Edenred, emitent de tichete preplatite pentru companii, a lansat recent in Romania o solutie integrata pentru gestionarea cheltuielilor de business ale angajatilor, numita Spendeo. Linia se adreseaza companiilor care doresc sa elimine procesarea manuala a deconturilor, sa simplifice fluxul de aprobare a cererilor de fonduri si sa optimizeze controlul asupra cheltuielilor efectuate de angajati. Cardurile pot fi atat personalizate pentru angajatii care merg frecvent in delegatii, cat si anonime.
Solutia Spendeo se bazeaza pe carduri preplatite pentru angajati, ce pot fi utilizate pentru plati nationale si internationale in reteaua MasterCard, integrate cu o platforma online pentru administrarea cheltuielilor si cu aplicatie mobila pentru utilizatori. Aceasta permite informatizarea si digitalizarea integrala a proceselor de gestionare a cheltuielilor de afaceri si asigura o mai buna urmarire si raportare financiara in timp real, optimizand in acelasi timp controlul si costurile.
Spendeo este format dintr-o platforma web pentru companii, conectata cu carduri de plata preplatite, insotita de o aplicatie mobila pentru utilizatori. Companiile care utilizeaza aceasta platforma online pot aproba cheltuieli, pot face transferuri instant de fonduri catre cardurile angajatilor, dar pot si sa comande carduri noi sau sa aloce cardurile existente catre alti utilizatori. De asemenea, platforma le permite angajatorilor sa stabileasca diverse restrictii in utilizarea cardurilor, spre exemplu, limitarea la anumiti comercianti, la bancomat sau in cadrul unor anumite intervale orare.
Cardul care insoteste solutia este prepaid, securizat cu cip si cod PIN si permite plati contactless. Angajatii pot utiliza cardurile pentru a plati cheltuielile de afaceri, cum ar fi mese de protocol, transport, cazare, dar si cheltuieli de intretinere a masinilor de companie sau achizitii de software. La randul lor, angajatorii pot transfera fonduri catre cardurile angajatilor in timp real prin platforma online, incarcandu-le cu sumele solicitate de angajati. „Multe dintre companiile romanesti folosesc avansul cash ca solutie de plata. Dar solutia este una foarte complicata deoarece presupune formulare de completat, trebuie gasit managerul pentru a le semna, apoi acestea trebuie duse la contabilitate, care trebuie sa aiba bani cash. Apoi va trebui sa se tina cont de suma data in avans si de cea cheltuita. Asa ca este o pierdere de timp si energie pentru toata lumea. Prin solutia Spendeo, angajatii au acces cu un smartphone la computer si, cu cateva click-uri, cererea este transmisa automat catre manager, care primeste o alerta si poate accepta sau refuza cererea. Iar cand cererea este aprobata fondurile sunt imediat transferate pe card. Nu este nevoie sa fii la birou pentru a obtine banii“, a explicat Vianney Ripack, director general Edenred Romania.
Cardurile sunt de doua tipuri: personalizate, care pot fi date angajatilor ce au cheltuieli de deplasare in mod regulat, si anonime, care pot fi alocate pentru cheltuieli ocazionale. Acest card poate fi personalizat in functie de politica de calatorie a companiei. De exemplu, se poate decide in ce tip de magazine poate fi folosit acesta sau in ce statii de alimentare cu combustibil. De asemenea, se poate stabili suma pe care un angajat o poate folosi pe tranzactie sau pe saptamana. In plus, cardul poate fi utilizat permanent sau i se poate restrictiona utilizarea. Se mai poate stabili, de exemplu, ca el sa fie activ numai de luni pana vineri, intr-un interval orar prestabilit.
Aplicatia mobila Spendeo permite utilizatorilor cardurilor sa efectueze diverse actiuni precum verificarea soldului, solicitarea de fonduri sau crearea deconturilor, blocarea cardului sau reamintirea PIN-ului. Aplicatia mobila permite angajatilor care folosesc carduri Spendeo sa ataseze imagini scanate ale chitantelor sau facturilor, simplificand procedurile de verificare in departamentele financiare.
