Implementarea este etapa in care un WMS inceteaza sa mai fie un produs „la cutie“ si se conecteaza la toate fatetele afacerii unui client. Ea presupune numeroase ore de analiza, instalare, configurare si testare despre care, pentru ca se fac in spatele cortinei, cumparatorul nu stie foarte multe, astfel ca o privire din interior, a unui specialist, ii poate oferi o imagine de ansamblu mai clara. La fel de important este ca firmele care achizitioneaza un WMS sa stie ca sistemul se poate adapta si ulterior cerintelor lor si poate suferi imbunatatiri si adaugari de functii.
Firmele interesate de un WMS se pot afla intr-una din situatiile urmatoare: este prima data cand aleg un astfel de sistem, au deja unul, dar vor sa-si creasca afacerea si pentru asta au nevoie de altul, in pas cu tehnologia curenta si scalabil in functie de afacerea pe care o au sau spre care tind, sau poate sunt entuziasmate sa faca parte dintr-o echipa care implementeaza un astfel de proces si care are astfel acces la cele mai recente inovatii. Indiferent din ce categorie face parte, clientul are un singur scop: sa beneficieze de un sistem facil, intuitiv, si mai ales complet.
Pentru a alege versiunea optima, arata Andi Oliver Ion, Senior Solution Architect in cadrul Aptus Software, cei care achizitioneaza un astfel de WMS personalizat trebuie sa raspunda la mai multe intrebari. Pretul conteaza cel mai mult sau sunt alte aspecte mai importante? Implementarea va decurge sigur fara probleme? Reputatia internationala a unui sistem – care sigur ca este foarte importanta – garanteaza ca este exact produsul de care am nevoie? Sau ma bazez pe faptul ca despre un sistem implementat la mai multi clienti se stie mai bine ce probleme au existat si cu ce functionalitati au trebuit sa se multumeasca ei pentru ca altele nu erau disponibile? „De toate aceste lucruri trebuie sa tinem cont deoarece atunci cand implementam un WMS trebuie sa stim ca avem o rezolvare si o implementare pana la capat.“
Eforturi uriase pentru adaptarea perfecta la cerintele fiecarui client
Andi Oliver Ion lucreaza in logistica de depozite in 2003-2004, cand WMS era ceva nou, astfel ca, atunci cand a inceput sa realizeze un astfel de produs, a previzionat cum va arata el si ce nevoi trebuia sa anticipeze pentru clientii sai si a stabilit etapele de implementare, astfel incat acesta sa fie ca orice alt soft care nu oferise pana atunci surprize neplacute. „Credeam ca va fi simplu sa instalam un WMS la un client si ca totul se va desfasura in pasii pe care ii stiam“, isi aminteste Andi Oliver Ion, „asa ca ne-am apucat de treaba. Stiam ca va dura, dar eram siguri ca vom avea un produs perfect si cand l-am terminat eram incantati ca urma sa ajungem la primul client si ne asteptam ca totul sa fie extraordinar si ca efortul de implementare sa fie foarte mic comparativ cu cel de dezvoltare.“
La prima demonstratie realizata la client produsul lucra cu documente operationale care intrau in diverse stadii – „in asteptare“, „in lucru“ s.a. – vizibile pe terminal. Si clientul a intrebat ce se intampla daca muncitorii trebuie sa execute sarcini pe acest document si apare o urgenta. Trebuie sa lase o sarcina pentru a indeplini o alta, presanta? „Atunci ne-am dat seama ca nu luaseram in considerare faptul ca o sarcina pe un document poate dura zeci de minute. Noi prevazuseram ca un muncitor sa termine o sarcina si dupa ce o incarca pe server sa treaca la urmatoarea, pe un alt document. Dar clientul avea sarcini de zeci de minute si am inteles atunci ca avem o problema. Asa ca ne-am incadrat cu greu in perioada de timp pe care initial o consideraseram arhisuficienta pentru implementare. Apoi am mers la alti clienti si pentru niciunul din ei nu era suficient ca WMS-ul nostru executa corect fluxuri de business, ci la fiecare era nevoie de artificii si compromisuri ca sa facem ca produsul sa se adapteze cererii lui specifice. Pentru ca un WMS nu trebuie doar sa execute corect fluxuri, ci si sa se potriveasca perfect pentru necesitatile clientilor. Numai asa implementarea se face usor.“
Andi Oliver Ion arata ca de-a lungul timpului a avut si alte provocari, pe masura ce a ajuns in alte echipe si a inceput iar de la zero dezvoltarea unor WMS-uri personalizate in functie de cerintele clientilor. Apoi a revenit in echipa Aptus si a fost incantat de noul produs promovat: Manhattan. Desi s-a vazut inca de la primul client ca e un produs foarte bun, prima problema a fost ca nu existau doar 1-2 cereri de personalizare, ci liste intregi, deci era nevoie de echipe impartite pe segmente, care lucrau in paralel pe diverse aspecte ale implementarii, si erau agende de discutii si termene limita stricte.
