În fiecare săptămână, șoferii pierd ore întregi așteptând în curtea fabricilor sau a depozitelor, dar și la docuri, pentru încărcare/descărcare. Deși în depozit digitalizarea s-a îmbunătățit în ultima decadă, la numai un pas depărtare, în afara acestuia, operațiunile de la docuri și din curtea firmelor rămân încă gestionate clasic, adesea manual, adâncind astfel diferența de tehnologie față de alte operațiuni de logistică. Anul trecut, pandemia a accelerat digitalizarea în multe sectoare, însă în cazul timpilor pierduți în așteptarea slotului de încărcare/descărcare efectul a fost opus, pentru că volumele și traficul reduse au scurtat timpii de așteptare. Acum însă, odată cu începerea ridicării restricțiilor, pentru a se menține pe o piață competitivă, tot mai multe companii de logistică vor fi nevoite să facă un pas înainte spre adoptarea unor soluții digitale de eficientizare a activităților din supply chain. Pentru că altfel, pe lângă disconfortul șoferului și imposibilitatea de a ajunge în weekend la un loc potrivit pentru odihnă sau la familie, costurile generate de acești timpi de inactivitate, mai ales într-o perioadă în care resursele sunt limitate, sunt resimțite în întreaga industrie.

Reducerea timpilor de așteptare în curtea companiilor pentru încărcare/descărcare se poate face printr-o bună coordonare și prin folosirea unei interfețe critice între expeditorii care vor să evite congestia din trafic și să asigure timpi buni de livrare și transportatorii care își doresc minimizarea timpilor de așteptare a camioanelor, dar și evitarea penalităților de întârziere, după cum reiese din webinarul „Reducerea timpilor de așteptare prin date în timp real“, organizat de Transporeon.

Pierderi de 300.000 de euro generate de timpii prelungiți de așteptare

Potrivit unui sondaj efectuat în timpul webinar-ului, jumătate dintre respondenți au spus că șoferii lor sau ai transportatorilor se confruntă cu timpi de așteptare de 60-90 de minute între check-in și începerea încărcării/descărcării, 22% așteaptă mai puțin de 60 de minute, alți 22% între 90 și 120 de minute și 6% peste 120 de minute. „Între 60 și 90 de minute este media și la noi, însă este destul de comun ca șoferii să aștepte și perioade mai lungi, mai ales în unele puncte sau depozite centrale, sau în unele țări în care organizarea este la nivel mai scăzut“, a spus Ilario Dissegna, General Manager Dissegna Logistics, subliniind că acest fapt afectează profitabilitatea companiei pe piețe specifice.

Dissegna Logistics gestionează anual circa 60.000 de expediții, din care 50.000 FTL. Aproximativ 50% dintre acestea se desfășoară în regim intermodal, ceea ce presupune și întârzieri cauzate de operațiunile din terminale. „Avem o bază largă de circa 3.000 de clienți, dar foarte fragmentată, cu volume mari concentrate la aproximativ 400 de clienți din toată Europa. Avem o problemă uriașă cu timpii de așteptare la încărcare/descărcare, pentru că aceștia afectează direct nu doar costul cu șoferul și echipamentul, dar și productivitatea întregii operațiuni. E un punct care poate avea un impact considerabil asupra profitabilității business-ului.“

Pentru Steffen Brill, Senior Director Logistics Procurement & Execution în cadrul K+S, companie focusată pe minerit și pe downstream logistics, timpii medii de așteptare se încadrează, de asemenea, între 60 și 90 de minute. „În Europa avem ierni destul de puternice, ceea ce înseamnă cerere foarte mare de sare și transporturi din fabrici care trebuie gestionate. Practic, timpii de așteptare nu sunt principala problemă, dar costurile cu acești timpi sunt mereu dureroase. Într-un an normal, ne costă 300.000 de euro, aproape 1% din cheltuielile cu camioanele“, a punctat Steffen Brill, subliniind că, în cazul în care timpii ar fi minimizați, economiile potențiale ar fi mari, pentru că forța de muncă și echipamentele reprezintă o parte importantă din costurile fixe puse pe șosea sau în parcare. „Reducerea cu numai 20% a întârzierilor la încărcare și descărcare ar duce la o creștere cuantificabilă a profitabilității businessului, deci reprezintă un aspect crucial.“ Volumul anual de expedieri al K+S în Europa este de circa 22 de milioane de tone metrice, din care 5,4 milioane de tone metrice pe rutier. „Volumele pe camioane sunt destul de volatile, sunt vârfuri sezoniere în care pot urca și la 10 milioane de tone metrice, și atunci trebuie să le gestionăm. Cheltuim 370 de milioane de euro în logistică, din care aproximativ 100 de milioane de euro pentru transport rutier.“

