In logistica, fluxul de marfuri este insotit de cel al documentelor. Gestiunea acestuia este extrem de importanta, in caz contrar compania supunandu-se unor riscuri foarte mari in eventualitatea unor controale, dar mai ales in relatia cu partenerii. Dachser a eliminat aceste riscuri prin folosirea unui sistem de management al transporturilor, aplicat la nivel mondial, care are o multitudine de avantaje: trasabilitate si evidenta in timp real a operatiunilor, facturare rapida si calitate a serviciului per total. Softul, denumit Domino, isi extrage informatiile din codurile de bare lipite pe produse, dar si pe documente, care sunt scanate in fiecare faza a procesului.
Bineinteles ca evidenta documentelor in acest mod este complexa, dar si beneficiile sunt pe masura, mai ales in Romania, unde returul documentelor de transport si termenele de incasare raman o problema, iar birocratia inca este o realitate.
Sistemul de management al informatiei pe care il foloseste Dachser la nivel mondial a fost dezvoltat in-house si imbunatatit in timp. In Dachser Romania acesta a fost folosit din prima zi de activitate, dupa ce, in prealabil, o echipa din Germania a facut training cu angajatii companiei din tara noastra. Toate operatiunile de mentenanta, precum si actualizarile saptamanale sunt realizate centralizat din Germania, pentru a se asigura ca fiecare utilizator de Domino din reteaua europeana Dachser lucreaza cu aceeasi versiune de soft. Sistemul Domino asigura o administrare optimizata a documentelor prin faptul ca pe acestea se lipeste un cod de bare, un alt exemplar fiind lipit si pe ambalajul marfurilor manipulate. Identificarea marfurilor cu un cod propriu este o practica frecventa in randul companiilor de logistica, dar nu si aplicarea unui cod si pe documente si corelarea acestuia cu codurile de urmarire ale clientilor. Astfel, daca un client cere detalii despre o marfa in functie de codul sau de urmarire, sistemul genereaza informatiile necesare fara probleme.
In depozit exista o imprimanta pentru exemplarele de cod de bare care se lipesc pe marfa si pe documente, dar mai sunt alte imprimante si in birouri, pentru documentele care nu trec prin depozit.
Toate documentele legate de fiecare expeditie au codul de bare respectiv si sunt scanate cu un scanner de mare viteza care in acelasi timp identifica si codurile de bare. Imaginile sunt legate direct de expeditia respectiva, iar sistemul le arhiveaza automat.
Documentele sunt arhivate si in format electronic, dar si pe hartie. In arhiva sistemului stau sase luni, dupa care merg intr-un alt sistem.
Cele pe hartie sunt pastrate cel putin 10 ani, pentru ca, in caz de control, le solicita autoritatile in drept.
Aplicatie speciala pentru Romania
Sistemul folosit in Romania nu e chiar identic cu cel din Germania, in sensul ca a trebuit sa fie dezvoltata o aplicatie noua, astfel incat sa se asigure o trasabilitate a documentelor, asa cum cere legislatia romaneasca.
