Ro Systec Group s-a înființat în 2006, ca furnizor al unor producători de echipamente de nișă pentru industria tipografică, apoi pentru logistică și curierat. Iar în 2015, cunoscând bine piața, firmele din domeniu și cerințele clienților, a început să ofere și servicii de fulfilment. Combinarea celor două afaceri este unul dintre avantajele care îi permit să meargă înainte într-un domeniu cu multe provocări și marje mici de profit, deoarece în acest fel are și clienți mulți și mici – pentru fulfilment – și clienți puțini, dar mari – pentru echipamentele pe care le comercializează. Alte avantaje, mai ales la începuturile sale, când românii nu se bucurau de prea multă apreciere din partea vest-europenilor, sunt, așa cum declară reprezentanții companiei, grija față de parteneri și clienți, seriozitatea și punctualitatea.

Ro Systec a apărut pe baza dezvoltării relațiilor de business pe care Dan Turcu le avea deja cu unii dintre furnizorii de produse pe care i-a inclus în portofoliu: un mare producător german de sisteme ce permit automatizarea activității din tipografii (de exemplu, echipamente de inserare și sortare a scrisorilor), Bowe Systec, care a inspirat și numele firmei românești. Dar, în timp, tipografiile și-au scăzut mult volumele și, pentru a compensa asta, au trecut la arhivare de documente, iar cele mai mari firme din domeniu sunt și acum clienți Ro Systec, de la care achiziționează echipamente de post-procesare și arhivare, cu scanere performante.

În 2009, compania a început să caute parteneri pentru echipamente de sortat plicuri mai mici sau mai mari, de până la 5 cm grosime, și a găsit un furnizor american de la care a adus primul echipament performant de acest tip din România – Poșta folosea un astfel de sistem, dar foarte vechi. „De atunci industria de curierat și coletărie s-a dezvoltat foarte mult și foarte rapid și în tot ceea ce implementăm trebuie să ținem cont de ce există deja, pentru că degeaba aduci ceva nou dacă nu se pliază pe ce se folosește deja în România. În 2009, în România nu existau nici coduri de bare și se cereau sisteme care să identifice adresele scrise de mână, care nu se mai produceau nicăieri în Europa.”

Echipamente pentru tipografii, dar mai ales pentru logistică și curierat

De atunci portofoliul de parteneri care oferă soluții pentru logistică și curierat a tot crescut, inclusiv datorită faptului că Ro Systec a început în 2015 să facă și fulfilment. „Am dezvoltat complementar cele două direcții și acum putem oferi o gamă largă de echipamente și pentru logistică, și pentru tipografii. Și acoperim atât România, cât și o mică parte din jur: Bulgaria, Ungaria, spațiul ex-Iugoslav. Am înființat o firmă în Kosovo ca urmare a unei oportunități de afaceri și, în pandemie, am avut chiar intervenții în Rusia.”

Din portofoliul de clienți al Ro Systec fac parte Bowe systec, Optimus Sorters, Isitec International, Sitma, Pro Glove, Falcon Autotech, Mailroom Solutions, Quadient, Track&Trace, Atlantic Zeiser, Tecnau etc., care oferă diferite soluții software și hardware pentru managementul fluxurilor și proceselor logistice, tehnologii pentru linii de sortat automate, Sortare vocală, Pick-to-light, Put-to-light, Automatic Guiding Vehicles (AGV), managementul proceselor în depozite sau corespondenței sau soluții de tipărire inkjet și chiar de procesare a cărților, așa-numitul „book-on-demand”. Unii dintre acești parteneri au proiecte notabile în alte zone ale lumii, inclusiv pentru Amazon, dar în România mai puțin. Sunt firme de nișă și permit, împreună, oferirea unor soluții și servicii diverse. Iar politica Ro Systec a fost ca, deși nu a încheiat contract de exclusivitate cu niciunul dintre ei, să nu caute furnizori de soluții în același domeniu, ci complementari.

Accentul se pune acum pe echipamentele pentru logistică, deoarece activitatea tipografiilor s-a restrâns și mai mult de când nu se mai tipăresc bonuri de masă, ci s-a trecut la carduri, moment în care și cifra de afaceri a firmei a scăzut brusc cu 25% doar din contractele de întreținere a echipamentelor din tipografii și din vânzarea de piese de schimb.

