TPA România Archives - Pagina 3 din 5

Mai multe firme românești care ar trebui să aibă implementată funcția de audit intern au fost recent notificate de Autoritatea pentru Supravegherea Publică a Activității de Audit Statutar (ASPAAS) să demonstreze în termen de zece zile că s-au conformat cerințelor legale, conform prevederilor legale (art. 65 alin. (7) din Legea nr. 162/2017), se arată într-un comunicat de presă al TPA România, companie specializată în audit, contabilitate, consultanță fiscală și consultanță juridică. Acestea sunt primele controale oficiale demarate de instituția aflată în subordinea Ministerului Finanțelor de la introducerea obligației, în 2018, iar companiile care nu s-au conformat cerinței riscă sancțiuni de până la 100.000 lei.

„ASPAAS a cerut auditorilor financiari, începând cu 2024, să includă în rapoartele anuale detalii privind companiile care nu au implementat funcția obligatorie de audit intern. Acum autoritatea a demarat controalele țintind acele companii care anul trecut nu aveau implementată această funcție. Între timp este posibil ca unele firme să se fi conformat cerințelor legale, astfel că sperăm ca acestea să primească doar avertismente, dar cele care nu au respectat legea riscă amenzi între 50.000 lei și 100.000 lei”, a declarat Sorana Cernea, Managing Partner TPA Romania.

Conform legislației în vigoare, indiferent de domeniul în care activează, companiile sunt obligate să implementeze funcția de audit intern dacă, la data bilanțului, depășesc limitele a cel puțin două dintre următoarele trei criterii: au active totale de 16 milioane de lei, o cifră de afaceri netă de 32 de milioane de lei și un număr mediu de 50 de salariați. În plus, entitățile juridice de interes public, cum ar fi instituțiile de credit, societățile de asigurare și cele ale căror valori mobiliare sunt admise la tranzacționare pe o piață reglementată, au obligația de a organiza activitatea de audit intern, indiferent de îndeplinirea criteriilor menționate. În cazul în care nu se conformează, acestea pot primi amenzi de la 50.000 lei la 100.000 lei.

Funcția de audit intern este esențială pentru sănătatea unei organizații. Auditorii analizează funcționarea proceselor, identifică punctele vulnerabile și vin cu soluții care contribuie la siguranța și performanța firmei. „Cu toate acestea, multe companii încă nu respectă obligațiile legale în acest sens. Unele, pur și simplu, nu sunt informate suficient și nu cunosc exact cerințele. Altele evită auditul din motive financiare, considerându-l o cheltuială, când, de fapt, este o investiție strategică. La toate acestea se adaugă și lipsa speciaștilor sau a unei structuri interne dedicate”, a explicat Sorana Cernea.

Ce pași ar trebui să urmeze o firmă pentru a institui în mod corect funcția de audit intern și a evita sancțiunile:

Să analizeze nevoia de audit intern. Chiar dacă nu există o obligație legală, companiile ar putea analiza oportunitatea și beneficiile implementării benevole a funcției de audit intern.
Să analizeze dacă ar fi mai bine să angajeze un auditor intern sau să externalizeze această funcție unei firme specializate.
Să definească obiectivele auditului intern.
Să stabilească un plan multianual de audit care să includă revizuirea și verificarea periodică a proceselor critice.
Să asigure independența auditorilor, pentru că un auditor intern care raportează direct managementului poate fi la un moment dat influențat.

TPA Romania este unul dintre principalii furnizori de servicii de audit financiar, consultanță fiscală, contabilitate și consultanță juridică din România. TPA România are o echipă de peste 150 de angajați în birourile sale din București și Cluj-Napoca, acoperind toate regiunile României. Portofoliul de clienți include companii din industrii diverse, precum imobiliare, construcții, energie regenerabilă, transport și logistică, servicii, tehnologie, producție, retail și distribuție, comerț, agricultură, precum și instituții internaționale și organizații non-profit.

Specialiștii companiei de top în Europa Centrală și de Est, specializată în contabilitate, fiscalitate, audit financiar și consultanță juridică, TPA Romania precizează că în momentul de față digitalizarea reprezintă un pas care nu mai poate fi amânat. Lipsa acestora nu reprezintă doar întârzieri și erori, ci și costuri suplimentare, dificultăți în interacțiunea cu autoritățile fiscale și riscuri de sancțiuni care pot afecta serios stabilitatea unei afaceri.

„Introducerea e-Factura a accelerat procesul de digitalizare, obligând companiile să adopte soluții digitale pentru emiterea și gestionarea facturilor. Aceasta măsură a fost esențială pentru creșterea transparenței fiscale și reducerea evaziunii, dar a reprezentat o provocare pentru firmele de dimensiune mai redusă, care au fost nevoite să investească rapid în tehnologie, adaptându-și bugetele din mers. În prezent, funcționarea unei companii fără digitalizarea proceselor contabile devine din ce în ce mai dificilă, afectând competitivitatea și eficiența operațională, dar, mai presus de toate, presupune costuri suplimentare în a răspunde cerințelor de clarificare venite din partea autorităților sau poate implica amenzi generate de calitatea datelor raportate.”, a explicat Maria Junghiatu, partener în cadrul TPA Romania.

