GSK, unul din cei mai importanti clienti Europharm Distributie, detinea, pana anul trecut, un depozit in Ungaria, de unde marfa de la furnizorii europeni era trimisa catre clientii din Romania si Republica Moldova. Pana la depozit, produsele erau transportate pe 1.152-1.638 km, la care se adaugau 820-980 km pana la clienti. Pentru a-si eficientiza activitatea, GSK a decis mutarea depozitului in Romania, mai aproape de punctele de distributie.
Compania care s-a angajat sa livreze acest proiect in sase luni, conform cerintelor GSK, a fost Europharm. Proiectul a debutat cu identificarea si contractarea spatiului destinat depozitarii si a continuat cu amenajarea si autorizarea acestuia, recrutarea personalului si mutarea stocului de produse din Ungaria in Romania. „Una din principalele constrangeri a fost timpul scurt de implementare, in care a trebuit sa obtinem si autorizarea ANMDM (Agentia Nationala a Medicamentului si Dispozitivelor Medicale), proces care dureaza 90 de zile. Pentru a ne incadra in timp, am planificat desfasurarea proiectului in doua etape. In prima au fost mutate produsele cosmetice si suplimentele alimentare, care nu se supun legislatiei ANMDM, si dupa autorizarea depozitului am transferat medicamentele. In ceea ce priveste spatiul de depozitare, pentru a ne incadra in timp si a respecta cerintele logistice si legislative, am optat pentru unul care a mai trecut prin procesul de autorizare ANMDM, astfel incat timpul de amenajare si echipare sa fie minim“, a explicat Dan Roman, manager operatiuni logistice Europharm.
Spatiul trebuia sa asigure fluxuri de marfa si de personal bine delimitate, sa functioneze in doua plaje de temperatura si sa dispuna de personal bine instruit. Acesta trebuia sa aiba o capacitate de depozitare de minimum 4.400 de paleti, sa permita un rulaj de circa 2.100 de europaleti, dar si amenajarea unei zone de productie pentru 200.000 de pachete promo/luna.
De asemenea, acest spatiu trebuia sa aiba capacitatea de a sustine cresterea activitatii logistice a Europharm previzionata pentru urmatorii cinci ani.
O alta cerinta esentiala a fost ca spatiul sa fie dotat cu echipamente de climatizare si de asigurare a temperaturii uniforme, sa aiba in dotare o camera de frig, sistem de rafturi, generator de rezerva si echipamente pentru activitatea de promo. „Spatiul gasit avea deja un echipament de climatizare, iar noi l-am instalat in plus pe cel de monitorizare a temperaturii si umiditatii, am suplimentat sistemul de securitate si am mai facut unele modificari in spatiul de depozitare, delimitand zona de receptie, expeditie, carantina si spatiu promo. In plus, am construit o camera frigorifica pentru 45 de paleti“ a adaugat Dan Roman.
Mutarea depozitului in noua locatie a ajutat GSK sa aiba o reactie mai rapida la cerintele pietei, la optimizarea distributiei prin scurtarea timpului de livrare sub 48 de ore, la reducerea situatiilor de lipsa de stoc la clienti si la maximizarea valorificarii oportunitatilor comerciale.
Personalul instruit, una din provocari
Recrutarea personalului Europharm care urma sa deserveasca noul client a fost un punct important in proiect, deoarece intr-un depozit de medicamente existenta unui farmacist care raspunde in fata autoritatilor de intreaga activitate este critica. De asemenea, personalul recrutat, respectiv un coordonator logistic, un sef de tura, patru gestionari si 18 operatori promo, trebuia sa fie instruit cu privire la modul de desfasurare a activitatii si la procedurile de lucru. „Am decis sa lucram atat cu oameni din companie, cat si cu personal nou angajat, pentru a face cat mai rapid predarea competentelor.“ Transportul produselor din Ungaria in Romania s-a efectuat in doua etape. In prima s-au transportat suplimentele alimentare si cosmeticele (1.067 de paleti), cu 21 de camioane, in 10 zile. In a doua etapa s-a efectuat transportul celor 992 de paleti cu medicamente, la temperatura controlata de 15-25oC, cu 17 camioane, in cinci zile. O alta provocare a proiectului a fost lipsa de pe piata a camioanelor cu temperatura controlata. Cele mai multe firme erau deja implicate in transportul de legume si fructe, iar exigentele legate de conditiile de transport sunt foarte ridicate in cazul medicamentelor, astfel incat gasirea celor 17 camioane a fost o actiune dificila. Proiectul a fost prezentat in competitia Arilog Best Logistics and Operational Excellence Award.
