Deoarece trăim deja într-o lume a roboților, iar digitalizarea este o necesitate în tot mai multe industrii, inclusiv în transporturi, am stat de vorbă cu Iulia Malioukis, Principal Horváth România, despre ce presupune acest proces continuu de transformare digitală și ce beneficii aduce el pe termen lung, dar și despre piedicile cel mai des întâlnite în calea deciziei de a trece la digitalizare și despre cel mai mare risc pe care îl presupune ea, acela al atacurilor cibernetice
În urma colaborării cu firme de transport, Iulia Malioukis constată că acestea sunt preocupate mai ales de eficientizarea operațiunilor cu impact în scăderea costurilor și de o expansiune profitabilă – spre deosebire de alte industrii, de exemplu, bănci sau furnizori de utilități, care au nevoie de digitalizare conduse de cerințelor clienților. „Transformarea digitală este esențială pentru ambele obiective, de eficientizare și de expansiune, deoarece ea optimizează procesele, permite scalarea activității și, în același timp, răspunde nevoii clienților de a interacționa tot mai mult online, fără timpi morți, și de a avea mereu acces la informații.”
Uneori clienții le solicită transportatorilor să apeleze la digitalizare, deoarece vor interfațare între sistemele lor informatice, astfel încât beneficiarul transportului să aibă mereu acces la informații despre marfă și vehicule. Și pentru toate acestea este nevoie de o platformă digitală care să fie pusă, în mod transparent – un punct important când vorbim de transformarea digitală – la dispoziția tuturor jucătorilor implicați.
Și mai există și cazuri în care transportatorii încep un proces de transformare digitală pentru că alte firme cu relevanță în domeniu o fac și au succes. „Dar aici trebuie să subliniem mereu că un software nu rezolvă el însuși probleme, ci trebuie și utilizat la maximum pentru a oferi beneficii. Rolul pe care îl avem noi în astfel de proiecte este să înțelegem care este procesul ce are nevoie de optimizare, care sunt informațiile de la care pornim și în funcție de asta alegem softul cel mai bun sau zona care trebuie digitalizată ca prim pas, care aduce cele mai multe beneficii. Pentru că nevoile clienților noștri diferă în funcție de nivelul lor de maturitate, de industria în care activează, de tipul de afacere pe care o au sau de clienții lor.”
Colaborarea dintre Horváth și clienții săi începe în general, așa cum explică reprezentanta companiei, cu dorința acestora din urmă de a digitaliza un anumit proces sau o anumită zonă și cu nevoia lor de ajutor punctual. „Dar mergem și noi spre clienți când avem o temă nouă sau un subiect interesant de comunicat.”
O succesiune de pași bine definiți
Digitalizarea reprezintă transpunerea realității din spațiul fizic în cel digital, iar punctul de pornire este procesul ce se vrea digitalizat. „Aici ne uităm la doi indicatori principali care arată nivelul de digitalizare: satisfacția clienților – feedback-ul clienților și pierderea unor clienți poate indica un stadiu incipient privind transformarea digitală – și productivitatea/profitabilitatea firmei. Și ne întrebăm ce putem digitaliza pentru a crește pe termen lung cei doi indicatori și care este investiția necesară.”
După o primă fază de analiză, în care se ajunge la o înțelegere bună a situației actuale și se identifică punctele slabe, se stabilește strategia de digitalizare, și anume ariile/procesele de digitalizat. Întrebările pe care ni le punem aici sunt: asupra căror procese mă concentrez? Ce mă face mai bun/diferit/profitabil decât concurența? Ce tehnologii există și vreau să le adopt?… Iar după această etapă de concept vine implementarea efectivă, care presupune alegerea unui soft și implementarea proceselor în el. Clientul poate personaliza la nevoie softul și, în funcție de scopul și strategia aleasă, se poate integra cu sistemele informatice ale clienților, furnizorilor, autorităților, creând astfel un ecosistem digital ce acoperă toți actorii din domeniu.
Uneori este nevoie ca înainte de digitalizare să fie rezolvate alte probleme din compania clientului, legate de organizare, procese, transparență, raportare ș.a.
Firmele prezente deja pe piață nu își transformă cu totul modelul de afacere când trec la digitalizare, ci fac asta gradual. Start-up-urile, pe de altă parte, au la bază modele de business digitale.
În afară de digitalizare, Horváth este foarte cunoscut în domenii relevante pentru management – definire de strategii, raportare de business, modele de organizare, optimizarea proceselor – și inclusiv cu firme de transport a derulat de-a lungul timpului diverse proiecte interesante, unul dintre cele mai specifice acestui domeniu având ca scop prevenirea sustragerilor de carburant și implicit a pierderilor financiare. Clientul avea deja sonde litrometrice și i s-au propus în plus un GPS și camere în punctele unde se făceau verificările, iar diferențele dintre cantitatea de carburant alimentată și cea necesară pentru transport s-au redus mult în 3-4 luni. „Importantă însă este și perseverența în folosirea acestei soluții”, subliniază Iulia Malioukis. Specifice transportului sunt și soluțiile de optimizare a rutelor și a folosirii camioanelor, cu ajutorul unor sisteme ce au inteligență artificială și pot actualiza datele în timp real.
Implementarea poate dura și 2-3 ani la firmele mari și puternice financiar
Investiția în digitalizare depinde de zona ce urmează a fi digitalizată și de complexitatea soluției tehnice. În cazul firmelor de transport poate fi doar un sistem de GPS pentru urmărire, pe care cam toate companiile îl au deja, sau poate fi o platformă integrată cu clienții.
