Seminarul dedicat costului/km a suscitat, ca de obicei, un mare interes, deoarece tot mai multi actori din domeniu sunt constienti de faptul ca, pana nu invata toti transportatorii sa faca astfel de calcule, se vor gasi mereu unii care sa traga in jos tarifele si sa aduca astfel prejudicii intregii piete. De aceea nu s-au trecut in revista doar costurile fixe si variabile specifice, ci au fost amintite si cheltuielile ascunse si erorile care genereaza pierderi – cu mentiunea ca ele difera de la o firma la alta, deoarece fiecare are o alta structura de costuri, alti angajati, alte tipuri de clienti.

Dincolo de aceste diferente insa, importanta pentru ramanerea pe piata este identificarea tuturor cheltuielilor, reducerea lor si includerea in tariful propus clientului. In plus, la seminar s-a discutat despre optimizarea intretinerii/reparatiilor, tot in vederea reducerii costurilor, si despre forta de munca ieftina de la noi, care constituie inca o oportunitate pentru firmele romanesti, dar nu pentru mult timp: salariile nu pot ramane la nesfarsit la nivel scazut din cauza atractiei pe care o exercita piata vestica asupra soferilor, iar clientii, in conditiile nivelarii costurilor si tarifelor, vor face departajarea transportatorilor in functie de calitatea serviciului.

Vorbind despre costurile variabile, Cornelia Gheghesan, director general 8TIM, a tinut sa sublinieze faptul ca nu toate sunt proportionale cu rulajul, dar si ca ideal e ca de fiecare data cand masina ruleaza sa aduca si venit.
Din aceasta categorie fac parte, asa cum se stie, carburantul, taxele de autostrada, diurna, dar si reparatiile si anvelopele, care „apar si cand camioanele stau, dar le-am inclus aici deoarece vehiculele sunt facute sa ruleze, nu sa stationeze“. La acestea se pot adauga si alte costuri, cum ar fi cele implicate de transporturile speciale.

Atentia la detalii scade costurile variabile
Carburantul are ponderea cea mai mare in cazul transportului de mare tonaj – la distributie, mai ales daca se lucreaza cu echipaje de soferi si manipulanti, cheltuiala cea mai mare poate fi cu forta de munca. Pe de alta parte, costul carburantului depinde de mai multi factori, majoritatea controlabili, „desi nu usor“. In primul rand, acesta este influentat de distanta parcursa, si nu de cea de pe harta, pe care multi manageri o iau – gresit – in calcul cand fac pretul/ km, sau de care ar vrea clientii sa se tina cont. De altfel, Cornelia Gheghesan declara ca ea ofera preturile pe cursa, nu pe kilometru, tinand insa cont, desigur, de distanta. Tot pentru reducerea cheltuielilor cu carburantul firmele trebuie sa aleaga parteneri care sa le ofere cele mai bune conditii la achizitie, dar si sa investeasca in   cursuri pentru soferi, deoarece stilul de condus este un factor foarte important in realizarea de economii de carburant, dar si in mentinerea starii tehnice a camionului.
Taxele de drum reprezinta si ele o cheltuiala insemnata, dar diferita de la o firma la alta in functie de tarile tranzitate. Aici directorul general 8TIM a tinut sa precizeze ca nu intotdeauna ruta cea mai scurta este si cea mai ieftina din acest punct de vedere si ca uneori se pot evita autostrazile mergand pe drumuri nationale.
Costul cu reparatiile, ca si consumul, depinde de rulaj, de stilul de condus si de modelul vehiculelor, iar din acest ultim punct de vedere plaja e destul de larga intre diferite marci de camioane. In orice caz, nu trebuie tinut cont doar de pretul de achizitie, ci si de costurile de intretinere pe intreaga durata de viata. Costurile cu anvelopele sunt influentate de model si mod de exploatare, iar cheltuielile cu diurna depind de durata cursei si de cuantumul negociat.

