Companiile românești care își trimit angajații să lucreze temporar în alte state membre ale Uniunii Europene vor trebui să acorde mai multă atenție procedurilor administrative și documentelor necesare. Reforma europeană a regulilor privind coordonarea sistemelor de securitate socială aduce condiții mai stricte pentru detașare, verificări mai riguroase ale certificatelor A1 și reguli noi pentru persoanele recrutate special pentru a fi detașate.
Schimbările sunt relevante în special pentru companiile din construcții, industrie și anumite categorii de servicii, inclusiv activități profesionale, științifice, tehnice, administrative și de suport, precum și pentru agențiile de muncă temporară, potrivit specialiștilor TPA România.
Reforma a fost adoptată în primă lectură de Parlamentul European în iulie 2026, după aproape un deceniu de negocieri, iar aprobarea formală de către Consiliul Uniunii Europene este așteptată în septembrie. Noile prevederi fac parte dintr-un pachet mai amplu de modificări privind coordonarea sistemelor de securitate socială și vizează inclusiv prestațiile de șomaj, îngrijirea pe termen lung, prestațiile familiale și schimbul de informații între autoritățile naționale.
Detașarea rămâne posibilă, dar condițiile devin mai stricte
Principiul de bază nu se schimbă: un angajat detașat temporar într-un alt stat membru poate rămâne afiliat sistemului de securitate socială din țara de origine. În schimb, autoritățile europene vor să se asigure că această regulă este folosită doar atunci când există o legătură reală între angajat, angajator și statul în care acesta este asigurat.
„Principiul de bază al detașării nu se schimbă: salariatul poate rămâne afiliat sistemului de securitate socială din statul de origine pe durata detașării. Reforma introduce însă condiții și proceduri mai stricte, menite să asigure că acest regim este utilizat în situațiile în care există o legătură reală între lucrător, angajator și statul de origine. În prezent, nu există estimări oficiale privind numărul companiilor românești care vor fi afectate de noile reguli. Din perspectiva sectoarelor economice, construcțiile ocupă un loc central în privința detașării lucrătorilor, iar regulile acordă o atenție deosebită acestui sector, având în vedere numărul mare de lucrători detașați și de certificate A1 emise, precum și riscurile mai ridicate de fraudă, nereguli, practici abuzive și accidente de muncă asociate acestor activități.”, explică Natalia Ștefăniță, avocat în cadrul TPA România.
Una dintre schimbările importante privește notificarea prealabilă și certificatul A1. Procedurile vor fi mai clar definite și mai uniform aplicate, iar autoritățile vor putea verifica mai atent informațiile pe baza cărora este emis certificatul.
În prezent, aproximativ 16 milioane de europeni locuiesc sau lucrează într-o altă țară din UE. În acest context, reforma urmărește să reducă situațiile în care regulile privind securitatea socială sunt interpretate diferit de la un stat la altul și să ofere mai multă predictibilitate angajatorilor și salariaților.
Excepții pentru deplasările foarte scurte
Regulile prevăd și o simplificare pentru anumite deplasări de scurtă durată. Activitățile care nu depășesc trei zile consecutive într-o perioadă de 30 de zile vor fi exceptate de la notificarea prealabilă și de la obligația obținerii certificatului A1.
Excepția nu va fi însă aplicabilă în sectorul construcțiilor, unde riscurile de fraudă și de utilizare abuzivă a sistemului sunt considerate mai ridicate.
De asemenea, anumite deplasări în interes de serviciu, încadrate de noile reguli în categoria „călătoriilor de afaceri”, nu vor intra sub obligația de notificare și solicitare a certificatului A1.
Angajații recrutați special pentru detașare trebuie să aibă cel puțin trei luni de afiliere
O noutate importantă îi privește pe salariații recrutați special pentru a fi detașați în alt stat membru.
Înainte de detașare, aceștia trebuie să fi fost asigurați timp de cel puțin trei luni în sistemul de securitate socială al statului în care este stabilit angajatorul.
Condiția poate avea un impact direct asupra modului în care firmele își fac planurile de recrutare și detașare. Un angajator care are nevoie rapid de personal într-un alt stat membru nu va mai putea folosi automat regimul detașării pentru o persoană recrutată imediat înainte de plecare.
„Cerința ca persoanele recrutate în vederea detașării să fi fost afiliate sistemului de securitate socială al statului de origine pentru o perioadă de cel puțin trei luni este una dintre cele mai importante schimbări aduse de reformă, deoarece influențează direct eligibilitatea persoanelor recrutate pentru a beneficia de regimul de detașare. În același timp, măsura urmărește să consolideze legătura reală dintre salariat și statul al cărui sistem de securitate socială rămâne aplicabil pe perioada detașării.”, completează Natalia Ștefaniță.
Potrivit avocatului, măsura urmărește să consolideze legătura dintre salariat și statul al cărui sistem de securitate socială rămâne aplicabil pe perioada detașării.
Pauză de două luni după 24 de luni de detașare
Noile reguli introduc prevederi și pentru detașările succesive. După expirarea unei perioade de 24 de luni de detașare, aceeași persoană nu va putea fi detașată din nou în același stat membru decât după o pauză de cel puțin două luni.
Scopul este de a evita folosirea repetată a detașării pentru situații care, în realitate, au un caracter permanent.