În ceea ce privește rezultatele, ele pot apărea în timp mai scurt sau mai lung, cu mențiunea că, mai ales în cazul companiilor mari, care au capital și potențial de investiții, digitalizarea este un proces care durează și 2-3 ani, deoarece se începe într-o zonă și apoi se merge spre celelalte. Beneficiile se văd nu numai după ce procesele sunt implementate în sisteme, ci și după ce sunt utilizate la potențial maxim, și constau din costuri scăzute și din optimizarea modului de lucru – deoarece, având date la îndemână, poți să iei decizii informate și să acționezi mai rapid.
Printre clienții din transport/logistică/distribuție se numără FAN Courier, iar implicarea Horváth a început cu evaluarea situației actuale a firmei și a nivelului de maturitate digitală. În unele zone, cum ar fi relația cu clienții, compania de curierat este mai bine digitalizată, fiind cumva împinsă de clienți și de piață, câtă vreme și competitorii au atins un nivel ridicat din acest punct de vedere. Dar sunt și zone care nu sunt foarte bine acoperite, pentru că în cazul unei firme atât de mari digitalizarea implică și un management bun al proiectelor, sisteme de performanță la nivel de companie ș.a.
După evaluare a fost definită, împreună cu clientul, strategia de digitalizare ce conține acțiunile concrete ce vor fi urmate. „Foarte important la companiile mijlocii și mari este că nu mai există doar un proiect sau două de digitalizare, ci mai multe, și implicit există nevoia unui management al proiectelor care trebuie înțelese din punct de vedere al interfațării. Aici apare și nevoia de a înțelege arhitectura IT, a serviciilor și tehnologiilor ce vor fi implementate.”
Un avantaj în atragerea forței de muncă
Automatizarea, digitalizarea și roboții nu pot acoperi necesarul de forță de muncă, dar pot compensa criza de personal din toate industriile. În plus, pot fi folosite pentru a atrage oameni și pentru a-i păstra pe cei ce lucrează deja în firmă, explică reprezentanta Horváth. Cu atât mai mult cu cât este o piață globală, e foarte ușor să mergi să te angajezi în altă țară, deci competiția pentru forța de muncă este cu atât mai mare.
Nevoia de digitalizare crește mai ales în perioade dificile
Iulia Malioukis constată că în ultimii ani nevoia de digitalizare a clienților a crescut. Înainte de pandemia de Covid-19 mai mult se vorbea despre digitalizare, „dar acum se și face”. Și între timp suntem în fața unei noi crize, de data aceasta previzibile, în perspectiva căreia firmele se gândesc tot mai mult să scadă costurile, să mențină profitabilitatea, să crească eficiența etc. „Iar digitalizarea este una dintre soluții și de aceea companiile caută să accelereze procesul.”
Un alt lucru pe care l-au învățat firmele în ultimii doi ani este că adaptarea este un proces continuu și că nu vor mai avea siguranța de acum 5-10 ani, când se făcea o strategie pentru o perioadă mai lungă, deoarece mediul și cerințele se schimbă foarte repede. Or, pentru a putea accepta asta trebuie să nu mai manifeste rezistență la schimbarea modului de lucru de până acum, care a funcționat. Și tocmai rezistența la schimbare este și cea mai mare piedică în calea transformării digitale, inclusiv în transport, ceea ce face ca digitalizarea să fie un proces mai greoi decât ar putea fi.
„Dar deschiderea la schimbare și la a avea un partener alături care să te ajute să iei decizii bune și să investești acolo unde poți vedea rezultate este benefică pe termen lung, și mai ales în perioade dificile din punct de vedere economic. Deci pentru noi acum sunt mai multe oportunități de a ajuta, mai ales că un alt aspect care s-a schimbat semnificativ în ultimul timp este acela că antreprenorii români sunt mult mai deschiși să apeleze la ajutor, din partea unui profesionist, pentru a ajunge mai repede dintr-un punct în altul.”
Deschiderea trebuie să se manifeste nu numai din partea firmelor care iau decizia de a digitaliza, ci și din partea angajaților care vor folosi noile softuri: altfel, dacă ei aleg să nu utilizeze sistemele și, spre exemplu, să facă în continuare rapoarte în Excel, investiția nu își dovedește utilitatea.
Cel mai mare risc, atacul cibernetic, poate fi prevenit
Digitalizarea aduce însă și un risc, cel asupra siguranței cibernetice, deci odată cu ea crește nevoia de a securiza informațiile în mediul online. Mai ales că în ultimul timp sunt tot mai multe atacuri cibernetice – chiar și un mare operator logistic a trecut recent prin asta – și pentru firme este tot mai dificil să le prevină, deși fac mari eforturi: unele gândesc diferite scenarii și se atacă singure pentru a vedea ce se întâmplă și cum pot anticipa astfel de acțiuni.
Proiectele alături de Horváth au în vedere componentele de securitate și în permanență se pot adăuga noi niveluri de securitate și de autentificare, însă userii sunt punctul cel mai slab, cel mai ușor se poate accesa un sistem prin intermediul lor, deci ei trebuie să conștientizeze ce riscuri poate aduce fiecare click. De aceea se fac instructaje și periodic se revine cu atenționări, mai ales când este vorba de date foarte importante – în cazul transportului poate fi vorba de informații despre curse, mașini, mărfuri, deci riscul este semnificativ.
Țintele sunt mai ales companiile mari, „dar vestea bună este că se poate lupta împotriva acestor atacuri dacă sistemele au cel mai înalt nivel de securitate și utilizatorii sunt conștienți de rolul lor”. Atacatorii sunt interesați să primească acces cât mai rapid și mai direct la conturi/bani, nu neapărat la liste de clienți sau alte informații despre firme, însă unii dintre ei caută și să obțină imagine sau să arate că se poate – în cazul lor victimele sunt companii cu vizibilitate foarte mare.