Kilometri mai multi, costuri fixe mai putin apasatoare
Din categoria costurilor fixe, care apar si daca, din diverse motive, camioanele stau, fac parte cheltuielile salariale cu soferii, amortizarea, licentele, comunicatiile, diferentele de curs valutar s.a. Un cost important, dar de care unele firme nu tin cont, este cel reprezentat de comisioanele bancare, pentru care acum exista mai multe metode de diminuare: prin negociere, pentru companiile mari, si prin colaborarea cu banca furnizorului care are ponderea cea mai mare din totalul cheltuielilor – in cele mai multe cazuri cel de combustibil – in cazul firmelor mici.
Cheltuielile administrative difera de la o firma la alta, dar important este sa fie identificate si luate in calcul toate. Aici, in opinia Corneliei Gheghesan, se include si trainingul soferilor si al altor angajati.
La finalul trecerii in revista a costurilor fixe si variabile, directorul general 8TIM a tinut sa precizeze faptul ca, in conditiile in care plata/km este interzisa, exista un indicator si mai potrivit pentru motivarea soferilor, unul legat de performanta, care pune accent pe contributia acestora la reducerea costurilor, deoarece unii, prin modul de condus, pierd bani, deci cu cat merg mai mult, cu atat pot produce o paguba mai mare.

Soferul poate provoca multe costuri ascunse
Un loc important in prezentarea sustinuta de directorul general 8TIM l-au ocupat costurile ascunse, adica cele care provin din risipa de resurse, de utilitati, de timp, de kilometri s.a., si care se numesc astfel pentru ca de multe ori nu sunt luate in calcul. Dar este important sa fie identificate mereu, incluse in structura de costuri si reduse, pe cat posibil.
La acest capitol intra nerecuperarea TVA extern de catre unele firme sau TVA extern care nu poate fi recuperat, deoarece soferul nu a prezentat toate datele la facturare, omiterea discounturilor care se pot obtine nu doar de catre companiile mari, ci si de transportatorii mai mici – de exemplu la plata taxelor de drum, daca sunt posesori de card, la reparatii, anvelope s.a.
Risipa de timp, inerenta, este cauzata de stationari in service, asteptare la incarcare/descarcare sau program gresit de condus facut de soferi, si scade sub 22 numarul zilelor lucrate de un camion pe luna. In ceea ce priveste conducatorii auto, acestia pot costa firma timp pretios cand nu stiu sa jongleze cu exceptiile de la programul standard de lucru, care permit si cate 10 ore de condus/zi de doua ori pe saptamana, repaus zilnic in orice zi fragmentat 3+9 ore, repaus zilnic redus de la unsprezece la noua ore, de trei ori pe saptamana, si repaus saptamanal redus in anumite conditii pana la 24 de ore consecutive, cu posibilitate de recuperare si in continuarea unui repaus zilnic, nu numai a unui repaus saptamanal. In plus, adauga directorul general 8TIM, soferii nu stiu, de multe ori, care este numarul maxim de ore de condus pentru doua saptamani consecutive si numarul maxim de ore de condus intr-o saptamana. „Ca urmare, ei merg standard 4,5 ore, cu 45 de minute pauza, apoi iar conduc 4,5 ore, si nu jongleaza cu exceptiile. Uneori pot beneficia de ore de condus, dar ei nu stiu, si se opresc la 30 de minute de locul de incarcare/descarcare, pierzand programarile. Alteori nu pornesc dupa noua ore de repaus, chiar daca ar fi putut face un repaus redus, intarzie la programare si motiveaza ca nu au avut program. Verificand insa tahograful, se vede ca erau variante de a respecta si programarea, si legea. Iar cand ratezi o programare poti fi amanat si 1-2 zile, ceea ce inseamna bani pierduti.“
In ceea ce priveste risipa de timp cauzata de asteptarea la incarcare/ descarcare, mai multe voci din sala au atras atentia asupra faptului ca strainii platesc stationarea. Radu Coste, director general Guliver Prodcom, a spus ca olandezii ofera 300-400 de euro pentru o zi in care camionul este blocat. Iar Florentina Munteanu, director transport la Dunca Expeditii, a afirmat ca si in Romania companiile mari de genul P&G, Ikea, Continental procedeaza la fel. Asta deoarece sunt constiente de faptul ca un camion care sta are costuri de 150 de euro/zi (suma calculata pentru cinci ani de exploatare), fara a socoti profitul pe care l-ar putea obtine daca ar circula. Iar pentru a transa discutia, un alt participant la conferinta a precizat ca stationarea este o penalizare pe care transportatorul o aplica beneficiarului de servicii pentru nerespectarea unor clauze contractuale.
Risipa de kilometri are drept cauze rutele gresite alese de soferi, tarifarea in functie de distanta de pe harta, si nu de cea reala, care poate fi cu 6-10% mai mare, sau tarifarea fara a se tine cont de distanta dintre punctul de incarcare si pozitia camionului.
Iar risipa de resurse umane consta in nefolosirea optima a competentelor angajatilor: uneori, pentru doua posturi, se poate apela la aceeasi persoana, care nu va avea doua salarii, ci unul mai mare. Tocmai de aceea, Cornelia Gheghesan a subliniat necesitatea de a trimite la cursuri si personalul administrativ, dispecerii, managerii de transport si managerii financiari. O alta risipa de resurse e considerata motivarea disproportionata a soferilor in raport cu performanta individuala prin aplicarea unor sisteme de plata identice tuturor, care face ca cei buni sa plece si cei slabi sa ramana.
Alte greseli ce pot aparea sunt necitirea cu atentie a cerintelor clientului, drept pentru care o firma poate oferi un pret mai mic decat altele neluand in calcul costuri generate de anumite dotari sau un standard de calitate mai inalt, pentru ca, odata ajunsa la incarcare, sa constate ca nu are toate echipamentele necesare, ca trebuie sa investeasca in ele si, deci, ca a facut acea cursa in pierdere, chiar daca si ulterior va folosi echipamentele respective. Din categoria costurilor neprevazute mai fac parte daunele a caror recuperare nu se mai poate face, pagubele produse cu buna stiinta de unii angajati sau cresterile bruste de costuri care nu se regasesc imediat in tarife.
In ceea ce priveste erorile care pot costa firmele de transport, reprezentanta 8TIM a mentionat faptul ca nu se tine cont, cand se da un pret clientului, de distanta de la garaj la locul de incarcare si invers, sau de distantele parcurse cu alte activitati efectuate de camioane.

