Pentru PepsiCo 2015 a adus o noua crestere importanta a vanzarilor de snacks-uri, astfel ca implementarea unui nou WMS a fost cu atat mai binevenita. Compania a ales la nivel international solutia Manhattan, implementata in Romania de partenerul local Aptus Software, si folosirea ei a adus mai multa disciplina, o monitorizare mai usoara a angajatilor din depozit, automatizare in redactarea certificatelor de calitate si a altor documente ce insotesc marfa si posibilitatea de inventariere mai simpla a stocului. Utilizarea unui WMS aduce si dezavantaje – incarcarea camioanelor dureaza mai mult, pentru ca se scaneaza mai mult – dar oricum procesul de imbunatatire a softului si de adaugare de noi functii continua pe masura ce clientul isi da seama, de ce mai are nevoie sau chiar la ce mai poate renunta.
 

Depozitul din Popesti-Leordeni nu este unul de mari dimensiuni si aici sunt stocate bunuri alimentare, deci e nevoie de trasabilitate, si in plus sunt multe canale si key accounti diversi. Marfa este usoara, pufuleti sau cipsuri, doar pungile de popcorn sunt ceva mai grele, iar inaltimea paletilor este de 1,8 m. PepsiCo isi dorea ca pickingul sa fie automatizat, adica pickerii sa nu aiba nevoie sa tina minte fiecare conditie speciala, ci sa fie directionati automat de sistem la paletul care trebuie.
Un alt aspect de care s-a tinut cont la configurarea softului este ca in acea locatie exista si productie continua, deci nu se poate opri fluxul inbound in depozit. Si daca in permanenta intra marfa in depozit apare presiunea asupra spatiului si a operatiunilor logistice.
In plus, totul trebuia aliniat la standardele internationale ale PepsiCo, grupul implementand de curand o platforma comuna in care trebuie sa se conecteze si operatorii 3PL, si sistemele WMS.
Decizia de a se alege in Romania produsul Manhattan a fost luata de la centru, din SUA, si, asa cum arata Elena Stefan, analist Supply Chain in cadrul PepsiCo, „cred ca suntem prima tara unde s-a implementat aceasta solutie, dar de acum la nivel local se va merge pe ea“.
Aptus asigura suportul tehnic pe parcursul folosirii, punand la dispozitie un portal dedicat unde clientul poate anunta daca sunt probleme.
In cazul implementarii unui WMS nu prea se pune problema amortizarii, mai ales cand e vorba de o companie ca PepsiCo, ale carei vanzari cresc atat de mult incat nu mai e posibil practic sa opereze fara un astfel de sistem. Exista si avantaje legate de cresterea productivitatii, dar exista si operatii – trasabilitatea, FEFO s.a. – care nu se pot realiza altfel si in cazul carora nu poti cuantifica nici castigul, nici pierderea pe care ai avea-o daca nu ai folosi WMS.

WMS confera disciplina, dar si cere disciplina
O echipa comuna Aptus-PepsiCo a analizat timp de doua luni toate cerintele, beneficiind inclusiv de sprijinul unor specialisti de la Manhattan si al unuia din Rusia, care avea deja experienta cu PepsiCo deoarece implementase un WMS intr-unul din depozitele din aceasta tara ale companiei. Apoi s-a realizat un prototip care a aratat la scara redusa cum va functiona sistemul si cum vor lucra oamenii, s-a testat integrarea sistemului, urmarindu-se usurinta cu care echipamentele si terminalele care iau parte la activitatile din depozit se conecteaza la WMS, s-a facut user acceptance test (pentru utilizatorii finali din depozit), validandu-se procedurile si aratand ca sistemul lucreaza conform cerintelor, iar go live trebuia sa fie si el foarte riguros si rapid. In plus, deoarece WMS trebuia interfatat cu SAP, existau termene limita foarte stricte, tinand cont de faptul ca sunt doar doua perioade din an cand se poate instala o interfata pe SAP pe serverele PepsiCo.
Elena Stefan a precizat ca firma isi dorea de mult acest WMS, deoarece vanzarile au tot crescut in ultimul timp, iar un astfel de sistem aduce disciplina. Dar dupa ce au inceput discutiile despre toate procesele care se desfasoara in companie, s-a intrat in detalii, s-a inteles mai bine ce face si cum lucreaza WMS si reprezentantii PepsiCo au inceput sa vina cu cerinte, au aflat cum lucreaza programul si au inteles ca trebuie sa se disciplineze ei insisi si sa faca anumite configurari de care nu stiau. Tot atunci a devenit clar ca in faza de implementare e nevoie de mai multi oameni decat de obicei, deoarece le trebuie timp sa se obisnuiasca sa foloseasca sistemul si sa-l accepte. Si, asa cum arata Elena Stefan, o surpriza placuta a venit din partea unor oameni din depozit care s-au aratat doritori sa foloseasca noile tehnologii moderne, sa inceapa sa lucreze pe calculator sau sa devina controlori in loc de pickeri.

Sistemul e prietenos cu utilizatorii si simplifica emiterea documentelor
Angajatii PepsiCo din depozit s-au adaptat foarte usor sa lucreze cu noul WMS, mai ales ca multi dintre ei sunt obisnuiti sa foloseasca tableta sau smartphone-ul, si oricum compania are mai mult personal decat cel folosit pentru WMS, deoarece are zone de pickuire manuala, de ambalare interna, unde se face infolierea, si de realizare a codurilor speciale pentru magazinele din Romania si Bulgaria ale unuia dintre clienti.
Iar monitorizarea angajatilor din depozit este mai usoara, astfel ca la trei luni de la implementare deja se vedea mai bine cat lucreaza un stivuitorist sau un picker.
Un alt avantaj adus de noul WMS este acela ca, pentru clientii care cer sa primeasca de fiecare data certificate de calitate si documente avand inscrisa data de expirare si alte informatii despre produs – pentru a caror redactare angajatii PepsiCo pierdeau mult timp, deoarece scriau pentru fiecare linie de comanda toate aceste date – acum programul face si asta.
In plus, deoarece marfa iese din depozit pe principiul FEFO, inainte saptamanal se facea un inventar strict, sa se vada unde sunt produsele cu termen de expirare apropiat, iar acum aceasta operatiune se face mult mai usor.

