Euload a organizat in aceasta primavara (pe 16 martie la Sibiu si pe 7 aprilie la Suceava), sub motto-ul „Nu poti imbunatati ceea ce nu cunosti“, mai multe seminarii cu tema Analiza Cost/km – Profitabilitate in transportul rutier de marfa, in cadrul carora Ioana Csengeri – pe baza unei bogate experiente de „contabil si sotie de transportator“ – a oferit recomandari legate de calculul corect al costului, cu multiplele lui variante – la nivel de firma, de tip de transport, de client sau de camion. Desi complicate si mari consumatoare de timp, aceste analize sunt foarte utile, ajutand firmele sa sesizeze cat mai din timp cresterile de cheltuieli si sa ia masuri pana nu se acumuleaza pierderi foarte mari. Tarifelor le-a fost acordata aceeasi atentie, atat in sensul de a le putea calcula cat mai rapid si mai exact in situatia in care transportatorul vrea sa raspunda unei cereri de oferta, cat si pentru a le renegocia sau chiar a renunta la un contract daca ele nu permit obtinerea de profit.
Multe dintre aceste analize nu se pot face fara softuri specializate, dar investitia merita, asa cum uneori merita sa se angajeze personal suplimentar pentru a tine mai bine sub control elementele sensibile: carburantul, kilometrii si timpii neproductivi, facturile s.a. Insa, si daca exista softuri, nu dispare obligatia ca firma sa aiba o foarte buna organizare interna, iar managerul sa cunoasca bine dedesubturile fiecarei relatii, drept pentru care prezentarea a fost asezonata cu numeroase detalii concrete din activitatea Bon-Trans, care nu doar ca au adus un plus de culoare, dar au si oferit informatii despre posibile probleme pe care e mai bine ca transportatorii sa le afle din experienta colegilor de breasla, decat lovindu-se direct de ele.
Deoarece la conferinta au participat si firme de transport greu, si firme de transport expres, Ioana Csengeri a tinut sa puncteze faptul ca abordarea costurilor este similara in ambele cazuri si doar legislatia difera. In plus, analiza le este utila si caselor de expeditii, care trebuie sa cunoasca elementele de cost ale transportatorilor, pentru ca „degeaba propun ele tarife mici, acestea trebuie sa fie si posibile si sa nu duca la scaderea calitatii serviciului“.
Nu valoarea exacta a costului/km, ci analiza lui e importanta
Ioana Csengeri a tinut sa precizeze, asa cum de altfel recunoaste orice manager de transport, faptul ca, oricat s-ar incerca, nu se poate calcula foarte exact costul/km. Si daca, totusi, cineva reuseste, e si tarziu – munceste 3-4 luni pentru asta, iar pana cand are rezultatul lucrurile s-au schimbat deja si nu mai are ce face cu acele date.
In concluzie, „nu are rost sa ne chinuim sa calculam cu maxima precizie costul/km, dar analiza lui – nu determinarea lui in valoare absoluta – este necesara pentru a putea conduce firma.
In profunzime, dar pornind de la analiza la nivelul firmei
Aceasta analiza e bine sa se faca intai la nivel de firma. Acolo insa unde se poate merge mai in profunzime este de folos si analiza pe tipuri de transport: se pot analiza costurile/client, deoarece tarifele de la doi beneficiari in niciun caz nu sunt identice, dar de multe ori nici costurile nu sunt identice.
In ceea ce priveste analiza costului/camion, Ioan Csengeri subliniaza faptul ca „nu sunt un fan al ei, deoarece implica un efort foarte mare de calcul si este destul de putin relevanta: daca doua camioane lucreaza pentru acelasi client, dar unul e pe plus si altul pe minus, nu poti renunta nici la camionul neprofitabil, nici la client. Poti cel mult sa iei masura de a concedia soferul sau de a trimite masina in service. Insa nu ai ceva de facut in relatia cu acel client.“
E bine de citit balanta contabila
Costurile la nivel de firma se pot calcula foarte simplu pornind de la balanta de verificare lunara si de la analiza profitabilitatii in dinamica.
In balanta contabila sunt puse in evidenta cheltuielile cu motorina, piesele de schimb, consumabilele, intretinerea/reparatiile, primele de asigurare, deplasarile/detasarile, salariile personalului, amortizarea, impozitele, taxele s.a. Iar la venituri apar cele din serviciile prestate, din vanzarea de marfuri, din cedarea activelor si alte venituri din exploatare. Iar diferenta dintre veniturile totale si cheltuielile totale reprezinta profitul, pe care se plateste impozit.
