Tot mai multe companii din distributie si transport au inceput sa treaca de la calculele din Excel la soft-uri dedicate activitatii lor. ORTEC este una din firmele care au dezvoltat astfel de solutii personalizate, pe care le-a prezentat in cadrul conferintei Tranzit de la Targu Mures. Astfel, daca in cazul companiilor de distributie, sistemul ORTEC ajuta, printre altele, la o incarcare mai buna a masinilor si la optimizarea rutelor, in cel al firmelor de transport le permite managerilor sa decida pe loc daca o cursa este sau nu rentabila pentru ei. In plus, in spatele solutiei ar trebui sa existe si o harta actualizata care sa calculeze kilometrii efectuati pe fiecare cursa in functie de diferitele restrictii de drum.

Companie olandeza cu o ve-chime de 30 de ani, ORTEC are peste 1.500 de clienti in intreaga lume, iar portofoliul din Romania include nume precum Dunca, International Lazar, Cartrans, Holcim, Mega Image etc. ORTEC ofera consultanta strategica, planificare in productie, managementul fortei de munca, pregatirea comenzilor de la cea a pachetelor pana la incarcarea paletilor in camion, planificarea rutelor si dispecerat de transport. Solutiile software sunt de sine statatoare, dar functioneaza si integrate cu sisteme ERP, WMS, dispozitive mobile, compania fiind partener certificat SAP, Oracle, cu functionalitati precum „track&trace“ si raportare. Acestea sunt personalizate in functie de necesitatile, organizarea si modul de lucru ale fiecarei firme. „In prezent, cele mai multe societati de transport se bazeaza pe fisiere Excel in activitate, acesta fiind un instrument util, dar numai pana la un punct. Planificarea manuala implica destul de multi oameni din companie si in final se obtin castiguri pe unele rute si pierderi pe altele“, a explicat Stelian Ciorogariu, sales manager ORTEC.
Pentru optimizarea activitatii, solutia ORTEC permite reducerea numarului de kilometri efectuati „pe gol“ printr-o planificare mai buna si prin posibilitatea de a avea o viziune de ansamblu a fiecarei curse. „Ar trebui sa stim cati kilometri se vor face efectiv, dar si in cat timp se vor intoarce camioanele pentru urmatoarele incarcari. In plus, este important sa stim care vor fi pierderile si castigurile pentru fiecare cursa inainte de a o incepe.“
Avand o imagine clara asupra costurilor si profitului pe fiecare cursa, managerii au posibilitatea de a alege usor cele mai bune variante, prin eliminarea multor pasi care in mod normal sunt realizati in onorarea unei comenzi si prin folosirea unui singur sistem. Comenzile sunt introduse fie manual direct in sistemul ORTEC, prin import din ERP, fie direct din sistemul clientului.
Solutia ORTEC mai poate oferi si serviciul „geo-corridor-fencing“ pentru toate cursele, dar si alerte in cazul in care sunt restrictii pe drum. Soferii pot fi avertizati prin SMS daca, de exemplu, nu si-au respectat timpul de condus si odihna. Planificarea corecta a cursei va ajuta managerii sa stie in avans ora exacta la care va ajunge camionul la destinatie, dar si daca acesta va      intarzia, astfel ca are posibilitatea de a anunta clientul.
„Managerii sunt permanent la curent cu starea transportului. Informatiile din sistem pot fi raportate la nivel de minute. Rapoartele emise de sistem pot contine orice date care au fost initial introduse in sistem si ajuta managerii sa poata gandi o dezvoltare viitoare a companiei.“

Planificarea, un proces decisiv
Planificarea oferita de ORTEC tine cont si de gradul de incarcare a vehiculelor, permitand efectuarea mai multor kilometri cu acelasi numar de vehicule sau chiar mai mic. Iar daca o firma are mai multe sedii in tara, se va putea lucra cu acelasi set de date.
Pe viitor, solutia ORTEC va viza si calculul emisiilor CO2 produse de vehicule, cerinta care este deja in preocuparile clientilor din vest. „Atunci cand decideti sa achizitionati o solutie IT va trebui sa definiti foarte clar obiectivele pe care le aveti, respectiv unde doriti sa ajungeti, si lasati-ne pe noi sa venim cu solutia. Este foarte important si sa aveti o imagine clara a costurilor inca de la semnarea contractului si sa fiti flexibil la schimbare. Nu va asteptati ca totul sa mearga perfect inca din a doua zi de la implementare, deoarece va trebui sa va modificati modul in care ganditi, cum faceti primii pasi. Este o logica in fiecare schimbare. Cel mai important sfat este sa priviti colaborarea cu noi ca pe un parteneriat“, a recomandat Stelian Ciorogariu.
In sistem, pe ecranul folosit de planificatori sunt afisate resursele, comenzile venite de la clienti, dar si rezultatele planificarii. La definirea unei resurse se face legatura dintre un sofer, un autotractor si o semiremorca si se pot vedea caracteristicile fiecarui element in parte. Astfel, se poate sti, de exemplu, daca respectivul vehicul este disponibil sau nu pentru planificare sau care este garajul de care apartine fiecare masina, daca este vehicul propriu sau al unui subcontractor.
Sistemul mai contine si un calendar prin care se pot programa orele si zilele la care respectivele resurse sunt disponibile. De retinut ca disponibilizarea resurselor trebuie facuta din timp pentru ca planificarea sa fie cat mai rapida. Mai ales ca, in functie de rezultatul planificarii, se va decide si daca o cursa este sau nu rentabila. „Nu exista doua implementari identice, insa sistemul ORTEC este suficient de flexibil pentru a fi implementat conform cerintei clientului, completate cu sfaturile specialistilor nostri“, a spus Ion Stefanescu, operations manager ORTEC.
Acesta a prezentat doua cazuri in care solutia ORTEC poate fi utilizata: unul pentru o companie de distributie si altul pentru una de transport. Stefanescu a explicat ca, desi solutia de planificare este mult mai folosita de companiile de distributie, aceasta poate fi foarte utila si transportatorilor, deoarece tot mai multi apeleaza la grupaje. „Aparitia punctelor de cross-docking presupune pentru companiile de transport o specializare viitoare, distributia secundara.“

