Pandemia Covid-19 scoate in evidenta rolul critic pe care logistica il are in furnizarea de produse, in special din categoria de prima necesitate, din care fac parte inclusiv medicamentele. In video-conferinta „Impactul Covid-19 pe piata de distributie farmaceutica din Romania“, organizata de Tranzit si transmisa live pe canalele online ale revistei noastre, specialisti in logistica farmaceutica au vorbit despre lectiile invatate in perioada crizei sanitare.
Privita prin prisma distribuitorilor si importatorilor de medicamente, industria farmaceutica este una de succes, cu cresteri importante in ultimii ani. Spre exemplu, in 2019, cei peste 1.570 de agenti economici cu Cod CAEN 4646 au realizat impreuna o cifra de afaceri de 32,2 miliarde de lei (circa 7 miliarde de euro). Pandemia nu a ocolit insa nici sectorul farmaceutic, pornind de la recomandarile venite pe canalele oficiale si terminand cu restrictiile din perioada de izolare, predictia comportamentului de consum privind medicamentele devenind tot mai greu de gestionat. Astfel, cel putin pe tipuri de substante care in trecut inregistrau cresteri „normale“ in perioadele de inceput de an, volumele s-au diminuat. Ne referim aici la medicamentatia pentru boli cronice si la medicamente fara reteta, asa numitele OTC-uri (Over the counter), pentru afectiuni digestive sau pentru raceala si gripa. Evident, toata aceasta fluctuatie de volume a avut efecte directe in operatiunile logistice din sectorul farmaceutic, care a fost supus unor presiuni foarte mari la inceputul starii de urgenta, pentru ca mai apoi distribuitorii sa incerce sa gaseasca solutii de eficientizare in contextul actual.
Deflatie de stoc urmata de caderea vanzarilor
Pentru DONA.Logistica, unul dintre cei mai noi jucatori de pe piata de distributie de medicamente, cu cresteri spectaculoase de la an la an, inceputul pandemiei Covid-19 a adus volume foarte mari, ceea ce a provocat anumite dezechilibre in utilizarea resurselor pentru a putea gestiona situatia.
„Starea de urgenta ne-a provocat sa gasim solutii pentru situatii exceptionale, cu care logistica nu se confruntase pana la acea data“
Catalin Gruianu, director operational DONA.Logistica
Astfel, compania a replanificat programul de lucru al echipelor din depozit prin segregarea acestora, s-a concentrat asupra achizitiei si utilizarii materialelor de protectie, a instruirii personalului si a implementarii tuturor masurilor impuse de starea de urgenta.
„Intr-o perioada in care volumele si achizitiile crescusera semnificativ, toate acestea au generat o stare de presiune care ne-a determinat sa actionam si sa ne gandim la ce urmeaza. Am luat in calcul atat scenarii optimiste, cat si pesimiste, si am facut in permanenta planuri, pe care le-am ajustat pe masura ce vedeam cum evolueaza lucrurile in functie de indicatorii de piata si de business pe care ii masuram permanent.“
Catalin Gruianu
Tot in aceasta perioada, desi a facut angajari, ele nu au depasit numarul previzionat inainte de aparitia coronavirusului, „pentru a nu fi nevoiti ca, mai apoi, sa restructuram echipa“.
Cu o prezenta de 25 de ani pe piata romaneasca de distributie, Grupul A&D Pharma, subsidiara a Dr.Max Group, controlat de Penta Investments din Cehia, a instituit un comitet pentru asigurarea situatiilor de urgenta, care a preluat toate cazurile cu care s-a confruntat compania in teritoriu.
„In mod evident, ne-am uitat imediat la partea operationala, la depozitul central si la cele 11 depozite regionale pe care A&D Pharma le are in cadrul infrastructurii logistice, plus cele 700 de farmacii Sensiblu si Dr. Max, care trebuiau reorganizate astfel incat sa asigure continuitatea operationala. Prin urmare, primele masuri s-au referit la reorganizarea resurselor umane prin segregarea schimburilor, situatie care nu era in mod uzual practicata. Spre exemplu, in depozitele regionale lucram intr-un singur schimb, iar in cel din Bucuresti am implementat doua schimburi. In acest fel am diminuat riscul legat de o posibila contaminare“
Sorin David, Supply Chain Director A&D Pharma
Odata cu diminuarea resurselor a intervenit insa si dificultatea de a mai opera in aceleasi conditii de „business as usual“, pentru ca imediat dupa declararea starii de urgenta consumatorul final a intrat intr-o stare de panica si, asa cum s-a intamplat si in retailul alimentar, unde produsele de stricta necesitate au devenit de negasit, in farmacii stocurile pentru anumite medicamente sau produse si echipamente medicale s-au epuizat instant. Inevitabil, asa cum a mai spus Sorin David, toata aceasta deflatie de stoc din farmacii a venit ca o provocare imensa pentru depozite, care la randul lor au transmis-o catre furnizorii de medicamente.
