Scaderea stocurilor, combinata cu un timp de livrare tot mai scurt, a determinat mai multe companii de logistica sa se indrepte serios catre activitatea de cross-docking. Un exemplu este KLG Europe, care intentioneaza sa se apuce in 2011 de constructia unei cladiri din care jumatate va fi dedicata acestei activitati, unde va investi circa cinci milioane de euro. Constructia va fi gata anul viitor si va fi insotita de schimbari serioase la nivelul companiei, care sa ajute la un timp de livrare cat mai bun.
Anul acesta, KLG si-a propus ca pe terenul existent langa actuala cladire de pe autostrada, care apartine deja companiei, sa construiasca un depozit dedicat activitatii de cross-docking. Constructia va avea aproape 10.000 m2 (din care 5.000 pentru cross-docking si 5.000 pentru depozitare) si va necesita o investitie de circa cinci milioane de euro.
Decizia vine ca urmare a cresterii numarului de livrari in retea ale companiei. Astfel, circa 60% din activitatea de cross-dock va fi generata de clientii deja existenti in depozit. „Acesta este un avantaj, pentru ca astfel avem deja volume. Insa ne asteptam sa acestea sa creasca mai mult, mai ales ca tot mai multe firme considera ca nu mai este eficient sa isi livreze singure marfa.“
Compania are in plan si unele schimbari in reteaua de distributie, astfel ca, din ianuarie 2012, sa poata livra oriunde in Romania in 24 de ore. „Vrem sa fim echivalentul curierului rapid pentru paleti. Iar in acest sens vrem sa dezvoltam sinergiile dintre clientii nostri care sa se integreze din ce in ce mai bine in reteaua noastra de distributie. Noi ne axam foarte mult pe optimizarea fluxurilor de marfuri si cautam clienti care sa aiba aceleasi nevoi, aceleasi puncte de interes, le unim si investim foarte mult volum de munca in operarea eficace a acestor fluxuri“, a explicat Razvan Marinescu, directorul de logistica al KLG Europe.
KLG se concentreaza pe optimizarea volumelor de marfa. Marfa clientilor este grupata si organizata astfel incat sa rezulte pentru acestia un cost cat mai redus si un timp de tranzit cat mai bun. „Asta inseamna ca ne concentram foarte mult sa analizam rutele, timpii de tranzit, ziua de incarcare etc.“
Retea de distributie „hub&spoke”
Compania opereaza intr-un sistem „hub&spoke“. Cu alte cuvinte, stocurile centrale sunt tinute la Bucuresti, unde se pregatesc comenzile sau clientii aduc pachetele de marfa. De aici sunt distribuite prin camioanele de linie de 20 t pe parcursul noptii la fiecare hub (Craiova, Timisoara, Cluj-Napoca, Targu Secuiesc, Bacau si Constanta). De la Bucuresti pleaca in fiecare seara cate 1-3 tiruri catre fiecare hub. Acestea ajung la destinatie in timpul noptii sau dimineata la prima ora, sunt descarcate, iar marfa este apoi incarcata in vanuri si distribuita. „In general, un hub nu poate sa depaseasca o distanta de livrare de 200 km. Obiectivul nostru este de a oferi un serviciu in 24 de ore oriunde in Romania.”
Capitala este preferata
Majoritatea clientilor companiei prefera sa isi tina stocurile la Bucuresti sau Constanta, insa Capitala este pe primul loc. Iar in masura in care aceasta va fi cuplata cu un sistem de distributie de 24 de ore in toata tara va fi inca si mai importanta. „Volumele distribuite in Bucuresti si imprejurimi depasesc 45% din volumele de distributie ale clientilor KLG din segmentul contract logistics, iar orice analiza gravitationala a distributiei recomanda pastrarea stocurilor in Bucuresti. Unul din marii nostri clienti, cu care lucram din primavara acestui an, avea inainte de externalizare doua depozite, unul la Bucuresti si altul la Arad, insa produsele lor au un anumit termen de valabilitate, iar costurile tinerii a doua stocuri erau destul de mari. Pentru noi a fost foarte important sa le demonstram ca pot renunta la stocurile din Arad, daca putem livra in Timisoara in 24 h in mai mult de 90% din cazuri, iar restul in maximum 48 de ore. Asa ca au decis sa tina un singur stoc si in cateva luni au realizat ca aceasta este o optiune foarte buna. Deci au preferat centralizarea stocurilor intr-o singura locatie, daca exista un timp de livrare foarte bun si un pret corect/ competitiv.“
Preturile de depozitare au scazut
Faptul ca volumele au scazut constant in ultimii ani a creat spatii goale in depozitele operatorilor, multi fiind nevoiti sa coboare preturile pentru depozitare. „Noi am oferit preturile corecte si nu ne-am axat niciodata pe depozitare ca centru de profit. Intotdeauna, pentru noi, preturile din depozitare trebuie sa acopere costurile. Profiturile trebuie sa vina din activitatea de manipulare si din distributie, unde optimizam fluxurile de marfuri.“ Clientii existenti nu au solicitat, in schimb, o scadere a tarifelor de depozitare tocmai deoarece acestia platesc exact pentru cat spatiu ocupa in depozit. „Nu avem nici un client care sa plateasca la metru patrat de depozitare, le oferim variante flexibile bazate pe marimea reala a stocului (in m3, paleti etc.) care se calculeaza la marimea reala a stocului la sfarsitul fiecarei zile.“
Transportul intern se externalizeaza
In prezent, compania dispune de o flota de 25 de vehicule utilizate pentru transport intern. Insa, pe masura ce acestea au iesit din uz, nu au mai fost cumparate altele noi, ci s-a optat pentru externalizarea treptata a transportului intern. „Cat timp promovam externalizarea serviciilor de logistica, mi se pare normal ca si noi, la randul nostru, sa externalizam anumite servicii, ca de exemplu transportul de linie (depo-depo), pentru a ne putea concentra pe ce facem noi mai bine, respectiv operarea si dezvoltarea unei retele de distributie a paletilor capabile sa livreze in 24 de ore un palet oriunde in Romania.“ Transportatorii cu care lucreaza KLG sunt atent verificati, inclusiv la numarul de incidente din trecut si la soliditatea financiara. „Pe masura ce am externalizat activitatea de transport, a capatat o tot mai mare importanta punerea la punct a unei baze de date interne cu transportatori. Avem proceduri interne foarte bine puse la punct prin care evaluam riscul de a lucra cu anumiti transportatori.“
Sisteme ce ajuta la eliminarea erorilor
KLG dispune de sisteme WMS (Van Boxtel) si TMS (Greencat). Acestea sunt software-uri inteligente, care nu doar inregistreaza operatiunile efectuate in depozit sau la distributie, ci ajuta foarte mult in optimizare prin modulele de analiza, automatizari etc.
