Filip Miutescu (Filip), Marilena Matei (Tranzit), Marius Simina (Aquila), Vlad Cioara (Woop Software – Luar) si Liliana Babiciu (Blue Moon Trucks), de la stânga la dreapta
În competiția dedicată inovațiilor organizată de Tranzit s-au înscris anul acesta patru sisteme TMS: soluția inteligentă pentru gestionarea eficientă a flotelor auto FluxTrans de la Fluxer.AI, folosită de Filip, care a câștigat marele premiu, platforma TMS a viitorului de la Tracknamic folosită de Aquila, Transclarity, dezvoltat in-house de Blue Moon Trucks, și soluția Woop folosită de Luar și nu numai
Managerul general sennder Romania, Bogdan Steliean, membru în juriul competiției, s-a declarat impresionat de unele dintre aceste soluții, deoarece au necesitat investiții de „doar” 300.000-400.000 de euro, dar concurează cu succes cu softurile marilor expeditori sau producători europeni. De exemplu sennder, o soluție digitală asemănătoare cu Amazon, a alocat circa 200 de milioane de euro pentru un soft propriu și din totalul angajaților săi cam 40% sunt IT-ști. „Deci noi, dar și alte firme mari, investim enorm în astfel de soluții. Pe de altă parte, pe o piață ca cea din România, unde există circa 46.000 de firme de transport, este clar că fragmentarea e mare, că numărul firmelor mici e mare, iar acestea nu pot aloca astfel de sume pentru digitalizare, pentru a cumpăra ceva deja existent pe piață. Și atunci dezvoltă sisteme proprii.”
Bogdan Steliean atrage atenția asupra faptului că în următorii ani nu se va mai putea face transport fără astfel de investiții, deoarece pentru a fi profitabil trebuie fie să crești tarifele – ceea ce este dificil în contextul actual – fie să scazi costurile fixe, eliminând excesele. Și tocmai aici își dovedesc utilitatea soluțiile digitale. De exemplu, dacă o statistică la nivelul UE arată că 14% din kilometrii de la internațional și 21% din cei de la intern sunt pe gol, firmele care reușesc o diminuare a procentului sunt din start mai profitabile decât competitorii.
„Dar și soluțiile de management al paleților și de interogare înscrise în competiție sunt impresionante, mai ales că au fost realizate cu resurse puține de personal și bani.”
Planificare mai eficientă a folosirii flotei, dar și alte avantaje majore
FluxTrans, câștigătorul competiției de inovație, este o platformă cloud-based accesibilă de pe orice dispozitiv cu conexiune la internet și browser, a cărei implementare este simplă din punct de vedere al hardware-ului, nefiind necesare echipamente de performanță înaltă, ci doar actualizarea lor. Soluția este flexibilă și se integrează ușor prin API cu alte sisteme terțe pentru preluarea și transmiterea de informații, inclusiv cu sisteme de telemetrie, pentru a extinde funcționalitățile software-ului și a spori precizia și controlul în gestionarea flotei, așa cum detaliază Ciprian Todea, director general FluxTrans.
Comenzile de transport rutier intern, internațional, intracomunitar sau multimodal se pot introduce rapid și ușor prin intermediul unei interfețe intuitive, iar informațiile necesare pot fi adăugate în câțiva pași simpli, reducând timpul deoarece unii parametri, care nu sunt necesari pentru optimizarea imediată a planificării și găsirii resurselor, au fost eliminați. În acest fel nu mai este nevoie de experți în planificarea rutelor și camioanelor, care oricum sunt greu de găsit, deoarece sistemul oferă rute eficiente și coordonare fără a depinde de expertiză umană. Dar softul nu face singur planificarea, ci realizează o statistică și dă recomandări, iar dispecerul decide, astfel încât să nu existe riscul să fie alocat pentru o cursă un camion care ar fi mai eficient, mai ales prin prisma proximității, pentru o altă cursă. Deci practic camioanelor disponibile li se alocă cele mai potrivite curse, nu invers.
