Spre deosebire de perioada de pana in debutul crizei, cand investitiile se faceau cu usurinta, din 2009 cea mai mare parte a investitiilor s-a facut in solutii de eficientizare a activitatii, aplicatii ERP, WMS etc., instrumente cu care se obtine o analiza cuprinzatoare a activitatii din care rezulta indicatori pe diferite segmente. Pentru firmele de logistica, aceste sisteme sunt aproape obligatorii, dar nici distribuitorii nu se descurca prea usor fara, indiferent de domeniul in care activeaza. Rocast si Marelvi, doi distribuitori de materiale de constructii, respectiv de electrocasnice au ales sa implementeze in 2010 solutia SeniorERP, de la Senior Software, pentru cresterea eficientei in activitatea de distributie si managementul stocurilor.

Rocast este un nume cunoscut pe piata de bricolaj si echipamente din Romania, care anul trecut a inregistrat niste rezultate financiare mai mult decat incurajatoare, al doilea semestru fiind cea mai buna perioada din ultimii doi ani, fata de scaderile de 30-40% resimtite de la debutul crizei si chiar si in prima jumatate a lui 2010. „Inainte de criza am avut o dezvoltare incredibila, de care se mirau si furnizorii nostri externi. Datorita inertiei firmei, structurii bine puse la punct si logisticii foarte bune, socul crizei a fost mai atenuat. In plus, produsele noastre se adreseaza unei game foarte largi de clienti, in prezent avem circa 6.000 de clienti activi pe tot parcursul anului“, a afirmat Horatiu Vonica, director general Rocast.
Profitul rezonabil obtinut anul trecut este urmarea masurilor anti-criza puse in practica, printre care recalibrarea firmei, cele cu privire la aprovizionari, personal, cheltuieli, credite bancare, realizarea firmei mixte Roengel, cu partenerul german Verbindungselemente Engel GmbH, in domeniul organelor de asamblare si elementelor de fixare, dar si intarirea si dezvoltarea colaborarii cu partenerii externi, europeni si asiatici. In plus, au fost dezvoltate si eficientizate sectoarele de productie si galvanizare electrolitica si au fost elaborate proiecte pentru accesarea fondurilor europene.
Un alt segment optimizat a fost reteaua de agenti de vanzare, prin demararea unui program de specializari, cu ajutorul trainerilor veniti de la partenerii externi, a caror menire a fost familiarizarea agentilor de vanzari cu produsele care necesita astfel de formari, crescand calitatea reprezentarii pe teren.
S-au facut investitii mari in agentii de vanzari, deoarece structura de vanzari a companiei s-a modificat prin inchiderea magazinelor din teritoriu, considerandu-se ca un agent vinde cat un magazin. In plus, datorita serviciului de livrare in 24 de ore, produsele ajung in orice colt al tarii.
Si pentru Marelvi, distribuitor de produse electrocasnice, rezultatele anului trecut au fost multumitoare, inregistrandu-se o crestere de aproximativ 15%, cu o cifra de afaceri de peste 40 de milioane de euro, chiar mai bine decat se estimase initial.
„Situatia noastra financiara este foarte buna si a fost si in 2009. Nu putem spune ca am suferit in ultimii doi ani, deoarece ne-am facut strategia in asa fel incat sa avem un business sanatos din toate punctele de vedere“, considera Loredana Butnaru, director executiv Marelvi.

ERP, esential pentru analizarea activitatii
Analizarea activitatii si generarea de rapoarte sunt foarte importante, mai ales in perioade economice dificile cand se impun decizii rapide si exacte, mai ales in ceea ce priveste determinarea gradului de profitabilitate pentru anumite operatiuni. In acest sens, sistemul ERP este considerat una dintre solutiile cele mai in masura care sa rezolve aceste cerinte.
Atat Marelvi, cat si Rocast au trecut de curand la implementarea unui astfel de sistem, in ambele cazuri fiind vorba de aplicatia SeniorERP, de la Senior Software.
