Distributia de medicamente este dificil de realizat, mai ales ca presupune indeplinirea unei serii de conditii impuse de Ministerul Sanatatii, si care necesita investitii pe masura in transport, depozitare si toate activitatile logistice. Chiar daca a fost si este criza, pentru distribuitorii de medicamente 2009 a fost un an in care investitiile au trebuit sa continue deoarece la sfarsitul lui 2008 au intrat in vigoare noile norme privind infiintarea, organizarea si functionarea unitatilor de distributie angro de medicamente de uz uman si Ghidul privind buna practica de distributie angro a medicamentelor.
 

Industria farmaceutica a devenit tot mai complexa, deoarece au aparut medicamente noi si mai „pretentioase“, cu conditii de depozitare mai speciale. Vaccinurile, de exemplu, trebuie tinute la temperaturi de 2-8oC, pentru ca la 0^oC ingheata si trebuie distruse, iar la 9-10^oC isi pierd proprietatile. Aceleasi probleme apar si la transportul acestor produse, si nu toate camioanele frigorifice sunt dotate cu sisteme automate de mentinere a temperaturii, deoarece ele presupun costuri foarte mari.
Producatorii farmaceutici impun si ei conditii foarte stricte distribuitorilor: transportul si depozitarea acestor produse implicand anumite conditii specifice (lumina, temperatura, umiditate). In portofoliul de distributie farmaceutica sunt categorii de produse care necesita depozitare separata (in afara de medicamentele propriu-zise mai exista plante, produse pentru copii, produse de igiena etc.) si din aceasta cauza gradul de complexitate al arhitecturii unui depozit farmaceutic este crescut.
„Pentru a monitoriza corect temperatura si umiditatea in depozit, pentru inceput trebuie sa creezi un raport de mapare prin care se identifica punctele critice si numarul de senzori de care are nevoie fiecare spatiu de depozitare. In momentul de fata, Farmaceutica Remedia are instalate astfel de sisteme de monitorizare in spatiile de depozitare, fara de care nu am fi putut primi autorizatia de functionare“, a afirmat Andrei Oprea, manager logistica Farmaceutica Remedia.
Autorizatiile de functionare sunt eliberate de catre ANM (Agentia Nationala a Medicamentului), iar printre cele mai importante conditii pe care trebuie sa le indeplineasca un furnizor de medicamente se numara trasabilitatea, posibilitatea de retragere de pe piata a unui produs cu deficiente, identificarea produselor neconforme/contrafacute si, nu in ultimul rand, respectarea noilor prevederi legale impuse de GDP (Good Distribution Practices).
Aceste norme de buna practica in distributie vin sa se asigure ca nivelul calitativ al produselor medicamentoase este mentinut de la producator pana la consumatorul final si ar trebui transpuse in cadrul unui sistem de calitate, prin care distribuitorul sa se asigure ca produsele pe care le manipuleaza sunt in conformitate cu legislatia europeana. In plus, conditiile de transport si depozitare trebuie monitorizate continuu si trebuie evitata contaminarea. Apoi, sistemul de calitate trebuie sa certifice faptul ca se livreaza produsul comandat, la locul potrivit, intr-un interval de timp bine stabilit. Un sistem cu functii de trasabilitate ar trebui sa detecteze produsele cu defecte si ar trebui sa poata indica unde pot fi gasite acele produse si cum pot fi aduse inapoi.
Contractele de distributie incheiate de distribuitorii angro de medicamente de uz uman care opereaza pe teritoriul Romaniei trebuie sa contina, pe langa prevederi cu caracter comercial, si prevederi cu caracter tehnic referitoare la existenta tuturor elementelor de identificare pe factura de receptie/avizul de insotire a marfii (numar de serie, data de expirare). Apoi documentele care trebuie sa insoteasca factura/avizul de expeditie (buletin de analiza si certificat de eliberare a seriei, inregistrari privind mentinerea conditiilor de temperatura si umiditate relativa, dupa caz, impuse de producator pe toata durata transportului, lista de ambalare „packing list”).
In plus, distribuitorul trebuie sa fie capabil sa rezolve reclamatiile si alertele rapide, sa realizeze retragerile de medicamente si sa respecte obligatiile legale privind farmacovigilenta (in cazul distribuitorilor angro de medicamente care sunt si detinatori de autorizatii de punere pe piata).

