In 2014, grupul Cris-Tim, format din trei unitati de productie si una de distributie, folosea peste 12 sisteme IT, partial integrate, cu unele dificultati in partea de raportare, de vizualizare clara a fluxurilor logistice si de luare a unor decizii optime la aparitia modificarilor din business. Pentru a reusi unificarea acestora si a optimiza activitatile de logistica, Point Logistix a realizat pentru producator o solutie personalizata de SCM (Supply Chain Management), Crosspoint, ale carei etape de implementare au fost prezentate la ExpoTranzit de Andrei Chites, Managing Partner Point Logistix. Desi adoptarea solutiei centrate pe WMS a intampinat o serie de provocari, precum existenta mai multor game de articole (mezeluri, produse lactate sau de tip ready meal), a unor repere cu timp scurt de viata sau a produselor cantaribile, rezultatele au fost remarcabile, iar zona de incidente la livrare s-a restrans pe toate liniile de business. Mai mult, desi cifra de afaceri s-a majorat intre 2013 si 2017 si portofoliul de produse, care a inregistrat o crestere de 250%, a atras un numar cu 50% mai mare de comenzi, extinderea liniilor de picking cu 88% si a volumelor cu circa 40% s-a realizat printr-o crestere de personal de numai 4%. De asemenea, ponderea de 71% a personalului alocat in depozitare, in defavoarea celui din transport, a scazut astazi pana la 64%.

Crosspoint este un produs care deserveste fluxurile de logistica din depozite si unitati de productie, end-to-end, plecand de la zona de trasabilitate in productie, de management al calitatii, WMS, zonele de Proof of Delivery (PoD), pana la punctele finale de livrare. „Verticalele pe care le deservim astazi in aproximativ 100 de depozite la nivel national includ domeniile de distributie, operatorii logistici, serviciile si zonele de retail si productie“, a precizat Andrei Chites.
Modulele standard ale aplicatiei reprezinta un punct de plecare in orice implementare. Chiar daca se discuta despre verticale complet distincte, un flux standard de gestiune de la punctul de intrare pana la iesire este caracterizat de o serie de aspecte comune. De aceea, provocarea pentru echipa de consultanta in cadrul oricarui proiect este de a selecta dintr-o lista de functionalitati dezvoltate si de a alege, alaturi de echipele desemnate de clienti, variantele cele mai potrivite pentru fiecare proiect. „Exista peste 500 de astfel de functionalitati, ceea ce ne ajuta sa fim foarte aproape de specificul afacerii clientilor nostri si, in acelasi timp, sa ne pastram flexibilitatea de a ne putea adapta la ceea ce fiecare companie are propriu.“
Pe langa modulele standard, sunt disponibile si o serie de module optionale. Unele dintre acestea pot fi identificate ca fiind critice in proiect si pot constitui scopul implementarii initiale, in vreme ce altele tin de o maturitate a utilizarii suitei si pot fi activate oricand, ulterior. „Pentru companiile care au o complexitate sporita a activitatii sau care vor sa isi imbunatateasca anumite arii ale logisticii, modulele optionale sunt menite sa adauge plus valoare. In cadrul acestor module, alte 400 de functionalitati fac posibila implementarea de multiple scenarii“, a mai spus Andrei Chites.

Unificare sub o singura „umbrela“
In ceea ce priveste proiectul Cris-Tim, punctul de plecare din 2014 avea ca scop punerea in aplicare a unei strategii de unificare sub o singura aplicatie si optimizarea activitatilor din zona de logistica. In acel moment, grupul de companii Cris-Tim era format din fabrica de mezeluri Recunostinta Filipesti, fabrica de lactate Ecoform si fabrica de ready meal (catering) Impex Cris?Tim. Acestea, alaturi de distribuitorul Cris-Tim, foloseau peste 12 sisteme IT, partial integrate, cu unele dificultati in partea de raportare, de vizualizare clara a fluxurilor logistice si de luare a unor decizii optime la aparitia unor modificari in business. Pe langa cele trei fabrici din grup, exista si un depozit central, la acel moment la Mogosoaia, alaturi de o structura de cinci depozite regionale (Craiova, Timisoara, Cluj-Napoca, Iasi, Constanta) si de doua puncte de cross docking, in Brasov si Galati, care deserveau anumite zone cu puncte de descarcare rapide. „In 2014, fabrica de la Filipesti asigura si o componenta de logistica la nivel de grup, intrucat 30% din zona de livrari catre platforme era deservita direct de echipa Recunostinta, iar mai departe, volumele principale de marfa erau transferate catre depozitul din Mogosoaia care avea rol de depozit central. Acesta asigura atat realimentarea depozitelor regionale, livrarea catre clientii din Bucuresti si zonele adiacente, cat si pregatirea marfurilor pentru zona de export, depozite cash&carry si magazine proprii la nivel de grup. Odata realimentate, depozitele regionale deserveau clientii din zona de distributie directa sau key account, iar punctele de cross docking din Brasov si din Galati asigurau o comasare la nivel de transport si o distributie capilara mai departe catre clientii finali“, a explicat reprezentantul Point Logistix.

