Beneficiile externalizarii au convins tot mai multi utilizatori de flota, astfel ca piata de leasing operational a crescut de la 5.000 de vehicule in 2007 la 55.000 in 2015. Dupa externalizare, cei mai multi detinatori de vehicule au optat pentru reducerea numarului de marci auto, pentru a beneficia de costurile reduse aferente achizitiei unei flote mai mari. Apoi s-a acordat o atentie deosebita modului de utilizare a acestora, prin monitorizarea lor, dar si prin instruirea soferilor.
 

Conferinta Fleet Management, organizata la finalul anului trecut de Evensys, a reunit managerii unor importante companii de pe piata romaneasca, detinatoare de flote auto, care au trait experienta externalizarii administrarii acestora catre firme specializate.
Evenimentul a adus in prim plan principalele actiuni de imbunatatire a gestionarii flotelor prin externalizarea serviciilor pentru a reduce volumul de munca alocat administrarii acestora, dar si pentru a aduce valoare adaugata organizatiei prin alocarea resurselor catre activitatile de baza.
Istoria pietei de leasing operational incepe in 2005-2006 si de atunci acesta s-a dezvoltat continuu, independent de evolutiile negative ale economiei. Daca in 2007 piata de autovehicule totaliza circa 5.000 de unitati in administrare, dupa opt ani are de zece ori mai mult, adica aproape 55.000 de unitati. Potrivit lui Bogdan Apahidean, presedintele ASLO (Asociatia Societatilor de Leasing Operational), cresterea a avut loc deoarece tot mai multe companii au ajuns la concluzia ca prin externalizarea parcului auto pot eficientiza cheltuielile administrarii lor. „La inceputul anului am estimat ca piata de leasing operational ar putea sa creasca spre 10%, atingand un numar de 55.000 de vehicule in administrare. In comunicatul emis de ASLO dupa al treilea trimestru din 2015 consideram ca aceste estimari sunt in continuare realiste. Dupa noua luni au fost circa 53.000 de vehicule in administrare. Cu alte cuvinte, tendinta este sa poti scadea costurile apeland la serviciile unor firme specializate.“
De asemenea, anul trecut s-a inregistrat o crestere si a numarului total de vehicule inmatriculate in leasing operational din totalul pietei auto, de la 15-16% in 2014 la 17% in 2015. In Germania, acest procent este de 10%, iar in Olanda, de 40%.
Clientii companiilor de leasing operational sunt, in general, firmele mari care obtin din externalizare si cele mai mari beneficii prin scaderea costurilor, eliminarea unor riscuri si posibilitatea de a bugeta mai usor pe termen lung. Insa tot mai multe intreprinderi mici si mijlocii au inceput sa apeleze la acest leasing. „Chiar daca nu au flote mari si ar putea sa se ocupe de administrarea unui singur vehicul, totusi au decis externalizarea pentru a beneficia de reducerea costurilor, pentru ca un singur individ negociaza mult mai greu cu anumiti furnizori decat o firma specializata, care isi ia responsabilitatea revalorificarii bunului la final.“
Apahidean a explicat ca 70% din totalul vehiculelor aflate in administrare sunt in proprietatea firmei de leasing, care preia si riscul pe valoarea reziduala, restul de circa 20% sunt in proprietatea clientilor, iar un procent mai mic acopera doar partea de finantare fara niciun fel de servicii. „Aceasta cota mare provine de la faptul ca atunci cand externalizezi toate serviciile poti sa ai si cele mai mari beneficii ale externalizarii.“
Unul din ultimele trenduri il reprezinta dispozitivele telematice care ajuta firmele sa monitorizeze mai bine drumurile in interes de serviciu si cele in interes privat si solutiile electronice pentru a face analize privind utilizarea flotei si consumul si comparatii pe industrii si pentru un acces mult mai usor la servicii de management al flotei.
Cele mai multe vehicule aflate in leasing au asigurare full service prin plata unei rate de administrare.
Costurile suplimentare legate de folosirea necorespunzatoare a vehiculului sunt in sarcina clientului. Responsabilitatea firmei de leasing este sa faca acest proces transparent prin punerea la dispozitia clientului a unui ghid de uzura, care sa-i arate care este uzura acceptata si care este cea neacceptata. Daca el nu se foloseste de asigurarea pe care o are pentru intretinerea vehiculului sau nu are o politica de prevenire a uzurii neacceptate prin instruirea soferului va trebui sa suporte costurile de reparatii.

CEZ a optat pentru externalizare din 2008
CEZ Romania, prezent in tara noastra din 2005, cand a preluat compania de distributie Electrica Oltenia SA, a apelat la leasing operational inca din 2008. Aici a fost necesar un intreg proces de schimbare a sistemului de management ca urmare a privatizarii, lucru ce a determinat compania sa inlocuiasca furnizorul traditional de transport cu unul mai modern, mai transparent si mai flexibil, operatiune ce s-a realizat in urma unei licitatii.
„Ne-am dorit un colaborator profesionist, dinamic, cu o cultura organizationala orientata catre client si nevoile acestuia, si am pus accent pe disponibilitatea furnizorului nostru de a inlocui flota diversificata pe care o aveam de la un furnizor traditional care ne oferea vehicule vechi, cu probleme tehnice, a caror administrare necesita un volum mare de forta umana. Intreaga responsabilitate de administrare a flotei de circa 500 de vehicule a fost transferata catre un furnizor cu putere, ce se poate adapta din mers nevoilor noastre, specifice sistemului energetic, unde vehiculele trebuie sa functioneze la foc continuu“, a spus Marius Trache, seful serviciului transporturi din cadrul CEZ Romania. Daca inainte pentru administrarea flotei era nevoie de cateva zeci de oameni, in prezent s-a ajuns la doar patru persoane.