Costuri si mai ascunse
Ion Lixandru, administrator ITIA Sped, a atras atentia asupra faptul ca, in ciuda complexitatii prezentarii, au fost omise totusi anumite cheltuieli sau, daca au fost mentionate, asta nu s-a facut suficient de „apasat“.
Astfel, nu s-a vorbit de riscul de neincasare a banilor, care poate cauza probleme mari, deoarece firmele de transport isi platesc furnizorii la livrare sau intr-un termen mic, iar clientii lor achita facturile intre 75 si 105-120 de zile.
Administratorul ITIA Sped a mai subliniat faptul ca firmele de transport se pot asigura si pentru riscul de mentenanta si pentru decizii gresite ale managementului, ceea ce le-ar scuti de multe situatii neplacute.
Un alt sfat care se poate dovedi util este acela de a strange relatiile cu bancile: „Am vazut oferte care spun ca, daca se plateste in 15 zile de la decontarea CMR, se primesc banii taxati cu un procent, ceea ce inseamna 2%/luna, deci 24%/an. Banca te mai poate ajuta si cand ai o greseala de management pentru ca vede balanta si te avertizeaza.“
Ion Lixandru a mai sugerat si necesitatea de a achizitiona camioane care ofera exact ce-i trebuie transportatorului, deci care sa nu fie incarcate de echipamente inutile, care presupun costuri suplimentare.

Anvelopele, la fel de „volatile“ ca motorina
Cunoasterea tuturor costurilor presupuse de activitatea de transport si includerea lor in tarife trebuie sa fie, deci, una dintre prioritatile unui manager, dar la fel de importante sunt solutiile de eficientizare a activitatii si de reducere a cheltuielilor. Despre asta a vorbit Decebal Popescu, director general Cartrans Romania, care a pus insa accentul pe solutiile menite sa diminueze costurile cu intretinerea/reparatiile camioanelor.
Nu mai este un secret pentru nimeni faptul ca mentenanta corecta si facuta la timp, cu folosirea filtrelor si uleiurilor corespunzatoare, permite cresterea intervalelor de service de la 70.000-80.000 la 100.000-120.000 km, ceea ce reduce consumul, costul/km si riscul de imobilizare si creste valoarea de revanzare a camionului. De asemenea, nu e nou sfatul de a folosi, mai ales pentru sistemul de injectie si de franare, piese originale, nu after-market. Starea tehnica a masinii depinde si de stilul de condus, iar instruirea soferilor joaca, si aici, un rol important. Numai prin folosirea deasa a franei de serviciu, de exemplu, in loc de retarder sau intarder, acestia pot determina costuri mai mari cu reparatiile.
In ceea ce priveste anvelopele, „noi nu avem inca un contract de tip pret/km, ne gandim la asta, dar am infiintat un departament care asigura o informare exacta asupra a tot ce se intampla cu anvelopele de la achizitionare la reciclare, mentionand seria, kilometrajul, inspectiile trimestriale, istoric de la montare. Am initiat de curand acest proiect pilot deoarece anvelopele, ca si carburantul, pot fi usor instrainate de soferi. Am si avut un incident in Spania, un sofer de-al nostru a reclamant furtul anvelopelor cu tot cu jante, dar de fapt le vanduse si i se promisesera in schimb si niste pneuri mai uzate, pe care nu le-a mai primit. Astfel ca a fost bun de plata.“

