Violeta Vișan este o figură nouă în peisajul logisticii, construindu-și drum direct către cel mai înalt nivel. Deși nu a avut un background inițial în logistică, experiența acumulată în retail și dorința de a învăța au adus-o în poziția de Transport & Forwarding Manager în cadrul LPP Logistics, unul dintre marii retaileri polonezi din domeniul modei, care a investit în România în cel mai mare hub logistic de fashion din țară. Violeta a terminat un an dificil, în care a pornit de la zero rutele de distribuție către cele peste 245 de magazine din țară, aprovizionând și două piețe internaționale – Bulgaria și Grecia – atât pentru magazinele convenționale, cât și pentru livrările online. Dar cel mai greu a fost să pună la punct rutina emiterii de coduri UIT și să construiască, în relația cu autoritățile vamale, imaginea companiei LPP ca fiind un retailer polonez care are în portofoliul său un brand pentru toate buzunarele.
Violeta Vișan a fost una dintre propunerile primite de revista Tranzit pentru titlul „Femeia Anului” – competiție câștigată anul trecut de Cristina Radu de la KLG Europe. Violeta a strâns puțin mai multe voturi din partea publicului decât câștigătoarea, dar partenerii evenimentului Tranzit din noiembrie, în mâna cărora a stat jumătate din punctajul care a determinat câștigătoarea, au tranșat competiția în favoarea Cristinei. Pentru a o cunoaște mai bine pe concurenta din retail/logistică, am invitat-o pe Violeta Vișan să ne vorbească despre ea chiar înainte de martie, luna care celebrează femeile prin tot ceea ce reprezintă ele: buni profesioniști, colegi agreabili și pe care te poți baza la birou, furnizori de încredere care vin cu soluții atunci când lucrurile par să fie încurcate, clienți serioși care îți pot întinde o mână de ajutor la nevoie, dar și soții și mame implicate.
Adevărul este că Violeta Vișan abia a intrat anul trecut cu adevărat în această industrie, însă ascensiunea sa rapidă o va face curând să devină o „autoritate” în domeniu.
Am găsit-o pe Violeta la birou în prima zi de iarnă veritabilă când Bucureștiul a capitulat în fața zăpezii așteptate de mai mulți ani. Era prima zi a vacanței de schi, iar băiatul Violetei, de 12 ani, s-a putut bucura de zăpadă din plin chiar la București, în timp ce mama lui, destul de răcită, era la birou pentru a verifica programul de livrări din acea săptămână. După două ședințe operaționale, a tras o gură de aer și de… ceai cald și ne-a povestit despre parcursul ei rapid în logistică.
Primii pași: retail și logistică operațională
Înainte de a intra în lumea logisticii, Violeta Vișan a activat în retail și termotehnică, făcând raportare, dar și activități de planificare a comenzilor de centrale termice sau, ulterior, de stoc management pentru o companie specializată în comercializarea trabucurilor. Această diversitate profesională i-a oferit un set valoros de abilități, precum organizarea, gestionarea echipelor și optimizarea proceselor.
În 2016, Violeta s-a alăturat LPP România, fiind al șaptelea angajat al echipei de office, cu responsabilitatea de a coordona departamentul de logistică retail. La acel moment, compania avea doar 25 de magazine, iar activitatea sa consta în raportare și colaborarea strânsă cu magazinele fizice. Creșterea accelerată a LPP în România a transformat rapid acest rol într-o provocare mai complexă, rețeaua ajungând la 47 de magazine în doar câteva luni.
„De atunci a început cumularea tuturor informațiilor și inițierea mea în acest frumos domeniu. Din punctul meu de vedere este un domeniu în care nu te plictisești. Fiecare zi vine cu alte provocări și nu se aseamănă cu cea anterioară”, povestește Violeta.
Provocările pandemiei și explozia Sinsay
Perioada pandemiei a fost un test de reziliență pentru industria retailului. Magazinele au fost închise temporar, dar echipa LPP a folosit această pauză forțată pentru a planifica o revenire puternică. După doar două luni, magazinele stradale au fost redeschise, iar Violeta a contribuit la reorganizarea strategiei logistice pentru a susține expansiunea rapidă a brandului Sinsay.
