In conditiile in care operatorii de transport si logistica, chiar si cei mai buni, cu greu pot face fata concurentei bazate pe cel mai mic pret, H.Essers a preferat sa „mute” batalia in alta zona, cea a serviciilor exclusive. Astfel, dupa investitii masive in dezvoltarea unui sistem informatic propriu, perfect compatibil cu cel al clientilor mari, belgienii au devenit greu de inlocuit, gratie sigurantei si controlului total asupra marfurilor oferite clientilor. Sigur, serviciile de calitate trebuie insotite in continuare de un pret „competitiv”, dar care permite profitabilitatea si asigura dezvoltarea companiei.
 

Sistemul informatic H. Essers contine trei platforme majore: TMS, WMS si Track&Trace.
Prin functia „Track&Trace”, care ofera date despre pozitionarea camionului la fiecare 5 km, compania permite clientilor sa vizualizeze desfasurarea propriilor procese.
Platforma IT este complet integrata atat pentru operatiunile logistice, cat si pentru cele de transport.
„Am introdus in solutia noastra software instrumente cu valoare adaugata cum este cel de pre-composing, unde combinam diferite incarcaturi ale unui singur client, pe baza unor anumite rute pentru distributia europeana, astfel incat sa reducem costurile de transport. Folosim cele mai recente tehnologii, avem depozite cu voice picking, folosim conceptul depozitului virtual, care permite clientului sa-si optimizeze nivelul stocurilor”, a afirmat Christopher Van den Daele, seful departamentului IT din cadrul H.Essers.
 
Investitii continue in IT
In prezent este in curs un proces de redefinire a intregului sistem, dar inca de la inceput H.Essers a avut propriul sistem informatic.
„In anii ‘80, cand a inceput dezvoltarea proceselor IT, s-a luat hotararea strategica de a nu cumpara un sistem de pe piata, ci de a dezvolta unul propriu. Intotdeauna ne uitam la afacere si apoi construim sistemul in jurul acelui proces. De exemplu, daca avem un client nou, vedem care este cel mai eficient proces pe care il putem avea si adaptam sistemul in acest sens. Vrem ca sistemele noastre sa fie functionale si sa reprezinte un real sprijin in afacere, nu unul in care oamenii au mult de munca doar pentru a pune totul in sistem sau doar pentru raportare”, a declarat Van den Daele.
Procesul de reconfigurare presupune integrarea mai multor harti si functii noi, precum „drag&drop” pentru planificare, care permite selectarea a diferite comenzi si „tragerea” lor cu mouse-ul la un camion. Informatia privind alocarea comenzilor este transmisa si catre computerul de la bordul camionului respectiv. In trecut se introducea o comanda in sistem, care apoi se printa si se transmitea catre dispecerat. Aici se faceau diferite calcule pentru a vedea care comenzi pot merge pe un singur camion, iar apoi acele hartii erau trimise la administrativ pentru a fi introduse in sistemul contabil. Acum toate se fac automat. „Dar pentru asta e nevoie de un personal foarte bine pregatit la dispecerat”, atentioneaza Van den Daele.
Toate camioanele H.Essers sunt echipate cu computere de bord de la Transics, dar pozitiile si informatiile sunt primite in sistemul centralizat, astfel incat dispecerii sa poata monitoriza activitatea si soferii. Sistemul a fost deja implementat si in Bucuresti. „Cand deschidem o locatie noua, imediat este implementat si sistemul IT. Avem o singura platforma pentru tot grupul, toate locatiile merg pe acelasi sistem. De exemplu, in cazul unui client care are depozit in Belgia si vrea sa-i fie transportate bunurile in Romania, procesul este urmatorul: clientul trimite o comanda prin sistemul EDI sau chiar pe fax sau e-mail. Comanda intra in sistemul nostru, care hotaraste cine va face acest transport si apoi se face o rutare automata. La fel, daca marfa provine din depozitul nostru, WMS de aici transmite TMS ce comanda trebuie transportata. Comenzile apar pe ecran pentru dispecerat, care hotaraste ce camion si ce remorca vor fi folosite, daca se utilizeaza cross-dockingul etc.”, a explicat seful departamentului IT din cadrul H.Essers.
Faptul ca toate locatiile lucreaza in acelasi sistem face posibila optiunea „Track&Trace”, care permite clientului sa stie tot timpul toate detaliile cu privire la comanda. Bineinteles ca acesta verifica si departamentul de facturare, care ajuta departamentul de vanzari care vrea sa vada ce face fiecare client.
 
