Solutia standardizata de management digital al tuturor proceselor din supply chain, de la inaintarea unei comenzi de transport pana la plata aferenta fiecarei curse, dezvoltata de Transporeon, ajuta la inregistrarea corecta a proceselor si verificarea justificarii cererii unui transportator de plata a unei suprataxe de asteptare la incarcare sau descarcare, potrivit conditiilor negociate si regasite in comanda de transport

Situatia descrisa Jan Rzehak, director business consulting Transporeon Group, este una cu care se confrunta frecvent companiile de expeditii si operatorii logistici, cu influente majore asupra pretului final de transport. „Ati organizat o expeditie, iar transportatorul a ajuns la timp la locatie, a preluat mafurile si a ajuns la timp la client, fara a intampina probleme pe traseu, dar, ajuns la client, este pus in stand-by la descarcare pentru trei ore din varii motive. Concret, cel vinovat este clientul, dar relatia contractuala este stabilita intre expeditor si transportator, care cu siguranta va dori o compensare pentru timpul de asteptare“, a exemplificat acesta.
De cele mai multe ori, solicitarile carausilor de suprataxare a transportului sunt transmise intr-un mod nestructurat, prin diferite mijloace de comunicare sau factureaza direct suma pe care o considera optima pentru intarziere.
In lipsa unui instrument care sa asigure transparenta procesului, nu dispui de alte parghii prin care sa te poti asigura ca o cerere este valida si daca acel caraus este reponsabil pentru transportul respectiv sau daca intr-adevar a fost nevoit sa astepte la descarcare numarul de ore indicat. „Nu spun ca transportatorul incearca sa va insele. Dar, in momentul in care sunt implicate fiinte umane, se poate si gresi. Transportatorii sunt ingrijorati vizavi de conformitatea solicitarilor si, in plus, vor sa evite situatiile in care unul dintre dispeceri este prieten cu un anumit transportator si are un numar mai mare de solicitari aprobate pentru plata“, a mai spus Jan Rzehak.
Doar anumiti oameni din echipa sunt abilitati sa raspunda acestor solicitari. Datele sunt introduse manual in sistem, in cazul in care exista un SaaP sau ERP, dar nu este un proces automatizat si nu poate fi verificata acuratetea informatiei decat prin sondare. Este o situatie care nu se poate controla integral.
Platforma de management este simplu de utilizat. „Transportatorul va initia procesul prin trimiterea unei solicitari pentru suprataxarea unei spete. Fiecarui transport ii este alocat un numar de referinta prin care poate fi identificat. Este nevoit sa selecteze si un cod de motivare a taxei, ce fel de exceptie implica si care este suma dorita. In plus, solicitarea este argumentata si insotita de dovezi“, a mai spus Jan Rzehak.

Ping pong pana la solutionarea cererii
In platforma se vede in timp real statusul solicitarii. „Este un joc de ping pong. Ai o solicitare de 100 de euro, dar pe baza informatiilor de care dispui refuzi solicitarea respectiva; poti face, insa, o contraoferta. Este un proces clar pe care il poti controla pentru ca este transmis direct in ERP.“ Printre beneficiile platformei se numara procesele clare si standardizare, iar pentru transportatori acesta este singurul mod prin care solicitarile lor pot fi solutionate.
Utilizarea platformei genereaza automat sloturi de prezenta la incarcare/descarcare, toate informatiile fiind transmise automat catre sofer. „Dar, pentru ca in scenariul propus soferul a fost nevoit sa astepte trei ore la descarcare, va solicita bani in plus. Procesul este integrat in plaforma. Pentru vizualizare, se acceseaza sectiunea „tarifare” unde apare deja pretul agreat pentru transport si solicitarea de compensare pentru timpul de asteptare. In platforma se poate analiza intregul ciclu de transport, de la planificarea initiala, incarcare, descarcare etc. Din analiza slotului de timp alocat pentru descarcare poate reiesi ca soferul a ajuns mai devreme cu o ora fata de intervalul programat pentru descarcare, astfel ca, in acest caz particular, nu pot accepta intreaga suprataxa. Acesta cerere se poate declina si se poate initia o noua propunere“, a mai explicat Jan Rzehak beneficiile transparentizarii proceselor.
Informatiile din SaaP/ERP sunt preluate in datele operationale si rapoartele KPI pe fiecare transportator.
Recomandarea reprezentantului Transporeon este ca un singur angajat sa fie avizat pentru a solutiona aceste probleme. „Si incercati sa evitati timpul de asteptare pentru ca este cazul cel mai comun de tarifare suplimentara.“