Tot mai multe contracte de transport si logistica sunt atribuite in ultimul timp prin licitatii si, in ciuda inconvenientelor acestora – birocratie, mult timp pierdut cu intocmirea dosarelor si lipsa contactului personal cu solicitantul – prestatorii de servicii trebuie sa se obisnuiasca, deoarece, conform unui raport al agentiei americane de consultanta KPMG, licitatia va castiga tot mai mult teren
 

Nu de putine ori, termenii unui contract se negociau intr-un cadru informal, de exemplu in pauza unui meci de fotbal: o firma avea marfa, cealalta, camionul, aceasta din urma oferea un pret si se batea palma. Intre timp, achizitia serviciului de transport a devenit o afacere mult mai serioasa, iar cumparatorii sunt din cei in ce mai bine pregatiti, orientati spre optimizarea logisticii si spre reducerea costurilor, astfel ca au inceput sa apeleze la licitatii, iar epoca afacerilor micute, incheiate pe sub mana, a apus.
In ultimul timp, licitatiile sunt tot mai transparente, cu criterii clar definite, si ofera si noilor veniti sansa de a-si gasi un loc pe piata.

Costurile, la respect
Asa cum reiese dintr-un raport recent al KPMG, managerii firmelor de logistica cred ca in organizarea licitatiilor nu se acorda prea multa atentie dialogului si aspectelor calitative, ci se urmareste mai ales reducerea costurilor. Tocmai de aceea, sfatul consultantilor este ca transportatorii sa evite participarea la o licitatie in care li se cere doar sa propuna un pret, deoarece, daca se multumesc sa vanda o capacitate de transport, nici solicitantul nu-i va aprecia mai mult. Transportul este un serviciu pe care il pot oferi multe firme, dar putine pot aduce clientului beneficii in plus, de pilda accelerarea si optimizarea lantului logistic fara a creste tarifele. In cazul unei colaborari care ii ofera astfel de beneficii, clientul devine dependent de serviciile primite si nu se mai poate lipsi usor de ele, doar pentru ca a primit un pret mai mic din alta parte.
Un exemplu bun in acest sens, citat de KPMG, este cel al unui furnizor de servicii logistice care, la un moment dat, a propus responsabililor de transport sa curete lazile pentru legume inainte de a le returna pentru reutilizare, activitate care inainte era prestata de o alta firma. Rezultatul a fost o economie pentru client si venituri aditionale pentru transportator. Asadar, la licitatia urmatoare, divizia de logistica a companiei a dorit ca procesul de curatare a lazilor sa fie asigurat in aceeasi maniera, tinand cont de faptul ca transportatorul actual se achita foarte bine de aceasta sarcina. Si sunt multe alte cazuri in care prestatorul de servicii are un grad mai mare de implicare in organizatia clientului.
Multi actori de pe piata afirma totusi ca cererile de oferta nu vizeaza decat pretul, si uneori asa si e. Companiile care organizeaza licitatii solicita in special informatii despre rute si tarife. Dar cand cererea de oferta ajunge la o firma care este deja prestator de servicii pentru solicitant, aceasta stie exact ce anume este important pentru el, si atunci nu prezinta doar tarife, ci si solutii de optimizare a activitatii de pana atunci. Iar clientii se arata intotdeauna multumiti cand cineva le ia o piatra de pe umeri, se ocupa de problemele lor, are initiative si propune modalitati de rezolvare a acestora.
In afara de pret, clientul mai este interesat si de imaginea si reputatia prestatorului de servicii.
La o licitatie pentru achizitia de servicii de transport este vizat, evident, transportul. Dar daca firmele participante pot propune si alte servicii logistice trebuie sa transmita bine aceasta informatie. Sunt si clienti pentru care singura preocupare este sa obtina pretul cel mai avantajos. Dar in acest caz e bine ca transportatorul sa se intrebe dinainte daca merita sa participe.

Neglijenta, moarte sigura
Transportatorii ar trebui sa considere licitatiile ca pe o proba sportiva la care exceleaza, in loc de a le vedea ca pe o sursa de neplaceri. Specialistii KPMG constata adesea ca licitatiile sunt tratate neglijent, formularele sunt completate incorect, fara ca depunatorul ofertei sa se intrebe ce vrea de fapt organizatorul sau promitand servicii pe care in realitate nu le poate presta. Iar altii gresesc fiind prea modesti. Uneori e bine sa propui servicii in care stii ca nu excelezi, dar pentru care te-ai putea alia cu alte firme.
In cazul participarii la licitatii, ne invata specialistii KPMG, cel mai bine este sa formezi o echipa care sa determine strategia firmei, raspunzand la intrebari precum: cererea de oferta e serioasa? Cum este indicat sa ne prezentam oferta? Avem toate informatiile necesare?
Provocarea consta in a transforma cat mai multe participari la licitatii in contracte. Si asta inseamna inclusiv sa nu participi chiar la toate licitatiile. In anumite cazuri, afacerea propusa nu se pliaza pe strategia ofertantului de transport: de exemplu, nu poate gasi retururi acolo unde are de descarcat marfa, deci risca sa fie ineficient.
O problema identificata de specialistii KPMG este aceea ca transportatorii lucreaza la scara mica si putini pot discuta de la egal la egal cu clientii mari. De aceea nu pot accepta unele comenzi fara sa incheie parteneriate, deoarece au nevoie de incarcari pe traseele respective, pentru a reduce, pe cat posibil, numarul de kilometri in gol.