Control on-line de la comanda la POD
Sistemul H.Essers va permite in curand si plasarea comenzii online. Un lucru foarte important este ca H. Essers vrea sa aiba o eticheta unica pe fiecare palet/pachet care trece prin punctele proprii de cross-dock, acestea functionand pe conceptul de scanare a tot ce intra si ce iese, astfel incat sa se asigure ca nu exista erori. De exemplu, centrul logistic din Genk are 143 de porti, ceea ce inseamna un volum foarte mare de intrari si iesiri. Daca produsele nu sunt etichetate atunci cand intra in depozit, operatorii de aici fac asta automat.
„Pentru a evita erorile, clientul trebuie sa isi eticheteze paletii si pentru asta noi le dam online etichetele. Soferul preia marfa si confirma apoi preluarea prin apasarea unui buton, lucru care se va vedea imediat si in sistem. In cazul grupajelor, la un anumit moment produsele ajung la cross-dock, unde angajatii scaneaza eticheta, fiecarei unitati de transport i se atribuie o locatie si scaneaza locatia drept confirmare. Un palet cu 15 cutii este considerat o singura unitate de transport.
Dispeceratul anunta depozitul ce produse trebuie sa intre intr-un anumit camion si trimite o lista electronica spre depozit. Angajatii scaneaza unitatea de transport, o muta in camion si apoi scaneaza si rampa pentru inspectie. Rampa de incarcare este repartizata de cand se primeste lista, astfel evitandu-se erorile de incarcare. La destinatie, soferul primeste semnatura de primire pe formularul POD (Proof of Delivery) si confirma terminarea descarcarii prin intermediul unui mesaj predefinit tastat pe computerul de bord, iar cand soferul se intoarce la una din locatii inmaneaza POD-ul, care e scanat si introdus in sistemul informatic.
Aceasta procedura este folosita pentru toate bunurile livrate. Suplimentar, la produsele farmaceutice se monitorizeaza si temperatura pe durata transportului.
In sistem sunt introduse adresele de unde se face preluarea marfii si cea unde este dusa marfa, data la care se face preluarea, iar sistemul calculeaza automat data la care marfa va fi livrata. Sunt introduse detalii despre conditiile de transport, temperatura, apoi, pe o alta pagina se introduce cantitatea si natura produselor ce urmeaza a fi transportate. Marele avantaj este ca clientul completeaza toate informatiile solicitate atunci cand se inregistreaza comanda. Dupa reconfirmarea comenzii, aceasta apare in TMS, fiind vizualizata de dispecerat.
O functie la care se lucreaza inca, dar care va fi gata pana la sfarsitul anului, o reprezinta posibilitatea de a-i oferi clientului un tarif de transport de indata ce se trimite comanda on-line.
Cand comanda intra in sistem, o persoana o verifica pentru a vedea daca totul este in regula, timpii de livrare etc., si apoi apasa un buton, iar clientul primeste o confirmare in care afla data livrarii, data preluarii, dar si costul estimativ, deoarece se poate intampla ca clientul sa mai adauge un palet. Pretul este inca foarte greu de administrat on-line, deoarece sunt multi clienti, fiecare cu o rata de discount agreata, este un proces complex. Mai mult decat atat, afisarea pretului este si un lucru riscant, deoarece se poate ca unii competitori sa se dea drept clienti si sa plaseze anumite comenzi virtuale doar pentru a verifica tarifele companiei belgiene, chiar daca sistemul ofera posibilitatea de a cerceta referintele despre orice client.
Dupa introducerea comenzii, sistemul genereaza etichetele unice, pe care clientul le poate printa la sediu si le poate pune pe paleti inca inainte ca marfurile sa fie ridicate.
„In cazul unui client pentru care facem transport si depozitare, suntem capabili sa aratam chiar si ce este pe paletul respectiv, nu doar cantitatea, aspect foarte important pentru depozitare. Cand produsele parasesc depozitul, incarcarea trebuie confirmata si in WMS, ca sa stim ca produsele sunt pe acel palet”, a completat Christopher Van den Daele.
Aplicatia se bazeaza pe scanarea fiecarui produs din care este format paletul. Paletul merge apoi spre zona de expeditii unde este scanata locatia paletului si de acolo merge pe camion, unde e scanat din nou.
Sistemul IT H.Essers este conectat si la WMS-ul clientului, pentru ca trebuie sa-i trimita acestuia detalii despre situatia marfii. Clientul primeste online dovada livrarii, dupa care dispeceratul companiei primeste un pdf unde vede cine si cand a receptionat produsele etc.
In cazul marfurilor care necesita temperatura controlata se scaneaza si bonul de temperatura, clientul avand si posibilitatea de a descarca on-line aceste date.
 