Implementarea SeniorERP la Rocast s-a desfasurat in intervalul 2009-2010, dar solutia inca trebuie stabilizata si perfectionata, WMS-ul urmand a fi o solutie ulterioara, dar apelarea si la acest sistem depinde de evolutia economico-financiara a companiei si a intregului mediu economic din perioada urmatoare. In primul rand se impune generalizarea codurilor de bare pentru produsele Rocast, ceea ce va crea posibilitatea cresterii calitatii si vitezei de expeditie a comenzilor clientilor, precum si a minimalizarii erorilor din sistem, cu implicatii directe in volumul retururilor.
Dupa implementarea SeniorERP la nivelul firmelor Rocast si Roengel, ultima actiune din 2010 a reprezentat-o implementarea programului si pe laptopurile agentilor de vanzari.
„Pentru mine, un sistem BI (Business intelligence) integrat cu ERP este chintesenta business-ului, respectiv locul de unde obtii informatii de sinteza care te ajuta sa iei masurile si directiile corecte in dezvoltarea afacerii, prin urmare este de maxima importanta. Eu dintotdeauna am facut BI in companie, insa cu mijloace incomparabile, cu o suita de programatori, dar cu limitele lor vizavi de programare, viteza, acuratete, corectitudine etc. Prin urmare, saltul este urias. Sunt unele detalii care ne taxeaza foarte tare, care tin de esenta business-ului si pe care le vom avea cu ajutorul noii aplicatii, cum ar fi statisticile din vanzari, care ne ajuta sa pregatim comenzile pentru furnizori. Avem aproximativ 50 de furnizori, dintre care 30 sunt din Germania, prin urmare este nevoie de viteza vizavi de pregatirea comenzilor“, a explicat Horatiu Vonica.
Primele avantaje observate constau in faptul ca acum agentii de vanzare pot vizualiza online stocurile, preturile, previziunile de aprovizionare, informatii despre calitatea produselor, informatii complete despre parteneri (contracte, discounturi, modalitati si termene de plata), rapoarte privind vanzarile, incasarile si scadentarele atat de necesare in colaborarea cu clientii. De asemenea, s-a observat o reducere puternica a convorbirilor telefonice prelungite intre departamentele de vanzare si agentii de vanzari, acum aplicandu-se strategia „totul pe email“. Nu trebuie neglijat nici efectul important de marketing si nota de profesionalism in relatia directa cu clientii.
Aceasta actiune a generat modificari structurale si in cadrul departamentelor de vanzare Rocast, ceea ce a condus la reorganizarea acestora si infiintarea unui departament unic de vanzare Rocast, mai eficient, mai flexibil, mai prompt si cu posibilitati de absorbtie de atributii noi.
Compania a beneficiat si de ajutorul Vodafone, care a dezvoltat pentru Rocast aplicatii specifice, necesare bunei functionari a SeniorERP pe laptopuri.

Rapoarte exacte, chiar pentru fiecare produs in parte
In multe cazuri, amortizarea investitiei intr-un astfel de instrument administrativ nu poate fi  cuantificata in cifre, din moment ce avantajele rezultate au o insemnatate deosebita.
„Pentru noi, inca din 2008, termenul de incasare a fost indicatorul cheie, pe care acum il urmarim prin ERP. Printre indicatorii care ne mai intereseaza sunt profitul, marginea neta, rotatia stocului, timpul de livrare, costurile de transport si logistica”, a explicat Loredana Butnaru.
„Am luat decizia implementarii unui ERP, deoarece inainte era aproape imposibil sa obtin informatii, iar pentru oameni era o provocare imensa sa le ofere. Principala problema era ca nu reuseam sa analizam situatia si sa luam decizii rapid. Acest lucru se intampla pentru ca rapoartele nu ajungeau la nivel de management, informatiile lipseau sau erau eronate. O analiza simpla, precum cea a costurilor de transport pe branduri si pe tipuri de produse, era imposibil de realizat. La aceasta situatie se adauga si dificultatea de a lucra cu aplicatia folosita anterior, ceea ce afecta productivitatea operationala“, a adaugat directorul executiv al Marelvi.