Spendeo a fost deja lansata in Franta, Italia, Polonia si Spania. Grupul Edenred are peste 20 de ani de experienta in solutii de Expense Management pentru piata B2B. Prin lansarea acestei noi linii de business pe plan local, Edenred isi propune sa atinga o crestere de 30% pana in 2020. In Romania, compania a avut in 2014 un profit de 21,3 milioane de lei si o cifra de afaceri de 66,4 milioane de lei.
Cele mai multe deplasari sunt platite cash
Impreuna cu Mercury Research, Edenred a realizat un studiu pe un esantion pe 500 de companii din mediul urban, cu minimum 10 angajati, o cifra de afaceri de cel putin 100.000 de euro pe an si care au cheltuieli legate de calatorii. Aproape toate au deplasari in tara si 68% au calatorii in afara tarii, unde problematica legata de avans sau decont este mai complicata decat la deplasarile interne. Din punct de vedere al frecventei deplasarilor, 60% dintre angajati calatoresc lunar cu plecari saptamanale, iar 12% pleaca macar o data pe luna. Ponderea angajatilor cu deplasari nationale este foarte mare.
Potrivit acestui studiu, cele mai multe companii folosesc sistemul cash de plata si doar cateva utilizeaza alte modalitati, precum transferuri bancare sau parteneriate cu agentii de turism. In acest caz, agentiile emit la final de luna o factura care este achitata prin transfer bancar.
Unele companii mai folosesc si carduri de credit sau debit, insa le ofera unui grup destul de restrans de angajati, in special celor din top management. Alte companii folosesc o combinatie intre plata prin card si cea cash, respectiv acorda un avans pe cardul personal al angajatului.
Cele mai multe companii care folosesc sistemul de carduri o fac pentru a evita managementul platilor cash, insa nu sunt multumite nici de flexibilitatea pe care acestea o aduc, dar nici de comisioanele si costurile asociate. In plus, deoarece angajatii nu pot avea acces la contul bancar al companiei, cardurile nu pot fi impartite tuturor celor care au nevoie.
Potrivit acestui studiu, 41% dintre companii nu au o procedura automata pentru aprobarea deplasarilor, 40% au o procedura manuala, doar 13% au o procedura pe email si 6% au o solutie integrata cu sistemul financiar-contabil. „La fel functionam si noi, aveam niste formulare .xls pe care le completam cu toate cheltuielile pentru a face decontul, le printam, le semnam, le trimiteam la aprobare si in final formularul printat ajungea la contabilitate, unde toate datele trebuiau reintroduse in sistemul contabil“, a spus Iulian Alexe, reprezentant Edenred Romania.
Studiul arata ca 80% dintre companii aproba deconturile strict prin formulare printate, 24% au formulare .xls, 12% au un program intern care le faciliteaza intrarea datelor in sistem, iar alte 4% au declarat ca nu fac deconturi. In plus, 82% dintre companii controleaza cheltuielile doar prin colectarea si verificarea facturilor sau a altor documente, iar 17% au declarat ca au si un sistem separat de verificare. Din punct de vedere al raportarii, mai mult de jumatate din companii au declarat ca nu au o decontare detaliata. „Cand vorbesc de decontare detaliata ma refer la a sti in orice moment in timp real, nu doar la final de luna, cati bani s-au luat ca avans, cati s-au cheltuit, pe ce, cand faci un decont sa ai o evidenta la final de luna pe proiecte, pe clienti, pe centre de cost, pe tipuri de cheltuieli, pe natura de cheltuieli, pe cota de TVA. Mai mult de jumatate din companii nu au asa ceva, iar la 36% raportarea se face strict din sistemul financiar intern.“
Doar putin peste jumatate din companii au declarat ca au o procedura interna de gestionare a procedurilor de calatorie. 27% au spus ca au o procedura informala, bazata mai mult pe incredere si uneori se verifica doar factura. Jumatate din companii se confrunta cu una sau chiar mai multe din problemele mentionate, respectiv costuri ridicate si dificultati in utilizarea numerarului, proceduri greoaie de solicitare si aprobare a avansului, lipsa unor raportari detaliate si a unui control detaliat in timp real cu privire la aceste cheltuieli, proceduri dificile de aprobare a decontului, iar odata ce cheltuiala se face, nu este automat inregistrata in sistemul financiar-contabil. Companiile declara ca inregistreaza pierderi din cauza lipsei controlului si lasa poarta deschisa unor fraude ale angajatilor.