2022, primul an cu cifră de afaceri de peste un milion de euro

Ro Systec sprijină producătorii în vânzarea acestor echipamente – îi prezintă potențialilor clienți cunoscând nevoile acestora, face schemele de funcționare, designul, configurarea etc. – pe baza unui comision, după care asigură întreținerea și piesele de schimb. Nu trece prin contabilitatea sa decât sistemele care costă mai puțin de 300.000 de euro, deoarece valoarea multora dintre ele este foarte mare – un sortator pentru colete medii costă între 500.000 și 2.000.000 de euro – se fac plăți în avans, „deci ar fi nevoie de capitalizare și nu ne permitem asta. Plus că ar fi o creștere nesănătoasă a cifrei noastre de afaceri, pentru că am încasa valoarea echipamentului și banii doar ar trece pe la noi înainte să-i trimitem în țara de origine a producătorului. Am făcut asta în 2010, când am adus primele echipamente noi din România, la Star Storage, și din cauza fluctuației de curs valutar am și pierdut bani.”

Fără prețul echipamentelor inclus în cifra de afaceri a firmei, aceasta a depășit un milion de euro pentru prima dată în 2022.

Cel mai mare proiect de automatizări în logistică din România

Printre proiectele cele mai mari din ultimii ani se numără instalarea de sortatoare de la producătorul germano-neerlandez Bowe: patru în România – unde mai existau deja două, pentru care se face service – două în Ungaria și unul în Bulgaria.

Aceste proiecte se derulează pe un interval lung de timp, mai ales acum, de când termenele de livrare, și în aceste domenii, au crescut până la 8-12 luni, „iar la unii competitori chiar la 24 de luni. Deci aici este unul dintre avantajele noastre.”

Unele sortatoare au fost comandate în toamna lui 2021 și urmează să fie instalate în 2023. Este vorba de sortatoare specializate în funcție de livrare: pentru colete mici, pentru colete mari, livrare la lockere etc.

Dan Turcu explică faptul că tendința în curierat și poștă este să se folosească roboți (AGV – Automated Guided Vehicle), care sunt foarte versatili în funcție de dimensiunea și forma coletelor, îți permit să nu mai ocupi o hală, au trasee stabilite și merg singuri, cu grijă la obstacole. Ro Systec are pentru acest domeniu un partener francez care produce astfel de echipamente, din care a instalat deja câteva la Dacia, Ford și Autoliv, deoarece „industria auto e regina balului în ceea ce privește automatizarea. Dar, între timp, deoarece electronica s-a dezvoltat și prețurile au devenit mai convenabile, AGV au început să intre și la firmele de logistică.”

Întreținerea, extrem de importantă pentru echipamentele cu productivitate mare

Tocmai pentru că eficientizează atât de mult munca în depozite – unele dintre echipamente permit o productivitate de 9.000 de pachete/oră și mai mult, în afară de faptul că și acuratețea crește – ele trebuie să funcționeze continuu, deci întreținerea și reparațiile se fac în regim de urgență.

De aceea clienții includ de obicei în contract două revizii majore, înainte de Black Friday și de Paște, alături de vizualizări săptămânale și verificări ce durează circa două ore, și în care îți poți da seama – pentru că echipamentele presupun numeroase piese aflate în mișcare – dacă este ceva în neregulă.

Ro Systec propune, contra cost, și hotline, prin care fabrica poate accesa online sistemele cu probleme și rezolvă astfel multe dintre ele. Dan Turcu se gândește să ofere acest serviciu încă de dinainte de pandemie, dar organizat temeinic el costă mult, deci clienții nu au fost prea deschiși, însă apoi au avut diverse probleme tehnice și în 2022 aproape toate contractele includ hotline.

Peste toate acestea mai este disponibil serviciul hypercare, ce presupune ca un tehnician al Ro Systec să se afle la locația clientului în intervalul orar ales de acesta, inclusiv noaptea, când este un eveniment care duce la vârfuri de livrări, astfel încât, în cazul unei defecțiuni, repunerea în funcțiune să fie cât mai rapidă.

La instalarea unui astfel de echipament este nevoie de o echipă mai mare decât atunci când faci întreținere, explică Dan Turcu, astfel că, atunci când face instalări, firma angajează pe perioadă determinată tehnicieni din afară, care muncesc alături de inginerii electromecanici, mecanici și electroniști pe care îi are. Ro Systec caută să facă angajări în 2023, pentru a se dezvolta tot mai mult și a extinde ofertele hotline și hypercare.

