Mulți expeditori buni își doresc ca la un moment dat să ajungă să facă logistică contractuală, care să le asigure dezvoltarea la un alt nivel. După ce a dezvoltat succesiv servicii de expediții pentru toate modurile de transport și chiar soluții sofisticate de grupaj și transport express, IB Cargo a demonstrat că determinarea și dorința de a oferi clientului calitatea serviciului dorit sunt mai importante decât experiența, punând pe picioare în mai puțin de un an procesele operaționale pentru centrul regional de distribuție în Europa de Sud-Est al unui mare client din retail. În parteneriat cu Maersk, IB Cargo și-a asumat administrarea primului depozit de logistică externalizat în Europa pentru acest client. De la un set de așteptări de bază ale clientului, expeditorul și linia maritimă au orchestrat dezvoltarea unui depozit de 75.000 m2 în CTPark Bucharest West și utilarea lui completă cu rafturi și echipamente, în paralel cu recrutarea a 140 de angajați și dezvoltarea unei soluții software care să permită vizibilitatea totală a clientului asupra proceselor din depozit și a mișcării produselor. Totul într-o perioadă de pandemie, când întâlnirile față în față erau imposibile, și în care furnizorii au crescut termenele de livrare a oricăror echipamente din cauza crizelor de materii prime și microcipuri. Cu îmbunătățiri continue ale proceselor și soluțiilor software pentru unicul client de Contract Logistics, IB Cargo și Maersk își propun acum să se dezvolte în continuare pe acest segment de activitate și să găsească și alți clienți.
După nouă ani de colaborare fructuoasă între IB Cargo și Maersk pe partea de expediții, suedezii au venit în 2019 către expeditorul român cu o propunere extrem de provocatoare: un parteneriat pe Contract Logistics pentru un furnizor global de mobilier, care dorea să deschidă un centru regional de distribuție în România. „În ianuarie 2019, când am primit propunerea, noi deschideam centrul din Cluj, eram foarte ocupați cu proiectele noastre de freight forwarding. Nu aveam experiență pe verticala de Contract Logistics, însă Maersk avea know-how pentru operare și procurement, în timp ce noi urma să ne ocupăm de recrutare și de operare efectivă. Am acceptat provocarea, iar în octombrie 2019 am aflat că am câștigat licitația împreună cu Maersk”, rememorează Cătălin Putineanu, managing director IB Cargo, desfășurarea evenimentelor.
A urmat un lung șir de evenimente, rezultat al anilor de colaborări și parteneriate de tipul win-win-win, „în care toate părțile implicate au de câștigat și în care transparența, respectul și integritatea au fost pe primul loc, construind relații durabile și lăsând uși deschise, care au ajutat să demareze în condiții bune activitatea pentru centrul de distribuție, în septembrie 2020”. Primul astfel de eveniment a fost reîntâlnirea cu George Ilie, cu experiență în transport și retail, pe care Cătălin Putineanu l-a invitat să i se alăture în companie pentru un proiect de freight forwarding și care în final a fost omul căruia i-a revenit misiunea de a superviza activitățile operaționale în noul depozit, alături de Site Managerul Eusebiu Dumitrescu. Următorul eveniment ține de cooptarea unui prieten care lucrase 13 ani în construcția de depozite, și care a fost invitat să contribuie cu experiența pe care o avea în relația cu viitorul dezvoltator – și care a contat în demararea și monitorizarea construcției depozitului de 75.000 m2.
Pe lângă faptul că totul era nou pentru IB Cargo, începutul a fost cu atât mai greu cu cât s-a suprapus peste pandemie.
„Nu am putut vizita nimic, nu ne puteam întâlni nici cu clientul, nici cu partenerii, nici cu furnizorii. Eram fiecare în biroul lui și ne bazam pe ce comunicam de la distanță pe email. Au fost situații în care am discutat de zece ori și în momentul când s-a dezvoltat ceva a ieșit exact pe dos, din cauza unui simplu cuvânt, pe care cei implicați, de diferite naționalități, îl înțelegeau diferit”, rememorează și George Ilie, coordonator al activității operaționale din partea IB Cargo.
