Externalizare sau realizare a cât mai multor procese in-house? Multe firme de transport optează pentru prima variantă, argumentând că astfel se pot concentra mai bine asupra activității de bază. Routier European Transport are însă o strategie diferită și caută să realizeze intern cât mai multe operațiuni, pentru control mai bun, grad mai mare de adaptare la cerințele sale specifice și adesea și pentru costuri mai mici. Totuși, există și un serviciu externalizat: acela de recuperare de TVA și accize pe carburant, prin EBV Finance.
Bogdan Retegan, managing partner Routier, explică faptul că firma încearcă să facă, pe cât posibil, totul pe cont propriu, „pentru a nu risipi profitul pe activități subsidiare și a avea control bun și rapiditate a proceselor. Dar colaborarea cu EBV Finance ne arată că putem obține beneficii și din externalizare.”
Suma recuperată din TVA și accizele pentru combustibil este de circa 100.000 de euro/lună, dar pentru firmele cu mai multe autotractoare proprii – Routier are „doar” 150, în rest subcontractori – ar fi și mai mare. În plus, operatorul clujean nu recuperează acciza din țări ca Spania sau Croația, de unde cumpără cantități mici de motorină.
Principalul avantaj al externalizării acestui serviciu este eficiența operațiunilor – adică primirea mai rapidă a banilor.
„Înainte de asta am apelat la o firmă foarte bună din Italia, care ne-a ajutat deoarece, fiind autohtonă, recupera repede acciza de acolo. În afară de asta, ne-am gândit și să recuperăm singuri accizele”, își amintește Bogdan Retegan, „dar EBV are o soluție mai bună din punct de vedere financiar și al fluidizării procesului, deoarece aceasta este activitatea sa de bază, are un grad înalt de automatizare – doar scanează documentele și ele intră direct în sistem – și îi este mai simplu și mai rapid să recupereze banii”.
Colaborarea a început cu un test de un trimestru și de atunci au trecut mai mult de doi ani, iar un alt avantaj important pe care îl aduce este comisionul mic, deoarece acciza se recuperează la termen, nu în avans. Pe când o echipă proprie ar costa mai mult, ar face poate și greșeli, deoarece nu s-ar ocupa doar de asta, și nu ar avea aceeași rapiditate.
Așa cum explică Gabriela-Georgeta Păun, managing director EBV Finance, rambursarea supraaccizei la motorină este un proces complex, cu multe particularități, ceea ce îl face destul de greu de implementat de către firmele de transport pe cont propriu. „Formularele folosite sunt updatate periodic și în absența unui contact permanent cu autoritățile vamale firmele de transport care se aventurează să depună singure cererile de rambursare primesc de multe ori respingeri sau rambursări parțiale.”
Așadar, avantajul colaborării cu o firmă specializată îl reprezintă tocmai expertiza acesteia. La EBV Finance persoanele responsabile de comunicarea cu autoritățile vamale vorbesc limba nativă a acestora, ceea ce face ca dialogul să fie mult mai ușor, și sunt în legătură permanentă cu autoritățile, evitând astfel riscul de a nu fi la curent cu toate schimbările implementate.
În plus, viteza de pregătire și depunere a cererilor de rambursare este mare, deoarece EBV Finance a investit într-un sistem de recunoaștere automată a caracterelor care îi permite departamentului tehnic să proceseze simplu, rapid și cu foarte mare acuratețe toate alimentările clienților, „ceea ce face ca cererile de rambursare de accize prezentate de EBV Finance să aibă o rată de succes de 100%”.
EBV Finance acordă o mare importanță transparenței și de aceea a lansat acum câteva luni noul portal „Self-Service” destinat clienților, care le permite nu numai să vizualizeze cererile de rambursare de TVA/accize, ci și să își încarce facturile și orice alt document destinat rambursărilor. EBV Finance se mândrește cu un serviciu transparent, iar portalul Self Service le permite clienților accesul la orice informații legate de procesul de rambursare 24/24, 7/7. Clientul își poate descărca facturile de comision și poate genera rapoarte cu privire la sumele încasate sau cele ce urmeaza a fi încasate.
„În actualul context economic, EBV Finance conștientizează nevoia crescută de lichidități a firmelor de transport și din acest motiv derulează o serie de proiecte menite să crească viteza de procesare a documentelor, astfel încât plățile către aceștia să fie făcute într-un timp foarte scurt.”
Firmă proprie de IT, deoarece digitalizarea nu se termină niciodată
Pe de altă parte, printre activitățile realizate in-house se numără dezvoltarea de softuri. Routier are, de peste cinci ani, propria firmă de IT, cu 7-8 angajați full time care creează încontinuu soluții personalizate ce permit obținerea de informații în timp real despre statusul fiecărei livrări, monitorizarea flotei și trimiterea de rapoarte, documente de transport și facturi către clienți. „Ar trebui să mai recrutăm IT-ști”, subliniază Bogdan Retegan, „deoarece, pe măsură ce faci multe dezvoltări, ai impresia că mai ai de făcut multe. Digitalizarea nu se termină niciodată. Când am început să investim într-o echipă proprie am crezut că va fi doar pentru o vreme, dar între timp ne-am obișnuit cu gândul că trebuie să modernizăm permanent softurile, ca să avem cele mai noi versiuni și să creștem astfel eficiența transporturilor.”
