Un spectacol reușit nu stă doar în voce, performanță artistică, muzică bună și mulți spectatori. Pentru o experiență completă sunt importante și sunetul, modul în care performanța artiștilor ajunge la spectatori, imaginile video, spectacolul de lumini, aranjarea scenei și a arenei în totalitate, dar și mâncarea și băutura disponibile, promoționalele etc. Și cu cât evenimentul crește, cu atât rolul logisticianului devine la fel de important precum cel al inginerilor de sunet, al celor de imagine, scenariștilor, regizorilor, producătorilor etc. Am avut ocazia de a trage cu ochiul la pregătirile spectacolului Metallica de la Copenhaga din iunie anul acesta, unde show-ul muzical de excepție a fost completat de artificii, focuri, baloane imense purtate de public de la un om la altul în jurul scenei. Și, foarte important pentru noi, evenimentul a prilejuit expunerea mai multor camioane noi Iveco S-Way, inclusiv autotractoare electrice și chiar unul pe pilă de combustie pe hidrogen.

Dacă în fiecare ediție prezentăm reglementări sau modele de bune practici în logistica de food, FMCG, automotive sau farma, de data aceasta ni s-a părut interesant să vă prezentăm câteva detalii despre logistica de evenimente, mai ales că festivalurile cresc în importanță și în România, iar colaborarea cu organizatorii acestora pot ajuta la creșterea experienței într-un domeniu spectaculos și foarte bine plătit. Am văzut asta analizând cifrele financiare ale unei firme din Cluj, care a explodat la un moment dat în clasamentul celor mai eficienți operatori de transport din România, fără să putem spune că are sau nu legătură cu renumitul festival din Cluj-Napoca.

Parteneriat Iveco-Metallica pentru turneul european

La sfârșitul anului trecut, odată cu lansarea noii generații de camioane și vanuri Iveco la Barcelona, Gerrit Marx, CEO Iveco la acea vreme, anunța, la finalul conferinței grandioase care preceda o nouă transformare a produselor și mai ales a serviciilor Iveco, parteneriatul cu Metallica pentru turneul pe care trupa americană îl pregătea în Europa. Rolul Iveco era de a furniza serviciile de transport terestru pentru cei aproape 400 membri ai echipei logistice între cele 9 orașe europene alese pentru concerte: Munchen, Milano, Viena, Helsinki, Copenhaga, Oslo, Clisson, Varșovia și Madrid. Din cele 96 de camioane folosite pentru transportul scenei, turnurilor din oțel, aparaturii video și audio, aproape o treime au fost Iveco: atât camioane diesel, cât și cu propulsie alternativă – gaz natural lichefiat, biodiesel și chiar două camioane electrice. Un camion pe pilă de combustie s-a alăturat turului la ultimul concert european, cel din Madrid. În plus, minibusuri Iveco Daily electric și autobuze Evadys au ajutat la transportul staff-ului de la hoteluri la locațiile pentru concert și înapoi.

Iveco a construit un sat de vacanță la intrările pe fiecare stadion, unde și-a primit clienții din toată Europa. Evident, cu această ocazie a lansat o ediție specială S-Way M72 cu cabină neagră purtând logoul Metallica pe grila din față și elemente de decor galbene fosforescent, culoarea turneului Metallica, atât pe caroserie, cât și pe elemente de la interior. 72 de unități va număra ediția limitată și va fi vândută până la finalul lui 2024.

Grație acestui parteneriat, am avut posibilitatea de a urmări din tribună concertul Metallica din Copenhaga, alături de câțiva clienți ai Iveco în România.

O săptămână de pregătiri pentru fiecare concert

Punerea la punct a producției, de la început până la sfârșit, doar pentru concertul Metallica și celelalte acte de deschidere (alte două trupe au performat înainte de Metallica), durează 24 de ore de muncă pe parcursul a două zile. Abia după aceea trupele vin să facă repetițiile.

Numai echipa Metallica numără aproximativ 156 de persoane și alte 40 lucrează doar pentru montajul schelelor din oțel. 168 de alți muncitori angajați pe plan local în fiecare țară asamblează set-up-ul podelei înainte de a veni scena și apoi ajută la cărat sau poziționat bucăți din scenă: pur și simplu construiesc fizic decorul.