FluxTrans mai permite urmărirea în timp real, cu actualizare la fiecare cinci minute, a curselor și vehiculelor, oferind o imagine detaliată a stadiului operațiunilor, care ajută la identificarea rapidă a devierilor sau întârzierilor, datorită alertelor trimise automat, astfel încât să se intervină prompt pentru rezolvarea problemei.
Sistemul are și funcționalități de notificare și comunicare automată datorită cărora dispecerii și șoferii pot interacționa în timp real. Notificările automate asigură fluxul constant de informații, eliminând necesitatea apelurilor telefonice sau e-mailurilor.
Transportatorul are acces la estimări precise și rapide ale timpului de sosire (ETA) și primește notificări automate pentru sosirile și plecările la/de la locațiile de încărcare/descărcare (pentru un flux eficient și bine coordonat al operațiunilor), astfel încât să se știe imediat că un ansamblu este disponibil pentru o nouă comandă și să se reducă timpii morți. În plus, se primesc rapoarte concise și relevante referitoare la performanțele din exploatare (de folos în luarea unor decizii informate pentru optimizarea operațiunilor) și un calcul precis al costurilor, inclusiv al cheltuielilor indirecte (pentru a avea o imagine corectă asupra bugetului și a identifica oportunități de economisire). Și mai pot fi evidențiate anumite parcări sau puncte unde se află mai multe camioane ale firmei, pentru o informare clară asupra repartizării resurselor în Europa, și astfel și clienții știu din timp dacă li se poate aloca un vehicul sau, dacă nu, să caute o altă soluție.
Cu ajutorul mecanismului de analiză statistică avansată care ține cont de proximitatea vehiculelor, programul de condus și scorul șoferilor ș.a. se face un top al resurselor ce pot fi alocate unei anumite comenzi, optimizând astfel planificarea, una dintre cele mai importante activități operaționale, unde dacă nu s-ar folosi o astfel de soluție s-ar pierde resurse pentru a găsi soluțiile optime.
Aplicația nu exclude munca umană, dar îi permite acesteia să se concentreze asupra problemelor apărute, nu asupra întregii flote. Ea include și o componentă de revizii pentru flotă și pentru echipamentele de birou și permite ca, atunci când o semiremorcă ajunge la un tracționist, să i se facă inspecția vizuală și să fie încărcate în sistem poze și o listă cu verificările și cu eventualele disfuncționalități, astfel încât să se genereze sarcini pentru mecanici.
Concret, pentru Filip avantajele aduse de această soluție au fost: creșterea eficienței dispecerilor, care pot astfel să se concentreze asupra activităților cu valoare adăugată din munca lor, reducerea costurilor operaționale prin planificarea rutelor astfel încât să se minimalizeze costurile cu taxele de drum și diurnele, coordonarea mai bună și reducerea erorilor și întârzierilor, precum și monitorizarea și raportarea avansate, în timp real, pentru a avea o imagine completă a operațiunilor și a lua mai ușor decizii eficiente în gestionarea transportului. Promptitudinea cu care un vehicul apare în sistem ca fiind disponibil și comunicarea cu șoferul pentru a folosi la maximum timpul de condus aduce ore în plus de muncă, deci kilometri în plus, ceea ce la o flotă de 300-400 de ansambluri se simte.
TMS-ul integrează un sistem de management al documentelor și un configurator de fluxuri de proces bazat pe platforma Fluxer.IO, conceput modular și care se poate adapta la orice tip de firmă, indiferent de mărimea sau tipul activității ei.
FluxTrans include un asistent virtual inteligent – în cazul Filip numele său este… Filipescu – bazat pe platforma Fluxer.AI, care permite acces rapid la informații și suport în timp real, eliminând apelurile telefonice și e-mailurile, ceea ce conduce la o comunicare rapidă și eficientă între toate părțile implicate în procesul de transport. În prezent 97% dintre șoferii Filip interacționează prin ChatBot.