Analiza de profitabilitate este utila oricate softuri ai avea
Analiza de profitabilitate in dinamica foloseste datele din balanta contabila, dar adauga si alte informatii relevante, cum ar fi numarul de kilometri parcursi, numarul de camioane exploatate, numarul de zile de exploatare, cursul valutar mediu s.a., aceasta fiind personalizabila pentru fiecare firma. Tot aici se mai pot trece veniturile si cheltuielile din balanta, cu ponderea fiecareia. „Eu citesc lunar aceasta analiza, avantajul fiind ca se vad comparativ toate lunile. In plus, contabilul poate gresi fara sa-si dea seama, deci acest instrument este si o cheie de control.“
Ioana Csengeri este de parere ca analiza de profitabilitate este importanta si acum, cand firma are soft de gestiune a comenzilor (SoftTransport, produs de Euload), „pentru ca ofera informatii simple, dar esentiale, de care nu ma pot lipsi oricate softuri as avea. Pentru ca nu softul conduce firma, ci in mintea noastra trebuie sa se faca lumina. Iar cand vezi aceasta sinteza poti pune intrebari si afli unde ai probleme, unde poti interveni, iar dupa ce iei masuri asta trebuie sa se vada in noua analiza. Evident, softul pentru gestionarea intregii activitati de transport ne ajuta foarte mult, facand analiza mult mai precisa si rapida.“
Numerosi indicatori utili de analizat si de comparat in timp
Indiferent cate camioane licentiate are firma, ele nu sunt folosite toate pentru ca unele se defecteaza, nu sunt comenzi suficiente, sunt sarbatori, exista 1-2 camioane de rezerva sau din alte motive. Astfel, masinile utilizate efectiv intr-o anumita luna, masinile „virtuale”, constituie un indicator mai relevant.
Foarte utila este, in opinia reprezentantei Bon-Trans, si media kilometrilor/camion virtual, care difera de la transport expres la transport greu, deci fiecare firma trebuie sa-si faca propriile calcule.
In ceea ce priveste numarul de kilometri efectuati, acesta este indicatorul cel mai usor de determinat si el poate fi folosit pentru mai multe tipuri de analiza.
Date relevante se pot obtine si facand raportul dintre valoarea cheltuielilor foarte mari (incepand cu motorina), care sunt trecute in balanta contabila, si veniturile din transport, „deoarece eu incasez niste bani din transport si vreau sa stiu unde se duc, iar restul este profitul din exploatarea camioanelor. Aceasta este toata filosofia analizei economice“, puncteaza Ioana Csengeri.
Mare atentie la fluctuatia costurilor
Reprezentanta Euload isi aminteste ca in 2010, „atunci cand firmele nu se uitau cu atata atentie la costuri, deoarece tarifele erau mai bune decat in prezent“, a avut un soc cand a crescut mult pretul carburantului si firma a avut o pierdere mare din ianuarie pana in martie. „Cand am verificat si am vazut ca problema era motorina, am mers la negociere cu clientii, dar tarifele au crescut abia dupa inca 1-2 luni. Daca as fi vazut dinainte cat se scumpise carburantul si ce impact are in profitabilitatea firmei, as fi putut lua masuri din timp. De atunci au aparut pe piata modele de contracte cu diesel flex, care permit modificarea automata a tarifelor cand se schimba pretul carburantului.“
Analizandu-se aceste procente in cazul Bon-Trans se constata faptul ca in 2015 fata de 2014 a crescut cu 4% ponderea cheltuielilor administrative, cu 2% ponderea diurnelor si la fel a taxelor de drum, „si nu cred ca aceste cheltuieli vor da inapoi prea repede, din contra, pe viitor chiar vor creste“.
Cifrele contabile si flerul managerului trebuie sa se verifice reciproc
„Managerul simte activitatea si stie cand merge bine si cand merge rau, dar asta trebuie sa se confirme prin cifre, nu poti conduce firma numai bazandu-te pe fler. “
Dupa etapa de analiza urmeaza cea in care se trag concluziile. Activitatea merge mai bine, sau mai rau? Care este tendinta? Care sunt problemele si ce e de facut in cazul lor?
De obicei, problemele se elimina prin control, care are ca principale obiective prevenirea costurilor exceptionale. Dar aceasta nu este suficienta, ci e nevoie si de masuri pentru eliminarea risipei.