„Prin urmare, am traversat un varf aproape incredibil, gestionat insa in resursa limitata, cu o intarziere a livrarilor catre farmacii in ideea de a asigura continuitatea business-ului. Tot acest varf a adus perturbari in algoritmii de aprovizionare, care la randul lor au generat volume de achizitii impresionante, dar care, asa cum si realitatea a aratat ulterior, nu s-au mai pastrat la acelasi nivel, prin urmare a fost nevoie de o ajustare a echipelor in identificarea unui necesar corect de aprovizionare, a unui flux operational echilibrat, care sa nu produca alte daune de business.“
DONA.Logistica a pus accent pe zona de preventie in partea operationala, astfel ca depozitele au fost separate, iar soferii livratori au fost dotati imediat cu echipamente de protectie si nu au mai intrat sub nicio forma in contact cu alte persoane din depozit, chiar daca pana atunci fluxul de logistica inversa era asigurat inclusiv de catre ei prin manipularea documentelor.
La randul lor, pe langa separarea schimburilor, operatorii nu au mai intrat in contact cu zonele de birouri. Situatia se pastreaza si in prezent la A & D Pharma, potrivit afirmatiilor lui Sorin David, „cu o vigilenta chiar mai sporita decat in trecut“, generata de evolutia Covid-19 in Romania, una nefasta la momentul actual, care sporeste gradul de risc.
Modelul international, replicat in Romania
Faptul ca FM Logistic Romania este o companie multinationala a reprezentat un avantaj, a spus Alexander Pavlov, Managing Director, deoarece impactul Covid-19 a fost observat mai devreme pe pietele vestice in care compania este prezenta si astfel subsidiara din Romania a putut lua masuri din timp. Ceea ce s-a schimbat in urma acestei pandemii, remarca Alexander Pavlov, a fost stocul clientilor pe intreg palierul de business, in raport cu schimbarea comportamentului de consum.
„Nu a fost posibil sa evitam acest tip de consum, care a fost un test pentru intreaga retea de distributie, si a trebuit sa ne adaptam. Masurile luate in depozite, aceasta separare a echipelor, pe care toata lumea a implementat-o, au adus o limitare aditionala a echipelor. In mod normal ai un necesar de personal pentru a acoperi volumele extra, insa in pandemie nu ai mai putut face asta. Ca atare, am implementat o serie de masuri aditionale, astfel incat sa asiguram continuitate, dar si diminuarea riscului de infectare in companie. Una dintre acestea a fost separarea echipelor si modificarea programului de lucru, pentru ca ele sa nu se intalneasca.“
Alexander Pavlov
Pentru FM Romania, industria farmaceutica reprezinta 3-4% din totalul cifrei de afaceri, procentul fiind mai mare in alte tari. Compania opereaza un depozit propriu de 20.000 m2 in apropierea autostrazii A1 Bucuresti-Pitesti, in comuna Dragomiresti, din care jumatate este destinat FMCG si produselor cosmetice, in timp ce alti 10.000 m2 sunt autorizati conform reglementarilor in vigoare, inclusiv certificatul GDP (Bune Practici in Distributie), pentru logistica produselor farmaceutice. Suprafata dedicata industriei farmaceutice reprezinta circa 10% din totalul suprafetei de depozitare pe care compania o are in Romania. Datorita unui portofoliu mai larg de clienti, impactul Covid-19 a fost diferit in functie de segment. Daca in martie a fost inregistrata o crestere medie de pana la 25%, in lunile urmatoare pentru unele dintre companii scaderea procentuala s-a situat intre 15% si 35%, pentru ca din iunie volumele sa reintre pe un fagas de recuperare. „Insa au existat si clienti care au urcat cu 35-45%, in special in mai.“
Flux bun in transporturi
Prezenta pe piata de transport farmaceutic din 2013, compania Alex International Transport ’94 si-a dedicat o buna parte din business acestui segment, dupa cum a mentionat Alexandru Constantinescu, directorul general. Si acesta a luat un set de masuri pentru a minimiza pe cat posibil riscul unei posibile inchideri temporare din cauze sanitare. Printre primele actiuni s-a numarat separarea echipelor de la birouri, unele dintre acestea fiind chiar inchise, in timp ce la altele a fost interzis accesul, chiar si soferilor care inainte de pandemie lasau diferite acte. Toate actiunile s-au suprapus insa cu cresteri de volume.
