Atunci cand lucrezi cu un nume ca McDonald’s, calitatea si eficienta sunt conditii cheie, pentru indeplinirea carora e nevoie de multe eforturi chiar si in conditii normale de piata, si cu atat mai mult acum, cand criza face ca toate activitatile sa fie mai greu de desfasurat decat inainte. Astfel, managementul Romdis a avut mult de lucru pentru a pastra un contract cum este cel cu McDonald’s si a avea rezultate bune si in 2009, si chiar planuieste deschiderea unui depozit nou.
Romdis a fost infiintata in 1995 si din acelasi an a inceput colaborarea cu McDonald’s, pentru distributie. In prezent, furnizarea acestor servicii pentru McDonald’s reprezinta aproape 100% din activitatea Romdis, si asta din cauza ca depozitul construit in 1998 „a ramas mic“ in comparatie cu nevoile companiei. De aceea, in maximum doi ani, Romdis va avea unul nou, in afara Capitalei, de unde sa se faca logistica atat pentru McDonald’s, cat si pentru alti viitori clienti pe care Ioan Mihnea, directorul general al companiei, spera sa-i atraga.
Depozitul din Bucuresti are o suprafata de circa 3.000 m2, impartita pe zone de temperatura: congelare la -20oC, refrigerare 0-4oC si regim ambiental.
Rata de ocupare a depozitului este de circa 80%, dar poate varia in functie de perioada si de cererea de pe piata. De exemplu, de Craciun se fac stocuri mai mari in primul rand datorita sarbatorii in sine si in al doilea rand pentru ca marfa trebuie sa ajunga pana dupa revelion, deoarece se stie ca transportul international se reia abia in ianuarie. O rezerva de spatiu liber se impune deoarece pot aparea situatii de urgenta si trebuie sa existe un loc unde marfa sa fie depozitata.
McDonald’s impune conditii drastice
McDonald’s ar reprezenta un client important pentru orice distribuitor, dar trebuie sa se stie ca si exigentele sale sunt pe masura. „Cu toate ca cerintele sunt foarte riguroase, un astfel de sistem este si un privilegiu care te ajuta si te obliga sa te dezvolti si sa urci in ierarhia acestei activitati“, a declarat Ioan Mihnea.
Romdis trebuie sa indeplineasca niste standarde de igiena alimentara foarte ridicate: sunt monitorizate curatenia in depozit, punctele critice, dar si temperatura atat in timpul depozitarii, cat si pe parcursul transportului si la livrare. „Toate aceste norme sunt respectate cu strictete, suntem auditati anual si pentru noi este un punct foarte important in relatia cu toti clientii, nu numai cu McDonald’s. Contractul cu McDonald’s a fost unul dintre impulsurile pentru nivelul de performanta pe care l-am atins si l-am creat“, a adaugat Ioan Mihnea. De asemenea, in activitatea companiei sunt urmariti cativa indicatori de performanta, precum livrarea la timp si conform comenzii. Livrarea la timp presupune ajungerea camionului la ora stabilita, cu o abatere de +/-30 minute, indiferent de zona. Acesti doi indicatori sunt calculati lunar si se fac raportari interne si pentru client. Ca urmare a acestei practici, in 2009 Romdis a avut un rezultat foarte bun, o reusita de 97%.
Temperatura, unul dintre punctele critice
Deoarece marfa manipulata necesita temperatura controlata, ea este atent monitorizata. Toate cele 12 vehicule din care este formata flota Romdis sunt echipate cu instalatii frigorifice. In plus, toate pot avea format bi-temperatura, ceea ce aduce un plus de eficienta. Separarea se face cu ajutorul unui panou montat in duba, in functie de cantitatea de marfa care trebuie delimitata. In cazul camioanelor cu remorca se pot transporta marfuri la trei temperaturi, si astfel toata marfa pentru o livrare poate fi dusa pe o singura masina.
In cabina soferului exista un display unde temperatura este afisata in permanenta, inclusiv in timpul mersului. De asemenea, cele mai multe masini sunt prevazute cu echipamente de tiparire la destinatie a diagramei de temperatura, care este tiparita si la intoarcere, pentru a urmari exact acest indicator. Astfel se obtine o inregistrare in timp real a temperaturii, instrument pe baza caruia se poate dovedi corectitudinea transportului.
FIFO, pentru o imagine clara asupra valabilitatii
Marfa din depozit este picuita intotdeauna conform principiului FIFO (first in-first out), in cadrul caruia se tine cont si de data de expirare. Pot exista cazuri in care marfa de la furnizori nu vine in regim FIFO, dar datorita softului operat in depozit aceasta este detectata automat. Softul a fost dezvoltat de firma-mama, in-house, si e adaptat pentru tipul de activitate pe care Romdis o desfasoara. Pe langa faptul ca inmagazineaza informatii despre stoc si despre data de expirare a marfii din depozit, softul are si functii de avertizare atunci cand ceva este in neregula.
De exemplu, atunci cand picuirea se face dintr-un lot cu o data de expirare mai indelungata, iar in depozit este disponibil un lot de produse cu termen de expirare mai apropiat, sistemul semnalizeaza acest lucru si da si indicatii despre locul unde se afla acel lot.
Sistemul a fost implementat in 2007, iar rezultatele observate au fost cresterea eficientei, o mai buna gestionare a FIFO, dar si trasabilitatea produselor.
