Orice activitate, deci și cea de producție, riscă să genereze costuri suplimentare nedorite atunci când nu este abordat în cel mai bun mod fiecare pas al ei, încă de la proiectarea și dimensionarea fabricii și alegerea echipamentelor, până la ambalarea bunurilor finale. Despre punctele vulnerabile concrete ce pot apărea în activitatea Bestfoam, producător și debitor de spume poliuretanice, a vorbit Marius Popa în cadrul Arilog Hub de la Timișoara.
Marius Popa este asociat într-un grup de companii ce și-a început activitatea în 2010 și acum include patru firme. PUR Chemical Solutions se ocupă de comerț cu materii prime și materiale dedicate producției de spume poliuretanice flexibile: polioli, TDI, Amine, Siliconi, catalizatori, coloranți, antiaderenți, ignifuganți ș.a. Bestfoam produce și debitează spume poliuretanice flexibile, produce filtre auto și cuțite bandă tip banzic pentru utilaje de debitat spume, pe care le vinde în 67 de țări, și face comerț cu echipamente industriale din China dedicate industriei spumelor PU flexibile și industriei de saltele. KA&MA trading, cu marca BestSleep.ro, produce, din 2016, saltele, toppers, pilote, perne de dormit, perne decorative și perne semifabricate pentru producătorii de canapele, și este foarte prezentă în online, fiind al doilea producător de pe marketplace-ul eMag și lucrând și cu Amazon în Franța și cu alți clienți din Olanda și Germania. Iar Essia MobelKollection, nou intrată în grup, produce tapițerie pentru paturi, somiere și canapele.
Cele patru firme au avut în total în 2021 49 de angajați, o cifră de afaceri de 13,6 milioane de dolari și un profit net de 503.457 de dolari. Iar în 2022 aceste cifre au fost în creștere.
Succesul și longevitatea unei firme depind de calcularea costurilor
Costurile de producție ale unei firme se împart în directe și indirecte. La acestea se adaugă costul cu vânzarea și costurile generale cu administrarea, plus profitul, și astfel se ajunge la prețul final de vânzare. „Pentru a putea vinde ceva trebuie să ne cunoaștem foarte bine costurile”, atrage atenția Marius Popa, „și să le identificăm în fiecare etapă de producție, deoarece asta ne ajută să proiectăm fluxurile de numerar, să stabilim pragul de rentabilitate al afacerii (cantitatea pe care trebuie să o vindem ca să fim profitabili), să stabilim bugetele de venituri și cheltuieli, să ne facem strategia de afaceri și de marketing, să vedem cum ne poziționăm față de concurenți din punct de vedere al structurii de costuri și să luăm măsuri pentru a fi mai competitivi la acest capitol. De exemplu, constat că puține firme calculează pragul de rentabilitate și de aceea unele dispar imediat după ce au apărut pe piață.”
Costurile fixe nu sunt legate de procesul efectiv de producție, rămân constante indiferent de producție și de vânzările înregistrate și includ salariile, chiria echipamentelor de lucru și a spațiului, asigurarea pentru bunurile firmei, abonamentul la internet, ratele la creditele contractate, amortizarea, întreținerea echipamentelor, licențele de operare, costurile de publicitate, taxele bancare și juridice, cheltuieli de cercetare și dezvoltare de software ș.a.
Spre deosebire de costurile fixe, cele variabile se modifică odată cu evoluția producției/vânzărilor și includ materia primă, materialele aferente produsului finit, forța de muncă, orele lucrate de un consultant (avocat, contabil etc.), salariile personalului direct productiv, taxele, comisioanele aferente vânzărilor, transportul etc. Dar și costurile fixe pot deveni variabile din moment ce creșterea vânzărilor duce la o cheltuială mai mică pe unitate.