Atentie la temperatura
Deoarece la finalul lui 2008 s-a produs armonizarea legislatiei farmaceutice cu cea europeana si s-au republicat Normele privind infiintarea, organizarea si functionarea unitatilor de distributie angro de medicamente de uz uman si Ghidul privind buna practica de distributie angro a medicamentelor, in 2009 Europharm a achizitionat vehicule dotate cu instalatie de racire-incalzire. In prezent, compania detine o flota de 70 de masini pentru transportul produselor din portofoliu. Aceasta acopera cea mai mare parte din necesitatile companiei, dar in anumite situatii se apeleaza si la alti transportatori externi. Europharm Distributie opereaza in spatii de depozitare cu o suprafata de peste 7.000 m², avand depozitul central situat la Brasov si alte 10 depozite locale in Bucuresti, Baia Mare, Cluj, Sibiu, Timisoara, Craiova, Suceava, Iasi, Galati, Constanta.
„Autorizarea depozitelor se face din 2009 de catre Agentia Nationala a Medicamentului. Un depozit de medicamente trebuie sa asigure fluxuri complet separate pentru receptie si expeditie, sa aiba spatii compartimentate astfel incat sa asigure depozitarea pe diferite intervale de temperatura si categorii de produse, sa aiba sisteme de climatizare, de monitorizare a temperaturii si umiditatii si sistem informatic validat si, bineinteles, personal calificat. Ca urmare, toate depozitele Europharm sunt dotate cu sisteme de climatizare si de monitorizare a temperaturii si umiditatii“, a afirmat Valeria Ghitoi, Governmental Affairs & Quality Assurance Manager GSK-Europharm Distributie.
In functie de distanta, perioada anului, volumul afacerii, livrarile Europharm se fac de la o data pe saptamana la de patru ori pe zi la un client. Compania detine un soft personalizat pentru nevoile impuse de tipul de activitate, care asigura trasabilitatea produselor, comenzilor si documentelor.
Temperatura in timpul transportului este monitorizata constant si la Farmaceutica Remedia, care, in prezent, dispune de o flota formata din circa 50 de autoutilitare intre 1,5 si 6 m³ si un camion cu un volum de 25 m³. Vehiculele acopera nevoile companiei, dar pentru livrari speciale se apeleaza si la alti transportatori. Masinile sunt izolate termic si au sistem de mentinere a temperaturii, dar pentru 2010 se preconizeaza noi investitii pentru acest segment. Noile autoutilitare prevazute pe lista de achizitii vor fi in conformitate cu Good Distribution Practice si vor asigura temperatura controlata pentru produsele care impun astfel de cerinte.
In ceea ce priveste capacitatea de depozitare, compania detine un depozit in Bucuresti de 2.560 m², compus din doua corpuri, unul cu o capacitate de 1.400 de paleti si celalalt cu 8.000 celule si 400 paleti.
Centrul Logistic Bucuresti poate ajunge la 7.000-8.000 m², daca acest lucru se impune, prin construirea unei noi sectiuni, dar asta numai dupa ce se va ajunge la o rata de ocupare de 70-80% a spatiului deja existent. In prezent, in acest depozit spatiul ocupat are o pondere de 35-40%. „Depozitul a fost finalizat in 2008 si dupa parerea mea avem unele din cele mai sofisticate sisteme de colectare si depozitare din domeniu, colectarea fiind un proces semi-automatizat prin intermediul benzii transportoare si a PLC-ului. Zona de paletaj are un VNA MAN-UP cu inductie prin pardoseala, care asigura rapiditate atat in manipulare, cat si la colectarea comenzilor partenerilor logistici“, a afirmat Andrei Oprea.
Urmatorul ca dimensiuni este depozitul din Deva, care deserveste in principal lantul propriu de 50 de farmacii din judetele Alba si Hunedoara. Acesta are in prezent 1.800 m², dar poate fi extins la 3.000-3.500 m². In afara de aceste doua puncte, Farmaceutica Remedia mai are sapte depozite locale in Timisoara, Sibiu, Targu Mures, Brasov, Targoviste, Pitesti, Craiova.
Compania asigura servicii de receptie, depozitare, colectare, recuperarea documentelor de expeditie, ramburs, retur de produse, distrugerea produselor.
Se lucreaza pe rute prestabilite: pentru clientii din apropierea depozitelor se ajunge si la o frecventa de trei ori pe zi, iar pentru cele mai indepartate puncte, la o data pe zi.

Chiar daca e criza, s-au facut investitii
Criza economica a adus numeroase provocari pentru industrie, cu atat mai mult pentru cea farmaceutica, un domeniu foarte complex. Ca urmare, departamentele de logistica vor trebui sa recurga la modalitati de reducere a costurilor. Acum mai mult decat oricand se simte o nevoie mai mare de eficientizare a managementului stocurilor, a transportului si a productiei.
La Farmaceutica Remedia, masurile luate pentru contracararea efectelor crizei au fost gestionarea mai buna a costurilor prin organizarea pe centre de cost, urmarirea mai atenta a stocurilor, reducerea timpului de depozitare la produse (1-2 saptamani in farmacie si 4-5 saptamani in depozit) si redistribuirea lor intre centrele de distributie, identificarea clientilor rau-platnici si sistarea distributiei catre acestia si recalcularea rutelor conform profitabilitatii fiecareia dintre ele.
Chiar si in aceasta perioada dificila, compania a deschis un depozit si un punct de facturare la Craiova, unde serviciile logistice sunt asigurate de un partener local, si cinci farmacii. Nu au existat planuri de extindere care sa fie anulate ca urmare a crizei financiare, ci eventual doar amanate.
Anul trecut, Farmaceutica Remedia a avut vanzari de 150 de milioane de lei, profitul net realizat fiind de doua milioane de lei. „Avand in vedere situatia dificila din distributia de medicamente, care poate avea ca rezultat o posibila disparitie a multor farmacii independente, vom avea provizioane pentru acoperirea riscului de neincasare. In acest context, profitul net s-ar putea diminua“, crede Andrei Oprea. Planurile pentru 2010 includ dezvoltarea serviciilor logistice, aducerea de noi clienti pe acest segment si implementarea de noi solutii logistice in partea de depozitare – distributie in vederea reducerii costurilor si acoperirii intregii tari.
Chiar daca a fost criza, anul trecut Europharm a avut o crestere a cifrei de afaceri cu 40%, iar indicatorii financiari si profitul au fost imbunatatiti. Anul trecut a continuat procesul de schimbare a flotei, depozitul din Brasov a fost extins si alte doua depozite au fost relocate. Cu toate ca una din cele mai frecvente masuri anti-criza este reducerea personalului, in cazul Europharm in 2009 s-au angajat 384 de persoane, din care jumatate lucreaza pe partea de logistica.