Vrei să fii la curent cu ultimele noutăți?
Abonează-te la newsletter.

Specialiștii companiei de top în Europa Centrală și de Est, specializată în contabilitate, fiscalitate, audit financiar și consultanță juridică, TPA Romania precizează că în momentul de față digitalizarea reprezintă un pas care nu mai poate fi amânat. Lipsa acestora nu reprezintă doar întârzieri și erori, ci și costuri suplimentare, dificultăți în interacțiunea cu autoritățile fiscale și riscuri de sancțiuni care pot afecta serios stabilitatea unei afaceri.

„Introducerea e-Factura a accelerat procesul de digitalizare, obligând companiile să adopte soluții digitale pentru emiterea și gestionarea facturilor. Aceasta măsură a fost esențială pentru creșterea transparenței fiscale și reducerea evaziunii, dar a reprezentat o provocare pentru firmele de dimensiune mai redusă, care au fost nevoite să investească rapid în tehnologie, adaptându-și bugetele din mers. În prezent, funcționarea unei companii fără digitalizarea proceselor contabile devine din ce în ce mai dificilă, afectând competitivitatea și eficiența operațională, dar, mai presus de toate, presupune costuri suplimentare în a răspunde cerințelor de clarificare venite din partea autorităților sau poate implica amenzi generate de calitatea datelor raportate.”, a explicat Maria Junghiatu, partener în cadrul TPA Romania.

Investițiile în digitalizarea proceselor contabile pot varia în funcție de companie și de complexitatea operațiunilor. Astfel, o firmă mică ar avea nevoie de un buget de 1.000-2.000 de euro, pentru software de contabilitate și instruirea personalului, în timp ce o companie mai mare poate ajunge la investiții de zeci de mii de euro, în sisteme integrate și personalizate.

„În domeniul financiar-contabil, digitalizarea oscilează între a fi o obligație și o opțiune strategică. Pentru companiile mari, unde volumul de date și complexitatea proceselor impun soluții eficiente, digitalizarea este adesea o necesitate pentru conformitate și performanță. În schimb, pentru companiile mici și mijlocii, aceasta poate fi o oportunitate de a economisi resurse și de a optimiza procesele, adoptând treptat soluții digitale scalabile.”, a completat Maria Junghiatu.

Experții TPA Romania au identificat o serie de provocări pe care le-au întâmpinat companiile în tranziția către digitalizarea proceselor contabile, printre care costurile inițiale mai mari, rezistența la schimbare din partea angajaților, lipsa competențelor interne și dificultăților de integrare a noilor sisteme.

„Provocările cresc în cazul companiilor din afara României care au reprezentanțe locale, din cauza cerințelor fiscale specifice țării noastre, cum ar fi raportarea SAF-T sau e-Factura, care sunt mai ample și mai detaliate comparativ cu alte țări. Astfel se explică de ce costurile de raportare fiscală pot fi mai mari în România.”, a menționat Maria Junghiatu.

Digitalizarea proceselor financiar-contabile devine un factor esențial în industriile care gestionează volume mari de date și necesită conformitate strictă cu reglementările fiscale.

„Printre industriile cu cea mai mare nevoie de digitalizare se numără sectorul financiar-bancar, unde reglementări specifice și cerințele complexe de raportare impun soluții digitale avansate. De asemenea, retailul și e-commerce-ul trebuie să optimizeze experiența clientului și să asigure conformitatea prin digitalizarea proceselor de plată. Și industria energiei, puternic reglementată, are nevoie de implemetări tehnologice dedicate. În schimb, domenii precum agricultura și construcțiile au un ritm mai lent de digitalizare, din cauza naturii activităților și a lipsei infrastructurii tehnologice adecvate.”, a precizat Maria Junghiatu.

