de amplu incat sa surprindem cererile celui care doreste externalizarea. Serviciile solicitate au fot simple, transport sau distributie secundara. A fost o mini-licitatie, o selectare si apoi o negociere“, a precizat Nicolae Cismasu.
Parteneri, nu furnizori de servicii
Externalizarea trebuie privita ca o optiune strategica, nu doar o solutie de moment in functie de starea pietei. Decizia companiilor de a externaliza anumite servicii se bazeaza pe analiza unor avantaje competitive, cel mai evident dintre ele fiind transformarea costurilor fixe in costuri variabile. Pentru Cadbury Romania, politica interna a dictat externalizarea ca optiune strategica.
„Ca producator, nu suntem specialisti in logistica si asteptam ca logisticianul sa ne ofere o solutie. Pentru licitatie am separat putin lucrurile: am analizat capabilitatile operatorului fara sa ne uitam la preturi. A fost o prima etapa in care ne-am intalnit cu toti potentialii furnizori de logistica din Romania fara sa discutam de pret, ci despre capacitatea lor de a face ceea ce ne dorim noi. Apoi am vorbit de pret. Acest punct a fost atins doar cu cei de care eram convinsi ca au capacitatea de a ne furniza un serviciu“, a declarat Cristian Negrutiu, director de logistica Cadbury Romania.
Ofertele depuse pentru licitatie au avut acelasi format, pentru a fi comparate mai usor. Desi situatia este la fel de dificila si pentru producatori si pentru operatorii de logistica, negocierea preturilor se realizeaza in functie de directia pietei, care este aceeasi pentru toti.
„In general, parteneriatele cu marii retaileri sunt solicitante, deoarece cer promotii, discounturi si plasari suplimentare. Trebuie sa cerem acelasi lucru furnizorului de servicii, dar asta nu inseamna ca nu suntem receptivi. In plus, serviciile se fac transparent, cu clauze de revizuire“, a mai spus acesta. Pentru transport, Cadbury lucreaza cu o formula clara in ceea ce priveste pretul carburantului si fluctuatiile acestuia.
Orice schimbare a furnizorului de servicii logistice are in spate niste costuri, care de cele mai multe ori nu pot fi masurate imediat, insa pot implica pierderi in vanzari. Astfel, in momentul in care este luata o decizie, sunt cantarite toate aspectele, pentru a alege solutia optima. In logistica, ecuatia fundamentala este serviciu vs. cost. Avem furnizori care pot presta un serviciu, insa la un anumit nivel, de aceea prima faza a licitatiei este strict calitativa, iar faza a doua se concentreaza exclusiv pe cost“, a adaugat Negrutiu.
„Producatorii trebuie sa inteleaga ca, in cazul unei comenzi care nu a fost emisa in timp util, niciun furnizor de logistica nu va putea face livrarile la timp. Si producatorii au partea lor de contributie la un serviciu logistic eficient, iar furnizorul de servicii logistice poate fi ajutat in acest sens“, a completat Cipere. Cea mai mare problema a unui producator este increderea intr-un furnizor de servicii logistice, mai ales cand valoarea stocurilor este de ordinul milioanelor de euro. „Pe de alta parte, nu exista nimic la nivel legislativ privind raspunderea civila la nivel de depozitare, desi stocurile sunt de milioane de euro. In toate tarile din zona Benelux, Germania, Marea Britanie, statele scandinave, exista, pe langa CMR pentru transport, conditii de depozitare si expeditie care limiteaza responsabilitatea unui furnizor de servicii la o anumita suma. Si operatorii logistici si asociatiile de profil trebuie sa faca eforturi sa rezolve problemele legislative“, a mentionat Dragos Geletu.
Strainii, mai receptivi la externalizare
Contractele se incheie mai repede cu clientii externi, care sunt familiarizati cu procedurile. Pentru producatorii interni, externalizarea se va produce gradat pe segmentele unde se poate face acest lucru fara costuri mari pentru ei. „Avem exemple de producatori cu o gama de produse la temperatura controlata, care vor sa treaca la productia de congelate si fie nu mai au resursele financiare, fie nu mai sunt dispusi sa investeasca pe acest segment sau vor sa treaca de la distributie regionala la nivel national, si atunci apeleaza la un operator de logistica“, a explicat Nicolae Cismasu.