Acuratetea sistemului in generarea de rapoarte este foarte ridicata. Astfel, in cazul activitatii distribuitorului de electrocasnice, a ajutat la obtinerea de rapoarte chiar pentru fiecare produs in parte. Din cauza ca parcursul unui produs consta in transfer de la depozitul central la cel regional, si de acolo transport catre client. La acel moment nu se putea sti exact cat costa transportul unui produs catre client, si asta din cauza transferului. Acum, cu ajutorul aplicatiei, conducerea firmei cunoaste exact situatia actuala, oferind posibilitatea de a reduce costurile acolo unde se poate. De asemenea, se poate analiza foarte usor daca este mai profitabil ca acel transport sa fie realizat cu masinile proprii sau sa fie externalizat.
In ceea ce priveste perioada de amortizare a investitiilor, Loredana Butnaru considera ca aceasta nu va fi mai mare de 18 luni, iar reprezentantul Rocast estimeaza o perioada scurta de amortizare, ca o consecinta directa a saltului calitativ in desfasurarea activitatii de distributie.

Evidenta clara a comenzilor
Un sistem IT performant ofera o vizibilitate clara si asupra situatiei din depozit, avantaj pentru oamenii de vanzari, care pot vedea online evolutia starii comenzilor in depozit.
Marelvi are o structura complexa de depozitare, cu trei depozite regionale in Bucuresti, Cluj si Deva, si unul central, in Radauti, care este si singurul detinut in proprietate, celelalte trei fiind inchiriate. Suprafetele variaza intre 1.500 si 5.500 m2, iar sistemul care se aplica este cel de spatiu deschis datorita specificului produselor comercializate.
Dar in prezent se discuta la nivel managerial despre posibilitatea construirii unui centru logistic propriu in Bucuresti, care sa se plieze mult mai bine pe specificul business-ului si pe reducerea costurilor. „Nu consideram ca blocam banii in proprietati in conditiile unui eventual credit de investitii. Trebuie doar sa gasim locatia la pretul la care ni-l dorim. Am analizat si posibilitatea externalizarii, cel putin la nivel regional, dar ofertele nu au fost competitive. Este mult mai ieftin si eficient sa avem logistica proprie, nu neaparat sa detinem depozite si flota, dar sa fie operate de catre noi“, a aratat Loredana Butnaru.
Nici Rocast nu a apelat la solutia externalizarii si opereaza in prezent tot patru depozite, dintre care unul inchiriat, in Bucuresti, de 5.000 m2, acesta fiind cel mai spatios, care acopera toate produsele din oferta. Marfa este depozitata pe rafturi metalice, iar logistica se face la nivel mediu, adica include un departament de primire comenzi/expeditie computerizat, echipe de picuire si verificare specializate pe categorii de produse. Urmeaza doua depozite proprii in Giurgiu pentru organe de asamblare si sisteme de fixare. Un depozit este utilizat pentru receptia, ambalarea si depozitarea pe verticala (2.400 de paleti) a produselor importate, iar al doilea pentru desfasurarea activitatii de distributie pentru aceste produse.
Cel de-al patrulea depozit, tot proprietatea companiei, este localizat in Prahova, aici fiind depozitate produsele Rocast Filipestii de Padure, care produce organe de asamblare si elemente de fixare si, de asemenea, toate ambalajele necesare desfasurarii activitatii de distributie, atat de diversificate.
„Pentru 2011 dorim sa demaram, in colaborare cu o banca, un proiect de constructie a unui depozit Rocast pe centura Capitalei, prin care sa realizam un salt calitativ important in ceea ce priveste receptia, depozitarea, realizarea si verificarea comenzilor si expeditia. Pentru asta am achizitionat deja un teren de circa 10.000 m2 in Otopeni“, a anuntat directorul Rocast.

Livrare rapida, distributie complexa
Implementarea ERP este un proces dificil ca urmare a complexitatii si specificitatii activitatii sistemului de distributie, in cazul ambelor companii.
Sistemul de distributie Rocast actual se bazeaza pe cele patru depozite, pe reteaua de agenti de vanzare din Bucuresti si judetele tarii si pe flota de distributie. Aceasta numara peste 100 de masini, necesare dotarii agentilor de vanzare, personalului implicat in activitatea de vanzare directa si parcului auto de mica, medie si mare capacitate.