Raportarea SAF-T (Standard Audit File for Tax) necesită respectarea formatului standard OECD, ceea ce impune utilizarea unor soluții digitale avansate pentru generarea și transmiterea fișierelor conform cerințelor. De asemenea, automatizarea proceselor asigură acuratețe în colectarea și prelucrarea datelor, minimizând riscul de neconformitate. Consultanții TPA Romania subliniază că impactul digitalizării nu este de neglijat în buna desfășurare a activității. Acesta facilitează respectarea termenelor impuse de autorități și transparența în comunicare, protejând totodată companiile de potențiale penalizări sau sancțiuni.

Tehnologiile sunt deja folosite la scară largă, precum RPA (Robotic Process Automation) pentru automatizarea activităților repetitive, de la reconcilierea conturilor până la generarea rapoartelor sau gestionarea facturilor. În prezent, aceste soluții sunt diverse și pot implica de la alternative simple de automatizare până la cele mai complexe, bazate pe inteligența artificială, în functie de complexitatea proceselor pe care le susțin și a bugetelor alocate digitalizării. În practică, soluțiile pot fi distincte de softul de bază al evidenței contabile, ceea ce implică și costuri la nivel de integrare, potrivit specialiștilor TPA Romania.

Tendințele actuale în digitalizarea proceselor financiar-contabile includ adoptarea tehnologiilor emergente precum inteligența artificială (AI), blockchain și automatizarea avansată. AI permite analiza predictivă și automatizarea proceselor complexe, reducând erorile și îmbunătățind luarea deciziilor, blockchain asigură transparența și securitatea datelor, fiind utilizat pentru audituri și conformitate fiscală, iar automatizarea avansată, prin RPA, simplifică sarcinile repetitive și crește eficiența operațională.

„Pentru a se pregăti, companiile trebuie să investească în infrastructura tehnologică, să instruiască angajații și să colaboreze cu experți pentru integrarea acestor soluții. Prin eliminarea proceselor manuale, aceste tehnologii transformă practicile tradiționale, reduce costurilor și crește viteza de procesare, oferind companiilor un avantaj competitiv semnificativ. Ele nu doar optimizează procesele, ci schimbă complet modul de lucru, trecând de la metode manuale și consumatoare de timp la soluții rapide, eficiente și sigure. Toate aceste soluții evoluate de operare asigură în timp reducerea erorilor, creșterea productivității și accesibilitatea datelor, susținând faptul că nu avem de-a face doar cu o tendință, ci cu un factor cheie al succesului operațional.”, a subliniat Maria Junghiatu.

Multe companii din România riscă amenzi și alte sancțiuni ca urmare a nerespectării legislației privind activitatea de audit intern a organizațiilor, cerință obligatorie începând cu exercițiul financiar 2018, conform consultanților TPA România, companie de top în Europa Centrală și de Est, specializată în audit, contabilitate, consultanță fiscală și consultanță juridică.

Cu toate că legislația impune implementarea acestei funcții pentru entitățile ale căror situații financiare anuale sunt supuse auditului statutar, multe organizații rămân neconforme, riscând astfel amenzi cuprinse între 50.000 și 100.000 de lei.

„Auditul intern este un «control de sănătate» al unei organizații. Auditorii interni verificâ dacă totul funcționează corect, identifică riscuri și propun soluții pentru îmbunătățiri, astfel încât compania să fie mai sigură și mai eficientă. Cu toate acestea o parte din companii nu se conformează. Unele dintre acestea datorită lipsei de informare, nu cunosc în totalitate obli-gațiile legale. Un alt aspect este cel referitor la costuri, multe firme percep auditul intern ca fiind o cheltuială deși este o investiție. Alt factor este lipsa specialiștilor sau a unei structuri dedicate.”, a menționat Sorana Cernea, Managing  Partner – TPA Romania.

Conform legislației în vigoare, societățile comerciale, indiferent de domeniul în care activează, sunt obligate să implementeze funcții de audit intern dacă, la data bilanțului, depășesc limitele a cel puțin două dintre următoarele trei criterii: active totale în valoare de 16 milioane de lei, cifră de afaceri netă în valoare de 32 milioane de lei și un număr mediu de 50 de salariați. În plus, entitățile juridice de interes public, cum ar fi instituțiile de credit, societățile de asigurări și societățile ale căror valori mobiliare sunt admise să fie tranzacționate pe o piață reglementată, li se impune organizarea acestei activități de audit intern, indiferent dacă îndeplinesc sau nu criteriile de mai sus. În caz de neconformitate, societatea poate fi sancționată cu amenzi de la 50.000 lei la 100.000 lei.

