KLG a reusit anul acesta sa isi mareasca numarul de livrari in regim de grupaj pe transportul international, cu mai mult de 15%, fara a-si mari echipa, si asta datorita imbunatatirilor aduse in ultima perioada sistemelor IT. In prezent, compania se concentreaza pe dezvoltarea sistemului IT, oferind astfel posibilitatea ca, in baza unor tehnologizari, echipa sa se concentreze pe activitati cu valoare adaugata pentru clienti. Una din imbunatatirile pe care KLG doreste sa le aduca portalului sau web este validarea adreselor pe care clientii le introduc in sistem, pentru ca ele sa fie corecte si complete. In lipsa acestui filtru, corecturile se fac manual de catre departamentul de Customer Service care se asigura ca marfa va ajunge la adresa corecta.

Anul trecut, KLG Europe Logistics a reusit sa isi pastreze cresterea financiara din ultimii ani, ajungand astfel la o cifra de afaceri de 40 de milioane de euro, cu 10% mai mare fata de cea din 2017. De asemenea, si profitul a cunoscut o usoara crestere, cu 8%, ajungand la 1,6 milioane de euro.
Compania s-a concentrat in ultima perioada asupra activitatii de transport grupaj rutier, unde a ales sa investeasca in imbunatatirea proceselor. Activitatea de transport rutier reprezinta aproximativ 50% din cifra sa de afaceri, cu o pondere aproximativ egala intre transportul rutier international si cel intern.
In ultima perioada, compania s-a axat pe dezvoltarea portalului web, unde clientii isi pot introduce comenzile si de unde pot primi un istoric al activitatii lor cu KLG. Cea mai mare modificare a acestui portal o reprezinta validarea adreselor, al carei scop este sa se asigure ca adresele care ajung in sistem sa fie corecte si complete. Pentru validarea lor, acestea ar trebui sa treaca printr-un filtru, indiferent daca ajung de la parteneri sau de la clienti, care in prezent este unul uman. Imbunatatirea acestui sistem presupune eliminarea efortului uman, motiv pentru care cel mai probabil compania va folosi un partener extern care are o baza de date cu toate adresele, actualizate permanent. „Cand un client introduce comanda, noi interogam baza de date a partenerului si vedem daca adresa este corecta sau daca trebuie modificata. Avantajul in a avea un asemenea partener este acela ca suntem tot timpul la curent cu modificarile adreselor, deoarece el isi actualizeaza permanent baza de date. Din pacate, in Romania inca nu exista oficial un asemenea sistem care sa fie actualizat permanent si care sa cuprinda codurile postale, asa ca am fost nevoiti sa studiem si aceasta varianta de a avea un partener extern cu care sa validam adresele. In plus fata de aceasta modificare, momentan mai lucram si ca portalul sa cuprinda informatiile necesare clientilor, precum numarul de inmatriculare al vehiculului care va livra sau va colecta marfa, astfel incat sa eliminam efortul clientilor de a pune aceste intrebari pe email sau la telefon. Acest lucru insa nu este usor pentru ca avem multi parteneri, mai ales cand vine vorba de grupaj“, a explicat Cosmin Capataneanu, director comercial KLG Europe Logistics.
Dupa implementarea sistemului de validare a adreselor, reprezentantii companiei se asteapta la imbunatatiri in KPI-urile de livrare, care vor creste, deoarece livrarile se vor face in timp util, la adresa corecta. De asemenea, implementarea va aduce imbunatatiri si in activitatea departamentului de Customer Service, care acum isi ocupa foarte mult timp cu modificarea si verificarea adreselor. „In prezent, numarul comenzilor care se intorc este mic datorita efortului depus de colegii de la Customer Service, iar ideea proiectului este sa eliminam acest efort, astfel incat echipa sa se concentreze pe activitati cu valoare adaugata pentru clienti. Ne putem oferi serviciile doar anumitor tipuri de clienti. Nu putem ajuta orice potential client care are nevoie de servicii de transport si servicii logistice.“
Pentru a se concentra doar pe categoriile de clienti care pot avea cu adevarat beneficii prin colaborarea cu KLG, in ultimul an compania a analizat fiecare serviciu pe care il ofera si a creat un profil de client caruia i se poate adresa. „Motivul pentru care am ales definirea unui profil de client foarte clar si concis a fost eliminarea efortului inutil din procesul de vanzare, de la prospectare pana la ofertare. In acest moment cand cautam clienti, stim exact unde sa o facem, spre ce industrii sa ne indreptam, ce cifra de afaceri ar trebui sa aiba, cati angajati sunt, care este vechimea lor pe piata si multe alte detalii operationale si tehnice care tin inclusiv de volume, tip de ambalare etc. Ne putem oferi serviciile doar anumitor tipuri de clienti. Daca in urma cu un an si jumatate acest lucru nu era clar pentru noi, acum stim exact cui ne adresam. De exemplu, pe partea de grupaje tintim clienti cu o cifra de afaceri mult mai mica decat cei de la logistica, iar la transportul maritim avem in vedere volumul anual de TEU-ri, distributia de volume intre import si export, numarul de furnizori, rutele etc. “
Printre cei mai noi clienti ai KLG se numara doua mari companii din industria fashion, una din ele utilizand serviciul de logistica pentru produsele vandute online, cealalta pentru care compania colecteaza marfa din Cehia si o distribuie la magazinele din tara, o parte din ea din Cluj si cealalta din Bucuresti.