Soluția este complet funcțională și dezvoltată up-to-date, însă se dezvoltă continuu în funcție de necesitatea personalului și clienților Filip.
Ea permite și reducerea nivelului de emisii în sensul că, prin planificarea inteligentă a rutelor, se elimină kilometrii pe gol și timpii morți, ceea ce aduce economii și reduce emisiile de CO2, dar și pentru că este monitorizat atent consumul pentru fiecare vehicul. Concret, folosind această soluție Filip și-a redus kilometrii inutili în medie cu 100 km/lună/vehicul, ceea ce înseamnă aproximativ 2.466,2 kg de CO2 în minus.
Costul FluxTrans personalizat pentru Filip a fost de 300.000 de euro, iar dezvoltarea a durat 60 de luni. În prezent firma mai plătește abonamentul pentru integrare cu inteligența artificială.
Soluția este scalabilă și poate fi dezvoltată ușor și pentru alte companii, fiind o extindere a platformei de management de documente și fluxuri de proces Fluxer.IO.
Viteză mai mare de alegere a stațiilor de alimentare și de ofertare a comenzilor
Platforma TMS de la Tracknamic folosită de Aquila, deocamdată un proiect-pilot aflat în teste beta, permite optimizarea și controlul costurilor, asigurând prognoze precise de rentabilitate și capacitate de adaptare și răspuns la presiuni externe. Aceasta integrează un sistem de raportare aproape în timp real, pentru control și trasabilitate, dar mai ales pentru a lua decizii corecte foarte rapid, și asigură unificarea transportului de securitate, internațional și domestic și a livrărilor last mile – domeniile de activitate ale firmei ploieștene.
Procesele și interfețele sunt adaptate la așteptările noilor generații de utilizatori – nu sunt complicate și obositoare și nu necesită introducerea multor date – ceea ce crește productivitatea planificatorilor și dispecerilor și chiar șansele de recrutare, iar monitorizarea în timp real a indicilor de performanță constituie un factor motivator pentru angajați și îi responsabilizează pentru atingerea obiectivelor, arată Istvan Barta, director general Tracknamic.
TMS-ul include un modul Quick Road, care ajută echipa de vânzări să decidă rapid – acesta este cuvântul de ordine – dacă ia sau nu o anumită comandă și cât să oferteze pentru o cursă de pe burse – mai ales pentru cele de întoarcere a camioanelor, deoarece pentru tur Aquila are suficientă marfă. Volumul de muncă inutilă scade și se poate verifica mai ușor ce a stat la baza deciziei de a lua o comandă.
Iar Automatic Fueling decide unde, când și cât se alimentează, pe baza unor date corecte și exacte despre prețuri prin integrări avansate (RPA + API), a unui algoritm rezultat prin îmbinarea preciziei matematice cu experiența de 10 ani și a unui proces asistat prin automatizare. Informațiile despre stațiile de unde se poate alimenta îi sunt transmise șoferului de către sistem, integrat în itinerariu. Automatizarea și optimizarea alimentărilor este, poate, cea mai importantă componentă a acestei soluții informatice. Dispecerul poate accepta sau nu sugestia aplicației, dar în 95% din cazuri o acceptă și astfel deciziile se iau în câteva secunde – față de câteva minute, cât i-ar trebui unui planificator bun să analizeze toate datele – și costurile/cursă pot scădea și cu 45 de euro, confirm unei analize realizate pe diverse trasee, de la 700-800 la 3.000 km. Reducerea cheltuielilor față de situația în care dispecerii ar analiza stațiile de alimentare apare deoarece ei sunt adesea în criză de timp sau tind să aleagă stațiile pe care le cunosc. Or, în unele perioade scurte sau în unele contexte regionale pot exista opțiuni mai bune. După șase luni de test alegerea stațiilor se va face automat, ele fiind incluse în itinerariul cursei și în estimarea costurilor și trimise șoferilor prin mesaje.
