Indicatorii de performanta sunt cifre in jurul carora se invarte orice activitate in domeniul logisticii. Clientii vor KPI atinsi cat mai aproape de 100%, dar pentru asta trebuie sa conlucreze mai multe elemente, printre care factorul uman si sistemele IT care, in afara de planificarea si monitorizarea activitatii, duc si la reducerea costurilor, o alta expresie foarte folosita in prezent. Tot pentru reducerea costurilor, unele companii procedeaza si la externalizare, si se pare ca aceasta este o solutie la care se gandesc acum din ce in ce mai multe firme. Acestea sunt cateva dintre temele dezbatute cu ocazia conferintei organizate de Arilog, la sfarsitul lunii martie: „Supply chain competitiveness, performance in Romanian reality or opportunity?“
 

Externalizarea este inca la inceput in Romania, deoarece inca sunt foarte multe companii carora le este teama sa nu scape din mana anumite parti ale activitatii lor. Asta nu inseamna ca decizia de a nu externaliza e una proasta: sunt pe piata exemple de producatori care isi fac singuri logistica si se descurca foarte bine. Uneori acestia investesc in sisteme cu ajutorul carora sa continue cu succes sa-si desfasoare activitatea fara a apela la companii specializate. Un astfel de exemplu este si producatorul de pufuleti Gusto, Phoenixy, care a trecut la implementarea unui soft prin care activitatea din depozit, si nu numai, sa fie administrata mult mai exact si mai simplu. La un moment dat, actionarii voiau sa aiba un control sporit asupra angajatilor, problemele cele mai mari fiind in zona de planificare, lansare si urmarire a productiei. De aceea au cautat solutii si, in urma mai multor discutii si analize, au ales solutia Oracle, care presupunea implementarea unui ERP ce acopera segmentele de contabilitate, financiar, achizitii, stocuri, desfacere si productia specifica alimentara.
„Solutia a fost un succes de vreme ce apoi au dorit sa avanseze in gradul de utilizare a softului si la un moment dat au planificat cresterea productiei cu 300% fara a creste spatiile si manopera de stocare si pastrand calitatea serviciilor de stocare, trasabilitate pe loturi, respectarea FEFO. Ei isi doreau obtinerea independentei de factorul uman si limitarea unor probleme specifice cum sunt diferenta scriptic/faptic si pierderea marfurilor prin depozit. Dupa discutii s-a hotarat implementarea unei extensii WMS, efectuate de MDS“, a explicat Adrian Anculete, SCM Solution Area Leader EE, Oracle Romania.
Actionarii si-au dorit sa creeze  usor reguli complexe de put-away si picking, sa foloseasca dispozitive mobile prin care informatia colectata in depozit sa fie imediat introdusa in sistem, dar si sa reduca efortul de instruire a operatorilor din depozit.
Clientul a vrut, de asemenea, si unele customizari specifice livrarii in saci: in zona de expediere sa existe niste terminale speciale tactile, nu terminalele mobile obisnuite, deoarece, in cazul ambalarii in saci, e greu de stiut exact cati pot incapea intr-un camion si atunci ei mai intai incarcau, chiar cu riscul de a depasi comanda, si abia dupa aceea raportau cat s-a livrat. Cu ajutorul acestor terminale este posibila raportarea online in sistem a cantitatilor incarcate si livrate.
Apoi s-a dorit ca tiparirea documentelor sa fie facuta dupa incarcare, in asa fel incat cantitatile sa fie exacte, iar, imediat ce s-a terminat incarcarea, sa fie trimisa catre client, prin fax sau email, confirmarea livrarii – ASN, Advanced Shipment Notice. „Pentru noi a fost o surpriza, deoarece nici nu i-am spus clientului de posibilitatea aceasta“, a explicat Adrian Anculete.
S-a mai operat o interfata si pentru monitorizarea proceselor de la silozul de depozitare a malaiului, reiesind informatii exacte despre momentul de incarcare si de preluare a acestuia.
„O alta extensie la care inca lucram este cea privind managementul curtii, deoarece vin multe masini la incarcare. Clientul isi doreste ca acestea sa fie inregistrate, soferii sa stea undeva intr-o camera, sa nu se mai plimbe prin depozit si sa se afiseze undeva masina care urmeaza sa mearga la incarcare, la ce rampa, si numai atunci soferul sa se indrepte catre vehicul“, a afirmat Adrian Anculete.