Recrutare cu provocări într-o zonă aglomerată
Partea de recrutare a fost una dintre provocări, deoarece zona de vest a Bucureștiului se confruntă cu o lipsă acută de personal care să lucreze în depozite, la pachet cu perioada de restricții și limitări impuse de pandemie. În depozitul IB Cargo lucrează preponderent stivuitoriști. „Este depozitul din zonă cu cel mai mare număr de stivuitoriști, cele mai multe depozite de aici fiind axate pe picking la bucată. Am început cu o activitate structurată în două schimburi, însă ulterior a trebuit să extindem la trei schimburi, inclusiv sâmbăta și duminica, pentru a putea răspunde nevoilor clienților. Recrutăm oameni în continuare pentru a fi siguri că îi avem pe cei mai buni. Iar asta se vede și din felul în care arată echipamentele din depozit, care sunt bine întreținute”, a mai spus George Ilie.
IB Cargo și Maersk au peste 140 de oameni angajați, majoritatea stivuitoriști, însă și personal din administrativ, calitate, pickeri.
IB Cargo are în vedere să apeleze la forță de muncă extracomunitară, pentru a preîntâmpina presiunea pe forța de muncă din zonă.
Zilnic se încarcă și se descarcă aproximativ 60 de camioane. O încărcare durează circa 3 ore, în funcție de dimensiunile semiremorcii. Diversitatea dimensiunilor paleților reprezintă una dintre cele mai mari provocări.
„Ne străduim să îmbunătățim permanent calitatea și timpul petrecut pentru o încărcare, fapt pentru care, împreună cu echipa operațională, am gândit o structură de traineri. Ei sunt implicați încă din procesul de induction pentru noii angajați, pentru a asigura o integrare rapidă. Pe baza informațiilor colectate de trainer și de echipa de middle management – șeful de tură, oamenii de la departamentul de calitate – se gândesc diverse planuri de acțiune pentru o îmbunătățire continuă. Săptămânal se încarcă și descarcă 350-380 de camioane și containere. În următoarele luni ne dorim să creștem capacitatea la 400-450 de unități pe săptămână.”
Planificare bazată pe volumetrie
Încărcarea camioanelor depinde mult de experiența oamenilor, cu atât mai mult cu cât paleții nu au dimensiuni standard, existând o varietate mare după greutate, înălțime, lățime, lungime sau moduri de aranjare. „Dar ne bazăm pe o echipă ambițioasă, cu un nucleu solid, care garantează o operare cât mai bună și în siguranță, ce ține cont de restricțiile impuse de specificul activității clientului final. Pentru ca marfa să fie protejată împotriva lovirii sau deplasării pe durata transportului, se folosesc atât bare de fixare transversale, scânduri laterale, cât și saci dunaj (pneumatici).
„Într-un camion se încarcă aproximativ 100 de paleți, iar activitatea de planificare asigură un mix potrivit de dimensiuni și greutăți, astfel încât echipa de încărcători să își creeze puzzle-ul perfect”, susține George Ilie.
Paleți personalizați, adaptați perfect la tipul de marfă
40% din mărfurile recepționate sosesc containerizat pe diferite tipuri de paleți, în funcție de dimensiunea bunului preluat. Clientul este unul dintre puținii retaileri care lucrează cu paleți personalizați, pe dimensiunile produselor pe care le comercializează.
Toate echipamentele folosite în depozitul Maersk/IB Cargo sunt Toyota și sunt accesorizate special, pentru a face față diversității produselor manipulate.
Toate această varietate de dimensiuni și greutăți este gestionată cu un sistem informatic (WMS) dezvoltat și personalizat după nevoile clientului.