Vârful comerțului online din pandemie a dus la prognoze nerealiste pentru 2022

Ro Systec a început în 2015 să facă și logistică fulfilment, pentru care investiția inițială minimă este de 300.000 de euro, „deci nu mulți și-o permit”, așa cum explică Alexandra Turcu, fiica lui Dan Turcu, care a ales să se ocupe de afacerea de logistică dezvoltată în familie. În prezent lucrează pentru circa 50 de clienți, are pe stoc 6.000 de repere și caută să încheie noi parteneriate cu diverse platforme de marketplace. Dar marja de profit este întotdeauna mică în domeniu, deoarece produsele la raft trebuie să coste cât mai puțin, și de aceea multe firme sunt pe minus.

Mai toate depozitele logistice, explică Alexandra Turcu, deci și Ro Systec, lucrează cu toate firmele de curierat, deoarece clienții au preferințe legate de tarife – unii curieri au prețuri mai bune pentru anumite destinații – locale sau naționale – și nu numai.

Una dintre provocările pe care le întâmpină în această activitate este să-i convingă pe clienții mici și mijlocii – dintre care mulți comercializeaza mărfuri hand‑made, cu valoare adăugată mare – să fie cât mai atenți la detalii atunci când externalizează serviciul de fulfilment și să aibă cerințe cât mai standardizate în ceea ce privește ambalarea și livrarea. În condițiile în care ei vor, dimpotrivă, să se diferențieze de alte firme de pe piață și solicită să se includă în colet, de exemplu, mesaje de mulțumire scrise de mână, „este greu să fim eficienți, așa că încercăm să standardizăm cât mai mult, dar să se simtă și personalizarea adăugată deoarece trebuie să înțelegem și modalitatea lor de «diferențiere» față de piață.”

Alexandra Turcu este de părere că o parte din creșterea comerțului online vine și din faptul că magazinele fizice au fost închise sau inaccesibile o vreme. „La noi în depozit nu a fost creștere în 2021, ci abia în 2022 se simte creșterea despre care s-a vorbit anul trecut, și am depășit estimările inițiale.”

Poate de aceea, continuă ea, firmele de curierat s-au bazat pe volumele prognozate anul trecut când și-au făcut previziunile și planurile de investiții, dar în 2022 nu numai că magazinele fizice au revenit la normal, scăzând din volumele on-line, dar au început și crizele succesive, care îi fac pe consumatori să segmenteze piața în produse necesare și nenecesare, astfel încât clienții Ro Systec care vând bunuri din a doua categorie stagnează, în timp ce prima categorie este pe vârf.

Îmbrăcămintea/încălțămintea, de exemplu, au avut vânzări mari de Black Friday datorită reducerilor, dar în rest nu s-au ridicat la nivelul prognozat inițial.

Per ansamblu, reprezentanta Ro Systec este de părere că pentru Black Friday firmele din România au preconizat o creștere de 35% față de 2021, dar de fapt a fost de 15-20%.

Menținerea tarifelor, una dintre modalitățile de a fi alături de clienți în vremuri de criză

Costurile Ro Systec din fulfilment sunt defalcate pe operațiuni și, în ciuda scumpirilor din ultimul timp, tarifele nu au mai crescut de la începutul pandemiei, ba chiar s-au făcut discount-uri pentru a sprijini clienții să treacă peste crizele de tot felul. Mai ales cei din industria alimentară, ale căror mărfuri au termen de valabilitate, au fost sprijiniți la începutul carantinei să le vândă mai repede. „Am creat atunci o rețea și toți clienții noștri au preluat mărfuri unii de la alții și le vindeau împreună cu ale lor – chiar dacă erau concurenți – uneori sub formă de pachete. Prin asta ne și diferențiem, prin faptul că nu multe firme fac fulfilment pentru produse alimentare, un domeniu delicat, în care clienții vor să aibă informații în timp real despre stoc, cu date de expirare, pentru a organiza campanii de vânzare accelerată sau comenzi de reaprovizionare stoc. Or, la noi, stocul și data de expirare sunt vizibile în timp real pentru clienți, cu acces 24/7 în sistem, pe baza unui username și a unei parole.”