Farmaceuticele necesita monitorizarea temperaturii
TMS este folosit la fiecare locatie si, in functie de departament, se adauga si alte servicii. Una dintre cele mai recent dezvoltate functii este ICCS, Integrated Cold Chain Solutions, „Suntem una dintre primele companii de transport din Europa care a integrat controlul temperaturii pe durata transportului si depozitarii, oferind aceste informatii si clientilor nostri”, spune Van den Daele.
Trailerele sunt echipate cu unitati de monitorizare care ofera date despre pozitie si temperatura. Dispecerul calculeaza care produse merg intr-un anumit camion si automat, cand produsele necesita temperatura controlata, se stie ce temperatura trebuie sa fie in vehiculul respectiv. Este o aplicatie individuala, functia de monitorizare fiind axata, in acest caz, pe semiremorca.
Sistemul a fost dezvoltat pe cont propriu. „Nu am ales sisteme ale producatorilor de semiremorca sau agregat frigorific, pentru ca, de exemplu, ThermoKing nu ne permite sa primim informatiile in sistemele proprii in timp real, astfel incat sa oferim aceasta facilitate mai departe clientilor nostri. Astfel, putem arata in orice clipa ce camion sta la care poarta, ce porti sunt rezervate pentru anumite camioane, dar si stadiul incarcarii sau descarcarii.”
Din motive de siguranta si asigurarea calitatii transportului, compania inlocuieste, dupa patru ani de folosire, autotractorul, precum si semiremorca frigorifica folosita pentru transportul produselor farmaceutice.
Cum revanzarea trailerelor frigorifice nu este foarte profitabila, H.Essers cumpara semiremorci noi pentru frigorifice, iar cele mai vechi de patru ani trec la distributia de marfuri generale, dar care necesita, de asemenea, temperatura controlata numai ca nu sunt la fel de sensibile. Un exemplu este vopseaua DuPont, care pe timp de iarna este transportata cu frigorifice.
In orice minut, sistemul ofera informatii despre temperatura fiecarei remorci, din orice zona.
Daca in unul din camioane temperatura nu mai este cea conforma, se activeaza o alarma, sistemul inroseste automat acea cursa, iar dispeceratul ia imediat masuri pentru a remedia situatia, avand obligatia sa raporteze in sistem ce masuri a luat.
 
