Spania va face obligatorie, de la 5 octombrie 2026, utilizarea în format digital a Documentului de Control Administrativ pentru transportul rutier de mărfuri și a foii de parcurs pentru transportul de persoane. Măsura se aplică operațiunilor naționale și cabotajului desfășurat pe teritoriul spaniol, dar nu vizează transporturile internaționale acoperite de documentul CMR.

Schimbarea este prevăzută de Legea 9/2025 privind mobilitatea durabilă și face parte dintr-un proces mai amplu de digitalizare a transporturilor. Pentru operatori, principala modificare este eliminarea documentelor de control emise pe hârtie. De la data intrării în vigoare a obligației, documentul va trebui creat electronic, păstrat într-un sistem accesibil și prezentat autorităților în timpul controalelor printr-un cod QR.

Documentul de control trebuie să fie creat direct în format digital.

Noua regulă nu permite simpla scanare a unui document pe hârtie și transformarea lui într-un PDF. Documentul trebuie să fie nativ digital, adică generat direct de aplicația informatică folosită de operator, pe baza datelor introduse în sistem înainte de începerea efectivă a serviciului de transport.

Această diferență este importantă deoarece autoritățile spaniole urmăresc nu doar eliminarea hârtiei, ci și asigurarea trasabilității documentului. Sistemul trebuie să înregistreze data și ora creării fișierului electronic, precum și eventualele modificări ulterioare. Astfel, documentul poate fi verificat mai ușor în timpul controalelor, iar riscul de modificări neautorizate este redus.

Documentul electronic va fi generat în format PDF și va include un cod QR. Prin scanarea acestuia, autoritățile trebuie să poată accesa direct fișierul găzduit pe serverul unde este stocat documentul.

Obligația se aplică transporturilor interne și cabotajului.

Documentul electronic de control va fi obligatoriu pentru transporturile publice de mărfuri realizate pe teritoriul Spaniei, precum și pentru operațiunile de cabotaj. În cazul transportului de persoane, foaia de parcurs va trebui, de asemenea, gestionată în format digital.

Transporturile internaționale nu intră sub această obligație atunci când sunt acoperite de documentele prevăzute de convențiile internaționale, în special CMR. Această distincție este importantă pentru operatorii străini care tranzitează Spania sau efectuează transporturi internaționale către și dinspre această țară. Ei nu trebuie să confunde Documentul electronic de Control Administrativ cu eCMR-ul.

În schimb, dacă un operator efectuează cabotaj în Spania, obligația se aplică, deoarece operațiunea se desfășoară pe teritoriul statului spaniol și intră în sfera documentelor administrative naționale.

Șoferul va putea prezenta documentul digital sau o copie tipărită cu QR.

După generarea documentului electronic, șoferul trebuie să primească o copie înainte de începerea transportului. Aceasta poate fi păstrată în format electronic, pe un dispozitiv mobil, sau poate fi tipărită pe hârtie. În ambele cazuri, copia trebuie să conțină codul QR care permite accesarea documentului original.

Dacă șoferul are la bord o copie tipărită, aceasta nu înlocuiește documentul electronic. Hârtia are rol practic, pentru prezentare în timpul controlului, dar documentul valid rămâne cel generat și stocat digital. De asemenea, modificările scrise manual pe copia tipărită nu vor fi luate în considerare. Orice actualizare trebuie făcută prin procedura electronică prevăzută de sistem.

Această soluție păstrează o anumită flexibilitate pentru șoferi, dar menține controlul asupra documentului în mediul digital.

Sistemele informatice trebuie să permită verificarea directă de către autorități.

Aplicațiile folosite de transportatori, expeditori sau operatori trebuie să asigure crearea, stocarea și accesibilitatea documentelor electronice. Fiecare document va avea o adresă web unică, iar accesul trebuie realizat prin conexiune securizată HTTPS.

În timpul transportului, autoritățile de control trebuie să poată descărca direct fișierul PDF prin scanarea codului QR sau prin accesarea URL-ului asociat. Nu vor fi acceptate soluții care trimit inspectorul către o pagină unde trebuie să introducă utilizator și parolă, să apese butoane suplimentare sau să parcurgă pași manuali pentru descărcare.

Documentele trebuie păstrate cel puțin un an. În transportul de mărfuri, atât încărcătorul contractual, cât și transportatorul efectiv trebuie să poată avea acces la fișiere, chiar dacă documentul a fost generat de una dintre părți.

Scopul este reducerea birocrației și creșterea trasabilității.

Digitalizarea documentului de control urmărește să simplifice gestionarea administrativă a transporturilor și să facă verificările mai rapide. În locul documentelor pe hârtie, care pot fi pierdute, completate incomplet sau greu de arhivat, operatorii vor lucra cu fișiere digitale, accesibile în timp real.

Pentru autorități, sistemul oferă o metodă mai eficientă de control. Inspectorii pot verifica datele direct, pot vedea dacă documentul a fost creat înainte de începerea serviciului și pot descărca fișierul în formatul prevăzut de reglementare.

Pentru companii, avantajul poate fi reducerea duplicării documentelor și o arhivare mai simplă. Totuși, trecerea la sistemul digital va cere adaptarea programelor informatice, instruirea personalului și verificarea fluxurilor de lucru dintre expeditori, transportatori și șoferi.

Operatorii trebuie să se pregătească înainte de termen.

Intrarea în vigoare de la 5 octombrie nu lasă mult timp companiilor care încă lucrează cu documente pe hârtie. Transportatorii vor trebui să se asigure că aplicațiile folosite pot genera documente native digitale, că PDF-urile includ cod QR, că fișierele sunt accesibile printr-un URL unic și că documentele pot fi descărcate direct de autorități.

Este importantă și clarificarea responsabilităților între client, încărcător, casă de expediții și transportator. Documentul de control conține informații despre serviciul efectuat, iar datele trebuie să fie corecte înainte ca vehiculul să plece în cursă. În cazul unor modificări în timpul transportului, acestea trebuie actualizate conform procedurii electronice, nu prin completări manuale.

Nerespectarea obligației poate atrage sancțiuni administrative, cu amenzi care pornesc de la 401 euro. Dincolo de amendă, riscul practic este ca un control în trafic să blocheze vehiculul sau să creeze întârzieri dacă documentația nu poate fi prezentată în forma cerută.

Digitalizarea documentului de control va schimba rutina transporturilor în Spania.

Noua obligație nu modifică existența documentului de control, ci modul în care acesta este emis, păstrat și verificat. Pentru transportatori, schimbarea va fi resimțită în operațiunile zilnice: documentele trebuie pregătite înainte de plecarea vehiculului, transmise șoferului în formă validă și păstrate digital pentru eventuale verificări ulterioare.

Obligația spaniolă privește documentul administrativ național și foaia de parcurs, nu introduce automat eCMR obligatoriu pentru toate transporturile internaționale.

Spania accelerează trecerea către o administrare digitală a transportului rutier. Pentru firmele care operează frecvent pe piața spaniolă, adaptarea la noul sistem nu va fi doar o cerință legală, ci și o condiție pentru a evita întârzieri, sancțiuni și probleme în controalele din trafic.

**Sursă foto: Tranzit AI