Economii de până la 10.000 de euro/lună numai din recepție

Leander Naessens, CEO și fondator Peripass, atrage atenția asupra faptului că, în special la unitățile de producție, timpii de așteptare sunt între 60 și 120 de minute, iar impactul direct al acestora este destul de ridicat din cauza forței de muncă ce trebuie plătite chiar dacă nu își poate continua munca. Apoi, indirect, e vorba de siguranță vis-à-vis de aceste camioane blocate în curte. „Volumele de retail au crescut enorm, deci companiilor care deja au investit în digitalizarea, de exemplu, a recepției sau a facilităților în care lucrează, le-a fost mai ușor să-și scaleze operațiunile. Acestea au fost avantajate“, a spus reprezentantul Peripass, subliniind că este ușor hilar faptul că în interiorul depozitelor s-au produs multe schimbări în ultimii 10 ani, că au fost adoptate inovații, picking automat și diferite modele de conveioare, însă numai cu un pas în afara lor există un teren „nefolosit“. De asemenea, acesta remarcă și că, în aeroporturi, oamenii își fac singuri check-in-ul, însă la depozit șoferul trebuie să interacționeaze neapărat cu oameni, în condițiile în care limba este o provocare în multe țări europene. Asta înseamnă că digitalizarea nu numai că ar aduce economii, dar ar crește și confortul șoferului. „Una dintre cele mai de impact și tangibile economii provine de la personalul de la recepție. Pentru cele 150-200 de camioane/zi, pentru o bună activitate în recepție, este nevoie de 2-3 oameni, iar dacă sunt vârfuri de sezon, fără capacitate suplimentară timpii de așteptare cresc. Deci, prin digitalizare, numai economia din recepție ar fi între 5.000 și 10.000 de euro pe lună“, a spus Leander Naessens.

Sondajul efectuat în timpul webinarului relevă că 41% dintre companii implementează, pentru a reduce timpii de așteptare, un sistem de programare la rampă, 41% au un sistem manual (de exemplu, cu ajutorul telefonului), iar 18% nu au implementat un astfel de sistem. Pe de altă parte, doar 53% măsoară potențialul îmbunătățirii proceselor din curte, 42% pot înregistra și măsura timpul de așteptare la rampă utilizând tehnologia, iar 21% o fac printr-un sistem manual. „Suntem la mijloc, între manual și tehnologie. Am introdus sistemul de management de la Transporeon cu vizibilitate în timp real“, a punctat Steffen Brill, completat de Leander Naessens: „din experiența cu diferiți clienți, am observat că aceștia sunt focusați pe tehnologie mai ales în fabricile mari, cu sute de camioane. Sistemele sunt utile nu doar pentru reducerea timpilor de așteptare, ci și pentru volumul util de date colectate. Vizibilitatea e o motivație în plus pentru a adopta sisteme automate, pentru a potrivi capacitățile.“

Șoferul, victimă colaterală

Mediul este însă schimbător, mai ales de la declanșarea pandemiei. Volatilitatea și impredictibilitatea asociată cu Covid-19 au dus – prin întreruperile cauzate de lipsa/limitarea forței de muncă în unele fabrici – la o explozie a timpilor de așteptare. „În acea perioadă însă am beneficiat și de unele avantaje, precum reducerea traficului rutier, iar asta a compensat situațiile de întârziere din puncte specifice. În lunile următoare, volatilitatea pieței a fost o altă problemă care a influențat timpii, pentru că, pentru o perioadă, nu a fost nicio mișcare a unor tipuri de mărfuri sau activități în special în Italia sau în alte țări. Mai apoi, când s-au pornit activitățile, am avut întârzieri în livrarea FMCG. Atunci a fost vârful timpilor de așteptare“, a afirmat managerul Dissegna Logistics, adăugând: „în relația cu clienții am încercat să comunicăm, să ne împărtășim țintele și viziunile, deoarece pierderea de timp și de bani se reflectă asupra eficienței și asta ne afectează relația. În plus, costurile suplimentare pot fi împărțite sau doar penalizate. Pe de altă parte, pentru clienții din retailul de food și băuturi, dar mai ales pentru cei cu produse cu temperatură controlată sau proaspete, timpii de livrare sunt critici, iar reputația în fața clienților poate fi afectată de întârzieri. E dificil însă să le explici clienților finali ce se întâmplă pe întreg lanțul și că nu mereu poți controla dacă cel la care mergi la descărcare îți acordă exact intervalul de timp alocat.“

Faptul că, înainte de pandemie, camioanele ajungeau în medie la descărcare cu două ore înainte de slotul programat este, în opinia lui Ilario Diseggna, o chestiune de KPI și de calitate a serviciilor. „Mulți preferă să ajungă mai devreme, ca nu cumva să piardă programarea din cauza unui eveniment neprevăzut pe șosea. Apoi, este și o chestiune generată de slaba flexibilitate în planificarea unei livrări. Însă, dacă mașina ajunge cu două ore mai devreme la descărcare, înseamnă că sistemul nu e optim. Astfel, ne pierdem productivitatea și folosim ineficient o forță de muncă ce devine tot mai prețioasă. Iar acesta este un cost pe care îl includem în sistem. Planificarea ar trebui făcută mai bine decât acum, dacă e posibil, pentru a îmbunătăți nu numai productivitatea, ci și mediul în care lucrează șoferii. Dacă am putea să planificăm mai bine cursele, am fi capabili să fim la timp la terminal. Trebuie să ținem cont că la sfârșit de săptămână se pot pierde 5-8 ore în așteptare la rampă, timp care face ca șoferul să nu ajungă la locul potrivit pentru a se odihni în week-end sau în familie.“