Concret, programele folosite în prezent permit trimiterea automată a facturilor către clienți, deoarece fiecare camion propriu sau al unui tracționist este echipat cu scaner color, iar la descărcare CMR-ul se scanează, intră în sistemul Routier, este confirmat și imediat ajunge la client și în 1-2 săptămâni, în funcție de cum vrea beneficiarul, i se trimite factura. În acest fel termenul de plată se scurtează cu 15 zile, întrucât cei mai mulți clienți acceptă documentele în format electronic.
În plus, mărfurile și vehiculele sunt urmărite în timp real și beneficiarul transportului știe, datorită integrării parțiale cu sistemul Routier, când trebuie să ajungă la destinație, iar șoferii și personalul din depozite și din birouri sunt mereu în legătură, orice operațiune fiind vizibilă în sistem. „Am câștigat contracte tocmai datorită acestei vizibilități și integrări, pentru că ne-am mulat în funcție de sistemul companiilor respective. Și avem clienți mari care au acceptat să lucreze în sistemul nostru”, detaliază reprezentanții companiei.
Softurile se dezvoltă atât la cererea clienților, cât și pe baza nevoilor pe care le identifică Routier.
Import direct de piese de schimb și pe viitor vânzare online către terți
Tot pentru a reduce costurile, Routier a început acum mai mult de doi ani să cumpere piese de schimb direct din China, eliminând astfel intermediarii, și importă un container de componente pe lună, în valoare de 50.000 de dolari – deci consumul propriu este mare.
Compania are propriul service unde încearcă să facă toate reparațiile necesare, atât din dorința de a economisi bani, cât mai ales pentru a nu aștepta după programări.
Văzând câți bani se pot economisi prin importul direct de piese Routier intenționează să deschidă un magazin online și să angajeze o persoană care să facă vânzări către terți, „pentru a avea și profit, în plus față de faptul că economisim bani”.
Vânzare de servicii direct către clienți din Germania, Olanda și Italia
Tot pentru a elimina din intermediari, firma a deschis birouri în Germania, Olanda (anul trecut) și Italia (aici tocmai se reia activitatea după o întrerupere, dar camioanele Routier sunt bine cunoscute), de unde directori comerciali locali, care vorbesc limba clienților din țara respectivă, vând servicii de transport. „Acest lucru ne ajută, deoarece clienților nu le plac est-europenii, deci este mai bine să fie contractul încheiat acolo. Facturarea în schimb se poate face din România.”
Centru propriu de cross-docking în România
Routier dispune de un centru de cross-docking și de consolidări de grupaje în care descarcă marfa transportată pentru clienți până la sosirea camionului ce urmează să o livreze mai departe. De exemplu, mărfurile de grupaj din Germania ajung în România, sunt descărcate și trimise spre București, Baia Mare și Iași. În acest centru lucrează doar angajați din zonă – „nu ni se pare interesant să avem personal extracomunitar nici ca manipulanți în depozit, nici la construcția depozitului în care urmează să ne mutăm”, subliniază Bogdan Retegan.
Cifră mai mare de afaceri în 2023 datorită flotei mai mari, dar profit mai mic
Cele mai mari probleme pe care le-a întâmpinat în ultimul timp Routier au fost în 2022 creșterile de costuri din cauza războiului din Ucraina și în 2023 scăderea volumelor și infrastructura de cale ferată din Europa. „În 2022 clienții au acceptat să crească tarifele pentru a-și asigura capacitatea de transport necesară, dar în 2023 s-au bucurat să plătească mai puțin, pentru că și ei vor să își scadă costurile. A fost o perioadă mai grea decât de obicei, dar noi vom avea o creștere a cifrei de afaceri față de 2022 deoarece am crescut mult capacitatea, de la 600 la 900 de semiremorci și cutii mobile, pentru a susține trenul propriu pe care îl folosim din noiembrie 2022 pe ruta Duisburg-Curtici. Și pentru că am încercat să atragem orice volume disponibile pe piață. Marja de profit și profitul total, pe de altă parte, nu au crescut, în ciuda eforturilor mari pe care le-am făcut, dar suntem hotărâți să facem față și de acum înainte tuturor problemelor de pe piață.”
Cu alte cuvinte, și la intermodal au fost în primul semestru din 2023 și apoi în iulie și mare parte din august aceleași provocări – ba în anumite zone chiar mai mari – ca la transport rutier, legate de volume și tarife. După care volumele au crescut, începând cu transportul maritim, semn că se refac stocurile. „Poate creșterea este din cauză că unii șoferi sunt încă în concediu și nu este suficientă capacitate de transport, dar sper să nu fie asta, ci să înceapă o revenire. Iar transportatorii, care simt printre primii crizele, sunt și printre primii care ies din ele”, amintește Rareș Retegan, managing partner Routier.
Scăderea volumelor Routier nu a fost uniformă la import și export, ci în cazul contractelor fixe de export s-a simțit doar ușor la început de an, după care situația a revenit la normal și în special clienții din automotive au avut uneori volume chiar mai mari decât în 2022. Deci la export sunt semne îmbucurătoare, „ceea ce ne ajută, pentru că importuri găsim de obicei mai ușor. Nu însă și acum, pentru că lucrăm mai mult spot, și acolo se simte mai mult scăderea volumelor. Însă, dat fiind faptul că exporturile sunt constante, de la importuri va veni o creștere a activității noastre atunci când se va relua consumul.”
