Proceselor de achiziții nu li s-a acordat multă vreme importanța pe care o merită, ci au fost privite ca o funcție de back-office centrată pe costuri. Dar abordarea s-a schimbat în timpul pandemiei de Covid-19, când multe companii sau lanțuri întregi de aprovizionare s-au blocat tocmai în acest punct. De aceea în prezent achizițiile sunt privite ca un departament care creează valoare și avantaje competitive prin aprovizionare strategică, gestionarea relațiilor cu furnizorii și optimizarea lanțului de aprovizionare. Odată cu importanța mai mare acordată achizițiilor, au ajuns să beneficieze și ele de investiții în digitalizare, alături de alte departamente ca transporturi, logistică ș.a., și despre acestea a vorbit la conferința ARILOG din februarie Dorina Rădoi, care se ocupă de șase ani de achiziții în cadrul Lactalis România și are o experiență de 16 ani în supply chain.
La începutul pandemiei, prețurile produselor au crescut, iar comportamentul consumatorilor s-a schimbat, așa cum precizează Dorina Rădoi, astfel că și Lactalis România, ca și alte companii, s-a adaptat noilor realități din industrie, iar un rol important în acest proces l-au avut achizițiile.
Achizițiile optimizează în primul rând costurile, dar cresc și flexibilitatea lanțului de aprovizionare, deoarece permit o viziune de ansamblu și capacitatea de a „jongla” cu furnizorii și cu sursele de aprovizionare și duc la inovație în ceea ce privește produsele și procesele, deoarece, alături de furnizori, acest departament creează procese și produse noi și se reinventează de fiecare dată. În plus, desele modificări legislative au impact asupra activității companiilor și le impun să se adapteze încă de la primul pas, adică de la aprovizionare. Iar aici reprezentanta Lactalis România a dat exemplul directivei europene SUP (Single Use Plastic), care prevede, printre multe altele, folosirea paielor din hârtie în loc de plastic pentru băuturi, dar și folosirea doar a capacelor atașate (care nu mai pot fi detașate de recipient). Iar pentru respectarea tuturor acestor noi prevederi și a multor altora, departamentele de achiziții trebuie să colaboreze cu furnizorii de materie primă și să implementeze modificările tehnice și de altă natură impuse de lege.
Departamentele de achiziții sunt importante în activitatea unei companii deoarece aceasta nu poate lua decizii strategice dacă nu are vizibilitate asupra costurilor, asupra a cât se cheltuie și pentru ce. Iar satisfacția clienților, care se poate obține prin oferirea produsului potrivit la costul potrivit, este și ea printre obiectivele principale ale unei companii.
În trecut, Asia (China) era preferată de achizitori datorită costurilor reduse. Însă în ultimii ani, din cauza problemelor politice globale, durata de aprovizionare din aceasta zonă a crescut exponențial și poate ajunge la 48 de săptămâni. În același ritm au crescut costurile de transport. În aceste condiții, achizitorii au fost nevoiți să găsească soluții mai rapide și mai eficiente, orientându-se către zonele geografice din proximitate.
O altă realitate a vieții de azi este rapiditatea cu care au loc progrese tehnologice și cu care se schimbă lucrurile. „În ultimii cinci ani viteza aceasta a fost din ce în ce mai mare și la fel s-a întâmplat și în procesele de achiziții, care în trecut erau manuale, se bazau pe documente, telefoane și întâlniri față în față, dar acum nu mai există comenzi scrise cu pixul pe hârtie. În anii ’90, când au apărut primele computere, a început și digitalizarea acestor procese, apoi s-a trecut la gestionarea stocurilor și la procesarea unor date, apoi am avut softuri timpurii care s-au concentrat asupra automatizării comenzilor de achiziție, apoi au apărut platformele de aprovizionare, unde puteam să găsim furnizori, să analizăm oferte și surse de achiziție. Apoi, după 2010, a apărut și cloud computing, care oferă scalabilitate, flexibilitate și colaborare mai ușoară între părți când vine vorba de achiziții, apoi AI și machine learning, care îmbunătățesc analiza datelor, prezic tendințe și optimizează procesul decizional în domenii precum riscul furnizorilor și prognoza cererii. Și totul a început să se schimbe mult mai repede. Avem acces la informații, la baze mari de date pe care platformele noastre pot să le analizeze și, astfel, să ne ofere sugestii despre ce să comandăm, când, de unde și la ce preț, și pot să urmărească evoluția stocurilor și necesarul pe care îl avem. Și avem și aplicații mobile pentru unele dintre aceste platforme, care permit gestionarea din mers a proceselor de achiziții, avem Internet of Things, care face legătura între toate activitățile dintr-o organizație și oferă monitorizare în timp real a nivelurilor de inventar și a condițiilor echipamentelor și a logisticii, avem RFID, senzori pentru calitate, pentru mașini, pentru mentenanță etc., care transmit date în sistem și ne ajută să luăm decizii în cunoștință de cauză. Iar analiza predictivă și Big Data au început să fie folosite la un anumit nivel și în procesele de achiziții și chiar au devenit predominante pentru luarea deciziilor strategice.”
E-procurement, o soluție pentru provocările actuale și potențiale
La toate aceste progrese și automatizări s-a ajuns deoarece procesele manuale sunt consumatoare de timp și susceptibile de erori, câtă vreme pentru a plasa o comandă trebuie să ai anumite informații, de la alte departamente. Pentru cunoașterea furnizorilor și analiza performanțelor și costurilor lor, mai ales dacă furnizorii sunt numeroși, este nevoie de timp, și la fel și pentru cunoașterea modificărilor legislative. În plus, uneori întâlnești probleme pe care nu le-ai mai întâlnit până atunci și nu știi ce să faci, iar pentru a preveni astfel de situații este mai bine să iei în calcul din timp cât mai multe scenarii legate de posibile perturbări și să găsești anticipat soluții. Iar acest management al riscului din lanțul de aprovizionare devine mai ușor dacă este automatizat.