Vehiculele OMV Petrom sunt atent monitorizate
OMV Petrom a optat pentru externalizare, considerand ca acest pas ajuta la o mai buna administrare a parcului auto si la o mai buna concentrare asupra activitatii cheie a companiei. „Asa se rezolva foarte multe probleme, cum ar fi partea de inmatriculare, de relatie cu furnizorii, service sau revanzarea de la finalul perioadei de leasing“, a explicat Radu Ciobanu, reprezentantul OMV Petrom.
Compania a plecat de la o gama destul de variata de vehicule, iar acum flota este formata din 2.500 de unitati, din doar cinci modele. Peste 60% din parc are utilizatori multipli, iar in acest sens flota este formata din doua categorii de masini, respectiv cele alocate unui grup de oameni bine definit, si care le impart in functie de nevoile zilnice, si cele alocate in 14 puncte din tara gestionate in baza unui sistem informatic de rezervare, care permite o alocare eficienta a acestora in functie de nevoi specifice. Fiecare masina are 5-6 utilizatori ce trebuie sa respecte un ghid de utilizare. Sistemul functioneaza de circa patru ani.
Pornind de la ideea ca pretul de achizitie nu este cel mai important factor la o masina, OMV Petrom pune accent pe modul de utilizare si intretinere a vehiculelor, de care depinde in final valoarea reziduala a acestora. Astfel, la peste 90% din parc exista instalate sisteme telematice, care permit o monitorizare atenta a utilizarii, inclusiv a consumului de carburant. Astfel, fiecare utilizator are o cheie cu care activeaza sistemul vehiculului, fara de care nu-l poate porni. „Plecand de aici stim cu precizie cine a condus fiecare vehicul, pe ce distanta si in ce conditii. Fiecare sofer primeste un scor care il claseaza intr-un anumit interval, respectiv verde, portocaliu sau rosu. Trimestrial se face o analiza pentru a se analiza care este tendinta in ceea ce priveste condusul pentru fiecare sofer, in functie de care exista consecinte pozitive sau negative.“ Acest sistem a ajutat la reducerea semnificativa a numarului de accidente rutiere, dar si la optimizarea numarului de kilometri, implicit la costuri mai mici.
Gestiunea efectiva a parcului este asigurata de 15 oameni, din care cinci se ocupa de sistem. „De la acesta se pot obtine numeroase informatii. Dar nu am fi reusit sa-l implementam daca nu am fi avut suportul managerilor, deoarece masinile ne sunt alocate noua, dar oamenii sunt distribuiti pe departamente conduse de manageri.“
In urma cu cinci ani, compania a demarat un program de siguranta in transportul de persoane, ce a presupus si un curs de condus intensiv pe care il efectueaza periodic toti utilizatorii de vehicule, indiferent ca este vorba de soferi de flota usoara sau grea. Acelasi lucru se aplica si subcontractorilor care sunt obligati sa isi instruiasca soferii.
Campania a fost promovata in 2015 de Comisia Europeana.

Ursus a trecut de la 22 de marci auto la cinci
Ursus a decis in 2010 externalizarea flotei de 500 de vehicule, ceea ce a adus un management mai bun al costurilor, uniformizarea flotei si o totala transparenta a sistemelor de mentenanta, de organizare a flotei si distribuire a acesteia. „Externalizarea este un suport foarte bun pentru managerii de flota, care pot sa analizeze mult mai bine costurile“, a spus Ludovic Bajko, managerul de flota al Ursus Breweries.
In urma cu circa sase ani, compania detinea un parc auto de 500 de vehicule din 22 de marci. Cu ajutorul operatorului de leasing, o parte a acestuia a fost preluata pentru reutilizare, ceea ce a redus numarul de marci la 17. Dupa consultari cu firma de leasing operational si pentru eficientizarea sistemului de management al flotei s-a decis in 2012 scaderea la cinci, fara a reduce numarul de vehicule, ceea ce a adus o eficientizare a bugetelor, dar si costuri de service mai mici. Parcul a fost standardizat astfel ca fiecare categorie de vehicule sa aiba aceeasi marca. „Un numar mai mic de marci este mult mai usor de monitorizat. Astfel, s-a produs o simplificare a managementului.“
La Ursus se analizeaza permanent situatia parcului si la finalul perioadei de leasing se coreleaza achizitia unui vehicul cu predarea celui vechi. Iar la inlocuirile de parc trebuie sa fie asigurata continuitate in mobilitate si sa fie redusa la maximum suprapunerea de parc. „De doua ori mai multe masini inseamna de doua ori mai multi bani. Din acest motiv inlocuirile de parc sunt indicate cu sase luni inainte. Se face o reconfirmare cu utilizatorii asupra nevoilor, se comanda masina (aceasta etapa dureaza cel mai mult), apoi, cand livrarea este pregatita, se face inlocuirea respectiva, urmand ca intr-un interval de timp cat mai scurt masina sa fie returnata firmei de leasing.“
In plus, se acorda atentie deosebita reparatiilor efectuate la vehiculele aflate la finalul perioadei de leasing, care pot aduce costuri suplimentare semnificative. Se urmareste si numarul de kilometri efectuati de fiecare masina. Iar atunci cand una a realizat mai multi kilometri decat erau bugetati este inlocuita chiar inaintea terminarii perioadei de leasing, pentru reducerea costurilor.