Controalele pentru urmărirea punerii în aplicare a acestor cerințe legislative pot fi inițiate de Autoritatea pentru Supravegherea Publică a Activității de Audit Statutar (ASPAAS), o divizie aflată în subordinea Ministerului de Finanțe, care solicită auditorilor financiari să detalieze în rapoartele lor anuale, începând cu 2024, acele societăți care nu au implementat încă o funcție obligatorie de audit intern.

„Până în momentul de față, amenzile aplicate de ASPAAS au avut un impact limitat. În sectoarele reglementate – bănci sau asigurări, de exemplu – amenzile au dus la creșterea conformării, dar, în alte sectoare, multe firme preferă să își asume riscul sancțiunilor decât să implementeze auditul intern. Asta probabil pentru că există percepția că auditul intern «caută greșeli», deși acesta caută soluții de îmbunătățire și emite recomandări de optimizare a proceselor companiei. Un audit intern bine structurat protejează firma pe termen lung, iar lipsa lui poate duce la fraude, pierderi financiare, sancțiuni și probleme legale.”, a precizat Laura Colceriu, Manager Audit Intern, TPA Romania.

În practică, consultanții TPA România au identificat anumite neconformități în companiile mici și mijlocii, așa cum lipsa unei structuri de audit intern, independența insuficientă a auditorilor interni, plan de audit superficial sau inexistent și nerespectarea standardelor profesionale. Principalele provocări întâmpinate de companii în implementarea funcției de audit intern au fost recrutarea și păstrarea auditorilor interni calificați, integrarea funcției de audit intern în cultura organizațională, costurile și rezistența managementului și angajaților la schimbare.

„Există percepția greșită că auditul «pedepsește», deși în fapt auditul intern sprijină compania. Angajații și managerii pot percepe auditul ca pe un control extern, nu ca pe un sprijin și de aceea ezită să aloce buget pentru această activitate. Neconformarea costă întotdeauna mai mult decât conformarea.”, a explicat Sorana Cernea.

Ce măsuri ar trebui să ia întreprinderile pentru a institui în mod corect funcția de audit intern și a evita sancțiunile? În primul rând, trebuie analizată necesitatea auditului intern. Este compania obligată să facă acest lucru prin lege? Dacă nu este obligată prin lege, ar trebui să se întrebe dacă și în ce măsură auditul intern este necesar pentru a evalua managementului riscurilor. Apoi, ar trebui analizat dacă este mai bine să se angajeze un auditor intern sau să se externalizeze această funcție către o firmă profesională. Ar trebui apoi definite obiectivele auditului intern, și ulterior să fie elaborat un plan multianual de audit, care să includă revizuirea și verificarea periodică a proceselor-cheie și, nu în ultimul rând, ar trebui asigurată independența auditorilor, deoarece auditorii interni care raportează direct managementului pot fi influențați la un moment dat.

„Auditul intern ajută companiile să identifice și să reducă riscurile (fraudă, erori, procese ineficiente), optimizând costurile și eliminând pierderile financiare. Totodată, este un factor suport care contribuie la îmbunătățirea eficienței proceselor prin identificarea zonelor de optimizare. De asemenea, prin această structură se asigură conformarea cu reglementările legale și fiscale și se pot evita anumite sancțiuni. În plus, prin furnizarea unor informații și rapoarte obiective și bine documentate, auditul intern contribuie la îmbunătățirea procesului de luare a deciziilor strategice, protejarea reputației firmei prin prevenirea litigiilor și, nu în ultimul rând, la creșterea încrederii investitorilor și a partenerilor.”, a adăugat Sorana Cernea.