Carburantii, kilometrii/timpii neproductivi si erorile la facturare, principalele zone de „scurgeri“
Zonele critice, unde controlul e prioritar, chiar obligatoriu, sunt carburantii, kilometrii si timpii neproductivi si deficientele la facturare. Dar, cum de obicei capitolul „carburanti“ este tinut sub control – celelalte doua trebuie sa beneficieze de aceeasi atentie.
Kilometrii si timpii neproductivi (cand soferii merg aiurea) pot fi monitorizati cu ajutorul GPS, „fara el nu ne mai descurcam“. Si tot pentru o imagine de ansamblu mai buna e bine sa se foloseasca toate cheile de control al kilometrilor: kilometri facturati, kilometri indicati de GPS, kilometri la bord, kilometri dupa planificatoare de rute.
In ceea ce priveste deficientele la facturare, trebuie urmarit daca s-a facturat tot, corect si la timp, trebuie verificate notele de credit si urmarite contestatiile. Facturile trebuie expediate la timp, cu toate documentele insotitoare, se verifica daca au fost receptionate de clienti si se urmareste scadenta lor.
Despre controlul carburantului, din toate unghiurile
Ioana Csengeri arata ca investitia in sonde litrometrice se amortizeaza in doua luni, din scaderea cantitatii de motorina alimentate, iar Ovidiu Pintilie, seful diviziei de camioane din cadrul Mercedes-Benz Romania, prezent la seminar, a recomandat sa se bugeteze amortizarea in trei luni, dar sa se faca montarea sondelor in service-uri de marca, deoarece au fost cazuri cand, din cauza etanseitatii defectuoase, s-a distrus instalatia de alimentare si nu a mai facut obiectul garantiei, paguba fiind foarte mare.
Si din agregatele frigorifice se poate fura, deci trebuie supravegheate cu atentie, iar dispozitivele antifurt sunt si ele binevenite, deoarece si in strainatate se fura foarte mult.
In plus, foarte important de stiut este ca managerii nu trebuie sa lase soferii sa decida ei unde alimenteaza, pentru ca sunt diferente mari de pret intre tari si intre benzinarii.
Nu mai vorbim de condusul economic – care aduce, si in opinia Ioanei Csengeri, beneficii reale firmelor, uneori de 2-3 % – si de necesitatea de a face calcul FAZ, in functie de tonaj, deoarece nu e totuna daca marfa cantareste 8 t sau 18 t. Softurile fac acest calcul instant, iar in absenta lor nu e tocmai usor de aflat valorile, „dar merita efortul. Uneori vom descoperi ca daca mai angajam oameni pentru diverse activitati beneficiile depasesc cu mult salariul acestora.“
Relatia cu furnizorii sa fie corecta, flexibila si supravegheata atent
Si cheltuielile pentru achizitia de bunuri si servicii trebuie optimizate, intr-o relatie de respect reciproc fata de furnizori, dar cunoscand cat mai multe oferte si tinand cont de faptul ca, in afara de pret, importanta este si calitatea. Ioana Csengeri mai recomanda managerilor de transport sa fie deschisi la nou, sa inteleaga beneficiile pe care le aduce achizitia unor tehnologii noi. „Multi clienti cer acum sa se faca scanarea documentelor la livrare si soferii trebuie sa aiba telefoane smart, camioanele se schimba, totul se schimba si trebuie sa fim racordati la noutati.“
Bonitatea, kilometrii garantati si termenul de plata, la fel de importante ca tariful
Dupa ce a analizat costurile pe toate fetele, Ioana Csengeri a trecut si la tarife, punctand faptul ca daca o firma de transport este pregatita obtine putin sub sau putin peste pretul pietei. „Daca mi se ofera mult mai mult e ceva dubios cu clientul, poate ca nu voi vedea banii, iar daca mi se ofera mult prea putin e ceva dubios cu mine ca accept. Insa o mica ajustare peste pretul pietei poate face diferenta.“
Tarifele pot fi pe kilometru (cu toate costurile incluse – all-in – sau cu adaugarea unor compensatii pentru taxe de drum, motorina, folosirea echipajelor s.a.) sau la pausal (suma fixa pentru transport, de obicei all-in, indiferent de numarul de kilometri).
Tariful nu este insa singurul care conteaza atunci cand transportatorii accepta un client: bonitatea acestuia este foarte importanta, la fel si kilometrii garantati si termenul de plata (deoarece transportatorii nu au banii lor, ci au leasing sau linii de credit, si isi platesc furnizorii la 30 de zile, deci platesc dobanzi pentru banii folositi pana la incasarea facturilor; in plus, cu cat termenul creste, cu atat creste si riscul de neplata si se aduna mai multe curse pentru acel client).
