Începând cu anul 2026, modul în care sunt derulate tranzacțiile comerciale în Polonia intră într-o nouă etapă, odată cu implementarea obligatorie, în etape, a Sistemului Național de e-Factura (KSeF). Nu este vorba doar despre o digitalizare a facturării, susţin consultanţii polonezi, ci despre o intervenție structurală în funcționarea pieței, prin subordonarea documentului de bază al tranzacțiilor comerciale unui sistem informatic central al administrației fiscale: pentru prima dată, o factură este considerată emisă exclusiv în momentul în care este acceptată de sistemul IT al statului. După cum românii au experimentat déjà, facturile pe hârtie sau cele electronice utilizate până acum își pierd valoarea juridică, iar fiecare document primește un cod unic de identificare generat de platformă.

KSeF schimbă fundamental relația dintre companii și stat

KSeF este o platformă unică pentru emiterea, transmiterea, recepționarea și arhivarea facturilor structurate, pe baza unui șablon standard. Sistemul are la bază modificările aduse Legii TVA din Polonia în 2021, iar motivele introducerii noului system sunt, la fel cum au declarant în urmă cu 2-3 ani şi guvernanţii români, combaterea fraudei de TVA, automatizarea decontărilor fiscale şi creșterea eficienței controalelor.

Utilizarea obligatorie a KSeF va fi introdusă gradual pe parcursul anului 2026, însă impactul său este deja intens dezbătut în mediul de afaceri.

O decizie națională, nu o obligație europeană

Consultanţii polonezi atrag atenţia că KSeF nu este impus de legislația Uniunii Europene. Nu există nicio directivă sau regulament european care să oblige statele membre să adopte un sistem centralizat de aprobare în timp real a facturilor. Dreptul UE permite utilizarea facturilor electronice, dar nu stabilește un model tehnic sau organizațional obligatoriu, susţin, supăraţi, reprezentanţii mediului de business din Polonia. Nu ştim dacă polonezii au comparat KSeF cu RO e-factura, dar în presa poloneză se menţionează că “sistemul KSeF este unul dintre cele mai intruzive din UE, comparabil cu cel din Italia și, sub anumite aspecte, chiar mai restrictiv”.

Control preventiv și risc transferat integral către companii

Un element critic semnalat de mediul de afaceri este caracterul preventiv al controlului fiscal. Prin KSeF, administrația fiscală obține acces în timp real la:

• structura veniturilor;
• rețeaua de contractori;
• condițiile de plată;
• fluxurile operaționale ale companiilor.

Controlul nu mai este declanșat de suspiciuni sau abateri, ci devine permanent, aplicat tuturor firmelor conforme. În același timp, întreg riscul sistemic este transferat către mediul privat: orice defecțiune, suprasarcină sau indisponibilitate a platformei poate bloca emiterea facturilor și, implicit, activitatea economică. Statul nu își asumă însă o răspundere clară pentru consecințele tehnice ale funcționării sistemului.

Întreprinderile mici și mijlocii sunt considerate cele mai vulnerabile în acest nou cadru. Ele se confruntă deja cu:

• un nivel ridicat de reglementare;
• incertitudine legislativă;
• costuri administrative semnificative.

Pentru aceste companii, KSeF nu este perceput ca un instrument de simplificare, ci ca o nouă infrastructură de control, care sporește dependența de sistemele statului și reduce marja de flexibilitate operațională.

Ca şi înainte de introducerea sistemului e-factura în România, criticii sistemului KSeF subliniază că introducerea acestei măsuri fiscal reflectă o filozofie de neîncredere a statului față de mediul de afaceri. În locul unor măsuri precum stabilitatea fiscală, simplificarea taxelor sau reducerea birocrației, autoritățile oferă un mecanism de supraveghere permanentă, cu riscuri operaționale și juridice semnificative.

În acest context, nemulțumirile exprimate de companiile poloneze nu vizează doar aspectele tehnice ale e-facturării, ci pun în discuție echilibrul dintre controlul fiscal și libertatea economică, într-un moment în care digitalizarea administrației devine tot mai profundă.

**Sursă foto: Tranzit AI