In Romania sunt cateva nume mari care au pornit ca distribuitori, a caror cifra de afaceri se datoreaza si in prezent mai ales activitatii de distributie, in timp ce profitul vine in principal din activitati conexe cum sunt transportul sau serviciile logistice. Si Interbrands Marketing&Distribution, unul dintre cei mai mari distribuitori autohtoni, este interesat de dezvoltarea in aceasta directie. Furnizarea de servicii logistice pe langa distributie este un pas normal in vederea dezvoltarii firmei, din moment ce astfel de servicii sunt derulate si in prezent, in anumite cazuri, pentru unii dintre parteneri. In plus, sunt disponibile si resursele necesare, spatii de depozitare, personal specializat, manageri cu experienta si sisteme informatice performante. De asemenea, exista si posibilitatea furnizarii de servicii de transport, insa deocamdata acest domeniu nu este prioritar pentru companie.

Interbrands Marketing&Distribution presteaza deja anumite servicii logistice (co-packing, etichetare, replenishment, asistenta independenta la livrarile catre retailerii internationali etc.) pentru unii dintre partenerii sai. Un exemplu este Procter&Gamble, pentru care, pe langa distributia nationala, realizeaza si operatiuni de co-packing, actionand astfel ca furnizor 3PL. Gabriel Decu, director operatiuni Interbrands Marketing&Distribution, a declarat: "avem resursele necesare sa oferim si servicii conexe celor de distributie, servicii pe care le putem ingloba in activitatea noastra. Atunci cand exista cerere din partea unui partener actual chiar derulam servicii logistice pentru acesta. Desi activitatea este una izolata in prezent si deserveste mai ales partenerii pe care ii avem in distributie, suntem interesati ca in viitorul apropiat sa devenim un furnizor important de servicii logistice pe piata locala."
In cazul potentialilor clienti pentru acest tip de servicii, care au de operat volume mici si medii, exista spatii disponibile in depozitele actuale operate de Interbrands, dar compania se declara pregatita si pentru operarea de volume mai mari, in acest caz fiind vizate locatii vecine celor deja existente, astfel incat sa fie asigurate anumite sinergii, cel putin in materie de management, supervizare si securitate.
Un avantaj in ceea ce priveste extinderea pe segmentul serviciilor de logistica poate fi faptul ca Inter- brands se numara printre putinii distribuitori care au resursele si experienta necesare pentru a face manipulare la bucata la nivel national. "Noi avem o abordare de distributie foarte adanca, pana la magazine de mici dimensiuni, unde cuvantul de ordine este «la bucata». Cei mai multi din domeniul serviciilor logistice lucreaza cu baxuri, daca nu chiar cu paleti intregi, pentru ca ei livreaza catre puncte care au o anumita anvergura, or noi livram chiar si la chioscurile de la colt de strada, de la tigari pana la biscuiti, dulciuri, aparate de ras sau cosmetice, iar dimensiunea si nevoile specifice ale acestor clienti ne impun sa nu avem pretentii foarte mari in ceea ce priveste dimensiunea comenzii."
Un alt serviciu, destul de putin cunoscut si practicat, pe care Interbrands il furnizeaza este acela de asistenta independenta la receptia marfurilor livrate de producatori sau alti distribuitori catre marile magazine. Practic, la fiecare receptie, in afara de reprezentantul magazinului si soferul camionului, asista si un delegat independent din partea Interbrands, care participa la desigilarea camionului, la verificarea marfii si a documentelor si la incheierea tuturor actelor aferente, asigurand si returnarea acestora catre expeditor. Valoarea serviciului rezida atat in imbunatatirea acuratetii cu care sunt inregistrate constatarile de la receptie (diferente, produse deteriorate etc.), cat si la scurtarea semnificativa a timpului in care expeditorul poate emite factura finala pe baza actelor doveditoare ale receptiei.