Externalizarea nu implica doar preluarea serviciilor logistice, ci si a depozitelor, a personalului si a vehiculelor pentru distributie, cum a fost cazul Dumagas Transport. In alte cazuri, dupa externalizare, depozitul a ramas in proprietatea producatorului, un exemplu in acest sens fiind Cadbury Romania.
Producatorii care si-au realizat logistica in-house intr-un depozit inchiriat tind catre externalizare in momentul in care expira contractul cu dezvoltatorul, pentru a reduce riscul unor active blocate ca urmare a procesului.
Romanii nu se dau in vant dupa licitatii
Cu ocazia conferintei organizate in mai, am pregatit participantilor un chestionar pentru a vedea cum a evoluat situatia transporturilor de la ultima noastra intalnire. Companiile care au dat curs invitatiei de a ne raspunde la aceste intrebari activeaza atat in transporturi, cat si in logistica, si au de la cativa angajati pana la 5.000, flote de transport si distributie de la doua la peste 300 de unitati si depozite cu suprafete de pana la 50.000 m2.
Intrebati despre evolutia afacerii si a volumelor in 2010, 43,9% dintre respondenti au afirmat ca situatia este la fel ca in 2009, 41,4% au raspuns ca lucrurile merg mai bine, iar 14,6%, ca merg mai rau.
In ceea ce priveste cazurile de externalizare aparute in ultimele 12 luni, acestea pot fi numarate pe degete.
Cat despre participarea la licitatii sau organizarea acestora pentru externalizarea serviciilor de transport, distributie sau logistica, raspunsurile celor care au completat chestionarul au fost perfect echilibrate, jumatate dintre acestia declarand fie ca au participat, fie ca au organizat o licitatie in acest sens, iar 50% avand un raspuns negativ. 66,7% dintre contractele de prestare de servicii au fost atribuite ca urmare a unei licitatii si doar o mica parte, 16,7%, sunt atribuite direct. 16,7% dintre respondenti au afirmat ca solutiile aplicate difera si in functie de volumul activitatii si sunt atribuite si direct, si prin licitatie.
Una dintre intrebarile chestionarului viza criteriile cele mai importante avute in vedere de organizatorul unei licitatii. Pretul a fost prezent in 41,5% din totalul raspunsurilor, urmat de calitate, cu 35,1%, obtinerea unor solutii noi pentru problemele cu care companiile se confrunta la ora actuala, cu 13%, si imaginea pe piata a potentialului furnizor, cu 10,4%.
Intrebati cu privire la participarea la toate licitatiile la care sunt invitati, 63,6% au raspuns afirmativ, iar 36,4% au spus ca nu participa la toate. In ceea ce priveste modalitatea de a deosebi o licitatie reala de una organizata doar pentru a determina o reducere a tarifelor furnizorului de logistica actual, un operator de logistic a afirmat ca „este foarte dificil sa-ti dai seama de la inceput ce licitatii vizeaza cu adevarat externalizarea si care, benchmarkingul“.
Una dintre modalitatile prin care licitatiile pot fi diferentiate este alcatuirea caietului de sarcini. „Consider ca pana acum toate au vizat reducerea tarifelor actualului furnizor si, prin urmare, chiar daca am participat, am oferit tarife care, in cazul castigarii, sa asigure acoperirea costurilor“, a fost opinia unui operator de transport in ceea ce priveste licitatiile pe acest segment.
69,2% dintre respondenti au declarat ca nu au un departament specializat care sa se ocupe de participarea la licitatii, iar restul de 30,8%, ca au o astfel de structura.
Accentul se pune tot pe activitatea de baza
Chiar daca operatorii economici, indiferent de aria de activitate, duc dorul volumelor din perioada premergatoare crizei, reticenta in a-si extinde putin aria de activitate a fost mai mare decat dorinta de a creste volumul de activitate. Insa au fost si companii de transport care au trecut la grupaje si LTL si chiar multimodal si ADR, cu sprijinul partenerilor. Aceeasi situatie s-a observat si in logistica, decizia operatorilor fiind de a ramane „fideli“ principalului domeniu de activitate, chiar daca au fost cazuri, putine la numar, de extindere catre FMCG sau farmaceutice.