Aquila lucrează de aproape un an la această soluție. Până de curând a folosit două TMS-uri, pe care continuă să le folosească, dar a fost nevoită să le adapteze în funcție de activitățile sale, și de aceea le-a integrat – transportul intern greu și distribuția erau oricum interconectate – pentru a vedea toată flota, dar a rămâne și ușor de folosit de către toate departamentele.
Cel mai important beneficiu a fost un control mai bun al costurilor, care nu este doar o preocupare a tuturor transportatorilor, ci și o cerință a clienților. În plus, mai era nevoie ca modulul de raportare să fie integrat în aplicație, rapoartele finale strategice să fie conectate în timp cât mai real cu datele din sistem, iar indicii de performanță referitori la sarcinile angajaților să fie creați în timp real, pentru a lua măsurile necesare de îmbunătățire.
Sistemul a fost creat astfel încât, chiar și fără dezvoltări, să funcționeze pe viitor, nu doar acum, deoarece se poate adapta constant la noutățile de pe piață.
George Dragomir, directorul de transport Aquila, este de părere că nu poți fi eficient fără o soluție completă cel puțin de nivelul acesteia și declară că firma mai poate optimiza folosirea flotei pentru livrări last mile prin rute mai bine gândite, ordine mai bine stabilită a descărcărilor și alocare mai bună a vehiculelor în funcție de capacitate.
Deconturi mai rapide și pierderi mai mici în gestiunea paleților
Woop și-a început activitatea acum mai bine de 10 ani cu un prim modul, Decont, iar acum oferă nouă, așa cum explică reprezentantul firmei, Vlad Cioară.
Numai datorită modulului de Gestiune Ambalaje – care permite gestiunea ambalajelor achiziționate și stocate și evidența celor schimbate la fiecare loc de încărcare și descărcare și oferă rapoarte despre rulajul lor pe fiecare client, autotractor sau șofer – Luar a redus pierderile din gestiunea paleților dintr-un an de la 30.000 la mai puțin de 3.000 de euro. În plus, prin automatizarea cu furnizori de GPS s-a diminuat timpul necesar pentru generarea unui decont de la 30 la 10 minute și ulterior la doar 3 minute.
Aplicația mai permite gestiunea dislocărilor, eficientizarea curselor propuse de dispecerat, planificarea ușoară prin planningul din modulul de curse și comenzi – care reduce timpul de lucru, epuizarea și stresul, ceea ce creează un mediu plăcut de lucru – și transferul de comenzi, facturi și documente între firmele din grup.
Modulul Rapoarte propune raport P&L pe unitate (autotractor/semiremorcă/șofer) și pe dispecer, raport despre consumul de combustibil pe autotractor și pe semiremorca frigorifică, raport de venituri și preț/km și raport despre rentabilitatea curselor și intermedierilor, având ca beneficii vizibilitatea profitului sau pierderii la zi, evidențierea pierderilor cauzate de dislocări și responsabilizarea personalului TESA. În plus, este disponibil graficul de activitate/km, din comenzi și de la furnizorul de GPS (deoarece softul este integrat API cu mare parte din furnizorii de GPS și de carduri de combustibil).
Modulul Gestiune documente permite managementul de documente pentru comenzi, autotractor, semiremorcă, șofer și angajați, emite notificări la expirarea documentelor, exportă comenzi și facturi în format PDF și permite evidențierea comenzilor facturate sau nefacturate, și astfel previne problemele cauzate de expirarea documentelor și reduce riscul de întârziere la încărcare și descărcare deoarece toate documentele sunt verificate înainte de fiecare cursă.