Eficienta WMS, sporita prin sisteme tot mai moderne de picking
Toti cei care lucreaza in domeniu stiu ca un WMS nu e primul produs IT pe care il foloseste o firma de logistica: inainte de el apare ERP, care e foarte bine aprofundat in logistica de depozit. De aceea trebuie sa existe intotdeauna un dialog intre cele doua. Iar in cazul WMS-ului Manhattan implementarea cu ERP se face foarte usor, deoarece el nu numai ca „vorbeste“ cu produsele populare de pe piata – SAP, Navision s.a. – ci reuseste si sa faca asta prin anumite interfete standardizate. „In trecut era suficient ca un WMS sa se conecteze la un ERP si sa existe 2-3 terminale mobile in depozit si poate o imprimanta pentru etichete, iar provocarile erau la acest nivel. Dar acum Manhattan isi propune sa «vorbeasca», prin interfete standardizate, cu acele aplicatii ce trebuie conectate la sistemul nostru prin metode standard, fisiere .txt, .pdf s.a. Nu trebuie decat sa avem o alta aplicatie software care sa stie sa «vorbeasca» prin aceleasi standarde. Iar dezvoltarea noastra pentru a dialoga cu aceste aplicatii este zero“, explica reprezentantul Aptus.
Solutia Manhattan nu s-a oprit aici, ci au aparut noi sisteme care sa ajute WMS, cum ar fi pick by light – care indica, printr-o simpla lumina, de unde trebuie ridicat produsul, in timp ce pe un display electronic apare cantitatea ce trebuie luata din acel produs – sau pick by voice, un echipament audio pe care il are asupra sa muncitorul din depozit, care primeste astfel indicatii despre ce trebuie sa execute, si unde se poate face confirmarea indeplinirii sarcinii si a faptului ca i se poate da o sarcina noua. In plus, mai exista pick by vision, „pe care nu-l credeam posibil acum cativa ani“, care augmenteaza realitatea si transpune in campul vizual al muncitorului informatii despre ce trebuie sa faca si, spre deosebire de pick by voice, indica si drumul optim, iar daca sunt confuzii marcheaza exact produsul ce trebuie luat din acea locatie.
Toate aceste tehnologii sunt acum posibile, ca si dialogul cu tot felul de interfete fara a fi nevoie de dezvoltare suplimentara, spre deosebire de situatia de acum cativa ani, cand pentru orice era adus nou in sistem era nevoie de dezvoltare.
Optimizarea nu se opreste niciodata
Iar optimizarea continua. De exemplu, Aptus a realizat pentru un client un dialog foarte „exotic“, la care participa brate robotice foarte specializate, ce ajuta la procesul de productie, preiau containere venite din productie si le asaza in locatii special amenajate. „La inceput parea extrem de greu“, isi aminteste reprezentantul companiei. „A trebuie sa vorbim cu cei care au creat bratele ca sa intelegem cum putem dialoga cu ele si cand totul a fost foarte clar am interfatat sistemul cu WMS-ul nostru fara niciun efort de dezvoltare si am facut un salt urias, inlocuind efortul uman din acea zona.“
In concluzie, „echipa Aptus poate implementa cereri speciale, avand in spate produse de calitate, care ne permit sa fim maleabili si sa ajungem in depozitul clientului cu sisteme facile intuitive“. In plus, pentru ca muncitorii din depozit trebuie sa poate lucra cu WMS imediat dupa implementare, chiar daca nu au cunostinte de informatica, sistemul trebuie sa fie prietenos. Siguranta datelor este si ea foarte importanta, de aceea informatiile sunt salvate secvential pe un mediu extern. Si orice noua tehnologie poate fi instalata in sistem, doar cu un plug-in conectat la una din interfete, si tehnologia functioneaza fara gres, astfel incat sa nu fie nevoie de schimbarea vechiului WMS de cate ori apare ceva nou.
Dezvoltatorii Aptus au experienta si in alte domenii – supraveghere video, alertare/securitate, detectare de incendii s.a. – astfel ca pot face ca aceste sisteme, care in trecut erau incapsulate, sa fie aduse sub umbrela unui singur produs, Smart WMS. Si chiar si in cazul in care un operator logistic are un ERP care nu stie sa comunice prin aceste tehnologii specialistii companiei pot crea dialoguri cu el, cu acele segmente care deja exista in depozit.
