Vrei să fii la curent cu ultimele noutăți?
Abonează-te la newsletter.

Un numar tot mai mare de companii au decis sa implementeze un WMS (Warehouse Management System) pentru a avea o reducere imediata de costuri si o imbunatatire a proceselor de bussines. Aceste sisteme devin parghii importante care duc la o eficienta ridicata si o satisfactie a clientului la fel de ridicata. Printre beneficiile imediate aduse de un astfel de sistem se pot numara la prima vedere: cresteri importante ale acuratetii stocurilor, reducerea costurilor cu forta de munca, o adaptibilitate ridicata a implementarii de servicii cu valoare adaugata.
 

Cu toate acestea, obtinerea unei aprobari pentru un buget pentru achizitionarea unui astfel de sistem poate fi o adevarata provocare. Chiar daca esti constient de plusul de valoare adus de un astfel de sistem, decizia de achizitie apartine board-ului companiei.
Primul pas il reprezinta adunarea de informatii pe care sa le prezinti ca beneficii pentru diferite departamente cheie din cadrul companiei, cum ar fi: IT, Finante-Contabilitate, Operatiuni si Consiliul Director (directorul general).
Daca exista o procedura in cadrul companiei va trebui sa urmezi un plan de adunare a informatiilor si o aprobare pe fiecare nivel. Nu va fi un proces usor, dar, pregatit cu informatiile corecte, te va ajuta sa nu mergi la nimereala si iti vei creste sansele ca bugetul pentru proiectul WMS sa fie aprobat.
Cele mai multe companii vor incepe cu o prezentare la cel mai inalt nivel (executiv) a solutiei WMS, pentru a se putea continua documentarea pentru proiectul care va incepe. Acest pas va fi unul critic. Trebui sa stii inainte de asta care sunt obiectivele si strategiile de dezvoltare ale companiei. Pentru a se obtine o aprobare bugetara pentru proiectul WMS trebuie aratat cum se aliniaza sau integreaza acesta in obiectivele si strategiile de dezvoltare ale companiei.
Trebuie sa fii pregatit sa furnizezi informatii detaliate despre cat este de strategic proiectul WMS; se poate puncta ca WMS-ul este rapid adaptabil pentru a satisface cerintele clientilor, un instrument eficient de reducere a costurilor si de imbunatatire a calitatii produselor etc.
In cele din urma exista riscul sa existe o „concurenta“ de proiecte, fiecare cu un anumit buget important, sa existe intentia ca acestea sa fie prioritizate de catre executiv si, daca nu se prezinta corect integrarea solutiei WMS in strategiile companiei, va exista riscul ca acest proiect sa fie amanat sau chiar anulat.
In timpul procesului de aprobare a bugetului proiectului WMS, va trebui sa obtii acordul a trei factori de decizie din urmatoarele departamente: IT, Operatiuni, Finante-Contabilitate.
Dupa ce ai stabilit persoanele-cheie necesare pentru obtinerea aprobarii, poti trece la munca de cercetare si adunare de informatii.
Explicati cum va interactiona solutia WMS cu diferite zone de interes din cadrul companiei. De exemplu, cei de la IT vor fi interesati de integrarea solutiei, arhitectura produsului, mentenanta pe termen lung, „Operatiunile“ vor dori un raspuns rapid la cererile clientilor si o imbunatatire a proceselor, iar „Financiarul“ va intreba de proiectiile de amortizare a solutiei.
In timpul cercetarii si acumularii de informatii furnizeaza rapoarte periodice catre persoanele-cheie pentru ca acestia sa inteleaga importanta proiectului si cum evolueaza acesta. Trimite rapoartele fara a intra prea mult in amanunte. De exemplu, pentru IT si Financiar, vei raporta cum si cat se vor reduce costurile si nu vei intra in detalii tehnice despre cum functioneaza sistemul.
Important este sa intelegi ce mesaje vor dori sa auda cei de la IT, Finante, Operatiuni referitor la proiectul WMS.
IT-ul va dori sa stie atat costul si timpul necesar pentru implementarea si mentenanta solutiei, cat si nivelul lor de implicare. Trebuie avut in vedere ca daca IT-ul se va ocupa de configurarea sistemului la cerintele Operatiunilor si nu va trebui sa se bazeze pe resurse externe, atunci e posibil ca economiile de resurse sa fie doar aparente. Se vor urmari cerintele de arhitectura, daca sistemul poate functiona centralizat sau descentralizat, care sunt capabilitatile de integrare cu alte sisteme interne si externe, esentiale pentru IT in ceea ce priveste investitia de timp si costuri.
