In cadrul ExpoTranzit, Cosmin Baroiu, manager business unit iTrack Logitics – parte a platformei iTrack, furnizor de solutii telematice si fleet management – a adus in atentia participantilor cateva detalii, minore la prima vedere, dar care au stat la baza implementarii de succes a unei solutii de planificare dinamica a curselor pentru producatorul si distribuitorul de mezeluri si produse din carne Ana si Cornel

Ana si Cornel, companie romaneasca prezenta in sudul si estul tarii, detine o flota de distributie de circa 60 de vehicule cu care acopera putin peste doua milioane de kilometri anual, asa cum apreciaza Cosmin Baroiu, pentru distributia de marfa. Distributia produselor este realizata direct catre canalele IKA si retail, insa producatorul desfasoara si comert prin intermediul magazinelor proprii. Modelul de business consta in livrarea in 24 de ore. Comenzile primite azi trebuie livrate a doua zi. „Am planificat pentru ei o solutie de planificare dinamica a rutelor si de alocare automata a comenzilor de marfa pe vehicule. Implementarea s-a realizat din dorinta de a fi mai rapizi si de a livra marfa mai eficient, dar si de a creste nivelul de deservire a clientilor. Focusul principal a fost de reducere a costurilor, dar controlul acestora sa fie imbunatatit“, a explicat Cosmin Baroiu.

De la rute fixe la planificare dinamica
Pentru eficientizarea procesului de planificare a curselor, in urma cu ceva timp, compania Ana si Cornel a implementat o procedura interna de planificare fixa a rutelor. Acesta este un tipar utilizat de multi distribuitori care au clientii impartiti pe rute regionale sau pe zone de livrare.
Pentru planificarea fixa, in functie de comenzi, marfa este pregatita pe fiecare ruta si este alocata unui anumit vehicul si unui anumit sofer.
„Producatorul de mezeluri a dorit sa treaca la un sistem dinamic de alocare a comenzilor. Trecerea de la un sistem fix la unul dinamic este dificila pentru ca are impact pe multe zone operationale.“
Potrivit lui Cosmin Baroiu, implementarea unui sistem de rotatie a soferilor in perioada in care utilizau un grafic de rute fixe a fost o decizie inteligenta pentru ca asta a insemnat ca soferii nu erau dependenti de zona si de client, fiind astfel familiarizati cu mai multe zone de livrare.
Faptul ca soferul nu a fost dependent de o anumita zona a fost in beneficiul implementarii planificarii dinamice. „Pe noi ne-a ajutat foarte mult pentru ca, in general, incercam sa acoperim tot cercul de solutii. Plecam de la planificare si mergem catre executia operationala. Din punctul nostru de vedere nu este suficient sa ai un plan foarte bun. Trebuie sa verifici si te asiguri ca pe teren acesta este respectat, sau cel putin ar trebui sa existe un instrument care sa permita verificarea actiunilor din teren“, a mai spus Cosmin Baroiu.
Implementarea procedurii de a roti soferii, cu sarcini bine fixate si definite in zona de depozit, i-a oferit furnizorului iTrack posibilitatea de pune in functiune solutia de planificare dinamica a rutelor.
„Planificarea in mod normal inseamna o procedura pe care clientul o are pentru a-si livra marfa. Poate sa insemne o repartizare regionala a rutelor, o alocare pe sofer, pe zona. Am implementat solutia de planificare a rutelor pentru a receptiona comenzile din softul de gestiune al clientului si pentru a le aloca dinamic, cat mai eficient, marfa pe masinile de distributie. In proiect exista o comunicare intre softul de gestiune, unde clientul isi administreaza comenzile, si softul care administreaza depozitul pentru pregatirea marfii, pentru ca acestea sunt in stransa legatura cu softul iTrack de rutare si modul in care furnizam rutele“, a explicat Comsin Baroiu.
Acesta a atras atentia asupra faptului ca planificarea trebuie sa fie respectata. In cazul Ana si Cornel, rutele sunt trimise catre sofer pe aplicatia mobila si acolo el vede punctul de livrare, ora estimata pentru a ajunge la livrare si ce marfa trebuie sa descarce. Pentru a face dovada livrarii, soferul trebuie sa trimita in sens invers catre planner sau dispecerat statusuri in timp real. „Si vehiculul este monitorizat si se transmit informatii referitoare la pozitia GPS si traseu, astfel incat sa furnizam o structura foarte bine gandita si mapata de verificare a rutei, traseului si activitatii soferului de distributie.“
Printre beneficiile identificate de Ana si Cornel in urma implementarii solutiei de alocare dinamica se numara reducerea costurilor raportata si la reducerea kilometrilor parcursi. In momentul in care au trecut de la rute fixe la rute dinamice au reusit sa lege anumiti clienti si sa devina mai eficienti, crescand rulajul zilnic al vehiculului. „Eficientizarea a fost de circa 11%. Avand in vedere faptul ca au un rulaj de 200.000 km anual, cu un cost de 1,7-1,8 lei/km, economia este semnificativa“, a punctat Cosmin Baroiu.

Angajatii trebuie sa „adopte“ solutia implementata
„A doua parte a implementarii a fost o lectie pe care trebuia sa o invatam si am descoperit si argumente care stau la baza deciziilor in distributia de marfa si in livrarile mari. In procesul de implementare a unei solutii, am incercat de fiecare data sa implicam cat mai multe parti de impact pentru activitatea clientului.“ Pentru o implementare de succes trebuie aduse la aceeasi masa departamentele IT, planificare, dispecerat, dar „trebuie sa petrecem timp si in depozit pentru a intelege impactul unor planificari dinamice in depozit. Este foarte important sa petrecem timp mai ales cu soferii, ca sa intelegem cat de mult ii impacteaza o solutie de acest tip.“
In viziunea iTrack Logistic, o implementare de software are succes daca solutia are un grad bun de absorbtie si daca toate entitatile din compania clientului accepta si lucreaza cu solutia.
„Solutia poate sa fie eficienta, iar implementarea sa fie realizata de un furnizor IT implicat, dar daca nu exista adoptia de catre angajati, gradul de succes nu este optim. Pentru ca avem aceasta preocupare, pentru unul dintre clientii nostri, am decis sa petrecem timp cu soferul pe masina sa vedem cum foloseste aplicatia si daca respecta ruta indicata“, a completat Cosmin Baroiu.
Traseul a pornit din Nordul Capitalei, insa in mai toate cazurile soferii au ignorat punctele de livrare indicate de sistem. „Explicatiile lor au fost interesante si cel mai probabil nu erau luate in calcul de departamentul de planificare sau management. Raspunsul a fost ca daca nu ajung intr-o anumita piata inainte de orele 08.00 se aglomereaza si este greu accesibila, fiind, de altfel, o explicatie pertinenta“, a declarat Cosmin Baroiu. Acest argument a devenit un criteriu de optimizare si de planificare pentru iTrack.
„Soferul trebuie implicat in operatiuni. In timpul unui curs de pregatire sustinut pentru soferii unui client am decis sa le oferim aplicatia peste testare, dar pe telefon inteligent, pentru ca nu aveam terminale disponibile. Astfel, am realizat ca, din cauza ca aveau degetele prea groase, nu puteau apasa corect tastele. Desi poate parea lipsit de importanta, pe noi ne-a ajutat pentru ca am decis ca terminalele sa dispuna de un ecran mai mare. Mesajul meu este sa aveti in vedere si astfel de argumente in businessul de transport si livrare, care de multe ori par minore, dar pot aduce un impact foarte mare in costurile companiei“, a punctat Cosmin Baroiu.