Aflati la mijloc intre producatori si clienti, distribuitorii de medicamente au fost puternic afectati de masurile Guvernului si de criza economica, dar mai ales de distrugerea intregului sistem medical din Romania. Aici intarzierile de plata a facturilor ajung aproape la un an. Si, dupa ce ca nu-si primesc banii, mai trebuie sa se puna la punct si legislatia neadaptata la realitatile romanesti. Printre cei ce au reusit pana acum sa faca fata acestor provocari se numara si grupul Relad, care are in vedere sa intre pe piata de logistica din domeniu.
In acest sens, dar si pentru a-si optimiza cat mai bine activitatea, a inceput de cativa ani sa investeasca puternic in sisteme informatice.
Casa Nationala de Asigurari de Sanatate (CNAS) a ajuns sa plateasca facturile de medicamente prescrise la 270 de zile, ceea ce a determinat distribuitorii de medicamente sa aiba nevoie de finantare tot mai mare. „Pana cand farmacia proceseaza informatia si o transmite la CNAS trec in medie 45 de zile, iar de atunci pana cand banii ajung sa fie efectiv platiti mai dureaza circa 270 de zile. Deci se ajunge la peste 300 de zile in care cineva trebuie sa finanteze produsele“, a explicat Silvian Radulescu, director financiar si vicepresedinte departamente corporate Relad.
Tot mai multi clienti in faliment
In plus, de la instalarea crizei, si clientii distribuitorilor s-au imputinat, astfel ca aproximativ 1.500 de farmacii au dat faliment, iar multe spitale sunt blocate din cauza incapacitatii de plata. „Daca unele spitale nu au platit mai mult de 400 de zile, nu le mai putem livra. In plus, exista o discutie la nivel de Guvern pentru trecerea lor de la Ministerul Sanatatii la autoritatile locale, dar acestea nu doresc sa le preia din cauza datoriilor foarte mari. Problemele ne afecteaza in mod direct atat pe noi, distribuitorii de medicamente, cat si pe producatori.“
Distribuitorii, obligati sa se reautorizeze
La toate acestea se adauga si legislatia care a fost tradusa ca atare din cea europeana la integrare, astfel incat contine parti confuze, incomplete si la aprecierea organelor de control. In plus, de la inceputul acestui an, Agentia Nationala a Medicamentului (ANM) a preluat de la Ministerul Sanatatii responsabilitatea managementului autorizatiilor de functionare a distribuitorilor. Lucru ce a insemnat reautorizarea tuturor distribuitorilor si reinspectarea tuturor facilitatilor logistice ale acestora din tara. „A trebuit ca toate autorizatiile sa fie refacute sub responsabilitatea ANM, iar cei care nu au obtinut aceasta autorizare nu au avut dreptul sa functioneze. Conditiile de autorizare nu s-au schimbat, dar au mai fost adaptari la cerintele UE, care erau in vigoare din 2007.“ Potrivit legislatiei in vigoare, nimeni nu are voie sa livreze celor care nu au autorizatie de functionare.
Investitii masive
in optimizare
Pentru a compensa dificultatile din piata, grupul de firme Relad a inceput de peste un an sa investeasca puternic in sistemele informatice si a implementat in urma cu mai mult de un an sistemul SAP, ce include partea de planificare a aprovizionarilor si a livrarilor catre fililale si un WMS pentru depozitul central.
Prezent pe piata inca din 1994, Relad are un depozit central la Ciorogarla de 5.100 m2 si 12 subsidiare in tara, unde spatiile de depozitare sunt intre 700 si 1.200 m2, cel mai mare fiind la Craiova, de unde se acopera si cea mai mare suprafata de distributie.
Un alt WMS a fost dezvoltat de companie impreuna cu Novensys pentru cele 12 depozite din tara. „Acestea fiind mai mici, nu renteaza implementarea unui WMS de la SAP, care inseamna o investitie foarte mare“, a explicat Ion Stefanescu, director de logistica Relad.
O investitie importanta s-a facut si in implementarea solutiei de planificare a Ortec, care a ajutat la reducerea flotei de distributie de la 105 masini la 85.