Un plan de migrare atent pus la punct
Din 2014 pana in 2018, depozitul Filipesti a functionat ca depozit central, atasat fabricii de mezeluri, iar functionalitatea principala a depozitului Mogosoaia de realimentare a structurii logistice regionale a fost preluata, astfel incat ponderea livrarilor catre platforme s-a inversat, respectiv 70% din aceasta zona a platformelor este deservita direct din depozitul fabricii, ca si zona de export si de pregatire pentru KA la nivel regional. „S-a plecat in aceasta implementare de la un portofoliu de aproximativ 250 de articole in zona de mezeluri, 20 in zona lactatelor, iar componenta de catering era deservita direct din fabrica Impex Cris-Tim. Ponderea personalului alocat in componenta logistica, intre depozitare si transport, era de 71% in favoarea zonei de depozit, iar implementarea trebuia facuta cat mai fluent astfel incat sa nu perturbe activitatea din interiorul companiei. Ca urmare, principala problema era existenta unui plan de migrare care sa nu afecteze livrarile zilnice.“
In 2014, picking-ul din depozitul de la Mogosoaia era semi-automatizat, fiind colectate informatiile pentru conformitate si trasabilitate, insa fara a exista validari pe stoc, fara a avea un sistem care sa optimizeze fluxurile interne si fara a putea sa asigure cat mai mult tendinta de a avea FEFO in partea de livrare, indiferent de tipologia clientilor sau comenzilor unei zile. „Soferii din retea inregistrau manual incidentele de livrare. Mezelurile, si in general produsele cantaribile, duc la aparitia unor diferente intre instrumentele de cantarire ale clientilor si ale depozitelor, ceea ce inseamna o presiune mult mai mare pe partea de retururi, pe zona de cantarire si pe operari de documente care trebuie reglate zilnic“, a spus Andrei Chites, completand: „comenzile de KA erau operate manual, ceea ce aducea unele intarzieri in partea de procesare si in zona de logistica“.
Departamentul auto folosea in perioada respectiva mai multe solutii neintegrate pe zona de monitorizare a flotei, planificarea rutelor si fleet management, iar zona de trasabilitate era bazata foarte mult pe informatiile de lot livrare.
Mai mult, si crearea unui depozit central duce la o variatie a personalului. Astfel, in noua locatie sunt angajati operatori noi, in timp ce locatiile anterioare trebuiau sa acopere in continuare volumul de activitate. „Modelul de planificare este afectat de aceste transformari, intrucat este dificila evitarea incidentelor de tip out-of-stock. Insa provocarile cele mai importante au fost generate de diversitatea portofoliului de articole, de aparitia de articole noi si de timpul scurt de viata al unora dintre acestea. In plus, mecanismele dinamice de vanzare aduceau promotii sau gratuitati, iar logistica trebuia sa tina pasul cu asta. Activitatea in cadrul retelei este de 24/6, ceea ce inseamna ca timpul de mentenanta necesara oricarui sistem IT este foarte mult restrans“, a mai spus Chites.

Extindere masiva, cu o crestere minima de personal
Timing-ul implementarii a inceput cu zona de PoD, care a functionat intai ca proiect pilot, in iunie 2014, pentru 10 masini de distributie, in depozitul Mogosoaia. Apoi a fost facuta implementarea solutiei de WMS la noul depozit din Filipesti, iar in ultimele patru luni ale anului programul echipei de implementare a fost foarte alert, fiind implementate solutiile in cinci depozite regionale in paralel, toate cu activitate non-stop si cu specific de distributie.
„Transformarea intre centrul logistic Mogosoaia si Filipesti a fost realizata in trei luni si jumatate, activitatile anterioare fiind transferate catre noua echipa angajata la Filipesti. In acelasi timp, depozitul din Mogosoaia, care deserveste si azi cel mai mare numar de comenzi si linii de comanda, a fost rezervat la inceputul lui iunie 2015. Provocarea a constat in trecerea de la o zi la alta de la un sistem neintegrat la utilizarea unei aplicatii pentru zeci de mii de linii de picking“, a spus Chites, completand: „solutia a urmarit integrarea mai multor componente din zona de logistica IT ale grupului Cris-Tim, solutia de WMS, de PoD, urmata de implicarea zonei de aprovizionare si planificare pentru a putea genera comenzi automate pentru furnizori“.
Alte instrumente utile, atat pentru zona de management, cat si pentru operatorii decizionali de flux, au fost zonele de Dashboard si KPI, toate acestea realizandu-se integrat cu solutiile de rutare si business intelligence. „Rezultatele, din punct de vedere al indicatorilor, au venit inca din 2014, insa echipele au lucrat si lucreaza si acum la monitorizarea acestor indicatori si la gasirea unor solutii de optimizare a lor. Insa zona de incidente la livrare a scazut drastic pe toate liniile de business.“
Reprezentativ este modul in care dinamica echipei interne a raspuns la modificarile din business. Astfel, chiar daca cifra de afaceri din cadrul grupului a crescut intre 2013 si 2017 si portofoliul de produse s-a extins foarte mult (+250%), ca si numarul de comenzi (+50%) si liniile de picking (+88%), cresterea de personal a fost de numai 4%. „Fiecare interventie la nivel de flux realizata in ultimii patru ani a facut ca aceasta zona a personalului sa fie mentinuta la acelasi nivel, la o rotatie de stoc de personal cunoscuta pe piata de azi. Ponderea de 71% intre echipa de depozitare si cea de transport a scazut la 64%.“