De la service propriu la externalizare
Cartrans Romania a avut multa vreme propriul atelier de reparatii, dar intre timp activitatea a fost externalizata, „pentru a evidentia costurile cu reparatiile si a motiva angajatii“.
In orice caz, avand la activ ambele tipuri de abordare, Decebal Popescu a sintetizat avantajele si dezavantajele fiecaruia. In cazul service-ului propriu, costurile cu manopera sunt mai mici la nivel de lucrare si disponibilitatea, ca timp, este mai mare. Pe de alta parte insa, costurile salariale sunt lineare, e nevoie de investitii in echipamente, intretinerea locatiei, stoc de piese – si, cum nu se pot imobiliza sume prea mari in acest scop, componentele necesare se aduc, de cele mai multe ori, pe comanda, ceea ce creste durata de imobilizare. Nu se poate lucra sub spectrul garantiei si, in plus, daca tot ai atelier propriu, te vezi obligat sa repari camioanele acolo, ceea ce presupune risipa de timp si kilometri pentru a le aduce la garaj.
In cazul externalizarii, disponibilitatea este mai mica, tarifele, mai mari, si exista si riscul de a primi o factura umflata. Dar acoperirea este mai mare, datorita accesului la o retea de service-uri, timpii de imobilizare se reduc, exista garantia lucrarii, tarifele sunt fixe – si negociabile in cazul unei flote mari – si se pot bugeta cheltuielile/km cu mentenanta.

Soferii ieftini, o oportunitate. Dar nu pentru mult timp
Cheltuielile cu salariile si diurnele soferilor detin, chiar si la noi, un procent destul de important, de circa 10%, din costul de transport. Despre acestea a vorbit Bujor Stanescu, director de logistica Aquila, care a tinut sa sublinieze faptul ca forta de munca mai ieftina nu este neaparat un avantaj competitiv al firmelor romanesti, ci mai degraba o oportunitate, deoarece nu se poate vorbi de un avantaj competitiv al unei industrii intregi, ci al unei companii.
E drept ca putem merge in alte tari cu costuri, si implicit tarife, mai mici tocmai datorita cheltuielilor mai reduse cu forta de munca, venitul maxim pe care il poate obtine un sofer din Romania, Bulgaria si, poate, Polonia, fiind cel mai mic din UE, asa cum reiese si din tabelul alaturat. Si nici soferii romani angajati in alte state nu sunt platiti la nivelul normal de salarizare de acolo, astfel ca diferenta dintre costurile de transport ale unei firme straine si cele ale uneia romanesti este de 12-18 eurocenti/ km, iar dintre cele ale unei firme straine cu soferi romani si cele ale unei firme romanesti este de 5 eurocenti/km. In aceste conditii, orice client se poate gandi sa schimbe furnizorul de transport si sa contracteze o firma de la noi. Dar aceasta situatie nu mai poate dura decat 7-8 ani, este de parere directorul de logistica Aquila, deoarece perioada 2007-2008, cand nu se mai gaseau soferi in Romania, se va intoarce daca acestia nu vor avea in tara veniturile pe care le pot dobandi in strainatate. Pe de alta parte, daca nivelul veniturilor creste, transportatorii romani nu mai pot oferi tarife mai mici decat vesticii si nu mai gasesc clienti.
In concluzie, dincolo de costuri, trebuie sa oferim un serviciu de calitate mai inalta.
„Noi avem clienti din Germania si Spania care ne platesc la fel ca pe transportatorii lor. Pe viitor, diferentele dintre costuri se vor estompa si singurul criteriu va fi calitatea, care presupune siguranta, integritate, punctualitate si cost – nu neaparat in ordinea asta. Acum cateva saptamani, un  client cu care lucrez de sapte ani ne-a reclamat ca un camion a plecat cu intarziere de patru minute de la rampa, blocandu-le astfel pe urmatoarele. Iar la descarcare se permite o intarziere de maximum 15 minute la o cursa de 1.500 km, ce este peste fiind considerat incident si analizat.“
Tot cu aceasta ocazie, analizand, pe baza informatiilor primite de la firme de transport sau de la soferi din diverse state, costurile transportului intracomunitar, Bujor Stanescu a prezentat si concluzia: ele sunt aproximativ egale la romani si straini, cu exceptia a patru categorii – securitatea, costurile administrative, veniturile soferilor si costurile cu pregatirea angajatilor – unde noi suntem mai ieftini.
Revenind insa la costurile cu forta de munca, acestea difera de la o zona la alta a Romaniei, asa cum a atras atentia Ion Lixandru. In plus, diferente de costuri apar si intre firmele la care patronul este si manager si cele care au un manager angajat, ce trebuie platit. Iar in ceea ce priveste soferii, acestia sunt „cea mai utila investitie, deoarece au in mainile lor camioanele si marfa si reprezinta firma in relatia cu clientul. Si ei merita aprecieri si datorita faptului ca din statisticile politiei reiese ca accidentele cauzate de soferii profesionisti de camion au coborat sub 1%. Asadar, trebuie tratati ca egali si platiti bine, in caz contrar nu putem obtine ceva bun.“

