Mai devreme sau mai tarziu, orice companie se va afla in situatia de a alege o aplicatie tip ERP. Si, pentru ca acest proces este unul costisitor – atat in termeni financiari, cat si de stres pentru organizatie, mai ales ca sunt asociate cu modificari organizationale importante, chiar daca menite sa imbunatateasca modul de desfasurare a activitatii – este absolut necesar sa se gaseasca cea mai buna solutie, care sa ofere o evidenta exacta a tuturor proceselor din cadrul companiei. Decizia de achizitie a sistemului ERP si cea referitoare la bugetul alocat pot fi luate mai usor daca se au in vedere obiective clare ale afacerii urmarite prin aceasta investitie.

ERP organizeaza toate informatiile unei companii intr-un singur sistem centralizat, ceea ce insemna ca nu mai este necesar pentru anumite departamente sa trieze informatia, reducandu-se atat munca manuala, cat si numarul erorilor. Costurile operationale sunt reduse prin furnizarea unei vizibilitati complete asupra indicatorilor de performanta, generand la timp situatii.

ERP a avut parte de o calatorie interesanta in timp. Desi s-ar putea crede ca este un concept recent, lucrurile nu stau deloc asa, sistemul avand o istorie de mai bine de 40 de ani. Termenul de ERP (Enterprise Resource Planning) a fost introdus in urma cu 40 de ani, cand a fost creat pentru a imbunatati controlul inventarelor si managementul productiei. In anii '70-'80, numarul utilizatorilor a crescut, iar scopul folosirii acestuia s-a diversificat, incluzand diferite functii ale procesului de productie si management al materialelor, desi initial fusese proiectat pentru companiile producatoare. In anii '90, furnizorii de sisteme si-au dat seama ca si alte tipuri de afaceri ar putea beneficia de eficienta organizationala a acestui tip de sistem. La baza, sistemele ERP combina metodologia cu componentele software si hardware, pentru a integra numeroase functii critice de gestiune. Realizat dintr-o serie de module si aplicatii interconectate printr-o baza comuna, un sistem ERP ajuta diferite departamente sau unitati operationale (contabilitate si finante, resurse umane, productie sau distributie) sa-si coordoneze activitatile, sa aiba acces total la informatii si sa colaboreze. Ca rezultat, ERP faciliteaza sarcinile de zi cu zi, reduce activitatile redundante care irosesc atat timpul, cat si banii, iar managementul este mult mai eficient, reducand si costurile.
Companiile pentru care este necesara implementarea unui sistem ERP sunt cele care au proceduri complicate si fragmentate, care le ajuta sa-si defineasca bunele practici, sa formalizeze activitatile si sa imbunatateasca functiile intre departamente. Cele mai multe sisteme ERP constau dintr-o gama larga de module care interconecteaza functiile back-office, incluzand productia si managementul supply-chain-ului, financiar si al capitalului uman.
Implementarea unui ERP vine si cu anumite riscuri si putine sectoare de activitate au resursele necesare pentru a indeplini procesul dintr-odata, de aceea este critic sa se aleaga un furnizor cu o platforma flexibila si modulara, pentru o implementare etapizata. In plus, multe module ERP inlocuiesc aplicatiile business existente, astfel ca trebuie aleasa o solutie comprehensiva cu instrumente care permit transferul datelor in noua aplicatie in cel mai eficient mod. In cele din urma, trebuie ales furnizorul care a realizat designul, dar a dezvoltat si fiecare modul in-house, si care a creat un ERP prin coroborarea mai multor solutii, cum ar fi cele dezvoltate de parteneri OEM, sau prin achizitia unor companii mai mici furnizoare de ERP. Unele platforme sunt bazate pe tehnologii Microsoft, care interactioneaza cu toate elementele arhitecturii ERP, oferind solutii flexibile care se focuseaza pe o consolidare rapida, dedicata companiilor mici si mijlocii din segmentul de productie, cu 5-150 de utilizatori. O platforma ERP cu o arhitectura mai complexa poate furniza solutii pentru mai multe sectoare de activitate.
In iunie 2007, ERP a fost caracterizat drept ultimul bastion de rezistenta in fata software-ului ca serviciu (Software as a Service – SaaS). La jumatatea lui 2010 a fost observata o crestere cu 61% a opiniilor care includ SaaS in categoria ERP. Constrangerile legate de costuri au condus la o reorientare a companiilor catre SaaS. ERP nu este o aplicatie tocmai simpla, atat prin structura modulara complexa pe care o are, cat si prin impactul major asupra modului de lucru dintr-o companie.
