Dupa ce a explicat necesitatea de a redacta in scris practicile si politicile legate de activitatile defasurate in firma, consultantul Paul Lauria i-a provocat pe invitatii la conferinta organizata de Pythia International Logistics, impartiti in mai multe grupe, la un exercitiu practic: sa schiteze o declaratie de politica si de procedura pentru patru dintre functiile de management al flotei.
Echipa care a avut ca subiect alimentarea vehiculelor in statiile de carburant si-a propus gasirea solutiei optime din punct de vedere geografic, al flexibilitatii partenerilor, al termenilor contractuali, al pretului si al numarului de statii de pe traseele pe care merg masinile, structurarea si disciplinarea alimentarilor si implementarea unor proceduri privind reducerea riscului de frauda la alimentari.
In plus, ca obiectiv suplimentar a fost setat acela de a asigura continuitatea afacerii, in sensul sa nu ramana camioanele fara motorina si blocate doar pentru a fi respectate cu strictete procedurile.
Responsabil pentru stabilirea si diseminarea procedurii este managerul de flota, care trebuie sa lucreze cu mai multe departamente, de unde sa ia informatia necesara ca sa poata stabili o procedura ce va fi respectata, implementata si controlata. Iar departamentele cheie care furnizeaza informatii pentru formularea procedurii sunt, in opinia membrilor acestei echipe, achizitii (care prospecteaza piata si furnizorii de carburant existenti, beneficiile oferite de fiecare dintre ei si produsele din portofoliu si, in urma unor licitatii sau negocieri, ii selecteaza pe cei de la care va cumpara carburantul), operational (ofera informatii despre rutele frecventate si numarul de kilometri efectuati), financiar-contabil (gestioneaza contractul din punct de vedere financiar), juridic (asigura suportul juridic al negocierii si indeplinirii contractului), tehnic (date despre consumul efectiv de carburant) si de risc (ar trebui sa implementeze proceduri pentru reducerea riscului de frauda – oricum multi furnizori de carburat au deja un astfel de sistem pus la punct). Asta in cazul in care firma are toate departamentele de mai sus sau macar persoane responsabile pentru functiile respective.
In plus, mai sunt activitatile de executie, si aici e important sa se stabileasca ce trebuie sa stie soferul pentru a alimenta cum trebuie, in sensul sa existe o lista cu periodicitatea la care acesta poate face alimentari si trebuie stabilit foarte clar cand si la ce statii are dreptul sa alimenteze, deoarece intelegerile cu furnizori pot cuprinde doar anumite statii pentru care beneficiarul primeste discount. In plus, in unele companii trebuie facut plinul in ultima zi din luna pentru a facilita calculul consumului de la plin la plin, in timp ce in altele se interzice efectuarea plinului in ultima zi a lunii pentru ca se blocheaza bani. Deci in procedura trebuie stipulat clar cand, unde, cum se alimenteaza si in ce cantitate.
In plus, in functie de grija acordata vehiculelor sau de anumite particularitati ale climei din unele zone, firmele pot prefera motorina de calitate superioara – cu o alta cantitate de aditivi si o cifra octanica mai buna – in locul produsului standard.
De asemenea, procedurile trebuie sa prevada ce se intampla cand o statie de carburant din lista nu este disponibila, astfel incat soferul sa nu stea acolo pana se deschide. Deci ar fi bine sa existe solutii alternative la furnizorul principal sau macar o colaborare cu departamentul operational, astfel incat soferul sa anunte dispecerul de indisponibilitatea statiei si sa ia o decizie impreuna. Dar totul trebuie decis in asa fel incat sa nu i se dea soferului toata libertatea, puncteaza membrii acestei echipe. Dimpotriva, trebuie sa existe o lista clara de activitati care il implica pe conducatorul auto si responsabilitatea lui trebuie sa fie clar delimitata.
Partea de control nu trebuie sa lipseasca din procedura si aici este implicat departamentul operational, care se asigura ca soferul a facut ce i s-a cerut. In plus, departamentul financiar-contabil verifica facturile, pentru a vedea daca furnizorul a acordat cu adevarat discountul negociat. Iar la final deciziile care se iau cu privire la aplicarea procedurii trebuie sa se intoarca la departamentul tehnic, care a elaborat procedura, si care va certifica daca ea e functionala si corect indeplinita.
Consultantul Paul Lauria a fost de parere ca aceasta echipa si-a facut foarte bine exercitiul si a trecut prin toate elementele definitorii ale unei politici, stabilind corect responsabilii pentru fiecare activitate. Dar a tinut sa sublinieze ca orice procedura e perfectibila pe masura ce trecem prin ea si ca nu exista oricum un model standard, aplicabil tuturor firmelor.