Performanta 100%
Costurile fixe devin variabile prin externalizare si in loc sa platesti lunar facturile pentru depozit, chirie, echipamente, personal, mai bine gasesti un specialist care factureaza exact cat s-a consumat. In multe cazuri, externalizarea se dovedeste a fi cea mai buna hotarare, cum o dovedeste Wrigley Romania, care a externalizat pentru a obtine mai mult timp pentru a se concentra pe activitatile de baza. In plus, prin externalizare, compania beneficia de o serie de avantaje decisive. In afara de cele reiesite din eliminarea investitiilor in infrastructura, toate costurile de pe factura sunt explicate in cel mai mic detaliu, se castiga o adaptabilitate mai mare la conditiile schimbatoare de pe piata si, in acelasi timp, beneficiaza de tehnologii cunoscute in toata lumea, testate si perfectionate pe plan international. Iar riscul operational este redus.
Wrigley a ales KLG, care, datorita echipei performante, infrastructurii IT si conexiunii EDI intre sisteme, a reusit sa demonstreze cum operatorul logistic isi poate ajuta clientul sa ocupe o pozitie foarte buna pe piata. KLG furnizeaza o evidenta exacta a stocurilor pe loturi, in timp real. Compania are o acoperire nationala foarte buna, iar distributia se face in 24-48 de ore. Vamuirea se face la domiciliu, mult mai rapid si mai flexibil decat vamuirea normala.
Proiectul a fost gandit ca o munca in echipa, Wrigley-KLG, in care se discuta toate problemele, solicitarile etc. In urma analizelor, fiecare parte vine cu solutii.
Astfel s-a construit o infrastructura IT, a fost realizata o planificare clara despre indatoririle fiecaruia, dupa care s-a realizat implementarea operationala.
Infrastructura IT presupune monitorizarea tuturor operatiunilor. In momentul in care un camion pleaca spre Wrigley se emit doua mesaje, unul catre Wrigley si unul catre portalul EDI construit de KLG. In cateva secunde, aceasta notificare ajunge si in sistemul KLG. Astfel, destinatarul se poate pregati pentru receptia si descarcarea marfii. La descarcare se verifica toate aspectele, loturi, cantitati, calitate, integritatea paletilor, si se face raportarea, prin sistemul IT, catre Wrigley Romania.
Si in ceea ce priveste comenzile, traseul este similar. Wrigley Romania inscrie o comanda in sistemul sau si ea se transmite automat in sistemul KLG, prin portalul EDI. Marfa este pregatita, paletata, se fac toate operatiunile necesare si, in momentul in care se face livrarea, se transmite tot prin sistemul EDI confirmarea catre Wrigley Romania. In tot acest lant se folosesc trei sisteme, SAP al Wrigley, WMS si TMS ale KLG. Mesajele vizeaza atat partea de primire a marfii, cat si confirmarile, de outbound, retururile etc.
Pentru receptie se folosesc etichete SSCC, o eticheta completa, aplicata pe fiecare palet, care cuprinde toate informatiile necesare. Prin folosirea acestui tip de etichete se elimina erorile de introducere manuala a datelor. Lucrurile merg mult mai repede deoarece introducerea datelor in sistem nu se face manual, fiecare palet are o trasabilitate clara, de la fabrica pana la client.
Si pentru vanzari exista avantaje. In momentul in care comanda intra in sistem, acesta calculeaza automat ce termene de prospetime se livreaza, comenzile sunt transmise in depozit, sunt pregatite, verificate, incarcate si livrate la clientul Wrigley, dupa care se face confirmarea receptiei fizice la client.
La descarcarea marfii, nota de receptie se transmite automat pe e-mail, la fel si confirmarea si avizul in format pdf.
In acelasi timp, exista un portal pus la dispozitia Wrigley, care poate avea o imagine mult mai clara si mai reala a ceea ce se intampla in sistem. Acesta este independent de EDI si de infrastructura IT, este o modalitate de a oferi transparenta, informatii in timp real. Oricand se inregistreaza o solicitare, se poate vedea in sistem, se pot introduce comenzi pentru anumite livrari, se pot extrage informatii despre stoc, comenzi, articole etc. In plus, se ofera si istoric si trasabilitate pentru fiecare operatiune in parte.