Cat costa fiecare abatere de la un transport „stas“
Directorul general 8TIM a mai prezentat un calcul pentru o firma ipotetica de transport international cu 10 camioane cu varsta medie de patru ani si a aratat, astfel, ce tarif trebuie impus pentru a obtine un anumit profit si cum variaza rezultatul in functie de diversi parametri – in special erori ce pot aparea in activitate.
S-a pornit de la un curs valutar de 4,25 lei/euro. Consumul mediu luat in calcul este de 35 l/100 km, iar pretul, de 1,2 euro/l. Desigur, se poate obtine mai putin la ambele rubrici, dar oricum carburantul se scumpeste, deci valoarea finala nu e departe de realitate. Anvelopele au fost considerate 5 eurocenti/km, diurna, 35 de euro/zi pe extern si sase euro/zi pe intern, cheltuielile salariale, circa 1.000 de lei/luna – salariul minim pe economie pentru categoria din care fac parte soferii, asa cum platesc cele mai multe firme de la noi, dar aici trebuie sa se tina cont si de faptul ca la o flota de 10 camioane este nevoie de un sofer de rezerva pentru perioada concediilor – asigurarile, 2.200 de euro/an/vehicul – pentru o flota mai noua ar fi mai scumpe – comunicatiile si GPS-ul, 70 de euro/luna, cheltuielile de sediu, aproximativ 2.000 de euro/luna s.a.
S-a luat in calcul un sistem de 100.000 de euro – deci aproape fara dotari – din care autotractorul se amortizeaza in opt ani, maximum prevazut de lege, iar vehiculul tractat, in sase ani.
TVA extern se considera venit la momentul incasarii, deoarece in unele tari dureaza mult recuperarea si, uneori, dosarul poate fi respins.
Tinand cont de toate aceste valori, la 10% kilometri netarifati, 20-22 de zile lucrate/luna si un tarif de 0,895 euro/km (0,806 euro/km rulat) – pe care il obtin insa putine firme – profitul este de 43 de euro/camion, deci putin peste pragul de rentabilitate. Concluzia? Tariful trebuie sa fie mult mai mare de atat, similar cu cel din vest, pentru a merita munca.
Pastrand toate valorile de mai sus, dar cu 15% kilometri netarifati in loc de 10%, se pierd 447 de euro/ luna/masina. Iar daca se fac traseele corect si nu exista dislocari mari, dar camionul lucreaza doar 18 zile/luna, pierderile sunt de 230 de euro/luna/ masina – 18 zile nici nu e putin, multe firme nu ajung la acest nivel, mai ales iarna, din cauza inzapezirii.