De multe ori, decizia de implementare a unui WMS vine ca o obligatie, un ordin dat „de sus“, pentru ca asa a decis multinationala, iar managementul isi doreste doar sa scape cat mai repede de aceasta sarcina, si dupa aceea fiecare sa isi vada de treaba lui. De prea putine ori decizia vine ca o urmare fireasca a dezvoltarii si a faptului ca, intr-adevar, pe unele segmente exista probleme care ar fi rezolvate cu ajutorul unui WMS. Daniel Baditoiu, reprezentantul Novensys la conferinta Arilog din noiembrie anul trecut, a explicat care sunt pasii implementarii unui astfel de sistem si ce masuri ar trebui sa ia clientul astfel incat, la final, rezultatele sa fie pe masura asteptarilor.

Implementarea unui WMS a devenit o moda in ultima vreme. Toata lumea vrea un sistem inteligent care sa monitorizeze tot, dar, pana la obtinerea acelor rezultate extraordinare pe care le promit dezvoltatorii, clientul trebuie sa treaca printr-o multime de etape si, mai ales, toata compania trebuie implicata in acest proces, de la top management pana la operatorii din depozit.
„Este foarte important sa vedeti exemple din alte implementari. Daca aveti posibilitatea, cel mai bine este sa-i contactati pe clientii la care furnizorul ales a mai facut implementari. Inainte de implementare, partea de pre-sales este foarte importanta. In aceasta perioada ar trebui sa profitati la maximum si sa aflati cat mai multe lucruri, astfel incat sa va convingeti ca ei inteleg de ce aveti nevoie. Trebuie sa fiti deschisi, sa explicati consultantilor care sunt problemele cu care va confruntati, daca ati gasit solutii, daca nu, puteti sa ii puneti putin in incurcatura, sa le spuneti ca nu aveti solutii, sa le gaseasca ei, cereti cat mai multa consultanta gratuita“, propune Daniel Baditoiu, Novensys Logistic Solutions Senior Consultant.

Ce e prea mult strica
O alta etapa deosebit de relevanta este analiza, in cadrul careia fiecare proces este discutat in amanunt. Fiecare departament ar trebui sa aiba un reprezentant care sa se intalneasca cu consultantul si care sa explice care sunt problemele in aria sa de activitate, sau cel putin asa ar fi ideal.
„Din pacate, in realitate vine cineva si spune ca are o problema in depozit, iar managerul intreaba «dar de ce nu mi-ai spus pana acum?», si de aici apar certurile. De aceea este foarte important sa clarificati procedurile interne, sa stiti care sunt problemele si de ce anume aveti nevoie, pana sa vina consultantii“, recomanda Daniel Baditoiu.
Blue-printul este documentul in care se noteaza pentru fiecare flux de business ce anume exista in prezent, care este targetul dorit si schimbarile care se vor face. Aici trebuie sa intervina foarte mult consultantul extern si sa expuna solutiile posibile. Este imperativ ca acest document sa fie corect si complet inca de la inceput.
In momentul in care solutia nu acopera o anumita operatiune sau modalitate de operare trebuie sa se dezvolte noi functii. Urmeaza o testare interna in cadrul companiei dezvoltatoare, urmand ca, dupa aceea, dezvoltatorul sa prezinte ce a obtinut, iar clientul sa spuna daca acea solutie ii convine sau nu. Intotdeauna clientul trebuie sa aiba grija ca dezvoltarile sa fie vizibile si usor de aplicat, astfel incat, dupa ce dezvoltatorul pleaca, sa poata fi puse in practica dupa nevoie.
„Exista tentatia destul de puternica, la orice proiect de acest gen, sa cereti foarte multe functii care nu sunt cuprinse in solutie, din dorinta de a transpune procesele in aplicatie. Dar exista si o parte negativa la aceste cereri. La orice interventie ulterioara, e foarte posibil ca tot ce s-a dezvoltat in plus fata de solutia initiala sa trebuiasca refacut.
Nicio solutie nu se pliaza 100% pe specificul oricarui business, dar nici nu trebuie exagerat cu dezvoltarea de functii in plus“, a mentionat reprezentantul Novensys.
De multe ori, managerii isi doresc sa implementeze una dintre solutiile aplicate cu succes in strainatate. Numai ca acolo deschiderea catre nou este mai mare. Softul este instalat, se fac publice noile proceduri de aplicare si toata lumea le pune in practica. Potrivit lui Daniel Baditoiu, in Romania lucrurile nu stau chiar asa. „Fiecare tine la modul in care aplica unele proceduri si nu admite sa le schimbe odata cu implementarea noii solutii si-i cere dezvoltatorului IT sa ii automatizeze acele proceduri. Atunci deja trebuie sa te apuci sa modifici solutia destul de mult. Iar daca ai o solutie de afara trebuie sa trimiti emailuri de dezvoltare, cei de acolo iti dau un tarif si incepe un ping-pong de emailuri care nu se mai termina, iar implementarea poate dura pana la 2-3 ani.“
O reactie de genul „acestea-s procesele noastre“ nu ar trebui sa fie una specifica unui manager de logistica ce a decis investirea unei sume mari de bani intr-un WMS. Un astfel de sistem permite atingerea unui alt nivel calitativ.