Astfel, comanda care vine de la client este introdusa in WMS, cel intern sau cel al SAP, si se transforma in livrare. Iar pentru fiecare livrare pe colet exista numere unice identificabile pe traseu.“
Sistemul emite, astfel, eticheta pentru fiecare colet, care apoi este cantarit si filmat cu camere video, ce inregistreaza intr-o baza de date detaliile respectivului colet. „Daca sunt reclamatii de la clienti, putem verifica, pentru ca exista imaginea video cu greutatea respectivului colet inregistrata in arhiva.“
Ortec a disciplinat sistemul de distributie
Dupa aceste etape, datele sunt transmise automat catre sistemul Ortec, care preia toate comenzile, le proceseaza si tine cont de anumite constrangeri introduse in sistem, cum ar fi ora preferata de primire a produselor de catre clienti, si face planificarea incarcarilor pe rute. „Noi nu livram numai medicamente, ci si brosuri, pliante, tichete cadou, facturi, retrageri, notificari de incasare etc., toate fiind procesate de softul Ortec. Daca pastram sistemul anterior, trebuia sa facem multa munca manuala, neoptimizata si fara trasabilitate. In programul anterior primeam aceeasi multitudine de obiecte, dar foloseam alocarea geografica. De exemplu, in Cluj, toti clientii de pe o ruta intrau pe aceeasi masina de distributie, indiferent daca incapeau sau nu.“
Planificarea electronica se printeaza pentru a o lua soferul cu el cand pleaca in cursa. Cand s-a terminat planificarea, borderoul electronic se trimite catre un alt sistem. Soferul il scaneaza si din sistem primeste informatia electronica despre marfa care trebuie incarcata in camion si ordinea livrarilor. Cand ajunge la clienti, scaneaza codul de bare al livrarilor de aici. Clientul confirma tranzactia prin introducerea codului pin personalizat si atunci se poate vedea in sistem care este performanta la livrare.
Daca are orice fel de problema, soferul trebuie sa deschida tichet in sistemul CRMS (Customer Relation Management System), adica trebuie sa dea un telefon la companie si sa mentioneze problema pe care a avut-o. „Pentru orice problema aparuta la un sistem se deschide un tichet CRMS, care are un numar unic, trasabilitate totala si posibilitati de raportare. Tichetul este repartizat catre departamentele responsabile cu rezolvarea problemei, iar pe fiecare tip de problema exista un anumit timp de raspuns agreat. Deschiderea unui tichet nu este doar o modalitate de a ne descarca de o responsabilitate, ci si de a rezolva problemele aparute.“
Dupa livrare, soferii se intorc la depozit, unde informatia revine in sistem si se actualizeaza baza de date. „Informatiile intra in partea de raportare a SAP si a doua zi avem rapoartele cu tot ce s-a intamplat.“
Flota redusa si o buna acuratete a stocurilor
Implementarea sistemului Ortec a durat cinci luni, fiind finalizata in iulie anul acesta, iar, potrivit reprezentantilor Relad, investitia va fi recuperata in 10 luni. Unul dintre avantajele implementarii sistemului a fost reducerea flotei cu 20 de masini de distributie. „Cel mai dificil a fost pentru soferi, deoarece unii nu au mai fost trimisi in cursa in urma optimizarii sistemului de livrari. Iar cei care au ramas nu au mai mers la aceiasi clienti ca inainte, si de aici a aparut o rezistenta a lor la schimbare. Rezistenta nejustificata, insa, pentru ca in industria farmaceutica sunt doar 3.000-3.500 de clienti activi.“
Un alt avantaj al sistemului Ortec a fost dat de analiza productivitatii tuturor filialelor Relad, care a dus la redimensionarea personalului de acolo, si de acuratetea stocurilor. „Acum, daca vrem sa facem o verificare in orice filiala, putem estima cu un grad mare de acuratete rezultatul.“ Pentru transportul de la depozitul central catre filialele din tara, Relad lucreaza cu Aquila. Camioanele sunt dotate cu sisteme de temperatura controlata, iar dupa fiecare livrare se preda si diagrama cu temperatura.
Relad isi extinde portofoliul de servicii logistice
Stocul din depozitele Relad a scazut semnificativ nu atat din cauza crizei, cat din cauza implementarii sistemului SAP, care a ajutat la optimizarea volumelor prin reducerea stocurilor neperformante si cresterea frecventei de rotatie a marfurilor. „Ne intereseaza sa avem un stoc optim, flexibil, si un rulaj mare. Prin implementarea acestor sisteme am incercat sa crestem viteza de rotatie si sa scadem numarul de zile al stocului“, a explicat Andi Florentin Draniceanu, logistic&operation manager Relad.
Acesta a mai spus ca una din actiunile Guvernului e de a impinge producatorii sa livreze marfa catre consumatorii finali. „Ceea ce conduce catre activitati logistice, pentru ca niciun producator nu presteaza acest serviciu. Dar distributia catre client va ramane.“
Din acest motiv, Relad intentioneaza sa intre mai puternic pe piata serviciilor logistice din industria farmacautica, fiind ajutat de investitiile facute in sistemele informatice. Firma are deja cativa clienti pentru care presteaza activitati de logistica, printre care se numara lantul de farmacii Hermes.
Un alt proiect al companiei care demareaza anul acesta este de a livra orice produs in 24 de ore oriunde in Romania, proiect pentru care intentioneaza sa mai deschida cateva filiale in tara. „Solutia va presupune deschiderea mai multor puncte de lucru in tara, de unde vom livra marfa chiar de mai multe ori pe zi catre clientii finali. Vrem sa tinem marfa mai mult in depozitul central si cit mai putin dispersata in depozitele din tara.“