De asemenea, 96 de șoferi de camion au rolul de a transporta bucățile de scenă, schelele din oțel care formează turnurile pe care sunt montate ecranele video, difuzoarele, cablurile optice și audio, instrumentele muzicale etc. Recuzita – scena, turnurile, ecranele etc. – sunt dimensionate pentru două concerte, deoarece noua locație trebuie să fie deja aproape montată când trupa încheie un spectacol și se îndreaptă către altul. Concertele au loc cu frecvență săptămânală – vinerea și duminica în fiecare oraș ales – și cam o săptămână durează să fie gata aranjamentele pentru show, plus alte 1-2 zile pentru demontat, astfel că trebuie rezervată încă o săptămână pentru transportul recuzitei pentru următoarea reprezentație.

În total echipa pentru turneu numără aproximativ 400 de membri din diferite departamente, la care se adaugă alți 400 pentru gestionarea locației – agenți de securitate, vânzători de bilete, vânzători ai concesionarilor (magazine) etc. Deci, în total, sunt 800 de oameni care lucrează pentru a face concertul să se întâmple.

Cele opt turnuri din oțel nu sunt interesante doar din punct de vedere estetic, ci ele oferă baza structurală pentru restul producției. Există puncte de conectare între fiecare dintre turnuri, între ele sunt difuzoare suspendate în aer, precum și componentele care formează imaginea unor fulgere deasupra arenei. În total sunt 256 de puncte de conexiune în care cablurile de tensiune se întâlnesc și sunt legate. Sistemul de cabluri are o greutate de aproximativ 11 t. Așadar, pentru a susține toată această greutate și pentru a se asigura că este sigur pentru miile de persoane care se află sub acestea, fiecare dintre cele 8 turnuri are 14,1 tone: 11 tone este baza, doar structura de jos, iar vârful cântărește alte 3 tone.

Organizatorii au explicat că atunci când cânți live într-o formație trebuie să „microfonizezi” diferitele instrumente pentru a putea reproduce sunetul și a-l răspândi în arenă. Cu o trupă formată din patru instrumentiști, precum Metallica, este nevoie de cel puțin 11-12 piste audio diferite. Potrivit organizatorilor, M72 este turneul cu cel mai mare sistem audio din lume, deoarece există 192 de intrări audio pentru această producție scenică. Organizatorii susțin că un asemenea număr de piste audio se mai întâlnește doar la câteva festivaluri mari, diferența fiind că festivalurile sunt statice, totul se instalează doar într-un singur loc, pe când la Metallica acest lucru a trebuit replicat de două ori pe săptămână într-un oraș diferit doar pentru o singură trupă.

Există două tipuri de scene pentru stadioane sau arene. Există scene în care totul este împins spre fundal (end stage), modelul cel mai uzual pentru stadion, și formatul în care scena este sub formă de inel, iar artiștii se pot muta și performa cu fața către audiență, ca semn de respect pentru toți cei care plătesc bilet de intrare. O astfel de scenă a avut turneul Metallica din această vară din Europa. O altă particularitate pentru Metallica este că partea din mijloc din interiorul cercului format de scenă nu a fost solidă, nu a fost tot parte din scenă, ci s-a creat aici o „groapă” în care spectatorii au fost lăsați să intre și să tragă cu ochiul, practic, la producția de pe scenă, acesta fiind locul cel mai râvnit de către fani. Ei au beneficiat, practic, de o scenă 360^O cu toate efectele vizuale – lumini/video în jurul lor.

O astfel de construcție aduce o serie de complicații, de la proiectarea scenei până la securizarea ei plus montajul luminilor. În mod normal, atunci când ai un spectacol pe scenă, toate boxele sunt orientate într-o singură direcție și toți spectatorii sunt așezați într-o singură direcție. Pentru spectacolul Metallica, datorită alegerii unei scene in-around, există de fapt trei zone audio diferite care trebuie mixate. Astfel, există difuzoare orientate către „groapa” din cercul interior al scenei și numai către aceasta – care trebuie să fie mixate corect, astfel încât să nu interfereze cu căștile trupei de pe scenă, pentru că, dacă există o întârziere între ceea ce vine din difuzoare va deranja drastic trupa și calitatea prestației artistice – mai e o zonă pe scenă și una dincolo de scenă. Practic, există trei mixaje de concert diferite care trebuie realizate simultan, ceea ce complică foarte mult pregătirea concertelor, dar crește calitatea prestației artistice.