Portofoliu largit, branduri proprii si e-commerce – directii noi in 2012
In cadrul activitatii de baza, aceea de distributie, pe langa derularea parteneriatelor cu furnizorii principali, Interbrands are in plan diversificarea portofoliului de produse. Cel actual cuprinde 14 producatori, cu peste 2.000 de articole. "Vrem sa mai crestem si sa dezvoltam permanent gama de produse distribuite. Avem mai multe divizii de vanzari, fie dedicate diverselor segmente ale pietei de retail, fie specializate pe un anumit tip de canal de vanzare – cum este cea farma, care are deja doi pi-loni puternici de distributie: produsele P&G (cu brand-uri binecunoscute – Pampers, Always s.a.) si Nestle (cu toata gama de nutritie pentru copii). Pentru toate diviziile evaluam permanent oportunitatea de a aduce producatori noi in portofoliu, pentru alte categorii de FMCG si OTC." Portofoliul va fi dezvoltat si prin introducerea catorva branduri proprii in categoria de produse alimentare, prin colaborarea cu producatori importanti locali.
Un alt proiect strategic pentru companie este dezvoltarea unui magazin online (Shopidoki.ro), dedicat angajatilor firmelor. Companiile care doresc sa isi motiveze personalul intr-un mod eficient pot intra in acest program, care presupune accesul angajatilor la platforma online, de unde pot comanda produsele din portofoliul Interbrands. Livrarea este gratuita si se realizeaza in 24 de ore de la lansarea comenzii, la birou (la sediul companiilor angrenate in proiect), oriunde in Romania, plata putandu-se face – in functie de optiunea companiei sau a angajatilor acesteia – prin retinere din salariu sau direct (cu card sau cash la livrare). Beneficiile sunt evidente: salariatii au acces non-stop la peste 2.000 de produse, la preturi avantajoase; primesc cumparaturile gata impachetate, la ei la birou; comanda se face simplu si confortabil, din fata computerului, fara timp pierdut in trafic si efort suplimentar pentru vizita la magazin. Pe de alta parte, pentru companiile angajate in proiect, aceasta platforma reprezinta un beneficiu simplu si necostisitor pe care il pot oferi angajatilor.
Platforma online a fost testata in prima faza de catre propriii angajati, precum si de cei ai partenerilor, iar rezultatele au fost mai mult decat incurajatoare.

Fermitatea poate reprezenta baza unei colaborari fara probleme
Interbrands acopera toate segmentele pietei, distribuind bunuri de larg consum atat la magazinele de proximitate sau "de la coltul strazii", cat si la marii retaileri (supermarket-uri, hypermarket-uri, cash&carry). Cu fiecare partener exista intelegeri specifice legate de canalele de distributie, tipurile de clienti acoperiti si adancimea distributiei.
De regula, distribuitorii si transportatorii de pe piata se plang de timpii de asteptare la descarcare in cazul magazinelor mari, dar, asa cum declara Gabriel Decu, Interbrands nu se confrunta cu probleme deosebite din acest punct de vedere. "Avem agreate intervale orare de descarcare cu fiecare client, pentru fiecare magazin. Intotdeauna cand discutam termeni comerciali si semnam contracte cu clientii nostri includem si beneficii pe care le acordam daca ne ajuta sa fim eficienti din punct de vedere logistic – adica descarcarea, receptia si incheierea documentelor sa se incadreze in timpii agreati. In plus, angajatii nostri care asigura livrarea au experienta si lucreaza de multa vreme cu aceiasi clienti, – astfel, in timp, ajung sa se cunoasca si sa colaboreze ca niste parteneri egali." Chiar daca alti operatori de transport si logistica acuza adeseori ca receptionerii hypermarket-urilor refuza sa le semneze documentele de livrare, reclamand ulterior ca marfa nu a fost livrata in intregime, Interbrands reuseste sa faca fata acestor situatii fara mari probleme. "Noi avem o procedura foarte clara de livrare. S-a intamplat in cateva cazuri sa nu ne fie semnate documentele si atunci am luat marfa si am plecat. Daca faci asta de cateva ori, clientul ia masuri ca asemenea incidente sa nu mai aiba loc. Fermitatea, atunci cand o aplici pe baze corecte, e foarte importanta. Si cu partenerii de la care primim la randul nostru produse suntem la fel de fermi", a aratat reprezentantul Interbrands.