Modulul Curse și comenzi permite planificarea zilnică pentru întreg parcul auto, cu înregistrarea timpilor de condus pentru fiecare șofer, utilizarea la maximum a spațiului din semiremorcă prin grupaje și urmărirea acestora, automatizarea transferului comenzilor și documentelor în cadrul unui grup, generarea automată a facturii și integrarea cu furnizori de GPS, astfel încât să se vadă traseul exact pe care merge camionul și să fie emise alerte dacă șoferul se abate de la ruta optimă. Toate acestea au ca beneficii maximizarea profitabilității, estimarea în avans a cheltuielilor unei comenzi, gestionarea comenzilor primite chiar și cu 10 săptămâni înainte și urmărirea încărcăturii de la încărcare la descărcare indiferent de schimbările apărute. Aplicația calculează inclusiv costurile de staționare și, pe baza comenzilor de la clienți, identifică ce traseu lipsește dintr-un circuit de transport pentru a se găsi comenzi pentru acesta și a se reduce pe cât posibil inactivitatea.
Modulul Lichidități (Facturare) este pentru managementul comenzilor facturate/nefacturate, integrare cu alte aplicații software de contabilitate (Nexus ERP, Saga) și încasări/plăți multiple cu conversie instantă a monedei, astfel încât să se automatizeze procesul de recunoaștere a datelor din fișiere PDF, să se factureze rapid prin preluarea datelor direct din comenzi și să se reducă erorile umane. În plus, deoarece Luar are integrare cu două firme de contabilitate, transferul de date cu acestea se face automat.
Modulul Decont permite managementul cheltuielilor unei curse, al consumului de combustibil, integrare cu Shell, IDS, HU-GO, DKV, Eurowag, MOL, Rompetrol etc., distribuirea automată a cheltuielilor pe fiecare decont și evidența stocului de combustibil pe autotractor și semiremorcă frigorifică, pentru a elimina cheltuielile dublate primite de la furnizorii de carduri, a vedea stilul de condus al șoferilor, a reduce consumul de carburant și a crește profitabilitatea.
Modulul Intermedieri permite gestiunea comenzilor alocate/nealocate, managementul comenzilor cu documente primite și planificarea comenzilor, oferă hărți cu încărcări și descărcări pe client și țară, generează comenzi și le trimite pe emailul clientului, îl notifică la încărcări/descărcări și exportă comenzile în mai multe limbi, pentru reducerea timpului de lucru al angajaților prin încărcarea documentelor de către transportatori în platformă, gestionarea comenzilor primite în avans și stimularea angajaților pentru a atinge obiectivele (se setează ținte pentru fiecare dispecer și se vede la cât la sută este față de acestea).
Modulul Service/magazie se ocupă de comenzile din service, face devize și rapoarte de activitate pe mecanici și pe lucrări și ține evidența stocului și a intrărilor și ieșirilor, pentru a evita cheltuielile nefondate.
În sfârșit, modulul Resurse umane face grafice despre concedii și rapoarte privind timpul de lucru al șoferilor și concediile medicale, de odihnă etc.
Soluția Woop include o aplicație mobilă pentru șoferi care le oferă coordonate GPS în timp real, posibilitate de a transfera rapid documente cu dispecerul, statusul comenzii, detalii despre cursă/comandă, și îl ajută să-și gestioneze programul de muncă și perioadele de odihnă. În plus, pe baza datelor GPS și din comenzile din Comunitate înregistrate separat se determină câte ore a lucrat un șofer în fiecare țară, pentru ca la final de lună să i se calculeze venitul.
Eficiență și control mai bun al costurilor prin soluții dezvoltate in-house
Aplicația Transclarity a fost creată de firma de transport Blue Moon Trucks în limbajul de programare PHP, folosește o bază de date MySQL și funcționează pe principiul client-server, iar accesul utilizatorilor se face direct pe server, unde sunt stocate toate datele și scripturile. Pentru coordonatele curselor se folosește google maps, pentru geolocație, bigdatacloud, iar pentru stocarea bazelor de date în cloud, un serviciu de hosting și storage furnizat de profesioniști în domeniu.