Randament mai mare cu 15%
Implementarea initiala a fost urmata in timp si de alte proiecte. De exemplu, modulul de management ambalaje care a fost implementat in ultimul trimestru al anului trecut gestioneaza un volum foarte mare de diverse tipuri de ambalaje returnabile. „Pe langa paletii de plastic care au un flux intern intre compania de productie si depozitul central, paletii euro, cei tip euro, navetele si cutiile sunt gestionate la nivel de solutie. Pentru un volum de doua milioane de navete pe an, diferentele de inventar au facut ca rezultatele sa fie uimitoare“, a precizat Andrei Chites, subliniind ca acuratetea stocului a ajuns la 99,9965% la finele lui 2017. „Zona de aprovizionare, de generare a comenzilor, de dimensionare corecta a stocului versus necesarul din vanzari a fost realizata implementand un modul de aprovizionare. Acesta e corelat la viteza medie zilnica de rotatie a articolelor si la tipologia clientilor care deservesc diverse procente din perioada de viata, ceea ce controleaza bine situatiile de suprastoc din punct de vedere al depozitului central, existand alerte in momentul in care productia depaseste anumite cote stabilite intern.“
Modulul Dashboard, foarte util pentru centre logistice cu o complexitate sporita, intrucat le permite managerilor de proces sa ia decizii rapide, a fost implementat in martie 2017 in depozitul Filipesti si in aprilie 2017 la Mogosoaia. Sistemul monitorizeaza si afiseaza in timp real multipli indicatori critici, cum ar fi timpul estimat de finalizare a operatiunilor, plecand de incarcarea din sistem si alocarile de resurse actuale. „Acesta transmite informatii in timp rapid catre operatorii care trebuie sa ia decizii extrem de rapide. Intrucat comenzile apar continuu in sistem, iar el are o analiza istorica asupra normarii si timpilor de executie, poate indica momentul in care resursele sunt incorect alocate.“
Zona de KA a fost integrata direct in WMS, ceea ce a redus timpii in care ajung comenzile in sistem si in care logistica are acces la informatii. De asemenea, o serie de diferente care apareau din operari manuale au fost inlaturate in acest mod si orice fel de probleme care duceau la intarzieri in procesul de facturare la finalul confirmarii documentelor au fost reduse extrem de mult.
Sistemul PoD a fost implementat in iulie 2014 in depozitul Mogosoaia si extins in toate depozitele regionale odata cu implementarea solutiei WMS. Operatiunile confirmate in timp real la nivel de punct de livrare au dus la o transparenta asupra corectiilor de stoc, o reducere a personalului sau o relocare a acestuia catre alte procese.
Pentru depozitul Mogosoaia, in care volumul de picking zilnic este cel mai mare, integrarea unei solutii corecte de picking a fost unul dintre aspectele esentiale. „Discutam despre rafturi gravitationale, despre zeci de mii de linii de picking pe zi si despre faptul ca a fost folosit un modul integrat cu un proces de cantarire care permite pregatirea a aproximativ 800 de linii de picking pe ora la nivel de operator.“
Andrei Chites aminteste ca unul dintre ultimele proiecte implementate este Pick by Light, un sistem care presupune executarea procesului de picking directionat automat prin semnale luminoase. „Modulul a fost implementat in februarie 2018 in depozitul Mogosoaia, cu scop principal de reducere a inversiunilor de linii pickuite“, a spus acesta, mentionand ca si acomodarea rapida a noilor angajati a fost o directie setata inca de la inceput. „In primele doua luni s-a constatat cresterea randamentului, pe liniile picking, cu 15%.“