Si acestea nu sunt singurele elemente care conteaza, atrage atentia Ioana Csengeri. O destinatie poate avea riscuri ascunse si e bine ca transportatorii sa se informeze in legatura cu asta.
Taxele de drum sunt mai dificil de estimat, deci tariful ar trebui gandit fara ele
Pentru firmele de transport este important sa compare tarifele oferite de diversi clienti/potentiali clienti, pentru a lua decizii cat mai bune. Dar tarifele nu sunt usor de comparat, deoarece structura lor nu este aceeasi la toti beneficiarii, in componenta lor intrand o serie de alte compensatii posibile, de exemplu cele legate de costul cu taxele de drum, pentru echipaje, pentru transport ADR etc.
Pentru taxele de drum insa este mai dificil de stabilit compensatia optima pe care trebuie sa o primeasca transportatorul, deoarece ele difera mult de la o tara la alta. Ar fi bine ca tariful de transport sa fie calculat fara ele. Si, chiar si daca beneficiarul accepta sa le includa pe toate in tarif, transportatorul trebuie sa fie mereu cu un pas inainte si sa stie ce taxe urmeaza sa apara in anul respectiv – cel mai recent caz este Belgia – pentru a nu fie nevoit sa renegocieze tarife la mijlocul contractului. Sau macar sa lase loc de negocieri cand semneaza.
Mici capcane, pierderi mari
Deoarece tariful include atat de multe elemente, e greu de determinat daca e bun sau nu pentru firma de transport, iar Ioana Csengeri arata ca uneori trebuie sa mergi 1-2 luni ca sa vezi dedesubturile unui traseu. Dar problema este CAND tragi linia: daca astepti trei luni pana ai primele cifre, e cam tarziu, deoarece „un tarif care nu e bun poate aduce un minus semnificativ“.
De unele contracte te bucuri si cand le inchei, si cand le rupi
Ioana Csengeri mai atrage atentia asupra faptului ca, la semnarea unui contract, transportatorii trebuie sa stie cum se poate rupe acesta, astfel incat, daca ceva nu merge bine, sa nu fie nevoie sa astepte mai mult de 30 de zile de la notificare. „Cu alte cuvinte, daca observ ca merg in pierdere, sa merg cel mult o luna. Sigur, pot sa nu mai merg la incarcare de a doua zi, dar nu este elegant, nu ne ajuta la imagine si mai exista si contracte cu penalitati, iar banii mei sunt la client, imi poate opri din ei si pe urma trebuie sa ne judecam.“
Clientii trebuie comparati intre ei
Dupa ce au fost analizate cu atentie costurile si tarifele trebuie facuta o analiza comparativa, pentru a vedea daca incasarile acopera cheltuielile. Ioana Csengeri recomanda sa se faca asta comparativ cu structura tarifului.
Exista, asa cum arata reprezentanta Euload, si o solutie de calcul rapid, estimand unele cheltuieli in functie de istoric, cu o marja foarte mica de eroare.
Si, deoarece pentru cresterea veniturilor e important cu cine lucreaza, Ioana Csengeri mai recomanda transportatorilor sa compare si rezultatele obtinute cu diferiti clienti, de la o luna la alta, mai ales atunci cand sunt in cautare de noi contracte, si sa tina cont de faptul ca tariful nu este singurul criteriu, ci mai conteaza si organizarea clientului (sa raspunda prompt la cereri), numarul de kilometri garantati, tonajul mediu, venitul net excluzand taxa de drum.
Pentru firmele care intentioneaza sa-si imbunatateasca portofoliul de clienti este bine de stiut ca unii ofera tarife mai mari, altii, siguranta la incasare. „Si atunci ne gandim cum ii vrem. Trebuie sa avem mai multi, altfel suntem doar o anexa a lor. In timp incercam sa migram cu camioanele spre cei buni, dar nu cu toate. Dependenta de un client trebuie evitata si pentru ca in timp duce la scaderea tarifelor. Iar testarea pietei este importanta si pentru asta e bine sa avem 1-2 clienti noi.“
Urmatorul seminar Euload cu tema Analiza Cost/KM – Profitabilitate in transportul rutier de marfa va avea loc la Bucuresti, in noiembrie 2016. Mai multe informatii pe www.euload.com sau pe www.soft-transport.ro.