Numeroase cerinte si schimbari organizatorice nu pot fi constientizate de la inceput
Reprezentanta PepsiCo le recomanda tuturor celor care vor sa implementeze un WMS sa se documenteze foarte bine in legatura cu el din perspectiva afacerii lor si a complexitatii acesteia si sa inteleaga ce schimbari vor trebui facute, pentru ca, de exemplu, la PepsiCo a fost nevoie de mai multi stivuitoristi, activitatea transferandu-se partial dinspre pickeri spre ei. E drept ca si numarul pickerilor s-a dublat in ultimul timp, dar asta a fost din cauza cresterii volumelor, nu din cauza WMS. Si au mai trebuit luate stivuitoare noi, diferite de cele aflate deja in exploatare.
Iar zona de picking a trebuit reconstruita, deoarece PepsiCo livreaza si paleti intregi, si paleti mixati, ceea ce impune existenta unei zone foarte mari si bine puse la punct pentru picking.
In plus, in cazul implementarii de la PepsiCo au fost doar trei oameni implicati in proiect, deoarece nu se stia de la inceput cat de complex va fi acesta, si nu a fost usor sa fie pregatiti apoi aproape 100 de angajati din firma, in conditiile in care la momentul implementarii si vanzarile au crescut cu 20-30%.
Un mare impediment a fost reprezentat si de folosirea suprafetei de depozitare, aspect la care inca mai era de lucru si dupa implementarea WMS, deoarece pentru a lucra corect cu acest sistem trebuie sa ai un grad de folosire a depozitului de 80%, or, PepsiCo avea 100% sau chiar 110%, vanzarile mari impunand accelerarea productiei. Astfel ca la finalul anului trecut compania planuia sa se extinda intr-un alt depozit, unde sa fie mutata o parte din activitatea de la Popesti-Leordeni, in asa fel incat aici sa poata fi folosit sistemul 100%. „In prezent nu-l folosim la capacitate pentru ca nu e eficient sa mutam paletii care vin din productie, neavand loc sa-i punem pe toti in locatie. Asa ca am ales sa folosim noul WMS pentru tot ce inseamna inbound si o parte din outbound, avand zone foarte bine delimitate pentru unele supermarketuri, pentru export si pentru paletii intregi trimisi la celelalte depozite din tara“, explica Elena Stefan.
Folosirea noului WMS aduce si dezavantaje: de exemplu, timpul de incarcare a camioanelor este mult mai mare decat in mod normal, deoarece se scaneaza mai mult.
De cand se foloseste produsul Manhattan inventarul se regleaza mult prin ajustarea stocului, care se face la nivel de locatie – cand aceasta e goala – nu pe tot produsul. Inainte de folosirea lui PepsiCo facea inventarul in acest depozit o data pe luna, dar in primele luni dupa implementare, deoarece nu se lucra 100% in WMS, ajunsese sa se faca o data la doua saptamani. „Insa ne dorim sa ajungem sa-l facem de doua ori pe an.“
In curand urmeaza sa fie adaugata si functia pick by voice.

Dezvoltarea continua
Oricum, procesul de imbunatatire a WMS si de adaugare de noi functii continua, deoarece e greu sa stii de la inceput ce sa ceri, multe operatiuni realizate in trecut trebuie regandite in termeni de WMS si de aici decurg noi cerinte pe care utilizatorul le poate avea de la furnizorul programului. „Si una dintre marile provocari este gasirea celui mai bun compromis intre flexibilitatea de dinainte de implementarea WMS si situatia din prezent, deoarece sistemul, in functie de cum e setat, nu-ti permite sa faci chiar tot ce vrei, ceea ce, cand ai clienti cu cerinte foarte diverse, te poate incurca“, mai concluziona Elena Stefan la trei luni dupa implementare.
Mai sunt multe functionalitati pe care le va cere PepsiCo, deoarece „acum stim mai bine ce sa cerem“.
De exemplu, pentru produsele exportate personalul de la departamentul de calitate scrie foarte mult, si pe viitor va trebui gasita o solutie prin care sa se puna automat denumirile in bulgara si sa existe in WMS si semnatura si stampila, dar si codurile in bulgara.
Pe de alta parte, au fost facute si configurari care nu mai sunt folosite.
Cei care vor sa implementeze astfel de softuri este bine sa stie ca e nevoie sa faca teste cat mai amanuntite, deoarece numai asa isi pot da seama de ce mai au nevoie, si sa aloce mult timp pentru user acceptance test si pentru training. PepsiCo nu a dispus de timpul necesar pentru testarea tuturor variantelor si nu putea lua oamenii din productie pentru a face training, mai ales pentru ca s-a intamplat ca in 2015 iulie si august, care de obicei erau lunile cele mai slabe din an, sa aiba cele mai mari vanzari din istoria companiei.
In orice caz, tot ca o concluzie, in implementarea unui astfel de sistem personalul din logistica trebuie sa fie cel mai implicat, deoarece stie cel mai bine ce sa ceara.