Sisteme de vanzare diferite in functie de specificul diviziilor
Interbrands abordeaza piata in mai multe moduri din punct de vedere al sistemului de comanda/livrare, in functie de specificul categoriei de produse sau al diviziei de vanzari. Indiferent insa daca este vorba de van selling, pre-selling, phone selling sau online selling, obiectivul ramane acelasi: sa fie unul dintre furnizorii preferati de bunuri de larg consum din Romania.
Sistemul van selling, pus in practica in principal pentru operatiunile dedicate British American Tobacco, are un specific care il diferentiaza de restul business-ului Interbrands, chiar daca se desfasoara in aceleasi depozite. In cadrul unui astfel de sistem de distributie, comanda din depozit este predata direct agentului de vanzari, acesta devenind – dupa incarcarea produselor in van – gestionarul propriei marfi. Masina este echipata cu sistemul informatic necesar facturarii, deoarece agentul livreaza produsele direct din masina, factureaza pe loc si poate si incasa, atunci cand se face plata la livrare. "Pentru un depozit, sistemul van-selling este mai simplu din punctul de vedere al operatiunilor specifice. Numarul comenzilor manipulate este redus, deoarece marfa este predata agentilor de vanzari, acestia reprezentand «clientii finali» ai depozitului", a aratat Gabriel Decu.
In cazul celorlalte sisteme practicate de Interbrands, vanzarea este realizata de un agent (in teren sau prin telefon) sau direct pe platforma online, in timp ce livrarea are loc ulterior (a doua zi) si este asigurata de un sofer de livrare. "Complexitatea sporita a acestor modele in ceea ce priveste operatiunile din depozit rezida in faptul ca vorbim de mii de comenzi pe zi, care trebuie pregatite bucata cu bucata, impachetate, planificate pentru livrare si incarcate, astfel incat in 24 de ore sa ajunga, oriunde pe teritoriul Romaniei, la destinatia stabilita", a explicat Gabriel Decu.
In trecut, Interbrands a participat intr-un proiect privind construirea unei facilitati de tip bounded. Partea de certificare in regim de antrepozit fiscal a unui spatiu de depozitare este destul de complexa; cerintele de securitate sunt foarte riguroase, iar operarea unei asemenea facilitati are reguli stricte in ceea ce priveste respectarea fluxurilor fizice si scriptice.

Actualizare in timp real a stocurilor
Interbrands opereaza trei centre de distributie, toate fiind depozite de clasa A, inchiriate. Acestea sunt situate in Bucuresti, Timisoara si Bacau, suprafata totala de depozitare fiind de aproape 23.000 m². In plus, mai exista alte 15 puncte de lucru in care se deruleaza operatiuni de cross-docking, si inca peste 20 de birouri de vanzari. Prin intermediul acestei retele, Interbrands acopera in mod eficient intregul teritoriu national.
Livrarea comenzii se face in 24 de ore de la lansarea acesteia. Interbrands are in teren sute de agenti de vanzari, organizati in mai multe divizii, care merg in magazine si care nu numai ca vand, dar isi si consiliaza clientii. Comenzile sunt incarcate cu ajutorul unui PDA care le transmite instantaneu catre unul dintre cele trei centre de distributie, in functie de zona geografica in care se gaseste magazinul. Concomitent are loc confirmarea comenzii, stocul se actualizeaza in timp real, deci in momentul in care agentul finalizeaza comanda in magazin clientul stie sigur daca marfa ceruta de el exista sau nu in stoc. Dupa ce a inchis comanda, stocul confirmat este si rezervat, astfel incat clientul are siguranta deplina asupra disponibilitatii produselor respective. In depozit comenzile incep sa fie prelucrate inca din cursul zilei, pe masura ce sunt transmise, iar seara sunt grupate si incarcate in camioane in functie de destinatii. Camionul ajunge la unul din punctele de cross-docking din retea pana dimineata si acolo comenzile sunt transferate in vanuri.