„A fost o perioadă foarte intensă. Deși de regulă se evita deschiderea de magazine în ultima lună a anului, noi după pandemie, în decembrie, deschideam magazine. Iar acest lucru ne-a adus o mare bilă albă în fața clienților, deoarece ne-am aliniat foarte bine standardelor, fiind necesar un set de instrumente: un flux prin care fiecare client care intra în magazin trebuia să treacă prin acel filtru termosensibil, aveam dezinfectant peste tot, ne-am mobilizat pentru a putea funcționa”, își reamintește Violeta Vișan.
Dacă în 2017 Sinsay era un proiect timid, cu 20-30 de magazine, până la finalul lui 2024 rețeaua a ajuns la 245 de locații. LPP a devenit lider pe piața fashion-ului accesibil, iar dezvoltarea canalului online a fost accelerată. În România au apărut magazinele online Reserved, Sinsay, House, Cropp și Mohito, brandurile companiei LPP.
„În 2016 am făcut câte puțin din toate: am angajat lucrători comerciali pentru magazinele care se deschideau în Park Lake, am făcut marketing, am tradus site-urile pentru magazinele care urmau să se deschidă: Sinsay, Cropp și House. M-am bucurat de deschiderea country managerului și a managerului de departament, lucrând îndeaproape cu ei până am ajuns să capăt experiență, iar apoi am avansat lucrând individual. Mi-am asumat întotdeauna toate deciziile, am fost focusată pe reducerea costurilor, dar cu păstrarea, în același timp, a unor servicii de calitate și am încercat să transmit mai departe tot ce am acumulat colegilor care s-au angajat pe poziția mea când m-am decis să intru în LPP Logistics.”
Tranziția spre LPP Logistics: o nouă provocare profesională
După 8 ani în cadrul subsidiarei LPP în România, din 2023 colegii din Polonia au început să o curteze pentru poziția de Transport & Forwarding Manager în cadrul LPP Logistics, divizia specializată în distribuția internațională a companiei. Violeta Vișan nu a fost din prima decisă să se mute, simțindu-se confortabil în poziția pe care o avea și cu experiența acumulată în LPP România. Cu toate acestea, provocarea de a contribui la construcția unui centru de distribuție a determinat-o să facă pasul.
În noua poziție, Violeta a avut posibilitatea de a-și construi propria echipă. Noul său rol a implicat supervizarea fluxurilor logistice pentru România, Bulgaria și Grecia, atât pentru magazinele fizice, cât și pentru segmentul e-commerce. Depozitul LPP din România a devenit un hub regional esențial, asigurând livrări zilnice și gestionând volume impresionante de marfă.
Mutarea a avut loc în decembrie 2023. Violeta a intrat de la început în „focuri”, cu declararea codurilor UIT. A angajat apoi personal pentru această responsabilitate și a continuat pe rând cu fluxurile de outbound, inbound, vamă și apoi fullfilment pentru livrările online.
„Este un proiect frumos și îmi pare bine că l-am acceptat, pentru că am învățat foarte multe lucruri în această perioadă și faptul că l-am pornit de la începuturi îmi aduce siguranța că lucrurile se vor așeza curând și ne vom descurca foarte bine pe măsură ce vom adăuga piețe noi de distribuție.”
Aplicarea legislației vamale și RO eTransport au reprezentat provocări mai serioase decât operațiunile
Una dintre cele mai mari provocări în acest nou rol a fost colaborarea cu Vama română. Fiind un centru de distribuție ce importă majoritar din Asia, documentația vamală complexă și susceptibilitatea autorităților au generat blocaje frecvente, însă procedurile s-au aliniat cerințelor și se supun legislației în vigoare.
Violeta și-a format o echipă solidă de zece persoane, fiecare selectată cu grijă pentru seriozitate și compatibilitate cu valorile companiei. Strategia sa de leadership s-a bazat pe transparență, colaborare și crearea unui mediu de lucru motivant.
„Cele mai mari provocări pe care le-am avut, și anul acesta, și anul trecut, au fost operațiunile vamale și construirea echipei. Ne-am luptat să ne facem înțeleasă strategia de a oferi produse la prețuri convenabile, practicând adaosuri comerciale mici. Sperăm că digitalizarea Vămii se va încheia curând și lucrurile vor merge mai ușor, iar proceselor din zona de importuri se vor eficientiza și mai mult.”
În ceea ce privește noii colegi, Violeta Vișan apreciază că a avut parte de oameni „foarte buni și ancorați în realitate, care își fac treaba”. Fiecare echipă este formată din câte doi oameni: „ca să pot acoperi zilele de concediu și să nu rămânem neacoperiți în nicio situație”.