„In martie, volumele au fost foarte mari, neasteptat de mari, astfel ca a trebuit sa le facem fata cu reorganizarea de personal. Spre exemplu, am rotit soferii de pe o masina pe alta pentru a reusi sa organizam anumite cerinte speciale.“
Alexandru Constantinescu
Pentru ca activeaza si in transport international, compania s-a lovit si de provocarile specifice sectorului, de la granite inchise, cozi in frontiere si frica oamenilor de a livra sau incarca din tarile considerate focare de Covid-19, asa cum au fost Spania si Italia. Volumele scazute pentru clientii din farma au fost compensate de alte segmente, chiar in mijlocul pandemiei fiind demarat un contract nou la Suceava, unde au fost relocate sase camioane si au fost facute angajari pe plan local.
„Nu a fost usor, dar am facut-o. Din punctul nostru de vedere, ne-am miscat foarte bine in martie, raspunzand cerintei clientilor, iar in aprilie lucrurile au mers oarecum din inertia din luna anterioara. Din pacate, daca si clientii nostri au volume scazute, si noi avem.“
Aprovizionarea cu echipamente de protectie, o reala problema chiar si pentru farma
Desi are relatii comerciale directe cu o parte din producatori si distribuitori, la inceputul starii de urgenta, Alex International Transport ’94 s-a lovit de problema aprovizionarii cu echipamente de protectie.
„A fost una dintre preocuparile noastre, pentru a evita pe cat posibil infectarea angajatilor, care erau prezenti in permanenta in teritoriu, faceau livrari, preluau marfa din depozite. A fost o nebunie care a durat aproximativ doua luni.“
Pentru un holding care detine partea de logistica si distributie finala, importanta achizitionarii acestor echipamente a fost cu atat mai ridicata. Daca in mod normal ele aveau o plaja destul de restransa de comercializare, cu precadere catre spitale, de unde si stocurile limitate de la inceputul pandemiei, in momentul in care panica a intervenit printre consumatori, grupul din care face parte A&D Pharma le-a declarat de siguranta maxima si le-a blocat de la vanzare pentru a-si proteja propriii angajati, cu precadere pe cei aflati in zona cea mai mare de expunere, farmacistii si soferii. Imediat dupa ce a facut acest lucru, asa cum a explicat Sorin David, compania s-a orientat catre furnizorii traditionali, insa si in depozitele lor stocul era complet zero, fiind deja date comenzi cu plata in avans la preturi si de 10 ori mai mari.
„Cert este ca in primele saptamani piata intreaga a fost bulversata, faceam achizitii pentru consumul propriu cu destul de mare dificultate, am cumparat masti la preturi chiar si de 5-6 lei/bucata, aduse pe calea aerului din Canada sau China, intrucat furnizorii traditionali din Romania nu aveau capacitatea de a raspunde nevoii imediate. Lucrurile s-au reglat mai tarziu, iar astazi piata este mult mai stabila, exista stocuri suficiente si gasim masti la 0,5 bani/bucata pentru achizitia en-gros.“
Catalin Gruianu a completat ca inclusiv preturile de transport aerian si taxele vamale au fost „exagerat de mari“ la vremea respectiva.
„Dupa care am avut dificultati in a autoriza produsele, deoarece nu erau inca autorizate pentru Europa. In prezent avem stocuri, suntem intr-o normalitate.“
Investitiile pentru eficientizare, pe primul plan
Deoarece eficientizarea proceselor reprezinta un deziderat pentru orice companie, i-am intrebat pe invitatii nostri care au fost actiunile intreprinse de ei din martie si pana in prezent pentru a face fata fluctuatiilor de volume la aceleasi costuri operationale sau chiar mai mici in contextul dat.