Spre exemplu, in WMS sunt multe operatiuni care se fac automat. Respectiv, dupa receptia marfii, procesul de mutare in locatia de storage este automatizat, astfel ca sistemul hotaraste unde va fi stocata marfa pe baza unor criterii, cum ar fi: rotatia articolului respectiv, disponibilitatea spatiului de depozitare, pozitionarea in rutele de picking etc. La fel, TMS-ul genereaza o planificare automata, ulterior analizata de planneri, ce decid in consecinta daca si ce trebuie modificat sau inlocuit.
Cu majoritatea clientilor au fost dezvoltate interfate EDI pentru TMS si WMS. Astfel comenzile se primesc de la clienti direct in sistemul informatic. In plus, compania a investit intr-o interfata intre WMS si TMS. Astfel incat toate comenzile pregatite sa intre in TMS pentru a fi planificate la transport.
Picking-ul se face automat prin scanarea locatiei. „Lucram cu etichete SSCC care includ toate informatiile despre palet, respectiv lotul de marfa, data de productie, de expirare, identificator unic etc. Rata de eroare este foarte mica pentru ca nimic nu se face manual.“ In plus, nu se tin mai multe loturi pe acelasi palet, fapt ce ajuta la o pickuire fara erori, iar in acest sens exista intelegeri si cu clientul. Daca este scanat un lot gresit, sistemul impiedica pickuirea de pe locatia respectiva.
O alta scanare se face la incarcare si se printeaza o eticheta cu destinatie specifica pentru fiecare palet, astfel ca nu poate fi incarcata o marfa ce are o alta destinatie.
KPI-urile, mai greu de cuantificat
Unul din indicatorii de performanta foarte importanti este livrarea la timp la client. Chiar si livrarea mai devreme este un indicator al lipsei de performanta. Insa nu de putine ori clientii doresc ca marfa sa le fie livrata mai devreme decat au stabilit initial, astfel incat acest criteriu de performanta este greu de masurat in mod automat. „Degeaba semnezi un contract in care precizezi un timp de tranzit de 48 de ore, poate la un moment dat clientul are nevoie a doua zi de marfa intr-o anumita zona. Astfel ca este foarte dificil sa masori automat performanta livrarilor pentru ca degeaba sistemul calculeaza ca de la Bucuresti la Oradea marfa ar trebui sa ajunga in 48 de ore, daca clientul cere marfa a doua zi, atunci sistemul spune ca am livrat mai devreme cu o zi, deci acesta este un indicator negativ, astfel ca mereu trebuie sa faci un input manual cand verifici KPI-urile.“
Bonusuri lunare pentru angajati
In activitatea de logistica a companiei lucreaza peste 200 de angajati, care sunt evaluati de doua ori pe an pe baza unor criterii. In plus, exista si un sistem de bonusuri lunare acordate celor mai eficienti angajati, dar si cele de sfarsit de an, care, de asemenea sunt acordate in functie de performante. Toti angajatii KLG, atunci cand vin la munca, se logheaza cu o parola, astfel ca periodic se pot scoate rapoarte ale activitatii fiecaruia.
De asemenea, angajatii KLG beneficiaza si de programe de instruire. „Au fost trimisi oameni la instruire in Olanda, in special pentru sistemul IT, pentru a avea toate competentele pe plan local.“
Personalul KLG lucreaza in doua schimburi, iar programul de lucru a fost adaptat de-a lungul timpului in functie de tipologia clientilor companiei. „Dimineata ne axam foarte mult pe incarcarea camioanelor cu livrare locala si pe descarcari. Apoi incepe pregatirea comenzilor, iar in jur de ora 16.00 incep sa se incarce camioanele pentru livrarile in tara.“
Atentie sporita pentru securitate
KLG a investit foarte mult in securitatea depozitelor unde activeaza, iar in acest sens s-a inspirat din recomandarile TAPA si a creat un manual de securitate. La depozitul de la Bucuresti exista un sistem de aproape 150 de camere video, iar inregistrarile sunt pastrate mai bine de 30 de zile. „Daca la descarcare un client constata ca lipseste din marfa, se poate verifica filmul incarcarii.“
Masurile de securitate se aplica inclusiv la angajarea oamenilor, cand se verifica daca au avut antecedente pe unde au mai lucrat.
Compania detine o polita de raspundere la nivelul grupului, care acopera orice dauna clientului din cauza KLG in limita a 2,5 milioane de euro.