Daca firma dumneavoastra utilizeaza un sistem ERP, atunci se va pune problema ERP versus „best of breed“. Pentru clientii lor, furnizorii de ERP ofera, la preturi scazute, solutii pentru activitati de distributie, achizitii, depozitare (WMS), activitati care tin de supply chain. Totusi, exista serioase diferente intre modulele WMS din ERP si un best-of-breed WMS.
In acest scop e nevoie de o studiere amanuntita a celor doua variante. Trebuie sa te asiguri ca exista o oferta de costuri separata pentru modulul WMS al ERP in ceea ce priveste implementarea, update-urile si modificarile viitoare. Are modulul WMS al ERP capacitatea de a se adapta rapid la cerintele nou aparute?
Cere referinte de la alti clienti ai furnizorului de ERP, privitoare la cat de repede pot adapta modulul WMS noilor cerinte, daca costurile stabilite initial au ramas neschimbate, daca satisface nevoia de bussines.
Operatiunile vor dori sa stie cum va ajuta si integra setul de functionalitati ale solutiei noi procese de bussines in plus fata de cele de zi cu zi. De exemplu, cum va imbunatati procesul de picking. De asemenea, vor fi interesati de cat de flexibil este sistemul la modificari necesare cerute.
Financiarul va fi interesat de legatura dintre sistem si performantele acestuia, indicatorii financiari ca ROI (Return of Investments) – poti considera ca actiunea de cumparare si implementare a unui WMS este cea vizata pentru recuperarea investitiei – si TCO (Total Cost of Ownership).
In cele mai multe cazuri de achizitii si implementare WMS, ROI este in jurul a 18 luni de la implementare, dar depinde foarte mult de mediul in care functioneaza, capacitatea la care este folosit etc. O utilizare la capacitate maxima a sistemului va duce la o multime de beneficii, cuantificate in reducerea costurilor si cresterea eficientei, factori-cheie in determinarea ROI. Un picking optimizat, put-away si receptie imbunatatite major duc catre o reducere a costurilor cu forta de munca.
Pentru a determina ROI se folosesc instrumente si metodologii detaliate si exacte care impreuna cu procesele din compania ta vor da o imagine aproximativ finala.
O analiza atenta bazata pe masuratori detaliate, exemple concrete si consideratii operationale unice trebuie sa faca parte din proiectul WMS.
Exista mai multe variante disponibile pentru a putea calcula ROI. In primul rand se pot cauta solutii gratuite pentru calculul ROI pe internet. Apoi, daca firma ta a mai calculat asa ceva, se pot adapta instrumentele detinute pentru un calcul ROI pentru proiectul WMS. Acest lucru se poate face intern sau cu o firma de consultanta.
In alt treilea rand, poti intreba potentialii furnizori de WMS de instrumente de calcul ROI, de vizite la clientii furnizorilor, unde eventual puteti obtine astfel de informatii, alte surse ajutatoare fiind studiile de caz, articolele in reviste de specialitate etc.
Odata ce ai decis ce solutie sa folosesti poti incepe sa aduni date privind procesele din compania ta. Fiecare domeniu care va interactiona cu solutia WMS trebuie sa aiba un cost si procentul care se crede ca va reprezenta imbunatatirea adusa. Trebuie sa afli de la Financiar o simulare a ratelor de amortizare si care ar fi targetul bugetat pentru solutia WMS, daca se poate sa ai mai multe scenarii. In mod normal ei au un buget anual de investitii.
Avand aceste date deja iti faci o idee cam cat isi poate permite compania ta sa bugeteze pentru proiectul WMS. Aceasta solutie este mai reala si acceptabila decat sa ceri de la furnizor o oferta de pret inainte sa stii cat vrei si poti investi.
TCO (Total Cost of Ownership) nu reprezinta doar costul de achizitie a licentelor software si de implementare, ci si costurile pe termen lung – mentenanta, suport.
O scapare frecventa este ca multi nu privesc costul mai departe de achizitia solutiei.
Din aceasta cauza, multi raman uimiti cand afla ca operatiuni de tipul update, modificari de configurare sau change request, suport tehnic etc. necesita costuri suplimentare, unele chiar neasteptate. Este esential sa se inteleaga de la inceput si aceste aspecte, ce trebuie discutate si stabilite clar cu furnizorul de WMS.