Livrarile se fac conform unui program fix
Marfa este livrata direct la punctul de lucru al clientului, iar frecventa livrarilor depinde de intelegerea cu acesta si variaza de la 1-2 livrari pe saptamana pana la 5, in functie de locatie, dimensiune etc. „Spre deosebire de alte firme de distributie, noi avem un program fix de livrare, cu ore fixe. Stim practic dinainte, si atunci este usor de gestionat, nu reactionam maine pe baza comenzilor de azi, nu avem un program maleabil de livrare, care este cel mai uzual. Am agreat cu clientii un program fix, ceea ce eficientizeaza foarte mult transportul“, explica Ioan Mihnea.
Pentru livrarile in tara se folosesc camioane mari, din care se fac mai multe descarcari, aceasta solutie fiind cea mai eficienta. In plus, pentru Bucuresti, livrarile catre McDonald’s se fac pe timp de noapte, rezultand astfel o serie de avantaje: timpii sunt redusi, masinile nu mai sunt blocate si deci se face economie de carburant.
Ca in cazul oricarei companii care are grija sa tina costurile sub control, si la Romdis consumul a fost atent monitorizat, mai ales ca si instalatia frigorifica este conectata la rezervorul masinii. De-a lungul timpului a fost monitorizat consumul masinii si s-au facut teste pe diferite rute si in diferite conditii. In plus, faptul ca soferii nu lucreaza numai pe o anumita masina a rezultat intr-o imagine clara asupra performantelor vehiculelor. Dar Ioan Mihnea este convins ca „pana la urma, cea mai importanta este educatia facuta angajatilor. Incercam sa-i selectionam pe aceia care inteleg ca exploatarea corecta a masinii si condusul economic ajuta firma si le pastreaza lor locul de munca. Cred ca in prezent avem o echipa buna, consider ca ei nu sunt doar soferi, sunt si gestionari de marfa, si operatori, au de lucrat cu acte, cu dispozitive electronice etc.“
Compania are putin peste 70 de angajati, din care o pondere mare o au soferii. Din motive de securitate si de eficienta se foloseste sistemul cu doi soferi pe o masina, pentru tot ce pleaca in afara Capitalei. Astfel, timpii de condus se reduc, iar masinile sunt folosite mai eficient. Chiar daca astfel costurile cu personalul sunt mai mari, eficienta este maxima. In favoarea aplicarii acestui sistem s-a avut in vedere si siguranta soferului, dar si faptul ca activitatea nu este ca cea de transport international door-to-door, ci presupune 2-4 descarcari pe parcurs, deci e nevoie si de munca fizica.
In cazul in care masinile companiei nu fac fata comenzilor, ceea ce se intampla destul de rar, se mai apeleaza si la alti transportatori, dar este destul de greu, pentru ca vehiculele Romdis sunt oarecum speciale: in afara de posibilitatea de separare a spatiului interior, fiecare este dotat cu un lift pe spate, pentru coborarea sau urcarea marfii, ceea ce usureaza distributia.
Firmele s-au obisnuit cu criza
Conform afirmatiilor lui Ioan Mihnea, jucatorii de pe piata de distributie nu au fost la fel de afectati de criza economica pe cat au fost cei de pe piata de transport. Pentru Romdis, variatiile de volum 2008-2009 nu au fost foarte mari, poate si datorita masurilor luate inca de la inceputul anului trecut.
In cadrul companiei, costurile au fost intotdeauna monitorizate cu atentie, dar, vazand cum s-a terminat 2008, anul trecut le-a fost acordata o si mai mare importanta, insa nu in sensul de a le reduce – deoarece eficienta costa. Toata lumea a fost mai atenta la cheltuielile care nu erau absolut necesare, care puteau fi amanate sau inlocuite cu altceva. O reactie de prudenta a fost amanarea cu un an a investitiilor in cazul carora era posibil acest lucru. De exemplu, se planuise inlocuirea catorva masini, dar, deoarece flota este relativ noua, conducerea a decis ca mai bine se investeste ceva mai mult in intretinere, chiar daca in mod normal in fiecare an erau schimbate 2-3 vehicule.
Din aceleasi motive au fost cumparate doar echipamentele absolut necesare, cum ar fi transpaletele pentru depozit. O alta masura a fost mentinerea salariilor la acelasi nivel.
„2009 nu a fost un an bun, dar nici unul foarte rau. Bineinteles, venim cu totii dupa ani ca 2007 si 2008, in care au fost cresteri spectaculoase, dar la noi nu au fost scaderi ca in industria auto, de exemplu. Piata de distributie cu temperatura controlata nu prea a scazut, fiecare si-a ajustat activitatea la ce se intampla. Dimpotriva, am vazut mai multi transportatori care in trecut erau specializati pe marfa generala si care au trecut la produse refrigerate. Consider ca situatia actuala nu mai poate fi numita criza, e o stare de fapt cu care deja ne-am obisnuit si, cu toate ca depindem de factorul extern, cred ca activitatea va merge mai bine, bineinteles ca nu pe aceeasi panta ca in 2007-2008. 2009 a fost in primul rand un soc psihologic care va trece si oamenii au invatat si vor sti sa gestioneze mai departe situatia si activitatea astfel incat sa obtina rezultate mai bune“, crede Ioan Mihnea.