Dorina Rădoi explică importanța majoră a investițiilor în tehnologie pentru departamentele de achiziții, pentru că, altfel, integrarea și procesarea datelor ar putea fi anevoioase. Iar pentru a face față presiunii de a reduce costurile, de a obține materii prime mai ieftine și, desigur, de bună calitate, colaborarea și comunicarea cu alte departamente și cu furnizorii externi sunt deosebit de importante și sunt facilitate de automatizare. Nu în ultimul rând, adoptarea tehnologiilor moderne este necesară și pentru a face față provocărilor culturale și logistice aduse de globalizare și pentru un management eficient al resurselor umane, dezvoltarea de competențe specifice pentru cei care lucrează în achiziții (să știe ce cumpără, de la cine, în ce cantitate) și pregătirea celor care îi vor urma în posturile respective.
Cu alte cuvinte, digitalizarea, sistemele de e-procurement sunt soluția la aceste provocări și poate și la altele.
Sistemele automatizate trebuie analizate pentru a-l alege pe cel mai potrivit
În prezent există numeroase sisteme automatizate, care includ diverse funcții, de aceea fiecare organizație trebuie să-și analizeze nevoile interne și să-l aleagă pe cel care i se potrivește.
În primul rând, aceste soluții pot oferi raportări și analize de cheltuieli, astfel încât să se vadă rapid cheltuielile, în funcție de furnizori, și să se observe dinamica acestor cheltuieli, pentru a putea face analize. Deci vizibilitatea asupra tuturor costurilor va fi foarte bună și foarte simplă cu ajutorul acestor sisteme automatizate.
Datorită instrumentelor de e-sourcing (RFx) se transmit mult mai repede cereri de cotații și de informații către (potențiali) furnizori, răspunsurile vin și ele mai rapid și se pot face analize scurte și la obiect. La fel de utile sunt cataloagele electronice, instrumentele care permit un management eficient al relației cu furnizorii, pentru a ști exact cine ce oferă. Mai sunt și cele pentru managementul contractelor – o activitate migăloasă – pentru generarea de comenzi (PO), integrarea cu alte sisteme (ERP), în vederea obținerii unor informații clare și acurate de la alte departamente din cadrul companiei, sau posibilitatea de a avea acces la sistem de pe telefonul mobil, „dar pentru ultima eu nu aș opta, pentru că alocăm deja mult timp telefonului”.
Oferta de sisteme de e-procurement este vastă, dar nu se compară cu cea disponibilă pentru departamentele de vânzări, subliniază reprezentanta Lactalis România. „Ca dovadă că toți se concentrează mai mult asupra clienților și a vânzărilor. Dar până acolo trebuie întâi să cumpărăm.”
Beneficii numeroase, dar implementare cu cântec din cauza rezistenței la schimbare
Sistemul de e-procurement folosit de Lactalis România se numește BravoSolution și oferă soluții personalizate. Compania a ales o funcție de management al furnizorilor, deci îi are înregistrați în sistem și când are nevoie de un produs sau de o informație are la dispoziție toată baza de date la nivel global. Soluția mai include un model de RFQ automatizat care permite ca din trei clicuri să se trimită cererea de cotație și procesul să fie mai scurt și mai rapid, și o bază de date globală cu proiecte/rapoarte de economisire, detaliate și cu acces dintr-o privire la numeroase informații.
Reprezentanta Lactalis România a numit patru categorii de beneficii ale folosirii sistemului de e-procurement BravoSolution, dar a subliniat că lista este mult mai lungă: reducerea costurilor prin automatizarea sarcinilor manuale, eficientizarea proceselor și îmbunătățirea vizibilității asupra cheltuielilor, îmbunătățirea eficienței prin reducerea potențialelor erori umane, optimizarea comunicării și accelerarea procesului de achiziții, asigurarea conformității produselor și serviciilor achiziționate cu politicile și reglementările interne, dar și externe, și sporirea transparenței întregului proces prin oferirea de actualizări în timp real și deci de vizibilitate asupra datelor privind cheltuielile.
Cu toate aceste beneficii, experiența arată că și în cazul trecerii la astfel de soluții automatizate vor exista și greutăți, din cauza rezistenței la schimbare pe care o manifestăm cei mai mulți dintre noi. În timpul implementării, mai pot apărea și probleme de integrare, de îngrijorare privind securitatea datelor – „aceasta nu va dispărea prea curând, dar există soluții eficiente de securitate cibernetică” – de colaborare cu furnizorii, care trebuie să acceseze platforma, să-și creeze conturi și să introducă documente și date, de pregătire a personalului, de timp necesar pentru integrare sau de costuri ridicate – „dar cu siguranță se va vedea și beneficiul”.
Aceste provocări pot fi depășite dacă sunt definite obiective și scopuri clare urmărite prin implementarea soluției de e-procurement, dacă este evaluat bine procesul curent de achiziție de produse și servicii, dacă se alege soluția potrivită pentru achiziții electronice, dacă se face un plan cuprinzător de implementare și este urmat strict, dacă există o comunicare eficientă cu angajații și ei sunt instruiți astfel încât să nu ia noutatea drept o povară, dacă sistemul este integrat cu cele deja existente în companie, mai ales cu cele financiare, după ce li se explică angajaților din acele departamente că asta va simplifica și munca lor, dacă există un proces puternic de management al schimbării, dacă performanța este monitorizată și evaluată și dacă firma îmbunătățește și inovează continuu.
