Reamintim ca in cadrul conferintei pe teme de management al flotei pe care Pythia International Logistics a organizat-o in noiembrie consultantul Paul Lauria, presedintele Mercury Associates, a punctat printre altele importanta de a consemna in scris activitatile desfasurate de diferite departamente ale firmei, si i-a provocat pe invitati sa schiteze o declaratie de politica si de procedura pentru patru dintre functiile de management al flotei.
 

Una dintre echipe a avut ca tema alocarea vehiculelor si managementul utilizarii lor si si-a stabilit ca obiectiv satisfacerea cerintelor beneficiarilor in conditii optime de timp, aratand ca partile implicate in stabilirea procedurii de baza pentru indeplinirea acestuia sunt managerul de transport si departamentul comercial, care cunoaste cerintele efective din teren ale clientilor – externi sau colegi din grup. Partile implicate in indeplinirea si respectarea procedurilor sunt departamentele tehnic (tot personalul care raspunde de functionare, mentenanta, evidente si soferi), comercial (urmareste sa ajunga la clientii finali) si financiar-contabil (prin asigurarea suportului financiar pentru indeplinirea scopului). Iar procedurile care concura la indeplinirea acestui obiectiv principal sunt identificarea necesitatilor (cu mai multe subpuncte: alegerea vehiculelor care corespund cerintelor, intocmirea fiselor de proces sau a procedurilor de predare efectiva spre utilizare a acestora catre persoana care le va conduce, a fisei de proces pentru alimentarea cu carburant, a procedurii pentru stabilirea modului efectiv de exploatare – trasee, timpi de condus – si a procedurii de control al activitatii).
Pentru a aloca vehiculul cat mai corect departamentul comercial trebuie sa faca propuneri si sa spuna exact unde e nevoie de achizitionarea de echipamente noi.
In acest punct, deoarece „concurentii“ nu erau foarte siguri daca partea implicata in procedura si politici at trebui sa fie implicata si in aplicare, Paul Lauria a raspuns ca da si ca, mai mult decat atat, e bine sa fie folosite toate resursele din companie pentru a ajunge la o solutie optima. In plus, presedintele Mercury i-a provocat pe membrii acestei echipe sa se gandeasca cine este responsabil pentru asigurarea banilor necesari achizitiilor de echipamente si daca achizitia este parte din procesul de alocare a vehiculelor.
Paul Lauria a fost de parere ca echipa a lucrat foarte bine – mai ales tinand cont de dificultatea care se ridica din cauza ca membrii ei lucreaza in domenii diferite – dar ca nu a atins in prezentare stabilirea unor linii directoare pentru cati kilometri trebuie sa parcurga un vehicul pe luna. „Eu incep prin a calcula utilizarea medie pe an sau pe luna. Sigur, kilometrajul nu este mereu un indicator bun al utilizarii eficiente, asta depinde de specificul activitatii – unele vehicule trebuie sa mearga cat mai mult pentru a fi eficiente, altele trebuie sa respecte un program, iar altele trebuie doar sa fie disponibile oricand pentru interventii – dar este un punct de unde sa incepi si e bine sa vezi daca se poate imbunatati ceva si ce departament trebuie sa se ocupe de asta.“