Trainingul si comunicarea, cheia spre o reusita rapida
Trainingul este deosebit de important pentru obtinerea unei implementari cu succes. Ca urmare, in contract trebuie sa existe o clauza clara care sa prevada acest lucru. Cu cat clientul beneficiaza de mai multe sesiuni de training, cu atat vor aparea mai putine erori.
„O alta etapa foarte importanta, dar care de multe ori este sarita de catre clienti, este cea in care dezvoltatorul ii lasa beneficiarului solutia, «sa se joace cu ea» si sa observe daca mai trebuie modificat ceva, daca a cuprins toate optiunile de care avea nevoie. Si, chiar daca un anumit lucru nu este trecut in blue-print, daca ar fi folositor ar trebui sa mai investiti ceva si sa o faceti inainte de lansarea solutiei“, este sfatul consultantului Novensys.
Aceste trainiguri trebuie realizate cat mai repede, astfel incat oamenii din depozit, care vor lucra pe baza solutiei, sa invete cat mai curand sa opereze cu noua interfata, pentru ca e greu sa te obisnuiesti cu un sistem nou. Este important ca nu numai project managerul sa inteleaga repede solutia si sa se obisnuiasca cu ea. De aceea, clientul trebuie sa aiba o echipa in acest proiect, iar membrii ei sa fie capabili sa transmita informatia mai departe la lucratori. Daca e vorba de un depozit cu foarte multi operatori, n-o sa se poata face niciodata training cu fiecare, si atunci se face training unui instructor, se aleg oameni vechi, cu experienta, si are loc o discutie in care ei spun ce inteleg din prezentare si ce aspecte au fost scapate din vedere.
La fel de importanta este si comunicarea, dar nu trebuie dusa la extrem. Astfel, chiar daca discutiile sunt vitale, intalnirile echipei responsabile de implementare nu trebuie realizate prea des. O data sau de doua ori pe luna este suficient, deoarece pana la finalizarea implementarii oamenii se vor fi saturat de acest proiect.

Trebuie sa existe o balanta
In timpul implementarii, dezvoltatorul IT trebuie sa analizeze cerintele ambelor parti, management si muncitori, si sa incerce sa le combine in cel mai profitabil mod. Echipa manageriala are idei inovatoare, dar care, daca ar fi puse in practica in totalitate, nu s-ar dovedi foarte folositoare pentru nivelul actual al afacerii. Urmeaza ideile personalului din depozit, idei pragmatice, dar care nu ar ajuta la dezvoltarea afacerii. De aceea trebuie sa se gaseasca o cale de mijloc, sa se obtina o solutie care sa le usureze munca celor din depozit, dar care sa permita si sa contribuie la cresterea afacerii.
Asa ca este indicat ca la discutii sa participe manageri, dar si operatori, iar managementul sa le permita operatorilor sa vorbeasca.
„Noi de obicei avem discutii cu managementul, sa vedem directiile, si dupa aceea intram in detalii cu operatorii. Iar daca au fost sugestii de schimbare din partea operatorilor am mers cu ele la management si i-am cerut sa gasim impreuna solutii. Ne confruntam cu situatii in care managerii nu stiu problemele din depozit, iar operatorilor le e frica sa spuna ce probleme au. Am avut situatii in care managerii stateau in spate, iar muncitorii din depozit, carora nu le era teama ca ii vor supara pe manageri, spuneau deschis ce aspecte nu au fost atinse, iar acest training a fost extraordinar de eficient“, a afirmat Baditoiu.

Finalizarea implementarii nu inseamna disparitia imediata a problemelor
Este indicat ca, atunci cand noua solutie este pusa in aplicare, informatiile sa fie corecte din start. De aceea se face un inventar complet al produselor din depozit, fiecare unitate este scanata, si se face un fel de a doua receptie, pentru fiecare locatie in parte. Astfel, sistemul va reflecta perfect imaginea depozitului si orice se va intampla in depozit va fi notat in sistemul informatic.
Dar si dupa implementare pot aparea probleme. Unul dintre motive consta in asteptarile prea mari de la inceput ale conducerii companiei, care spera ca din prima zi de folosire a WMS lucrurile sa se deruleze perfect – ceea ce nu se intampla. Un exemplu dat de Daniel Baditoiu este cel al unei companii din Romania, 3PL, care inainte de implementare efectua 200-250 de comenzi in doua schimburi.
„Dupa implementare si traininguri s-a ajuns la 120 de comenzi/zi, moment in care clientul a pornit un scandal monstru pentru ca avea impresia ca facuse o investitie degeaba si nu observa amortizarea ei. Oamenii erau obisnuiti sa ia marfa din punctul A si sa o duca in punctul B, acum trebuiau sa treaca prin mai multe etape, sa scaneze, sau sa nu mai duca in B, ci direct la rampa; era vorba de proceduri noi care nu le-au fost explicate de catre management. In timp, informatiile au inceput sa se transmita de la unii la altii, mai ales ca unii dintre ei participasera la training, productivitatea a crescut, si cand au trecut de 250-300 de comenzi pe zi nu am mai primit niciun telefon.“
Este foarte important ca un client sa nu creada niciodata promisiunile celor care spun ca dupa implementare, intr-o luna-doua, activitatea va decurge fara probleme.
„Dupa ce solutia este pusa in aplicare, compania care a facut implementarea trebuie sa va ajute si sa va fie alaturi si dupa lansare. Normal ca trebuie discutate niste proceduri in care sa fie stipulate termene, ore, program de lucru, dar si costuri. Incercati sa negociati un contract avantajos, pe baza de abonament lunar, eventual cu ore incluse. La inceput vor fi foarte multe apeluri catre implementator sau catre furnizorul de hardware, dupa care din ce in ce mai putine, pana cand departamentul IT si operatorii vor prelua controlul asupra aplicatiei“, a conchis Baditoiu.