Pregatiti pentru grupaj, nu pentru curierat
In depozit exista clienti care au si fluxuri B2B unde marfa se livreaza la nivel de palet, dar si fluxuri B2C, pentru care KLG pregateste comenzile ce ulterior sunt livrate de curieri catre consumatorii finali. „Am analizat si dezvoltarea unui serviciu de curierat, insa exista foarte multe diferente intre livrarile cargo si cele de curierat, precum plata cash, cu ramburs, care pare sa fie preferata de cumparatorii romani, nevoia de doua persoane care sa livreze marfa in cazul produselor mai grele si, cel mai important, distributia hub-urilor, care ar trebui sa fie diferita fata de cea a noastra. In cazul unui serviciu de curierat, destinatia finala ar trebui sa fie la o distanta mult mai mica de hub-uri decat in prezent, ceea ce ar fi insemnat reconfigurarea intregii infrastructuri actuale.”
Cu toate acestea, infrastructura actuala permite companiei sa aiba unul din cele mai eficiente servicii de grupaj din Romania. Astfel, KLG ofera doua servicii de distributie: serviciul Premium, livrare 24 de ore oriunde in Romania, si serviciul Standard cu livrare 24-48 h, in functie de distanta de hub-ul central. „Pentru distributia finala, colaboram cu transportatori mici care cunosc insa foarte bine particularitatile zonelor. Zilnic avem in tranzit aproximativ 200 de masini care ne ajuta sa ne respectam promisiunile fata de clienti.“

Clientii vor sa externalizeze penalitatile
Cu toate ca prelungirea termenelor de plata ramane in continuare un subiect de discutie in negocierea contractului, multe dialoguri se poarta si pe seama penalitatilor pe care clientii nostri le au fata de clientii lor. „Se intampla sa mai avem discutii in cazul in care noi livram marfa unui client, catre un client al sau, cu care are in contract prevazuta o clauza de penalizare pentru intarzieri, iar clientul nostru are pretentia ca aceea sa fie suportata de noi, lucru care nu este posibil, pentru ca noi nu ne putem asuma asta. Dar oricum, dupa ce discutam cu ei, clientii ajung sa inteleaga punctul nostru de vedere. Daca am accepta asa ceva, am ajunge in situatii hilare, in care noi sa suportam penalitati de mii de lei pentru o livrare pe care o facturam cu cateva sute de lei clientului nostru.“
Alte discutii cu clientii vizeaza, evident, cresterea preturilor care, cel putin teoretic, este posibila in cazul contractelor pe termen lung, dar nu si in cazul altor linii de business, cum ar fi cererile spot de transport rutier international, unde cererea este actualizata odata cu oferta. „Am inceput usor acest proces de crestere a preturilor, in functie de impactul pe care fiecare client il are in business-ul nostru. Modificarile au fost dictate in principal de cresterea salariilor si a pretului la carburant. Am reusit sa punem clauze pentru costurile salariale, inclusiv la ofertele din ultimul an. In principiu, am reusit sa crestem preturile, dar si noi am fost flexibili. De exemplu, la cei care nu au avut buget pentru aceste cresteri le-am facut gradual. Dar echipa trebuie sa mearga la fiecare client in parte, sa aiba argumente in spate, cifre. E un efort destul de mare, dar functioneaza.“

La birou, de placere
Reprezentantii KLG s-au gandit si la o modalitate prin care sa imbunatateasca mediul intern din companie. Acestia au implementat un program care dureaza circa doi ani si le da angajatilor posibilitatea de a imbunatati mediul de lucru. Programul se desfasoara la sediul companiei si urmeaza patru principii: joaca-te, fii prezent, surprinde-i intr-un mod placut si alege-ti atitudinea. Oamenii sunt invatati ce sta in spatele acestor principii, iar scopul este de a imbunatati relatiile dintre ei, de a creste gradual interactiunea dintre departamente si de a veni cu placere la munca.
„Incercam sa luam de pe oameni presiunea greselii si sa ii incurajam sa fie mai indrazneti si sa aiba incredere in ideile lor. Altfel, dispare orice forma de creativitate, iar acesta este un lucru pe care noi nu ni-l dorim. Pana la urma creativitatea este cea care sta la baza oricarei idei «marete».”

Cerintele clientilor sunt implementate rapid
Aceeasi flexibilitate ii permite companiei sa implementeze destul de rapid si cerintele clientilor de optimizare. Fiecare client din portofoliu are propriile strategii de dezvoltare si fluxuri de business.
De exemplu, pentru cei din industria fashion, numarul de magazine pe care le detin creste rapid pe masura ce in tara se deschid tot mai multe mall-uri si centre comerciale.
In industria IT&C, directiile de dezvoltare sunt putin diferite.
Un astfel de client care are marfa depozitata pe platforme are nevoie de fluxuri operationale ce usureaza pe cat posibil munca oamenilor, astfel incat ei sa faca mai multe comenzi intr-un timp cat mai scurt.
Un exemplu in acest sens este solutia de optimizare pe care a gasit-o pentru fluxurile de marfa ale unui jucator important din industra de telecomunicatii, astfel incat sistemul WMS urmareste zilnic dinamica ABC si aloca imediat locatiile la raft in functie de asta. Se intampla foarte des, in baza promotiilor, sa existe produse care trec din C in A si, avand in vedere numarul mare de SKU, dezvoltarea a adus un plus in productivitate.