„In proiectul Wrigley am agreat sapte indicatori, unul dintre ei fiind acuratetea pickingului. In ianuarie si februarie 2010, indicatorul a fost de 100%. Pentru asta, in cadrul picuirii nu se lucreaza numai pe baza codului articolului, ci si a numarului de lot, astfel incat sa fie eliminate total greselile. Toti indicatorii trebuie mentinuti la valorile agreate, din punct de vedere operational si din cauza problemelor care pot aparea prin nerespectarea lor“, a precizat Paul Nita, Bucharest Operations Manager, KLG Europe.      

Dificil, dar posibil
Imediat dupa aderarea Romaniei la UE, in ianuarie 2007, Aquila a inceput discutiile de colaborare cu DHL, iar la 1 iunie 2007 a avut loc startul operational pe baza contractuala. Aquila, in calitate de subcontractor, a inceput activitatea pe doua linii fixe, Day to Day Networking: Aarhus Stilling-Eindhoven si Bielefed-Krefeld-Londra. Resursele folosite la acel moment erau patru ansambluri autotractor plus semiremorca, sapte soferi si un dispecer in Romania. Toate comenzile erau online, iar informatiile pentru fiecare descarcare si incarcare se primeau cu o saptamana inainte. Desi conditiile DHL erau stricte, s-au inregistrat performante foarte bune, iar DHL a solicitat ca Aquila sa creasca numarul camioanelor.
Liniile sunt „time definite“, se respecta ora de pozitionare la incarcare, la plecarea din rampa, ora de pozitionare la descarcare, de parasire a rampei. In ceea ce priveste calcularea KPI, intarzierea maxima admisa este de cinci minute. Orice intarziere neanuntata, indiferent de cauza, este considerata incident. KPI sunt monitorizate saptamanal, bilunar si lunar. O singura intarziere dintr-un total de 48 de curse a cauzat o scadere a KPI la aproape 98%.
„La inceputul acestui proiect, KPI plecari la timp a fost de 99%, iar pentru livrari la timp, de 98%. Am inregistrat o medie de km/camion/luna de 16.000 folosind doi soferi. Aceasta performanta a dus la prima crestere pe verticala in 2007, start operational pentru cea de-a treia linie fixa, Malmo-Paris, unde se folosesc trei camioane si sase soferi. In acest caz, clientul final nu este DHL, depozitele de unde incarcam si unde descarcam sunt ale altor clienti si in general trebuie sa ne supunem cerintelor acestora“, a explicat Ileana Costanda, Commercial Director Domestic&International Transport, Aquila.
In ianuarie 2008 a urmat si prima crestere pe orizontala. Este un proiect tot prin DHL, dar cu un alt tip de curse. Aquila subcontracteaza 10 autotractoare legate la semiremorcile sale, 70% dintre comenzi fiind „time definite“, si se incarca de la/pentru IKEA. Restul comenzilor sunt pentru alti clienti. Comenzile vin prin intermediul DHL, iar Aquila asigura managementul traficului. Pentru acest proiect, la Koln a fost locat un dispecer pentru a lucra direct cu DHL.
„A trebuit sa ne perfectionam foarte mult modul de lucru, in fiecare zi se prezinta catre DHL o situatie a tuturor camioanelor si a orelor de condus ale soferului, astfel incat sa se faca o planificare exacta a curselor. Acestea se leaga si rezulta o crestere a eficientei si a gradului de ocupare.
In 2007, proiectul parea foarte dificil. Eram obisnuiti cu curse tur-retur in/din Romania. Toate acestea au fost posibile numai prin alinierea noastra la cerintele clientului, prin innoirea si perfectionarea continua a resurselor operationale, prin respectarea unor proceduri de comunicare in timp real cu clientul, de la comenzile in format electronic si avizarea camioanelor online la anuntarea in timp util a oricarui incident care ar putea afecta supply chain-ul DHL si al clientilor“, a sustinut Ileana Costanda.
Proiectul a avut o tendinta ascendenta pe DDN, s-au mai dezvoltat inca doua linii, iar in momentul de fata sunt cinci definitive active. Pentru DHL Ikea flota dedicata a crescut de la patru camioane si sapte soferi in iunie 2007 la 46 de camioane si 55 de soferi in aprilie 2010. Vehiculele au fost dotate cu sisteme GPS compatibile cu interfata DHL si Fleet Fence care poate urmari orice camion, sofer sau comanda. De asemenea, se foloseste si un soft de rutare performant.