Trebuie avut in vedere faptul ca sunt unele solutii care, chiar daca au multe functionalitati, e posibil ca unele aspecte ale bussines-ului companiei tale sa nu fie acoperite si atunci se va ajunge la dezvoltari suplimentare ale solutiei WMS, lucru care va costa. Orice alte modificari dorite ulterior dupa implementare vor necesita interventia furnizorului de WMS contra cost. Cu astfel de tipuri de interventii o sa fii mereu legat de furnizorul de WMS.
Mai exista si sisteme care au aplicatia de baza, iar ce este customizat pentru compania ta se gestioneaza in alte module, care pot fi administrate in-house de departamentul IT la un cost mult mai redus. Acesta ar fi sistemul ideal daca tinem cont de TCO. Totusi, daca compania nu dispune de resurse umane bine pregatite in acest domeniu, atunci e posibil ca aceste costuri sa fie date peste cap.
Din cauza posibilitatilor de a depasi bugetul previzionat, TCO a devenit un element esential intr-un astfel de proiect. Prin analizarea furnizorilor este esential sa se inteleaga impactul unei astfel de solutii pe termen lung.
Intreaba furnizorul de WMS cum se fac modificarile in sistem (detaliat), care este politica de modificari si up-date-uri si cat de repede se realizeaza o modificare.
In plus fata de o evaluare ROI a WMS-ului este necesara o intelegere completa functionalitatilor sistemului de lucru care va fi important de cunoscut de catre Operatiuni.
Pentru aceasta este nevoie sa construiti un formular (chestionar) impreuna cu furnizorul de WMS si eventual un consultant logistic. Din acest formular, impreuna cu acel consultant logistic la care ai apelat, vei putea sa-ti faci o imagine a solutiei vizate si daca aceasta iti va satisface cerintele de bussines actuale si viitoare. Acest chestionar te va ajuta sa pui intrebarile corecte vanzatorului de WMS, dar si sa vorbesti aceeasi limba cu Operatiunile.
Functionalitati detaliate ale sistemului se vor compara cu necesitatile de bussines ale companiei prezente si viitoare avute in vedere, trebuie urmarit ce imbunatatiri sunt aduse etc.
Trebuie solicitat furnizorului ca doresti sa vezi „live“ functionalitatile pe care si tu le doresti.
Exista furnizori WMS care ofera mai multe solutii (asta se intampla cand au achizitionat companii mai mici), dar este recomandat sa fie luati in considerare cei care au o singura solutie WMS, dar in care se investesc toate resursele.
Furnizorul WMS trebuie sa fie pentru tine un partener pe termen lung si nu doar un simplu contract de vanzare a solutiei.
Pune intrebari, cauta informatii despre el – de cat timp e in acest bussines, ce situatie financiara are, cate implementari a avut si cate pe specificul bussinesului companiei tale – cere referinte de la clientii lui, viziteaza cat mai multi clienti de ai lui. Odata ce ai obtinut aprobarea de la IT, Operatiuni si Financiar, va trebui sa prezinti proiectul final directorului general, echipei executive si/sau Consiliului de Administratie. Ei vor fi interesati de modul in care sistemul va imbunatati activitatea companiei si cat va fi de competitiva pe piata dupa aceasta implementare a solutiei WMS.
Organizeaza-ti informatiile adunate intr-un mod cat mai vizibil si cu un impact cat mai mare la prezentare.
In momentul acesta esti pregatit sa obtii bugetul pentru proiectul WMS. Procesul de evaluare si aprobare a unui buget pentru un WMS este dificil, dar si important pentru compania ta.
Intelegerea pasilor pe care trebuie sa-i urmezi, atragerea si dezvoltarea unor relatii bune cu persoanele cheie din diferite departamente te vor ajuta sa grabesti lucrurile catre un deznodamant pozitiv.
Chiar daca acest proces inseamna mult timp de cercetare si analiza, faptul ca vei alege solutia cea mai buna se va vedea imediat prin rezultate obtinute de catre sistemul WMS: o mai buna functionare a lantului de aprovizonare, o adaptibilitate rapida la cererile pietei, o satisfacere ridicata a clientului si, de ce nu, posibilitatea de a dezvolta noi afaceri.
Cornel Tutunaru
Consultant Logistica
cornel.tutunaru@consultantalogistica.ro
www.consultantalogistica.ro