In cazul DONA.Logistica a fost acordata o mai mare atentie monitorizarii activitatii si replanificarii stocurilor. In functie de schimbarile care apareau pe piata, si care, uneori, aveau loc zilnic, distribuitorul si-a adaptat toate resursele disponibile la cerintele si provocarile momentului.
„Eficienta crescuta a fost data de replanificarile efectuate, care ne-au ajutat sa indeplinim comenzile clientilor nostri“
Catalin Gruianu
Cresterea productivitatii si sporirea eficientei reprezinta tinte setate cu mult inainte de inceputul fiecarui an pentru grupul din care face parte A&D Pharma. Iar criza sanitara si economica provocata de Covid-19 nu a intrerupt aceste planuri, proiectele companiei in Romania fiind extrem de ambitioase: de la construirea unui nou depozit in Bucuresti, de peste 32.000 m2, cu un grad foarte mare de automatizare, si pana la noi depozite regionale in 2020 si in 2021 in zona de nord a tarii, Dr.Max Group isi va completa si isi va pregati infrastructura logistica la nivelul asteptarilor de business pe termen mediu si lung, atat prin cresterea numarului de farmacii proprii, cat si prin consolidarea business-ului cu farmaciile terte. In opinia lui Sorin David, cel mai important factor in aceasta perioada a fost tocmai continuarea investitiilor propuse, deoarece, atunci cand iei decizii de separare a echipelor, cand nu poti interveni cu ore sau cu resurse suplimentare cand volumele sunt foarte ridicate, eficientizarea devine extrem de dificila.
„Dimpotriva, daca ne uitam la rezultate, productivitatea este in scadere, deoarece au intervenit timpi neproductivi, cum ar fi operatiunile mai dese de dezinfectie a personalului sau traseele reconfigurate in depozit.“
Insa fiecare dintre aceste situatii a reprezentat o lectie pentru mai departe, inclusiv pentru ceea ce inseamna digitalizare, unde a fost implementat un nou software ce permite semnarea digitalizata a oricarui document, eficientizand astfel procesele birocratice, mari consumatoare de timp si resursa umana inainte de pandemie.
Pentru FM Logistic, Covid-19 a fost factorul declansator in obtinerea unui grad si mai ridicat de eficientizare a costurilor. Compania si-a reorganizat operatiunile si a reusit obtinerea unei eficiente de pana la 5%.
„O parte din angajati a lucrat de acasa si am putut astfel sa optimizam procesele de lucru. Totodata, am devenit mai rapizi si am folosit mai mult ca niciodata platforme online dedicate documentelor. Chiar si dupa depasirea acestui moment, cu siguranta vom pastra multe dintre procedurile actuale de lucru“
Alexander Pavlov
In privinta costurilor operationale, unele dintre activitati au fost monitorizate mult mai atent, dar si cu o frecventa mai mare.
„Eficienta proceselor, cifra de afaceri/ora, costul orar de productie etc., toate sunt in permanenta in atentie, insa stim ca exista anumite deviatii in plus sau in minus cu pana la 5%, deoarece structura activitatii este diferita. In perioada pandemiei, am inceput sa fim mai precisi in monitorizare, iar unele operatiuni au fost monitorizate la fiecare ora.“
Daca in privinta unor activitati volumele mai mari sunt mai usor si mai eficient de gestionat, inclusiv cu anumite costuri aditionale, pastrarea aceluiasi grad de eficienta, dar la volume mai scazute, este mai greu de realizat. Astfel, efectele reorganizarii operationale din aprilie si mai s-au observat foarte bine in iunie, cand aceasta capacitate a potentialului de imbunatatire a proceselor a fost folosita la maximum.
„Iar Covid-19 a fost declansatorul suplimentar care ne-a fortat in aceasta directie“
Alexander Pavlov
In opinia sa, eficienta trebuie separata pe tipuri – cea data de volume si cea data de reorganizarea anumitor procese – si depinde si de activitatea realizata. In sectorul farmaceutic picking-ul se face la bucata, pe cand in FMCG, spre exemplu, volumele sunt diferite si comenzile sunt la palet.