Investițiile în digitalizarea proceselor contabile pot varia în funcție de companie și de complexitatea operațiunilor. Astfel, o firmă mică ar avea nevoie de un buget de 1.000-2.000 de euro, pentru software de contabilitate și instruirea personalului, în timp ce o companie mai mare poate ajunge la investiții de zeci de mii de euro, în sisteme integrate și personalizate.

„În domeniul financiar-contabil, digitalizarea oscilează între a fi o obligație și o opțiune strategică. Pentru companiile mari, unde volumul de date și complexitatea proceselor impun soluții eficiente, digitalizarea este adesea o necesitate pentru conformitate și performanță. În schimb, pentru companiile mici și mijlocii, aceasta poate fi o oportunitate de a economisi resurse și de a optimiza procesele, adoptând treptat soluții digitale scalabile.”, a completat Maria Junghiatu.

Experții TPA Romania au identificat o serie de provocări pe care le-au întâmpinat companiile în tranziția către digitalizarea proceselor contabile, printre care costurile inițiale mai mari, rezistența la schimbare din partea angajaților, lipsa competențelor interne și dificultăților de integrare a noilor sisteme.

„Provocările cresc în cazul companiilor din afara României care au reprezentanțe locale, din cauza cerințelor fiscale specifice țării noastre, cum ar fi raportarea SAF-T sau e-Factura, care sunt mai ample și mai detaliate comparativ cu alte țări. Astfel se explică de ce costurile de raportare fiscală pot fi mai mari în România.”, a menționat Maria Junghiatu.

Digitalizarea proceselor financiar-contabile devine un factor esențial în industriile care gestionează volume mari de date și necesită conformitate strictă cu reglementările fiscale.

„Printre industriile cu cea mai mare nevoie de digitalizare se numără sectorul financiar-bancar, unde reglementări specifice și cerințele complexe de raportare impun soluții digitale avansate. De asemenea, retailul și e-commerce-ul trebuie să optimizeze experiența clientului și să asigure conformitatea prin digitalizarea proceselor de plată. Și industria energiei, puternic reglementată, are nevoie de implemetări tehnologice dedicate. În schimb, domenii precum agricultura și construcțiile au un ritm mai lent de digitalizare, din cauza naturii activităților și a lipsei infrastructurii tehnologice adecvate.”, a precizat Maria Junghiatu.

Raportarea SAF-T (Standard Audit File for Tax) necesită respectarea formatului standard OECD, ceea ce impune utilizarea unor soluții digitale avansate pentru generarea și transmiterea fișierelor conform cerințelor. De asemenea, automatizarea proceselor asigură acuratețe în colectarea și prelucrarea datelor, minimizând riscul de neconformitate. Consultanții TPA Romania subliniază că impactul digitalizării nu este de neglijat în buna desfășurare a activității. Acesta facilitează respectarea termenelor impuse de autorități și transparența în comunicare, protejând totodată companiile de potențiale penalizări sau sancțiuni.

Tehnologiile sunt deja folosite la scară largă, precum RPA (Robotic Process Automation) pentru automatizarea activităților repetitive, de la reconcilierea conturilor până la generarea rapoartelor sau gestionarea facturilor. În prezent, aceste soluții sunt diverse și pot implica de la alternative simple de automatizare până la cele mai complexe, bazate pe inteligența artificială, în functie de complexitatea proceselor pe care le susțin și a bugetelor alocate digitalizării. În practică, soluțiile pot fi distincte de softul de bază al evidenței contabile, ceea ce implică și costuri la nivel de integrare, potrivit specialiștilor TPA Romania.

Tendințele actuale în digitalizarea proceselor financiar-contabile includ adoptarea tehnologiilor emergente precum inteligența artificială (AI), blockchain și automatizarea avansată. AI permite analiza predictivă și automatizarea proceselor complexe, reducând erorile și îmbunătățind luarea deciziilor, blockchain asigură transparența și securitatea datelor, fiind utilizat pentru audituri și conformitate fiscală, iar automatizarea avansată, prin RPA, simplifică sarcinile repetitive și crește eficiența operațională.

„Pentru a se pregăti, companiile trebuie să investească în infrastructura tehnologică, să instruiască angajații și să colaboreze cu experți pentru integrarea acestor soluții. Prin eliminarea proceselor manuale, aceste tehnologii transformă practicile tradiționale, reduce costurilor și crește viteza de procesare, oferind companiilor un avantaj competitiv semnificativ. Ele nu doar optimizează procesele, ci schimbă complet modul de lucru, trecând de la metode manuale și consumatoare de timp la soluții rapide, eficiente și sigure. Toate aceste soluții evoluate de operare asigură în timp reducerea erorilor, creșterea productivității și accesibilitatea datelor, susținând faptul că nu avem de-a face doar cu o tendință, ci cu un factor cheie al succesului operațional.”, a subliniat Maria Junghiatu.