Livrarea in 24 de ore la sediul clientului, in orice localitate, se realizeaza prin combinarea mai multor sisteme de transport.
Pentru Bucuresti si judetele limitrofe livrarea este asigurata de flota Rocast, pentru celelalte judete marfa fiind livrata din depozitele Rocast cu ajutorul firmelor de curierat rapid, cu exceptia livrarilor de mare volum sau tonaj, care sunt realizate tot cu masinile proprii.
In cazul Marelvi, activitatea de distributie este realizata ca un amestec de transport in regim propriu si transport externalizat. In momentul de fata flota este formata din 11 vehicule cu o capacitate utila intre 1,5 si 6 t, iar pentru acest an se planuieste extinderea flotei.
Distributia este realizata ca o combinatie intre transport propriu si externalizat. Costurile sunt mai mici in cazul transportului propriu, dar costul efectiv pe kilometru nu poate fi singurul indicator, ci intervin mai multi factori, cum sunt deciziile de investitii, personal, rute de transport etc.

Urmeaza un an mai bun
Mediul economic romanesc este destul de optimist la inceput de 2011, previziunile vizand continuarea cernerii firmelor din toate domeniile de activitate, urmand sa reziste doar cele care au luat masurile anti-criza adecvate, respectiv care si-au reorganizat activitatea, cu accent atat pe eficientizarea activitatii, cat si pe mentinerea in functiune a acelor mecanisme, care sa permita realizarea de performante in 2011, in contextul relansarii economice preconizate.
Conducerea Marelvi preconizeaza ca piata electrocasnicelor va creste cu 5-10%, concentrata in al doilea trimestru, tinta de crestere a companiei variind intre 10 si 15%.
In opinia Loredanei Butnaru, „preturile in 2011, in primul trimestru, vor fi marcate de oferte speciale, deoarece exista stocuri pe piata care trebuie lichidate, insa ca tendinta generala cred ca se va inregistra o crestere a pretului, atat ca urmare a cresterii costurilor materiilor prime, cat si a TVA, de anul trecut. In plus, personal vad si o crestere sensibila a pretului mediu ca urmare a unei reabilitari economice, deoarece multi dintre cei care activeaza pe aceasta piata au inregistrat pierderi in ultimii ani si cred ca vor fi nevoiti sa mai renunte la razboiul preturilor.“
Distribuitorul de electrocasnice va investi anul acesta in logistica, marketing si rebranding, schimbari de strategie, planificate inca de anul trecut. Strategia pentru 2011 include si investitia intr-un WMS, acesta fiind absolut necesar ca urmare a volumelor mari manipulate lunar.
Rocast doreste sa mentina trendul ascendent din semestrul al doilea de anul trecut si debuteaza in 2011 cu rezultate promitatoare in vanzarile din ianuarie si prin lansarea unui nou catalog de produse (pe langa cele 13 existente) din domeniul masinilor pentru prelucrarea lemnului. Daca mediul economic va fi cel putin „prietenos“, se intrevede o crestere cu 25% a rezultatelor financiare in 2011.
Targetul pentru 2011 il reprezinta realizarea a doua proiecte la fel de importante: implementarea platformei SeniorVisualBI si realizarea unui nou site, un portal electronic B2B, integrat cu SeniorERP, pentru dezvoltarea unui nou canal de vanzare destinat clientilor pentru plasarea directa a comenzilor.
„2010 a fost anul in care am inceput exporturile in tarile vecine (Bulgaria, Moldova) cu o serie de firme de profil si cu rezultate promitatoare. Experienta ultimelor luni ne-a intarit convingerea de a intensifica astfel de colaborari si in 2011, de a realiza chiar o retea de parteneri in aceste tari, ceea ce va crea premisele stabilirii unor relatii de colaborare puternice, bazate pe incredere si eficienta, cu firme reprezentative din aceste tari si, de ce nu, deschiderii unor reprezentante Rocast“, estimeaza Horatiu Vonica.