Nu numai volumele influenteaza preturile
Pentru a-si eficientiza operatiunile de transport in aceasta perioada, directorul Alex International Transport ’94 a initiat discutii cu toti partenerii sai, in urma carora „am incercat sa obtinem informatiile sau previziunile de vanzari pentru perioada urmatoare“. In plus, compania a apelat si la masura fiscala acordata de Guvern, care a sprijinit angajatorii prin acordarea unor indemnizatii de somaj tehnic in valoare de 75% din salariul de baza, fara depasirea salariului mediu brut pe economie. Astfel, pentru o luna, o mica parte din angajati, circa 10 dintr-un total de 170 de persoane, au beneficiat de indemnizatia asigurata de stat. Totodata,
„avand in vedere faptul ca cei mai multi clienti s-au bazat sau nu pe volume, nu stiu daca pot spune ca reale, pentru ca nici ei nu mai stiau pana unde se duc sau de unde incep, am fost norocosi, deoarece in plina pandemie am inceput un nou contract de transport, intr-un domeniu care nu are legatura cu farma“.
Astfel, flota a avut un grad de ocupare de circa 98%, a estimat Alexandru Constantinescu. Pentru ca nu transporta numai produse farmaceutice, singurele probleme au fost legate de returul camioanelor si, acolo unde s-a putut, au fost realizate dislocari. Acest lucru s-a intamplat in aprilie, cand volumele pentru returul catre Bucuresti provenite de la clienti au scazut.
„Am oferit oamenilor concedii, am mai facut niste reparatii la parcul auto etc. Practic, am incercat sa optimizam prin tot ce a fost la indemana.“
Pentru ca lucreaza numai pe baza de contracte stabile, Alex International Transport ’94 nu si-a modificat preturile in functie de disponibilitatea ofertei de transport de la acel moment, desi a avut curse chiar in zone focar de Covid-19. Preturile au scazut odata cu modificarea tarifelor la motorina, insa directorul spune ca nu numai fluctuatia combustibilului genereaza impact in cost.
„Daca ne uitam ca din 2013, cel putin de cand lucram in sectorul farmaceutic, salariile au crescut de foarte multe ori, trebuie sa tinem cont si de cresterea pretului la manopera, la piese etc. Dar noi lucram pe baza de contracte si nu am avut probleme in a scadea sau creste tarifele, am fost stabili din acest punct de vedere.“
Pe baza de contracte fixe lucreaza si FM Logistic, care prefera sa se uite per ansamblu la piata si sa analizeze situatia pe termen lung. Desi exista o indexare anuala in functie de anumiti parametri, compania nu a reactionat pe termen scurt.
„Am inteles ca a fost un varf in martie, apoi o usoara scadere din aprilie si pana in iunie. Pentru moment, suntem afectati de scaderea de volume, dar vedem ca situatia se imbunatateste si vom ajunge la nivelul la care am previzionat.“
In privinta tarifelor de transport, odata cu scaderea pretului motorinei ele au fost deja revizuite de cateva ori de la inceputul anului, transparenta in comunicarea cu subcontractorii si cu partenerii de afaceri fiind esentiala in acest proces. Alexander Pavlov a remarcat si existenta unei perioade in care capacitatea de transport a depasit cererea, insa seriozitatea cu care isi trateaza partenerii a determinat operatorul sa nu profite de situatie pentru a nu afecta celelalte business-uri de transport.
„Pentru prima data ne-am aflat in aceasta situatie, insa ne-am tinut promisiunile fata de colaboratori, fiind orientati spre parteneriate pe termen lung. Deci costul operational a fost destul de transparent si previzionabil in situatia data.“
Primul depozit pentru logistica online al Dr.Max
Eficientizarea operatiunilor a insemnat pentru Dr.Max, si implicit pentru A&D Pharma, inclusiv „atacarea“ segmentului de comert online, in acest fel lantul de farmacii intrand in competitie directa cu alti cativa jucatori din domeniu. Pasii sunt destul de timizi pe piata medicamentelor fara prescriptie vandute online, legislatia modificandu-se abia la finalul lui 2018, dupa cum a aratat Sorin David. Pana la implementarea propriu-zisa, la proiect s-a lucrat mai bine de jumatate de an, iar startul a fost dat la finalul lui iunie, odata cu deschiderea site-ului dedicat. Pe langa operatiunile logistice specifice acestui tip de activitate si constructia unui depozit dedicat, intrarea pe online a lantului de farmacii a presupus mai multe lucruri, de la obtinerea unor autorizatii specifice la reorganizarea spatiului in care opereaza farmacia clasica, angajarea unui farmacist responsabil pentru vanzarea online si identificarea din perspectiva supply chain-ului a unui portofoliu corespunzator pentru vanzarea online.