Anul trecut au avut loc tot felul de miscari in domeniul furnizorilor si integratorilor de WMS (Warehouse Management System). S-au rupt parteneriate, acest lucru ducand la pierderea avantajului in piata. Unii furnizori externi aveau deja un cap de pod in Romania, dar din cauza crizei au ales sa se retraga si sa conserve pietele unde aveau expunerea mai mare. Alte companii de profil au continuat investitiile si consolidarea afacerii.

Companiile locale furnizoare de solutii informatice logistice au ales sa profite de conjunctura si de criza si sa jongleze cu preturile. Unele dintre acestea au inteles sa apeleze la colaborari cu consultanti logistici, care provin din bussines si au o vasta experienta in utilizarea si chiar implementarea de solutii WMS, acest lucru aducandu-le un plus de valoare prin know-how-ul oferit. Astfel, clientul beneficiaza si de o expertiza in optimizarea proceselor si fluxurilor, lucru care ajuta implicit ambele parti, clientul capata o organizare optima a activitatii, iar integratorul isi poate implementa solutia cu costuri reduse. In schimb, alti integratori nu au apelat la astfel de consultanti si raman doar cu o echipa de programatori, unii dintre ei nestiind nici macar cum „miroase“ un depozit. Datorita acestor miscari, si nu numai, companiile care poseda astfel de solutii WMS ar trebui sa urmareasca evolutia pietei pentru a fi cu un pas inainte in decizia de a schimba sau nu solutia detinuta.
 
Alte semne care ar trebui urmarite in perspectiva luarii deciziei de schimbare a WMS ar mai fi:
 
1. Sistemul actual WMS are in spate o tehnologie invechita?
In centrele de distributie din prezent, standardele si performantele cerute de clientii externi ajung sa evolueze mai rapid decat tehnologiile existente. In aceste situatii se poate recurge la solutii „workaround“, dar daca ele nu pot satisface cerinte de tipul „compliance”, „kitting”, servicii cu valoare adaugata etc. trebuie avuta in vedere inlocuirea. Daca astfel de „up-date”-uri, care nu sunt in standardul WMS existent, sunt create ulterior, atunci sistemul le va controla mai greu, iar urmarirea si intretinerea acestora va fi dificila, acuratetea datelor putand fi pusa in pericol.
Un alt indicator legat de tehnologie poate fi timpul de raspuns al terminalelor RF si comunicarea acestora cu serverul pe care se afla instalat sistemul. Cu cat ruleaza mai greu aplicatiile pe terminalul RF, cu atat e clar ca ceva nu este in regula cu procedurile de lucru din sistemul WMS existent. Importanta este si tehnologia folosita pentru comunicarea cu terminalele RF.
 
2. Sistemul actual WMS are functionalitati limitate?
Daca sistemul este unul deschis, adica poate fi oricand up-gradat cu multiple functionalitati si add-one-uri cerute de piata mereu in miscare a bussines-ului in care va aflati. De exemplu, devine tot mai presanta si necesara existenta unor module de tip yard management, managementul fortei de munca, pick-by-voice, integrarea RFID, managementul calitatii etc. Daca sistemul este disponibil pentru a integra noi module, trebuie sa stiti de la furnizorul de sisteme. Este el in continua deschidere catre clienti, catre nou, tine pasul cu evolutiile pietei? Furnizorul ar trebui sa va informeze periodic asupra a ceea ce este nou la sistemul sau. Clientul poate cere furnizorului dezvoltarea unui anumit modul special pentru el. In functie de raspunsul lui, va puteti da seama daca acesta are o politica de dezvoltare deficitara, motivele putand fi diverse, de la sustinere financiara slaba, lipsa de experienta in domeniu etc. Daca se intampla asta, atunci sunteti posesorul unui sistem care va stagna, in timp ce, in jur, piata va evolua.
 