75.000 m2 deveniți insuficienți la mai puțin de un an de la deschidere
Primii paleți au intrat în depozit în iunie 2020, iar în septembrie au început și primele livrări de aici către magazinele din România. „Împreună cu clientul am avut un plan bine pus la punct de creștere a volumelor ce urmau să fie recepționate și livrate, cu creștere graduală de la lună la lună. Unul din factorii cheie a fost și rămâne comunicarea cu clientul. În curând vom începe livrările către noi magazine, în ianuarie, respectiv februarie 2023. Momentan suntem în faza de stock build-up.”
În prezent din depozitul din București se livrează către peste 30 de magazine situate în 7 țări din Europa și din afara ei.
Din septembrie, suprafața de depozitare a fost extinsă cu încă 8.000 m2 pentru a răspunde nevoilor clientului. Soluția oferită de partener a fost în cadrul aceluiași parc logistic, făcând astfel mai facilă gestionarea acestui spațiu.
„Se stochează marfa în bulk, pe un spațiu de 8.000 m2, unde noi am prognozat că vor intra 12.000-13.000 de paleți de diverse dimensiuni. Aceasta extindere ne ajută să reducem gradul de utilizare a depozitului și să creștem capacitatea de recepție și livrare.”
Lay-out-ul și WMS-ul se îmbunătățesc permanent
Odată cu adăugarea noului depozit trebuie ajustat WMS-ul. Soluția informatică implementată are potențialul de a se plia pe nevoile clientului, păstrând doza de flexibilitate dorită de echipa operațională ce trebuie să se adapteze permanent la condițiile curente.
IB Cargo a apelat la o soluție IT externă, un software destul de flexibil care a permis integrarea tuturor cerințelor clientului.
Spațiul de depozitare organizat în șapte module are în total 75.000 m2 plus extensia de 8.000 m2. În total 120.000 de locații împărțite în mai multe tipuri de depozitare, astfel încât să acomodeze tipuri diferite de paleți. Sistemul de rafturi este, la rândul lui, personalizat pentru tipul și structura mărfurilor.
Experiența în expediții creează noi oportunități de colaborare
Având în vedere backgroundul de expeditor al IB Cargo, în momentul în care clientul a dat de greu în a găsi camioane și a le aduce la timp la încărcare, cei doi parteneri au oferit soluții pentru a furniza capacitatea de transport necesară
Atenția la nevoile clientului este o filosofie pe care atât Maersk, cât și IB Cargo o urmează în practică. Cei doi parteneri acționează pentru a oferi sprijin în zonele unde distribuția de marfă a fost complicată în ultimele luni.
Pentru a evita timpii mari de așteptare a șoferilor la depozit, alături de client, s-a dezvoltat un serviciu de preluare a semiremorcilor goale dintr-o parcare dedicată și securizată și aducerea lor la rampa de încărcare. După încărcare, acestea sunt aduse înapoi în parcare, unde așteaptă preluarea de către transportator. Șoferii își pot optimiza astfel timpii de condus și odihnă beneficiind de scutirea timpului petrecut la încărcare.
„Am dezvoltat acest model împreună cu clientul, inspirați fiind din activitatea din segmentul automotive, dar și de experiența pe care clientul o are în alte centre logistice pe care le operează. Testăm acum un alt concept drop and pick, prin care șoferul lasă remorca la rampă și preia altă semiremorcă gata încărcată, pentru a putea susține fluxul de camioane preconizat. Acest aranjament economisește mult timp pentru transportator, sprijinind activitatea operațională în curte/depozit și optimizând livrarea către clientul final”, a mai spus George Ilie.
După punerea cu succes pe picioare a noii activități, conducerea IB Cargo își dorește folosirea sinergiilor cu alte business-uri de distribuție/logistică contractuală, drept pentru care își dorește obținerea de contracte similare.
„Putem replica un astfel de proiect sau putem începe de la zero o activitate, pentru că am demonstrat că putem, am acumulat multă experiență, suntem flexibili și ne adaptăm nevoilor clienților, ne îmbunătățim continuu, credem în parteneriate pe termen lung de tipul win-win-win și avem o super echipă”, a adăugat Cătălin Putineanu.