Flota de livrare a Interbrands este alcatuita din vanuri, cele mai mari avand capacitatea de 5 t. Incarcarile de volum mai mare (camioane) se realizeaza in mod externalizat, lucrandu-se cu cateva companii de transport. Reteaua utilizata pentru transportul marfurilor la nivel de camion este in permanenta adaptata la schimbarile survenite in piata si optimizata, asa incat eficienta sa fie maximizata, iar costurile, tinute sub control. In functie de ruta, se apeleaza si la solutii de tip multi-stop, precum si la variante de transport one-way (doar tur), urmarindu-se maximizarea ratei de utilizare a capacitatii de transport inchiriat si asigurarea promptitudinii livrarilor. Cele doua sisteme (transportul inchiriat/transportul propriu) sunt interconectate si sincronizate de maniera in care fiecare comanda lansata de un client sa ajunga in bune conditii si la termenul agreat la destinatie.

Software de planificare a livrarilor, pentru o eficientizare spectaculoasa
Gruparea comenzilor pe vanuri si pe rute de livrare se face inca din DC. Planificarea este realizata astfel incat sa se optimizeze numarul de masini folosite. Livrarea la magazine se face de catre soferii distribuitori.
Softul de planificare a livrarilor a fost realizat, pe baza cerintelor echipei de operatiuni, de catre departamentul propriu de IT, un avantaj avand in vedere faptul ca operatiunile companiei sunt cunoscute cel mai bine de oamenii din interior.
Inainte de implementarea acestui sistem, comenzile erau grupate dupa sectiunile agentilor de vanzare, dar fluctuatiile erau deosebit de mari. Erau zile in care marfa nu incapea intr-un van si altele in care vanul era incarcat sub capacitate, agentului fiindu-i imposibil sa isi calibreze volumul vandut astfel incat zilnic sa fie adaptat pe capacitatea unui van. Si atunci s-a decis separarea soferilor de livrari de oamenii de vanzari. Din acel moment, un sofer a putut livra marfa vanduta de doi sau chiar trei agenti diferiti, eventual din divizii de vanzare diferite.
Schimbarea abordarii a adus niste rezultate spectaculoase. De la o medie de 10-12 livrari pe zi, acum se fac 20. Daca initial se livrau 70-75 de baxuri pe zi cu un van, acum sunt operate circa 130. Imbunatatirea pro-ductivitatii de livrare a permis ca numarul de vanuri de livrare sa se reduca semnificativ, chiar daca volumul li-vrat si numarul de clienti acoperiti au crescut de la an la an. Astfel, au fost realizate economii semnificative, atat prin reducerea numarului de masini, cat si prin eliminarea miilor de kilometri parcursi in mod ineficient.
Si activitatea din depozit a fost aliniata la acelasi sistem. In fiecare depozit comenzile sunt pregatite pana la nivelul de order cu order. "Inainte aveam situatii in care le pregateam cumulat, le puneam la un loc, sistemul le aduna si separarea era facuta fie de catre soferul de livrare, in compartimentul de marfa al vanului, fie altundeva pe flux (de pilda, in punctul de cross-docking). Din dorinta de a eficientiza activitatea, am decis ca toate comenzile sa plece din fiecare DC pregatite si impachetate in mod individual. Pentru asta a trebuit sa remodelam fluxurile si procesele din depozite, obtinand insa beneficii majore pe tot lantul. Acuratetea livrarii a fost tot timpul unul dintre principalii indicatori, si pot spune ca nu am avut probleme semnificative niciodata, indiferent de modelul de lucru.