3. Suportul pentru sistemul WMS este din ce in ce mai costisitor?
Daca sistemul este dezvoltat in-house, atunci exista pericolul ca cei care au participat la dezvoltare sa plece din companie din diverse motive. Plecand, vor lua cu ei know-how-ul in aceasta privinta. Atunci vor creste cheltuielile cu intretinerea sistemului cu noii oameni adusi.
Pierderea angajatilor-cheie poate aduce WMS-ul de la cea mai buna solutie la o problema critica. Un exemplu ar fi amanarea unui complex up-grade al sistemului si mentinerea unei versiuni mai vechi a infrastructurii conexe, cum ar fi bazele de date, sistemele de operare si alte aplicatii software. Acest lucru va insemna ca noii angajati vor fi pregatiti pentru un suport pentru noile versiuni, si nu pentru cele vechi, si atunci trebuie recurs la un tert care are know-how pentru vechile versiuni, tert care sigur va cere bani pentru asta.
In cazul in care WMS ruleaza pe baze de date vechi vor trebui cautati oameni care cunosc si aceste versiuni, ceea ce poate duce la o crestere a costurilor de intretinere. Ideal ar fi sa se creeze un standard de interoperabilitate intre cunostintele angajatilor si sistemele folosite.
Daca WMS nu este up-gradat, exista riscul ca activitatea sa aiba de suferit, ca si suportul oferit de furnizorul solutiei.
 
4. Vrei sa faci up-grade al WMS, dar e scump, consuma timp si e riscant?
Multe WMS nu contin toate scenariile posibile care pot aparea in orice fel de bussines, si atunci la implementare, si chiar dupa, integratorul va crea coduri (triggere, proceduri stocate etc.) speciale, in functie de necesitatile particulare ale clientului. Toate bune si frumoase pana cand se vrea sa se faca un up-grade de versiune, si nu numai. Daca aceste coduri sunt multe si necontrolabile, la orice up-grade se pot pierde. Orice modificare minora nestiuta poate crea mari probleme in activitatea clientului si duce chiar la blocarea totala a sistemului.
Companiile de multe ori se pot trezi „captive” din aceasta cauza, deoarece ele nu au posibilitatea de a schimba codurile sistemului si atunci, prin apelarea la furnizorul lor de WMS, mereu se va finaliza aceasta dorinta cu o factura.
Pe langa costul suplimentar se poate ca modificarea necesara sa dureze chiar si luni de zile, de multe ori fiind prea tarziu. De inteles, totusi, ca o astfel de modificare necesita timp de dezvoltare, de testare, de rezolvare a eventualelor „bug”-uri aparute.
In cele din urma, din aceasta cauza se pot pierde bani, deoarece nivelul serviciului poate scadea foarte mult si clientul va fi nemultumit. Pe clientul final nu-l intereseaza ca tie nu-ti merge corect WMS sau ca dureaza luni sa-ti dezvolte furnizorul de WMS o cerinta noua, pe care acesta nu o are in standard.
In consecinta, modernizarea unui sistem invechit te poate tine legat de furnizorul respectiv si te poate costa bani multi.
 
5. Este WMS-ul tau rigid, asta te impiedica sa adaugi functionalitati noi?
O principala slabiciune a WMS vechi este rigiditatea prin folosirea de procese de bussines predefinite. Acest lucru nu permite implementarea de procese unice care pot face diferenta intr-un mediu concurential puternic. Solutia WMS trebuie sa aiba o structura modulara, care poate avea o tendinta evolutiva in functie de necesitatile tale ulterioare. Sistemul trebuie sa fie configurabil in asa fel incat sa se poata defini procese unice, care se regasesc si vor aparea in activitatile companiei. Aceasta configurare trebuie sa se poata realiza imediat, fara interventii exterioare costisitoare. De exemplu, daca se creeaza o harta a proceselor existente si potentiale, WMS trebuie sa fie in stare sa le integreze fara prea mare efort.
WMS trebuie sa va ofere un avantaj concurential prin integrarea rapida a nevoilor noilor clienti si a noilor cerinte din bussines, si sa faciliteze un training simplificat al noilor procese etc.
 