Costuri uriașe pentru un spectacol grandios și pentru ca totul să meargă „ceas”

Producția unui astfel de spectacol durează aproape un an. Unele părți ale recuzitei se produc în America de Nord, altele în Europa, apoi trebuie să ajungă totul împreună înainte de a începe turneul. Spectacolele sunt vinerea și duminica, de luni echipa începând amenajarea arenei. Lunea când echipa ajunge într-una dintre locații podeaua este deja acoperită, aceasta fiind partea care revine unei echipe locale indiferent de arenă. Echipa Metallica începe direct cu construcția turnurilor din oțel. Sunt 40 de oameni responsabili numai cu montajul și demontajul schelelor. Există două seturi de sisteme turn – 8 cu 8 – și asta pentru că sunt necesare 36 de ore de muncă pentru a înălța aceste turnuri și 12 ore pentru a le demonta, astfel că nici nu începe demontarea unuia dintre seturi, când celălalt ar trebui să înceapă deja să fie montat în locația următoare. După ce turnurile sunt gata ajung la locație celelalte echipe de producție, restul platformelor, sistemele de sonarizare, ecranele video, scena.

Fiecare din cele 8 turnuri are câte 48 de proiectoare care se rotesc în sus și în jos. Deci 360 de proiectoare în partea de sus de la toate cele 8 turnuri. Fibra optică ce conectează toate aceste proiectoare de pe laterale numără aprope 26 km de cablu. Și în jurul arenei sunt mai multe linii cu proiectoare, în total, 650 de proiectoare.

De asemenea, în partea superioară a turnurilor din oțel sunt montate 24 de monitoare video, aproape 1.200 m² de LED, cu 33,6 milioane de pixeli. Sunt 38 de camere care iau imagini în direct de la fiecare spectacol care necesită și ele peste 25 km de cablu. Fiecare concert este înregistrat pentru uz intern, rezultând 8 TB de date.

Încă 3,2 km de cablu sunt necesari și pentru conectarea celor 588 de difuzoare, 112 subwoofere pentru frecvențe joase.

Dacă mergi în jurul scenei de 10 ori faci un sfert de milă, astfel că membrii formației parcurg mai multe mile în jurul scenei de-a lungul celor două ore de concert, astfel că își mențin condiția fizică foarte bine, deși călătoria continuă din oraș în oraș nu îți permite să respecți rutina zilnică de programe de sport, mâncare sănătoasă etc.

Formația are 4 seturi de instrumente care apar la un anumit moment pe scenă. Mai există un set de baterii în back-stage unde formația mai face o repetiție înainte de a urca pe scenă și un alt set este gata montat în camion și poate fi imediat mutat pe scenă în cazul în care apar probleme cu cele care sunt pe scenă. Formația are pregătite pentru acest turneu 64 de chitare: 36 în jurul scenei, 28 în back-stage, pe care formația le folosește la încălzire, și alte 6 sunt disponibile în cazul în care vreuna de pe scenă are probleme.

Turneul european al Metallica a început la mijlocul lui mai în München și s-a încheiat la mijlocul lui iunie la Madrid. După încă două săptămâni totul s-a transportat cu avionul în America de Nord pentru că primul concert din turneul american a avut loc la două săptămâni după cel din Madrid, la Massachusetts. Din păcate, aranjamentele turneului nu au permis transportul scenei și al schelelor din oțel cu containerul, pe vas, cum ar fi fost normal, pentru că un transport maritim ar fi făcut cel puțin 4-5 săptămâni.

Astfel, costurile unui astfel de turneu sunt extrem de ridicate. Pe lângă hoteluri, transport de personal și catering, costurile de logistică joacă și ele un rol important, mai ales că nu e loc de greșeală.

Tot la nivelul costuri putem adăuga și promoționalele: membrii formației aruncă 6.000 de pene pentru chitară, pentru fani, la fiecare spectacol. Iar primirea la timp a tuturor acestor elemente care fac spectacolul memorabil depinde foarte mult de logisticianul ales pentru tot. Pe lângă bani, un logistician care lucrează în show-biz primește și multă satisfacție, știind că este parte a succesului unui spectacol. Și chiar dacă România nu e America, nici aici nu ducem lipsă de oportunități. Piața logisticii e într-o continuă dinamică: apar noi tipuri de mărfuri care trebuie manipulate, noi obiceiuri de consum la care cineva trebuie să răspundă, noi tipuri de clienți pentru servicii de logistică. E nevoie doar de imaginație, de prezență de spirit și de entuziasmul necesar pentru a te apuca de treabă.