Această soluție a fost dezvoltată în primul rând pentru a aduce vizibilitate și trasabilitate mai bune ale activității firmei, așa cum explică directorul general Liliana Babiciu, câtă vreme soluțiile disponibile atunci pe piață erau complicate și stufoase pentru nivelul său. Intenția de bază a fost aceea de a avea un sistem simplu, ușor de utilizat și care să necesite timp minim pentru introducerea datelor și să poată fi folosit inclusiv de un începător în transport, deoarece prin simpla introducere a locului și datelor de încărcare și descărcare, în baza unui preț/km prestabilit, identifică mașina cea mai apropiată, calculează tariful optim la care se poate efectua transportul și indică timpul de tranzit.
La introducerea comenzii, prin selectarea vehiculului care efectuează transportul, datele relevante pot fi transmise șoferului care accesează Transclarity pentru șoferi prin user și parolă de pe telefonul mobil.
După implementarea acestui soft organizarea a fost mai bună din punct de vedere al activității de birou: fiecare dispecer știe în orice moment unde sunt și ce fac mașinile, unde și când sunt mașini disponibile și care este prețul minim la care poate să contracteze o cursă, și astfel are mai mult timp pentru prospectare, căutare și negociere de curse. Softul doar recomandă tariful, iar dispecerul îl poate modifica în plus sau în minus. O altă funcționalitate utilă este aceea de a identifica posibile curse în apropierea locului de descărcare prin interogarea bazei de date și listarea curselor efectuate anterior din zona respectivă.
În al doilea an de implementare cifra de afaceri a firmei a crescut cu peste 50%, tariful/km cu vehiculul plin cu 17% și tariful/km cu vehiculul gol cu 20% – rezultate obținute în condițiile pieței din ultimii ani și ale unor venituri care provin 80% din curse spot. Iar controlul costurilor a fost mult mai bun deoarece a crescut vizibilitatea asupra activității șoferilor, asupra dislocărilor etc., pentru că prin conectare API cu furnizorul de GPS există posibilitatea de a urmări dacă se respectă traseul optim și dacă la finalizarea cursei există diferențe între kilometrii calculați inițial și cei parcurși.
Și relația cu clienții s-a îmbunătățit datorită posibilității de a furniza informații corecte și cu acuratețe mai mare privind disponibilitatea, timpul de tranzit necesar, ETA etc.
Secțiunea rapoarte permite analiza activității pentru o anumită perioadă, un anumit client sau o anumită mașină, iar prin asocierea GPS și a comenzilor sunt disponibile date precise cu privire la orele lucrate în diferite țări unde șoferii fac încărcare/descărcare sau cabotaj, astfel încât să fie plătiți cu salariul din țara respectivă.
Soluția a fost inspirată de softul de contabilitate Saga, care este foarte accesibil, și a necesitat circa trei luni pentru a fi minim operațională, iar acum este funcțională, dar în continuă dezvoltare – pentru că firma vrea să acopere cât mai mult activitățile operaționale, administrative și de analiză, dar și pentru că apar mereu modificări legislative și de circumstanțe – și a presupus costuri minime de dezvoltare și implementare. Și interfața poate fi îmbunătățită în sensul de a fi mai prietenoasă.
În plus, soluția oferă rapoarte pe dispeceri, pe circuitul tur-retur, iar pe viitor și pe cheltuielile dintr-o anumită perioadă, inclusiv cele indirecte.
Transclarity poate fi utilizat și de alte companii de transport, având ca avantaj faptul că a fost creat pentru nevoile reale ale unei firme de profil, în tempo-ul specific al acestui domeniu, pe limba și pe placul celor implicați (manageri, dispeceri, șoferi, personal administrativ) și cu viziunea de a crea parteneriate win-win între ei. În plus, este mai accesibilă ca preț decât soluțiile unor furnizori specializați de TMS.
Softul contribuie și la reducerea emisiilor de CO2 în primul rând prin reducerea kilometrilor parcurși pe gol și prin optimizarea rutelor, dar și pentru că, având profitabilitate mai mare datorită Transclarity, firma își poate înnoi parcul auto.
