Alegerea furnizorului de transport depinde de mulți factori, printre care volumele și destinațiile specifice, experiența oamenilor din departamentul de achiziții sau relațiile create de aceștia cu furnizorii de transport existenți, presiunea din partea altor departamente și mai ales dinamica pieței.
Mai toți producătorii și retailerii merg pe contracte pe termen lung, majoritatea pe 1-2 ani, dar sunt și companii care agreează acordurile pe un interval mai mare de trei ani. Contractele asigură stabilitate atât beneficiarilor de servicii de transport, cât și cărăușilor, cu toate că prețurile stabilite prin contract sunt adesea mult mai mici decât cele de pe piața spot. Însă printr-o bună organizare datorată predictibilității încărcărilor și a descărcărilor se pot optimiza kilometrii pe gol, dislocările sunt minime, managementul timpilor de lucru ai șoferilor este mai ușor de făcut, iar timpii de așteptare la încărcare/descărcare sunt adesea mai mici decât în cazul camioanelor care vin sporadic la un depozit.
În ultimii ani, însă, de când raportul cerere/ofertă a înregistrat variații foarte mari chiar pe parcursul aceluiași an, tot mai mulți expeditori și producători evită contractele pe termen foarte lung. Cele mai frecvente sunt de regulă pe 1-2 ani, însă din acest an sunt mulți beneficiari de transport care se întreabă dacă nu ar trebui împinse termenele de contractare pe 3-6 luni, mai ales că în 2023 vânzările de produse au scăzut atât de mult, încât este greu de respectat orice promisiune către partenerii cărăuși.
Așa se face că, deși în mulți ani atât contractanții, cât și cărăușii nu își respectau termenii din contract și mai căutau oportunități pe piața spot când tarifele de transport erau prea sus sau prea jos, în prezent cei mai mulți parteneri au încercat să se sprijine reciproc și să susțină contractele încheiate, lăsând pe afară cărăușii care de regulă lucrau pe piața spot, cu tarife excelente și suficiente comenzi în anii de până acum.
Un aspect care a evoluat în încheierea contractelor de transport este includerea costurilor variabile – combustibil, inflație, taxe de drum – peste structura fixă de preț, tendință care se remarcă și în privința contractelor pentru servicii logistice, unde au fost reglementate, în plus, costurile cu utilitățile și în special cele de energie. Chiar dacă în scădere ușoară, contractele cu preț fix pe termen lung sunt în continuare practicate, mai ales pentru clienți din industrii foarte sensibile la preț, unde bugetele sunt extrem de rigide și se pot discuta numai la intervale mari de timp.
Acolo unde relația de parteneriat cu transportatorii este foarte bună se poate merge pe open book, unde tariful este format din costurile cărăușului plus un comision de management agreat între parteneri. Avantajul de partea beneficiarului este că primește un preț real, bazat pe costuri, iar pentru cărăuș este bine că, mult sau puțin, are o marjă asigurată, riscul creșterii costurilor fiind preluat de client.
Oricare ar fi tipul de contract agreat, partenerii trebuie să aibă o bună comunicare, împreună identificând cele mai eficiente metode de optimizare a serviciului și de reducere a costurilor. Iar în cazul companiilor mari, cu multe departamente și mai multe filiale, coordonarea este importantă, deoarece uneori contractele se fac la „centru”, iar în teritoriu altfel se respectă promisiunile legate de volume, încărcări, descărcări, management paleți etc. Și, cum 2023 a fost unul dintre cei mai dificili ani de până acum nu numai pentru transport și logistică, ci și pentru retail, un parteneriat bun contează pentru a asigura supraviețuirea.