Investitiile au continuat, insa in eficientizare
In ciuda crizei, operatorii de logistica si transport nu au renuntat sa investeasca in tehnologie, pentru eficientizarea activitatii, sau in facilitati noi de depozitare.
Asadar, 84,2% dintre respondenti si-au continuat procesele de investitie, doar 15,8% punand punct investitiilor. Investitiile din aceasta perioada au fost atent monitorizate si au vizat doar optimizarea activitatii prezente, existand doar cazuri izolate de extindere a spatiilor de depozitare.
In ceea ce priveste companiile de transport, programele aplicate au vizat reducerea cheltuielilor prin training al personalului si cursuri de conduita profesionala, iar pentru reducerea consumului de carburant au fost organizate cursuri de instruire a soferilor. De asemenea, au fost implementate sisteme de navigatie si monitorizare a flotei de transport, iar, pentru distributie, scanner si POD accesibil pe internet. Pentru aria logisticii, investitiile au fost realizate in sisteme de management al stocurilor – RFID, EDI si ERP – si echipamente de manipulare. In unele cazuri, fondurile au fost dirijate catre implementarea ISO 9001/2008. Pe langa marirea spatiilor de depozitare s-a optat si pentru hub-uri noi pentru distributie.
Pretul/km e mai mare, dar nu si profitul
Conform raspunsurilor furnizate de operatorii de transport la intrebarea privind cresterea tarifelor de transport, s-ar crede ca piata incepe sa-si revina din declin, insa cresterile, in medie de cateva procente, nu se reflecta si in profitabilitate, deoarece au fost impuse doar de majorarea pretului la carburant. Aceasta a fost atat de evidenta, incat companiile beneficiare ale serviciilor operatorilor de transport au acceptat majorari de la 5-8 pana la 22%, doar in ultimele trei luni (n.r.: inainte de cresterea TVA de la 19 la 24%) scumpirea fiind de 5%.
Deoarece scumpirea carburantului a fost un fapt evident, beneficiarii s-au vazut nevoiti sa accepte majorari ale pretului/km. Pe relatiile cu Germania si Italia, acestea au fost de 10-15%. Pentru unii dintre respondenti, situatia a fost diferita, deoarece, din cauza clauzelor contractuale, nu a fost posibila o majorare a tarifului.
Pretul chiriilor, mai aproape de situatia pietei
Chiriile au inceput sa scada, indreptandu-se spre „nivelul real al pietei din Romania“, a afirmat un operator de logistica. Asadar, in prezent, operatorii se impart in doua categorii: cei ale caror chirii s-au mentinut si cei care au raportat scaderi de 5-30%. Scaderea nu a reprezentat un factor determinant pentru unii dintre operatori sa nu-si restranga spatiul de depozitare din cauza diminuarii stocurilor, cel putin pentru unul dintre punctele de lucru ale companiei, existand cazuri de restrangere de pana la 45%. Chiar daca in cea mai mare parte aceste spatii s-au mentinut la acelasi nivel, au existat si operatori care au mers cu un pas mai departe si si-au extins suprafetele.
Mediul de afaceri, sub sabia lui Damocles
Indiferent ca vorbim de firme de transport sau de logistica, reprezentantii acestora vad in climatul economic si politic, care duce la cresteri ale taxelor si impozitelor, un pericol pentru mediul de afaceri, pe de-o parte prin prabusirea marjei de profit, iar pe de alta parte, prin scaderea puterii de cumparare a populatiei, care se va concretiza prin lipsa cererii. Insa lista pericolelor expuse de participantii la eveniment a continuat cu fluctuatiile raportului leu-euro, reducerea traficului international de marfuri ce tranziteaza portul Constanta sau termenele de plata din ce in ce mai mari, care duc la costuri suplimentare. Unii dintre carausi au afirmat ca o influenta negativa asupra stabilitatii afacerii ar putea sa o aiba posibila relocare pe piata noastra a unor jucatori mari la nivel european, dar nu au uitat nici casele de expeditii si concurenta neloiala.
In schimb, in ceea ce priveste aspectele pozitive, aceiasi respondenti nu spera decat la o relansare economica a UE, care ar putea duce la o crestere a activitatii clientilor si eliminarea concurentei prin curatarea pietei de firmele care sunt in pragul falimentului si care ofera tarife foarte mici.