„Am deschis astfel o noua farmacie si am completat practic depozitul online, care are o suprafata de peste 1.000 m2 si care poate fi extins pana la 3.000 m2. Asa cum prevede legea, am angajat personal de specialitate, ne-am uitat la intregul continut de pe site privind prescriptia si recomandarile de consum ale medicamentelor si cred ca suntem printre putinii care astazi livram medicamente direct catre pacient acasa.“
In momentul de fata, site-ul Dr.Max (www.drmax.ro) are in portofoliu peste 4.000 de produse, iar din 2021 numarul va creste la circa 15.000 de SKU. Pe langa medicamente fara reteta, compania vinde online si cosmetice, produse de ingrijire, produse de tip „Mama si Copilul“ sau suplimente nutritive, iar site-ul propriu nu este singurul canal de distributie. Este vorba despre parteneriatele cu platformele de livrare online Tazz by eMAG si Bringo, dar si de rezervarea in farmacie, care se face prin intermediul unei comenzi telefonice la un call center dedicat. In toamna va fi deschis si al patrulea canal de livrare online, serviciul Click and Collect, prin care pacientul poate rezerva online, cu posibilitate de ridicare dintr-o anumita farmacie.
Livrarea de medicamente se face in 24 de ore oriunde in tara, insa Dr.Max ofera si un serviciu de livrare expres in doua ore.
„Toate produsele, nu numai medicamentele fara reteta, pentru ca sunt si alte produse, cum sunt cele nutritive sau din categoria de medicatie alternativa, unde sunt precizate temperaturi controlate de pana la 25 OC, se livreaza astazi cu agent refrigerant in colet. Monitorizam permanent temperatura si trimitem colete tip mostra in mai multe zone ale tarii pentru a demonstra si verifica modul de calitate si de impachetare, respectand astfel intreg lantul de temperatura din depozit si pana la livrarea finala“
Sorin David
Previziuni de volume in crestere pentru medicamentele comercializate online
Spre deosebire de logistica clasica, noul depozit dedicat eCommerce-ului pe care A&D Pharma l-a inaugurat este echipat diferit, inclusiv din perspectiva nivelului de stoc, dar si din punct de vedere al frecventei cu care este aprovizionat. Furnizorul principal este lantul de farmacii Dr.Max, insa exista si furnizori terti, cu o livrare zilnica, uneori cu doua livrari in aceeasi zi.
„Suntem la inceput si inca identificam nevoia consumatorului, o provocam intr-o oarecare masura, ne uitam la ce se cauta in general si poate fi comercializat de farma.“
Sorin David a mai explicat ca momentan sunt oferite produsele permise de autorizatia obtinuta, insa pe viitor vor fi obtinute autorizari adiacente, ceea ce va insemna alte separari de spatii si fluxuri, dar si un portofoliu mai extins. Totodata, noul depozit de 1.000 m2 aflat in Bucuresti are si un WMS importat de la colegii din Cehia, acolo unde vanzarea online de medicamente s-a liberalizat de mai multi ani.
„Nu folosim acelasi WMS pe care il avem in distributia clasica, iar acest lucru ne ajuta sa atingem un grad mai mare de acuratete, asteptat de consumator in raport cu serviciile din online. Respectivul soft controleaza atat receptia, pickingul, cat si verificarea comenzilor, inclusiv din perspectiva impachetarii, mult mai minutios decat in zona de B2B, unde o rata a erorilor este acceptabila in relatia de parteneriat.“
Pentru ca inca este la inceput de drum, volumele nu depasesc 200 de comenzi/zi, insa Sorin David este increzator ca spre final de an se va ajunge la circa 1.000, cu o tinta de crestere la 3.000 de comenzi/zi.
„Insa ea poate veni doar prin diversificarea portofoliului si o concurenta corecta.“