6. Furnizorul de WMS da semne ca nu o sa mai fie „prin zona” in curand?
In Romania inca nu au avut loc mari achizitii sau fuziuni intre furnizorii de solutii WMS, dar in strainatate este o practica des intalnita ca un furnizor sa fuzioneze sau sa-l „inghita” pe altul. Acest lucru s-ar putea intampla si in Romania, poate chiar in 2011. Deci stii unde va fi furnizorul tau de WMS peste cinci ani?
In cazul in care furnizorul tau va fi integrat in altul, e posibil ca acesta sa nu poata oferi suport si posibilitatile de dezvoltare sa fie reduse pe viitor. Cand un furnizor incearca sa sustina solutii multiple, de obicei bugetele pentru dezvoltare scad, iar cele de suport cresc.
Chiar daca furnizorul este puternic financiar, e posibil totusi ca orice cerere de dezvoltare „custom” a unui  client sa fie tratata cu retinere sau contra unui cost destul de piperat, daca respectiva solutie nu mai intra in planurile de viitor ale acestuia.
Cand se alege o solutie WMS este important nu doar ca aceasta sa fie buna si experienta furnizorului in supply chain sa fie vasta, dar si ca viabilitatea si stabilitatea financiara sa fie ridicate, acestea garantand ca el va fi pentru mult timp in piata.
 
7. Pentru WMS-ul tau e dificil sa comunice cu alte sisteme?
Un WMS static poate pune multe probleme de interoperabilitate cu alte sisteme de management, un lucru obligatoriu in zilele noastre, cand schimbul de informatii intre sistemele de management este vital.
WMS trebuie sa comunice date, sa se sincronizeze cu tot felul de sisteme existente, cum ar fi: order management, transport management, sisteme de supply chain externe, dar si sistemele furnizorilor si clientilor. Acest lucru se poate realiza printr-o combinatie de SOA (service-oriented architecture) si platforme web-based. Sistemul iti va permite sa faci fata tuturor cerintelor pe termen lung si nu va trebui sa schimbi procesele pentru a se potrivi cu softul.
 
8. Interfata folosita de utilizatorul WMS este greu de folosit?
Multe WMS vechi au o interfata de lucru neprietenoasa, care, nefiind adaptata noilor cerinte, ajunge sa consume timp utilizatorului si realizarea activitatilor sa fie intarziata. Alte WMS mai noi au o rata de utilizare ridicata, un aspect placut si o interfata prietenoasa, totusi beneficiile sunt mai presus decat estetica.
Interfata unui WMS optim trebuie sa fie intuitiva, usor de invatat si usor de utilizat, sa ofere o productivitate ridicata utilizatorilor. Un WMS care ofera o astfel de interfata va reduce erorile aparute la utilizare si numarul cererilor de suport. Daca utilizatorul nu percepe ca greoi lucrul cu sistemul, atunci el va avea o stare de relaxare in aceasta privinta, productivitatea lui va creste si va avea satisfactia lucrului bine facut.
Sistemul WMS este o componenta esentiala a afacerii dumneavoastra, el trebuie sa fie tot timpul pregatit pentru orice schimbare si cerinta a clientilor si sa faca fata dinamicii din bussinesul in care va aflati. O importanta la fel de mare ca un WMS optim pentru afacerea dumneavoastra o are si existenta unui WMS slab, care va impiedica sa cresteti afacerea, existand chiar posibilitatea ca aceasta sa fie trasa in jos.
Daca recunoasteti cel putin una din situatiile de mai sus la dumneavoastra in companie, atunci puteti sa va ganditi si sa incepeti sa va interesati care WMS va va satisface nevoile. Cautati un sistem flexibil, adaptabil, care va putea fi o parghie in supply chain-ul dumneavoastra, pentru a putea sa va creati un avantaj major intr-un mediu competitiv.
 
 
Cornel Tutunaru
Consultant Logistica
cornel.tutunaru@consultantalogistica.ro
www.consultantalogistica.ro