Atenție încă de la proiectarea fabricii, pentru a evita costurile suplimentare
Dacă aceste costuri sunt ușor de identificat, Marius Popa a atras atenția asupra unora mai puțin vizibile ce pot apărea în procesul de producție. Unele dintre ele sunt cauzate din start de proiectarea defectuoasă a capacității: dacă resursele financiare permit asta, ar fi bine ca orice proiect să fie dimensionat încă de la început pentru capacitatea de producție estimată pentru al cincilea an de activitate, recomandă Marius Popa. Altfel orice extindere de la an la an va costa mult: achiziția unui teren pentru suplimentarea celui existent se va face la un preț mai mare decât prețul pieței, deoarece proprietarul sesizează nevoia fabricii și oportunitatea, mărirea halelor va fi și ea mai scumpă decât dacă s-ar fi făcut de la început pe dimensiunea din perspectivă, iar echipamentele costă mai mult dacă sunt schimbate des decât dacă se aleg de la început unele care să permită o exploatare optimă și când afacerea crește. În plus, trebuie să se țină cont de la început și de rampele de încărcare, să fie suficiente, astfel încât marfa să nu se blocheze în fabrică. Bestfoam are o capacitate de producție a buretelui de 2.000 t pe lună și pentru un flux optim este nevoie de cel puțin 13 rampe.
Pe de altă parte, dacă ai o capacitate de producție foarte mare și un grad mic de ocupare, investiția inițială este mare, la fel și amortizarea.
Un alt aspect de care este bine să se țină cont este acela că poate va fi nevoie de utilaje de producție care necesită puteri electrice instalate mari.
Costuri suplimentare pot apărea și din cauza alegerii greșite a echipamentelor de producție: uneori, din motive legate de costurile de achiziție, se preferă un utilaj cu 10% mai ieftin decât altul și care are o productivitate cu 50% mai slabă.
Și furnizorii de servicii de întreținere pentru echipamentele de producție trebuie aleși cu grijă și trebuie să aibă experiență, astfel încât punerea în funcțiune a utilajelor și alocarea de utilități necesare și de materii prime și materiale pentru testele tehnologice să se facă în cele mai bune condiții și în cel mai scurt timp, deci liniile să nu stea, ci să lucreze mereu la capacitate.
Alegerea furnizorului de materie primă și rețeta de fabricație sunt și ele importante
Și aprovizionarea cu materie primă poate fi o sursă de costuri suplimentare dacă nu este făcută cu grijă, și aici managerul Bestfoam explică faptul că fabrica nu trebuie să se uite doar la costul de achiziție, ci și, în cazul spumei poliuretanice, la dimensiunea livrată de furnizorul acesteia. Pentru că, dacă se comandă o lungime de 2 m, dar el livrează 2,2 m, și costul este de 3,37 de euro/kg, față de 3,15 euro/kg în cazul unui furnizor care livrează o lungime de 2 m, optimă este livrarea mai scumpă per kilogram, dar conformă cu ce s-a comandat.
Relația cu furnizorii de materie primă este foarte importantă și pentru că, dacă ei livrează o cantitate mai mare decât cea comandată și rămâne material pe stoc fabrica nu știe când îl va folosi, iar dacă livrează o cantitate mai mică decât cea comandată și insuficientă pentru a termina comanda clientului fabrica are costuri suplimentare cu reaprovizionarea.
Costuri în plus pot apărea în activitatea Bestfoam și în legătură cu rețeta de fabricație. Dacă, potrivit acesteia, dintr-un bloc de burete de 2×1,6×1,23 m (Lxlxh) trebuie să rezulte șase saltele de 2×1,6×0,2 m, conform specificației, și un rest tehnologic normat de 3,6%, dar din cauza debitării greșite rezultă cinci saltele și un rest tehnologic de 19,16%, se pierde 15,56% din profitul proiectat deoarece nu s-a respectat metodologia de debitare.
Și fluxurile de producție trebuie să fie optime, altfel, dacă nu sunt bine corelate și bine dimensionate, apar blocaje și fabrica nu se poate dezvolta.
Problemele de calitate pot aduce și ele costuri suplimentare din cauză că se distruge materie primă, există manoperă care nu se facturează și, la fel, se folosesc echipamente tehnologice și utilități fără să se factureze, dar apare și riscul de a pierde un client – „care pentru mine e cel mai mare cost” – sau de a-i plăti daune pentru nerealizarea în parametrii tehnici a produselor livrate. Și, mai ales, pentru că Besfoam lucrează și pentru industria auto, se pot livra piese cu defecte ascunse care amenință viața utilizatorilor, iar acest cost este mai mare decât cel dat de cifrele propriu-zise.