Optimizare in distributie
Primul caz a vizat o companie de distributie cu flota proprie, unde resursele au fost deja create si urmeaza a fi planificate comenzile. In prima faza, planificatorul va trebui sa actualizeze disponibilitatea resurselor, iar apoi va trebui doar sa apese un buton prin care se va rula planificarea automata. Aceasta are in spate un algoritm care aloca automat comenzile la resurse si se bazeaza pe programare liniara, si analizeaza toate ramurile solutiei respective, oferind o solutie temporara, iar pe masura ce calculul continua se ajunge la cea finala.
Planificarea are ca scop minimalizarea costurilor tinand cont de anumite constrangeri precum timpul de odihna, timpul de livrare cerut de client, numarul de kilometri parcursi, strazile blocate, capabilitatea resurselor. „Algoritmul de alocare va tine cont de anumite detalii: daca marfa este frigorifica si va fi alocata pe un camion frigorific, sau daca soferul va trebui sa descarce singur camionul si atunci marfa va fi alocata pe un vehicul dotat cu transpalet.
Cand una dintre constrangeri nu este respectata, va aparea o alerta, iar planificatorul va putea alege daca replanifica respectiva cursa sau nu tine cont de constrangere.“
In plus, algoritmul de planificare va incerca sa incarce cat mai bine toate camioanele. Rezultatul planificarii va trebui apoi trimis mai departe catre sofer, cel mai simplu mod fiind inmanarea borderoului de livrare tiparit – dar ar putea fi folosit si un terminal mobil.
Sistemul ORTEC poate fi interfatat cu sistemele GPS track and trace, pentru care se recomanda managementul exceptiilor. Cu alte cuvinte, de la sediul companiei se va sti in fiecare moment unde este camionul, iar daca acesta se abate de la traseul stabilit va fi semnalat in sistem.
„Nu recomandam sistemul track and trace live, deoarece presupune ca cineva este permanent in fata calculatorului si urmareste cursa. In schimb, recomandam managementul exceptiilor, care permite alerte in cazul unor deviatii definite anterior, ceea ce ajuta compania sa monitorizeze mult mai bine soferul. Monitorizarea GPS se poate suprapune peste rezultatul livrarii, astfel incat se poate sti daca s-a realizat exact ce a fost cerut. Iar planificatorul poate vedea orice deviatie. Pentru orice deviatie, soferul poate trimite un SMS cu un cod care sa insemne, de exemplu, un blocaj pe drum, deviatie care poate fi usor verificata de planificator sau de manager.“

Decizii imediate in transport
Daca in cazul distributiei exista un numar mare de comenzi si resurse limitate, care pot fi completate cu cele de pe piata, la transport exista camioane, dar nu sunt intotdeauna suficiente comenzi, nu se ofera totdeauna tariful dorit si trebuie luate decizii. Asa ca de aceasta data ORTEC ofera un sistem de suport decizional.
Pentru solutia oferita in cazul transportului international, reprezentantul companiei a dat exemplul unui camion care a plecat din Romania catre Franta pe pierdere, cu un venit de 1.200 de euro si un cost de 1.377 de euro. „In mod normal, o societate de transport international ar trebui sa fie divizata in doua entitati principale din punct de vedere operational: una care se ocupa doar de planificare si una care se ocupa de partea comerciala, respectiv de comenzi. Un planificator poate avea un rezultat cu atat mai bun cu cat are acces la cat mai multe comenzi.“
In acest caz, planificatorul stie ca masina a plecat in pierdere si ca ajunge la o anumita data in Franta, iar cand aceasta va fi libera va trebui sa-i gaseasca o cursa cu care sa mearga mai departe. El primeste de la departamentul comercial mai multe comenzi, una fiind pe relatia Franta-Romania. „Nu recomandam introducerea in sistemul ORTEC a comenzilor de transport, deoarece acesta primeste informatii, le proceseaza si le trimite inapoi. Comenzile ar trebui sa vina dintr-un sistem ERP.“
Planificatorul ia comanda de retur si o plaseaza pe camionul liber, iar toate caracteristicile respectivului vehicul – printre care si costul si profitul cursei – se schimba pe loc. Aceste caracteristici ajuta compania sa decida imediat daca va lua sau nu cursa respectiva. „Acum se ajunge la un cost de 3.900 de euro si un pret de 4.200 de euro. Planificarea tine cont si de timpul de condus al soferului, de restrictiile de trafic etc. Fiecare comanda poate fi pusa cu un simplu click pe camion si apare rezultatul planificarii. Aici apare inclusiv timpul de asteptare la client.“
De retinut este faptul ca aplicatia are in spate o harta actualizata care calculeaza automat distantele curselor.