Violeta nu a luat oameni nici din interiorul vechii companii, foști colegi, nici de la alte companii furnizoare de servicii anterior. „Am deschis posturile încercând să fiu cât se poate de transparentă și corectă cu ceilalți, pentru că nu poți să știi când ai nevoie de ceva și nu vreau să stric nicio relație cu nimeni vreodată. Țin cont de părerea celor cu care am avut o relație profesională foarte bună.”
Pentru Violeta importante au fost calitățile umane ale candidaților și abia pe urmă experiența profesională, mai ales că „e greu să îți dai seama de om doar citind CV-ul”.
Și dacă activitatea a început timid cu 1-2 camioane pe zi pe țară și 1-3 pe lună în afara țării, în prezent se organizează livrări zilnice în magazinele LPP din România și din celelalte două țări deservite de la București.
„De la începutul anului numărul de declarații în RO eTransport a crescut cu 243% față de anul trecut. Lucrăm împreună cu echipa din depozit pentru a finaliza procesele în timp util. Avem timpi scurți de reacție și suntem prezenți pentru a transmite documentele șoferului pentru plecarea în cursă.”
Gestionarea costurilor și eficientizarea transportului
Una dintre primele acțiuni majore pe noua poziție a fost renegocierea contractelor de transport. Indiferent că era vorba despre costuri stabilite inițial de echipa poloneză sau de cea românească, Violeta a preferat să re-verifice toate opțiunile până când a găsit cele mai bune opțiuni pentru piața noastră. Au fost contracte în care a reușit să reducă tarifele substanțial pentru anumite rute, generând economii considerabile fără să sacrifice calitatea serviciilor. „Am încercat să semnez înțelegeri foarte bune, profitabile de ambele părți.”
De altfel, totdeauna s-au urmărit costurile, însă și timpii de livrare au fost în vizor, pentru că produsele trebuiau să ajungă în magazine pentru a fi vândute. De exemplu, vara trecută s-a confruntat cu creșterea timpilor de tranzit pe Podul Prieteniei către Bulgaria, ceea ce a necesitat unele creșteri ale tarifelor pentru ca transportatorii să își acopere costurile cu prelungirea timpilor de transport. Anul acesta, însă, tarifele au revenit la nivelul din prima parte a lui 2024, pentru că intrarea în Schengen a celor două țări a îmbunătățit timpii de tranzit. Și nici nu mai e sezon estival.
Deși lucrează cu case de expediție, Violeta dorește să mențină permanent controlul asupra transportului, astfel că solicită întotdeauna numărul de telefon al șoferului care îi face cursa.
„Chiar dacă nu e treaba mea, de multe ori prefer să intervin direct dacă apare o problemă și să găsesc rapid o soluție. Este nevoie de o reacție rapidă, deoarece sunt oameni care așteaptă șoferul încă de la prima ora a dimineții. Sunt o workohoolică, dar fac totul cu plăcere!”, spune Violeta cu un zâmbet larg.
Zâmbetul nu o părăsește nici când mărturisește că nu are prea mult timp de coafor sau manichiură.
„Uneori, când lucrez de acasă, îmi permit să adaug o ședință de manichiură la 7.00 dimineața pentru ca la 09:00 când încep operațiunile zilnice să pot fi la butoane. Sunt cel mai matinal client al salonului la care merg pentru îngrijirea unghiilor. Ce îmi lipsește însă este mersul la sală, dar sunt aproape de a pune totul la punct și atunci îmi pot permite să mai lucrez câte o zi și de acasă și acele dimineți să le umplu cu activități pentru mine. Momentan, ca să ajung la serviciu în Bolintin, trebuie să mă trezesc de la 5.00 și nu am unde să bag în program și sala.”
De asemenea, lectura rămâne una dintre marile ei pasiuni: „citesc multă beletristică. Nu prea rezonez cu cărțile de dezvoltare personală.”
Cu tot programul intens, responsabilitatea și birocrația cărora trebuie să le facă față, Violeta Vișan este mulțumită de modul în care a evoluat cariera sa și crede că acceptarea provocării de a pune la punct modelul de transport și distribuție a LPP International a reprezentat șansa ei.
„Se spune că uneori trenul vieții nu oprește de două ori în aceeași gară. Așa sunt și șansele pe care le primim, nu vin de două ori. Iar eu sunt convinsă că m-am urcat în trenul care trebuie pentru mine!”