Daca, in general, se vorbeste despre SaaS cu precadere in legatura cu aplicatii precum CRM, recrutare, plati, spre exemplu, in ultimii doi ani nu a fost exclusa nici asocierea cu ERP. Primul pas pentru SaaS l-a reprezentat gazduirea aplicatiei intr-un centru de date, scutind astfel clientul de o investitie suplimentata in hardware si intretinerea necesara, insa modelul de implementare este acelasi – in cazul unui ERP solutia este gazduita de un server intern.
Consolidarea aplicatiilor unei companii, dar si furnizorul au un impact semnificativ asupra strategiilor de implementare si punere in aplicare a planurilor. In plus, presiunea continua pusa pe producatori pentru optimizarea resurselor si a termenelor de livrare genereaza schimbare si multe companii trebuie sa-si reevalueze strategiile ERP. In raportul eliberat de Aberdeen se arata ca 71% dintre companiile mari (cu venituri peste un miliard de dolari) au doua sau mai multe pachete ERP implementate, iar 26% au patru sau mai multe. Aceste procese sporesc nevoia de a examina optiunile pentru a se mentine pe aceeasi linie, iar fiecare companie care se alatura grupului continua cu solutiile deja instalate sau opteaza pentru o consolidare a aplicatiilor alegand o combinatie dintre cele utilizate. Asta in timp ce companiile mici, cu venituri sub 50 de milioane de dolari, opereaza in general un singur ERP, iar in cadrul companiilor de dimensiuni medii nu este total lipsita de sens existenta unor pachete ERP multiple.
Cativa iau in calcul imbunatatirea departamentelor „customer service“ prin implementarea unui ERP. Pentru 24% dintre subiecti, un ERP reprezinta elementul de corelare a operatiunilor la nivel global, pentru 23% reprezinta o cale de crestere organica a veniturilor, iar pentru 16%, o maniera de mentinere a legaturii cu partenerii externi.
In mai toate companiile, sistemele ERP nu sunt utilizate la adevarata capacitate, in general fiind folosite doar 20% din functiile disponibile, in toate ramurile de activitate, predominante fiind cele de productie.
Aberdeen a determinat criteriile cel mai des utilizate in alegerea softurilor implementate. Acestea au variat putin in functie de performanta, insa mai mult in functie de dimensiunea companiei. Deloc surprinzator, functionalitatea se afla in fruntea listei, indiferent de dimensiunea companiei, in ciuda faptului ca multe dintre caracteristicile unui ERP au devenit „bunuri de larg consum“ in ultimii ani. Totusi, pentru companiile mai mari pretul pentru cumpararea licentei softului este mai putin important decat costul total de operare. Companiile mai mici sunt mai sensibile la usurinta de utilizare, fiind mai increzatoare in serviciile profesionale. Plierea aplicatiilor oferite de un ERP pe procesele specifice ale industriei este un criteriu de selectie avut in vedere de companiile medii si mici.
Costurile, veniturile, profitabilitatea si satisfactia clientilor sunt elemente comune ale tuturor companiilor care au decis sa-si optimizeze procesele cu ajutorul unui ERP. Chiar daca asteptarile sunt similare, performantele variaza semnificativ de la o companie la alta, in functie de strategie. Astfel, o companie cu o politica mai agresiva poate ajunge mai repede la rezultatele dorite.
In cadrul procesului de selectie a unui ERP sau SaaS trebuie avute in vedere mai multe variabile care sunt factori de decizie.
SaaS este mai simplu de implementat, pentru ca nu necesita achizitionarea unui server suplimentar sau instalarea softului in cadrul serverului deja existent. Simplitatea tehnica in utilizare poate conduce la un nivel complex al operatiunilor care nu poate fi oferit de un ERP traditional.
Desi orice ERP poate fi configurat, SaaS este mai putin flexibil decat un ERP traditional,care poate fi customizat.
Datorita simplitatii, multe companii descopera ca nu detin controlul, care este cel de-a treilea element de decizie, pe care l-ar dori asupra SaaS, comparativ cu traditionalul ERP. Companiile mai mici isi pot adapta cu usurinta procesele pentru a se plia softului, comparativ cu organizatiile mai mari. SaaS este complet accesat via web, operatiunile fiind supuse presiunii si increderii in furnizorul de servicii internet. Un ERP traditional poate fi accesat din cadrul retelei companiei. In general, costurile de implementare pentru SaaS sunt mult mai reduse, fiind atractive pentru companiile mai mici. Totusi, costurile anuale pot ajunge uneori sa fie mai mari pentru SaaS, deoarece se plateste pentru utilizarea softului.