Pentru companii, această prevedere poate deveni importantă în planificarea proiectelor de lungă durată. Dacă un angajat este trimis succesiv în aceeași țară, calendarul detașărilor va trebui construit astfel încât să țină cont de perioada maximă și de pauza obligatorie.
Certificatul A1 va fi verificat mai atent
Reforma aduce schimbări și în ceea ce privește emiterea și verificarea certificatelor A1, inclusiv în situațiile în care acestea trebuie corectate sau anulate.
Atunci când există îndoieli cu privire la validitatea unui certificat sau la corectitudinea informațiilor furnizate, autoritățile vor putea solicita documente și informații suplimentare. Dacă sunt identificate erori, certificatul poate fi rectificat sau retras, inclusiv cu efect retroactiv.
Pentru angajatori, acest lucru înseamnă că documentația care stă la baza unei detașări va trebui pregătită și păstrată cu mai multă atenție.
„În practică, detașarea presupune deja un proces administrativ complex, iar noile reguli vor aduce cerințe suplimentare și verificări mai riguroase. Angajatorii vor trebui să acorde o atenție sporită formalităților premergătoare detașării, inclusiv notificării și obținerii certificatului A1, iar autoritățile vor putea solicita informații și documente suplimentare atunci când există neclarități. De aceea, companiile ar trebui să își revizuiască din timp procedurile, în special în cazul personalului nou recrutat și al detașărilor succesive în același stat membru. În cazul unor erori sau informații inexacte, certificatul A1 poate fi rectificat sau retras, inclusiv cu efect retroactiv, ceea ce crește riscul de neconformare și poate genera incertitudini cu privire la legislația de securitate socială aplicabilă pentru perioada vizată.”, spune Alexandra Cohuțiu, avocat în cadrul TPA România.
Alexandra Cohuțiu recomandă companiilor să își revizuiască din timp procedurile, în special atunci când recrutează persoane special pentru detașare sau când folosesc detașări succesive în aceeași țară.
Construcțiile, sectorul cel mai expus
Datele disponibile arată că sectorul construcțiilor va fi unul dintre domeniile cele mai afectate de noile reguli.
Potrivit celui mai recent raport oficial privind certificatele A1, aferent anului 2024, la nivelul UE, Spațiului Economic European, Elveției și Regatului Unit au fost emise aproximativ 5,6 milioane de certificate A1. Dintre acestea, circa 3,6 milioane au vizat lucrători detașați, iar aproximativ 1,7 milioane persoane care desfășoară activități în două sau mai multe state membre.
În România, în 2024 au fost emise 48.198 de certificate A1, față de 89.858 în 2023, ceea ce înseamnă o scădere de aproximativ 46%. Dintre certificatele emise în 2024, 22.607 au vizat lucrători detașați, iar 24.570 de persoane care desfășoară activități în două sau mai multe state membre.
Numărul certificatelor nu este echivalent cu numărul persoanelor, întrucât același lucrător poate primi mai multe certificate într-un an.
În cazul detașărilor din România, construcțiile au reprezentat 65,9% din certificatele A1 emise în 2024, cel mai ridicat procent raportat în regiune. Au urmat activitățile profesionale, științifice, tehnice, administrative și de suport, cu 19,9%, și agențiile de muncă temporară, cu 12,1%.
Ce ar trebui să facă angajatorii români
Pentru companiile care folosesc frecvent detașarea transfrontalieră, impactul principal al reformei va fi unul administrativ și de planificare.
Angajatorii vor trebui să verifice din timp dacă salariații îndeplinesc condițiile pentru detașare, să pregătească documentația necesară și să țină cont de noile limite privind detașările succesive. În cazul persoanelor recrutate special pentru detașare, perioada de trei luni de afiliere prealabilă la sistemul de securitate socială poate schimba calendarul de recrutare și trimitere în străinătate.
În practică, firmele care detașează în mod constant personal în alte state membre ar trebui să își verifice procedurile înainte ca noile reguli să devină aplicabile. O atenție deosebită ar trebui acordată evidenței perioadelor de detașare, documentelor justificative, condițiilor de afiliere și modului în care sunt gestionate solicitările autorităților.
Când vor intra în vigoare noile reguli
Parlamentul European și-a adoptat poziția în primă lectură în iulie 2026, iar aprobarea formală de către Consiliul Uniunii Europene este așteptată în septembrie.
După publicarea regulamentului în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, va începe perioada de tranziție. O mare parte dintre prevederile relevante pentru detașare – inclusiv cele referitoare la perioada minimă de afiliere, detașările succesive, notificarea prealabilă și procedura privind certificatul A1 – vor deveni aplicabile după o perioadă de tranziție de 24 de luni.
Pentru anumite aspecte tehnice, cum ar fi formatul și conținutul certificatului A1 și procedurile de emitere, rectificare sau retragere, vor fi necesare ulterior acte de punere în aplicare la nivel european.
„Pentru anumite aspecte procedurale, precum formatul și conținutul certificatului A1, procedurile de emitere, rectificare sau retragere a acestuia, vor fi necesare acte de punere în aplicare la nivelul UE. Principalele modificări sunt însă deja conturate, de aceea companiile care utilizează frecvent detașarea transfrontalieră ar trebui să înceapă din timp să își analizeze procedurile și să identifice situațiile care ar putea fi afectate de noile cerințe.”, concluzionează Alexandra Cohuțiu.