Pentru a fi profitabil, fulfilment-ul are nevoie de volume constant mari

Reprezentanta Ro Systec face calculele foarte exact, în funcție de toate costurile fizice, și declară că poate serviciile firmei sunt mai scumpe decât ale altor competitori, pentru a nu cădea în capcana ca activitatea să fie susținută financiar de cea de vânzare și servisare de echipamente. „Cred că toți fulfilerii au în spate și o altă activitate care să-i susțină. Altfel, pentru a aduce profit, fulfilmentul are nevoie de volume constant mari, deoarece investițiile și angajările se fac ținând cont de perioadele de vârf, iar în restul anului capacitatea nu este folosită eficient. Este un domeniu în care trebuie mereu să reinvestim profitul, iar dezvoltările se fac mai lent.”

De altfel, așa cum declară și Dan Turcu, „în ultimii ani ne-a mers destul de greu, atât din cauza crizelor prin care am trecut, cât și pentru că depozitul s-a mutat într-o locație nouă, de 1.800 m², față de 500 m² anterior. Depozitul este modern, cu sprinklere, camere video, acces restricționat ș.a., ceea ce a fost un șoc din punct de vedere financiar, mai ales că volumele de muncă nu vin imediat și, deși spațiul este mult mai mare decât la vechiul sediu, ele nu sunt de trei ori mai mari, cât să fie folosit eficient întregul spațiu. Și nici nu am mărit tarifele, deși cheltuielile cu utilitățile cresc și curierii cu care lucrăm ne notifică în legătură cu creșterea costurilor lor. Nu am căzut în «zona roșie», dar nici nu mai avem avântul de dinainte.”

Și investițiile în WMS sunt continue

Pentru a face estimări cât mai corecte de volume și de investiții necesare, WMS-ul se dovedește foarte util. Ro Systec folosește, din 2015, un soft realizat de Axes Software, „o soluție bună pentru piața din România”, și personalizat în funcție de propriile cerințe, care include harta depozitului, cu rânduri, rafturi și greutatea produselor, în funcție de care se face traseul operatorului: întâi se face picking pentru cele grele și apoi pentru cele ușoare, pentru a le proteja pe acestea din urmă.

Pentru produse alimentare, în WMS s-a făcut o dezvoltare constând din adăugarea unei coloane de alertă de expirare a produselor. Dar, ca orice dezvoltare, și aceasta a necesitat investiții, astfel că, trăgând linie, reprezentanții companiei declară că este și greu să spună ce venituri au, deoarece mai mereu le reinvestesc. Următoarea achiziție va viza cumpărarea de rafturi. „Pentru fiecare client nou mai trebuie un angajat și diverse echipamente în depozit, dar, când vine vorba să creștem și tarifele, firmele mai mici nu acceptă ușor modificările, deoarece la volumele lor ajunge să reiasă o creștere mult mai mare și de impact. De aceea modificăm prețurile treptat, deși investițiile le facem deodată. Pe de altă parte, clienții mici fac presiuni pentru livrări rapide și atenție sporită, spre deosebire de cei mari, care știu că externalizarea vine cu standardizări și doar așa activitatea merge bine și colaborarea este cu mult mai puține presiuni.”

Următorul pas în dezvoltarea WMS este să fie integrat cu toate sistemele și platformele utilizate de clienți. Inițial s-a investit pentru a se crea o interfață cu clienții, astfel încât ei să vadă și să aibă acces la stocuri și la ce se întâmplă cu comenzile plasate în sistem și în depozit. Sistemul preia patru statusuri de execuție pe care le redă în timp real. În prezent, depozitul este integrat direct cu magazinele online, ceea ce face ca multe procese să treacă în automatizare aproape completă. Pe de altă parte, pentru asta, în unele cazuri și clienților le revine partea lor de investiții, iar ei, nici aici, nu se arată prea deschiși.

În ceea ce privește perspectivele de investiții ale firmelor de fulfilment în general, Alexandra Turcu este de părere că, deși vor fi tot mai multe parteneriate în domeniu, iar piața se va dezvolta, asta nu va duce neapărat la adoptarea unor tehnologii scumpe.

Ro Systec testează unele dintre echipamentele pe care le propune ca soluții, având în prezent două AGV în show-room, deși uneori angajații sau șefii de depozit se arată ostili tehnologiei. În plus, a mai vrut să achiziționeze, cu fonduri europene, un sortator mic, pe care să-l și prezinte potențialilor clienți, cărora să le fi propus ulterior unul mai mare, „însă deocamdată nu am putut accesa fonduri pentru zona București/Ilfov”.