Coletele prea mari costă, cele prea mici pot deteriora materialul
Ambalarea saltelelor trebuie făcută și ea în cel mai eficient mod din punct de vedere al costurilor. Un transport de la Timișoara la București costă 1.200 de lei, în condițiile în care în vehicul încap 400 de saltele. Iar pentru optimizarea acestui cost și pentru a economisi spațiu pe raftul clientului coletele trebuie să fie cât mai mici. Pentru produsele marca BestSleep se folosesc variantele only packed (2x2x0,30 m), rulate (0,30×0,30×2 m), pliate și rulate (0,38×0,38×0,55 m) și dublu rulate (0,45×0,45×0,50). Prin micșorarea în tot mai mare măsură a coletelor s-a ajuns, de exemplu, să se achite 30 de lei în loc de 70 de lei pentru o livrare prin curier.
Pe de altă parte, dacă se face prea mic coletul și materialul este prea rulat și stresat, riscă să nu-și revină și atunci clientul îl returnează, iar costurile de transport și logistică pentru aceste operațiuni – care în cazul Bestfoam reprezintă 8,7% din livrări – sunt foarte mari.
Puține firme sunt conștiente de costurile pentru protecția mediului
Cerințele legate de protecția mediului aduc și ele costuri suplimentare, de care puține firme țin cont, așa cum sesizează managerul Bestfoam. Concret, apar costuri cu amenajările de mediu din industria produselor chimice (cuve de retenție, filtre de aspirație, supape de siguranță etc.), cu ambalajele (preluare de responsabilitate sau taxă de mediu), cu reciclarea materialelor, cu izolarea și distrugerea deșeurilor nereciclabile, izolarea deversărilor accidentale și cu materialele utilizate la conservarea echipamentelor industriale (conservare cu azot sub presiune, conservare prin ungere și uleiere a echipamentelor, prin acoperirea cu folii și prelate).
În cazul Bestfoam este vorba și de deșeuri textile, pentru care e foarte greu de găsit valorificatori, iar arderea este permisă numai după tocarea lor măruntă.
Cost controllerul, absolut necesar, mai ales pentru firmele mari
Grupul de firme condus de Marius Popa nu are un manager care se ocupă de controlul costurilor, așa cum aveau alte companii de producție prezente la evenimentul Arilog, în cazul cărora cost controllerul analizează toate informațiile primite despre procesele de producție, verifică resursele și se poate implica și în activitățile de logistică, de control al calității sau de cercetare și dezvoltare.
Anișoara Cioroba, manager de logistică în cadrul Cris-Tim, declară că această companie a avut cost controller de când producția a depășit 40 t/zi.
„Pentru firmele mari cost controllerul este o necesitate”, admite Marius Popa, „și mă gândesc și eu la angajarea unui cost controller. Însă deocamdată sunt un antreprenor mic și angajații pe care îi avem deja se ocupă și de asta.”
În cazul firmelor care au cost controller o problemă ce poate apărea însă este aceea că informațiile legate de costuri nu ajung corect la el. „Și noi avem astfel de cazuri, desigur. De exemplu, se declară că s-a folosit mai multă materie primă decât era nevoie, dar restul zace pe jos”, declară Marius Popa.
Cris-Tim însă a rezolvat și această problemă datorită sistemelor informatice implementate, departamentului de cercetare și dezvoltare care face mereu teste privitoare la pierderi și le ia pe toate în calcul și departamentului de calitate care înregistrează zilnic pierderile legate de acest aspect. „Pentru noi este foarte important să avem un ante-calcul și post-calcul. La început de lună facem bugetul conform ante-calculului și la final de lună folosim cifrele reale, iar toate diferențele sunt verificate pe flux. Nu este simplu, a fost un întreg proces pentru a ajunge aici, dar a meritat efortul, deoarece avem o performanță deosebită: pierderile noastre au ajuns la 0,002%.”