Siguranta maxima pentru marfurile scumpe
Din motive de siguranta, se emit semnale de pozitionare atat de pe autotractor, cat si de pe semiremorca. Pe viitor se intentioneaza integrarea unei solutii de siguranta care ne va arata daca tractorul si remorca au aceeasi pozitie, pentru ca, daca se emit pozitii diferite, atunci s-a intamplat ceva.
Chiar si in prezent, in cazul marfurilor scumpe, dupa ce se face incarcarea, soferul confirma operatiunea prin apasarea unui buton de pe terminalul Transics, iar dispeceratul blocheaza prin GPS usile semiremorcii. Pentru deblocarea usilor, soferul trebuie sa trimita un mesaj la dispecerat, se fac verificarile de siguranta si abia apoi se descuie usile. Pe viitor aceasta functie va fi si ea integrata in sistem.
„Cea mai recenta inovatie a propriului sistem IT o reprezinta crearea unor turnuri de control cu oameni care monitorizeaza permanent mesajele de alarma. In prezent, monitorizarea este facuta numai de departamentul pentru farmaceutice, dar apoi am luat hotararea de a crea un turn de control care sa monitorizeze toate alarmele si pozitionarile. La acest moment vor fi urmarite doar cele cu temperatura controlata si cele high-security.”
Toate aceste masuri au fost luate impreuna cu clientii, dar H.Essers incearca sa fie intotdeauna cu un pas inaintea lor. De exemplu, sistemul high-security si cel de monitorizare in timp real a temperaturii din semiremorca au fost implementate la sugestia Pfizer, un client mai recent, dar care asigura operatorului belgian de logistica unul dintre cele mai mari volume de operatiuni. „Am avut intalniri cu ei cu privire la siguranta si imbunatatirea proceselor. Primim sugestii de la clienti si vedem daca pot fi aplicate”, a mai spus strategul IT de la H. Essers.
Pentru securitatea in depozit sunt montate camere atat in interior, cat si in curte. Intrarea si iesirea oamenilor si autovehiculelor este monitorizata de sistemul YMS (Yard Management System). YMS ofera si o privire de ansamblu grafica a portilor si camioanele de acolo. Culorile indica statutul portii: liber, rezervat sau ocupat. La fel, camioanele din curte au cate o culoare: portocaliu indica faptul ca este in curs de scanare, albastru arata un camion in curs de incarcare, iar galben, un camion care descarca. Sistemul grafic arata, de asemenea, stadiul in care se afla activitatea, in procente, dar si timpul necesar efectuarii operatiunii respective.
 
Incarcarea eficienta si rapida a camioanelor aduce profit
Departamentul IT al companiei belgiene numara 60 de angajati, care dezvolta constant procedurile si sistemul informatic. De acestea beneficiaza atat clientii, cat si dispecerii, care pot vedea in sistem ce camion le poate prelua partidele de marfa disponibile.
„Deoarece avem multe camioane, vrem sa stim unde merg, de la ce punct vor fi goale. Gratie acestui sistem avem un plus de eficienta, deoarece informatiile sunt disponibile din momentul in care camionul pleaca incarcat, asa ca avem timp sa gasim incarcatura de la punctul unde descarca. Pentru transportul international, acest sistem este benefic, deoarece, de indata ce dispeceratul pregateste incarcarea unui camion, informatia apare in sistem. De asemenea, se precizeaza gradul de incarcare a masinii si natura marfii incarcate. Astfel, daca ai ceva de incarcat pe directia in care oricum merge acel camion, poti sti daca se pot adauga unitati de transport”, a mentionat Van den Daele.
Fiecare camion este responsabilitatea unui dispecer, care poate fi sunat sau cu care se poate comunica prin intermediul unui sistem intern.
 
Revin pe tapet investitiile
Compania belgiana a suferit mai multe restructurari, atat din punct de vedere al structurii de conducere, mergand de la o companie de familie cu sase manageri de locatie la un grup cu doua divizii principale – transport si logistica. In prezent, grupul realizeaza o cifra de afaceri de 300 de milioane de euro (pornind de la 86 in 2001), cu circa 300 de angajati.
„Anul trecut am avut un profit destul de mare, dar am redus investitiile. De exemplu, in ultimii trei ani am construit circa 100.000 m² de depozit anual, dar in 2009-2010 nu am investit nici in construirea de depozite, nici in terenuri”, a afirmat Ivo Marechal, CEO H.Essers.
Odata cu revenirea usoara a pietei de transport, H.Essers face deja planuri pentru noi investitii in Romania, a doua piata ca importanta pentru grupul belgian.