societăți mijlocii Archives

Foto: Deloitte România

Potrivit materialului de opinie realizat de Victoria Dobre, Manager Senior, și Romana Hogaș, Consultant Senior, Impozitare Indirectă, Deloitte România, implementarea raportării SAF-T (Standard Audit File for Tax) din România a intrat în a doua etapă la începutul acestui an, odată cu extinderea obligativității de raportare în sistemul SAF-T asupra contribuabililor mijlocii.

Astfel, similar cu contribuabili mari, societățile mijlocii beneficiază de o perioadă de grație de șase luni din momentul în care a intervenit obligația de depunere a declarațiilor fiscale pentru a se conforma noilor cerințe. Însă, perioada de grație se apropie de final, ultima zi de raportare pentru perioada ianuarie-iunie 2023 fiind stabilită pentru 31 iulie 2023. Astfel, contribuabilii mijlocii care nu au finalizat încă implementarea soluțiilor informatice necesare trebuie să fie conștienți de mai multe aspecte.

În primul rând, procesul raportării SAF-T pentru contribuabilii mijlocii continuă în acest an, autoritățile pregătesc implementarea sistemului RO e-Factura generalizat, pentru toate tranzacțiile efectuate între firmele (persoanele impozabile) stabilite în țara noastră, ca urmare a unei derogări obținute recent de la Comisia Europeană.

În prezent, emiterea facturilor în format electronic se aplică doar pentru anumite categorii de tranzacții, precum bunurile cu risc fiscal ridicat, plățile efectuate cu vouchere de vacanță și tranzacțiile cu entități ale statului (B2G).

Raportarea în sistem SAF-T, introdusă pentru marii contribuabili începând de anul trecut, constă în depunerea declarației informative D406 privind fișierul standard de control fiscal. Această declarație trebuie depusă lunar sau trimestrial, în funcție de perioada fiscală aplicabilă pentru TVA. Informațiile care trebuie raportate includ detalii despre furnizori, clienți, facturi de achiziție și de vânzare, plăți, încasări, produse și altele.

În cursul anului trecut, când prima rundă de mari contribuabili a intrat în sistem și se apropia de termenul limită de raportare, s-a discutat despre posibilitatea acordării unei prelungiri suplimentare a perioadei de grație. Deși, autoritățile au lansat în dezbatere publică un proiect de ordin care propunea o extindere cu încă șase luni a perioadei de grație (adică în total 12 luni), acesta nu a fost încă aprobat și se află în continuare în stadiul de dezbatere publică.

Cu toate acestea, autoritățile fiscale au avut o abordare permisivă și au trimis, etapizat, doar notificări în vederea depunerii raportării SAF-T. Este important ca contribuabilii mijlocii să fie conștienți de termenul limită al perioadei de grație și să se asigure că se conformează cerințelor SAF-T înainte de expirarea acestuia pentru a evita sancțiuni și penalități din partea autorităților fiscale.

Dificultăți întâmpinate în procesul de tranziție

Un aspect important este maparea conturilor contabile folosite și corelarea acestora cu nomenclatorul ANAF. Societățile trebuie să efectueze o mapare riguroasă a conturilor contabile utilizate în sistemul lor intern cu cele prevăzute în Ordinul 1.802/2014 al ANAF. Dacă există diferențe între acestea, autoritățile vor considera aceasta o eroare gravă și vor respinge automat declarația SAF-T, tratând-o ca nefiind depusă. Prin urmare, este esențial să se asigure că toate conturile sunt corect mapate conform cerințelor legale.

În procesul de mapare, fiecărui cont contabil i se va atribui eticheta corespunzătoare: “Activ”, “Pasiv” sau “Bifuncțional”. Este important ca aceste etichete să fie utilizate în formă completă, fără abrevieri, pentru a evita confuziile sau erorile.

În plus, este necesară completarea secțiunii “Tabela de taxe”, care constă într-o listă a codurilor de TVA și a impozitului cu reținere la sursă utilizate de contribuabil. Aceste coduri trebuie mapate astfel încât să fie în concordanță cu nomenclatorul ANAF. Este important de menționat că raportarea nu va conține codurile interne ale contribuabilului, așa cum apar în sistemul său contabil, ci codurile definite conform nomenclatorului ANAF.

În procesul de raportare în sistemul SAF-T, există și alte aspecte practice de luat în considerare pentru a asigura o completare corectă a declarației. Două dintre aceste aspecte sunt conversia unităților de măsură și raportarea analizelor implementate de contribuabil.

Pentru a se conforma cerințelor, societatea trebuie să realizeze o corelare între codificările unităților de măsură utilizate intern și cele solicitate de autoritatea fiscală în nomenclatoarele publicate. De exemplu, pot exista situații în care contribuabilii folosesc categorii speciale de unități de măsură, cum ar fi “cutia”, dar în aceeași cutie pot fi conținute diferite cantități sau produse. Pentru a rezolva aceste situații, contribuabilul trebuie să găsească modalități de conversie în unități de măsură generale, acceptate conform nomenclatorului. Această conversie poate necesita personalizarea aplicației utilizate pentru a procesa corect informațiile raportate.

În ceea ce privește raportarea analizelor, pe lângă structura centrelor de cost, societatea trebuie să includă și structura centrelor de profit, precum și orice alte tipuri de analize implementate intern. De exemplu, poate fi necesară raportarea analizelor referitoare la departamentele din cadrul societății.

Un aspect important în raportarea SAF-T este acordarea unei atenții sporite codurilor de identificare ale partenerilor stabiliți în România. Pentru partenerii români, indiferent dacă aceștia sunt înregistrați în scopuri de TVA sau nu, contribuabilii trebuie să raporteze codul unic de identificare fiscală. Dacă un contribuabil nu dispune de codul fiscal al unui partener român, raportarea nu poate fi finalizată cu succes. În cazul partenerilor din afara României, contribuabilii pot aloca o codificare internă cu prefixul corespunzător, în funcție de țara în care partenerul este rezident fiscal.

Cu toate acestea, în ciuda aparentei complicate a aspectelor, precum conversiile unităților de măsură sau codurile de identificare ale partenerilor, raportarea SAF-T poate deveni o rutină. Există deja programe informatice care automatizează procesul, adaptate diferitelor sisteme contabile utilizate de contribuabili. Spre exemplu, există soluții de tip ADD-ON pentru utilizatorii sistemului contabil SAP și alte soluții care funcționează pe baza fișierelor sursă din contabilitate pentru societățile care utilizează alte sisteme contabile.

De asemenea, experiența marilor contribuabili care au implementat cu succes raportarea SAF-T încă din anul precedent este foarte relevantă pentru cei care se află în procesul de implementare. Aceștia pot oferi sfaturi și lecții învățate, ajutându-i pe ceilalți contribuabili să evite greșelile și dificultățile întâlnite în timpul implementării.