Cand se face livrarea, la magazin, soferul distribuitor noteaza pe un formular-tip daca livrarea a fost corecta si, in cazurile in care apar probleme, noteaza motivul. Statistic, parametrul care masoara procentul livrarilor «cu probleme» din total livrari este undeva in zona a 1,5%; cu alte cuvinte, din 100 de livrari, 98-99 se incheie fara vreo obiectie din partea clientilor. Mai mult, stim ca problemele de acuratete a livrarii conteaza pentru sub 0,25% din total livrari, restul pana la 1,5% fiind generate de motive care nu tin de performanta procesului logistic (de exemplu, principalul motiv generator de livrare fara succes si neimputabil noua este acela ca magazinul nu poate achita marfa atunci cand trebuie facuta plata la livrare; urmatorul motiv este acela ca magazinul era inchis, nu avea stampila etc.). Sunt niste proceduri riguroase care trebuie indeplinite la livrarea marfii; daca nu, comanda nu se descarca si este returnata in depozit", a aratat reprezentantul Interbrands.

Implementare de succes, fara graba
De circa un an, Interbrands a implementat o solutie performanta de warehousing management (WMS) in depozitul din Bucuresti. Proiectul a fost un succes, sistemul fiind functional din prima zi. Acest sistem va fi extins in viitorul apropiat si in celelalte doua centre de distributie. Solutia completa (software plus hardware) a necesitat investitii importante, de peste 200.000 de euro, si se estimeaza ca se vor cheltui alti 50.000 de euro pentru extinderea in celelalte doua depozite. Pana atunci, evidenta stocului aici este tinuta cu ajutorul ERP-ului companiei.
Gabriel Decu este de parere ca "atunci cand se doreste implementarea unei solutii software de o anumita complexitate este foarte important sa analizezi in profunzime situatia si procesele pe care solutia le va sustine. De departe cea mai importanta faza a unui astfel de proiect este analiza detaliata a proceselor de lucru si realizarea planului de cerinte, care trebuie sa fie clar, cu acoperire mare a spetelor posibile; pentru ca, daca te razgandesti mai tarziu, riscul de intarzieri sau disfunctionalitati este major. Fiecare cerinta noua trebuie analizata cu atentie, pentru ca, daca se dovedeste ca nu aduce un beneficiu palpabil, mai bine eviti sa o incluzi. Daca ai configurat sistemul intr-un anume fel si incepi sa ii aduci modificari serioase, de esenta, risti ca arhitectura acestuia sa nu mai poata raspunde in mod logic cerintelor si sunt mari sanse sa nu mai functioneze la parametrii doriti. Daca faci un plan de cerinte solid si complet, restul – programarea si parametrizarea efectiva, instruirea utilizatorilor, punerea efectiva in practica – sunt etape cu mult mai simple, singurul aspect cu adevarat important al acestora fiind timpul de executie."

Monitorizare permanenta a flotei
Flota Interbrands este formata atat din autoturisme, cat si din autoutilitare. In total, distribuitorul administreaza peste 1.150 de masini. Aproape 200 de vehicule sunt vanuri de 3,5-5 t, folosite pentru livrari, iar restul sunt vehicule pentru van selling si autoturisme pentru agentii de vanzari sau pentru management.
Cand a inclus produsele Kraft in portofoliu, distribuitorul a facut cateva modificari asupra flotei. Au fost achizitionate 15 mini-vanuri frigorifice noi, iar dintre cele existente unele au fost compartimentate si dotate fie cu instalatii frigorifice, fie cu lazi frigorifice mari.
Pentru buna si eficienta administrare a unui parc auto atat de mare, Interbrands foloseste module si solutii software adaptate dimensiunilor si specificului flotei. Unul dintre aceste module este o aplicatie generala de administrare a flotei cu ajutorul careia sunt inregistrate si raportate in timp real toate evenimentele legate de autovehiculele companiei (de la o simpla schimbare de utilizator, pana la revizii si reparatii sau accidente si dosare de asigurare). De asemenea, este utilizata si o platforma de monitorizare GPS extrem de performanta si flexibila. "Am investit sume importante in aceste dezvoltari informatice, insa s-a dovedit foarte repede ca a fost decizia corecta. Economiile de cost obtinute au facut ca investitiile sa se amortizeze rapid, iar eficienta crescuta a proceselor si, nu in ultimul rand, satisfactia oamenilor din echipa, carora li s-a simplificat si usurat munca, sunt tot atatea motive care fundamenteaza justetea deciziei", a mai spus directorul de operatiuni al Interbrands.