Automatizarea proceselor de afaceri consta in implementarea unor sarcini sau etape de proceduri selectate, utilizand programe de calculator sau algoritmi automatizati. Preluarea de catre masini a anumitor sarcini permite angajatilor sa isi salveze timpul pretios pentru sarcini mai importante care adauga valoare clientilor. Aceasta abordare, potrivit sefului departamentului Lean & Process Management al grupului international de transport si logistica AsstrA-Associated Traffic AG, nu numai ca imbunatateste calitatea serviciilor, sporeste satisfactia clientilor si salveaza timpul pretios al angajatilor, dar si reduce costurile organizationale, creste eficienta operationala si minimizeaza stresul la locul de munca. In final, clientii primesc servicii profesionale cuprinzatoare.„Pentru a obtine cele mai multe beneficii, merita lansat un program amplu in intreaga companie. Acest lucru va facilita gestionarea si va permite o mai buna comunicare a schimbarilor in intreaga organizatie.“
Instrumentele IT pentru automatizarea proceselor de afaceri pot fi impartite in trei grupe: programe IT cumparate sau dezvoltate de companie, programele de automatizare a proceselor robot (RPA) si solutii online ieftine sau gratuite (open source) gasite de angajatii creativi pentru a obtine rezultate similare.
Fiecare dintre instrumentele de mai sus are avantajele si dezavantajele sale. Principalele dezavantaje ale primelor doua sunt costurile si timpul de implementare. Cu toate acestea, abordarea indicata in al treilea punct nu va corespunde intotdeauna asteptarilor ridicate ale companiilor avansate. „In opinia mea, calatoria de automatizare a procesului ar trebui sa inceapa cu pasi mici si, cu timpul, puteti incepe sa implementati solutii IT mai ambitioase.“
Reprezentantul AsstrA-Associated a explicat ca pentru a beneficia de avantajele automatizarii, companiile ar trebui la inceput sa identifice elementele procesului de afaceri care sunt monotone, repetitive, standardizate si bine descrise. Si in primul rand trebuie identificate elementele de proces care nu adauga valoare clientilor. Astfel de sarcini pot fi gasite in multe procese de back-office, contabilitate, vanzari sau operationale. „De exemplu, puteti lua in considerare procesele de servicii pentru clienti din departamentul de vanzari. Multe sarcini repetitive pot fi automatizate pentru a elibera timpul angajatilor. Datorita acestui fapt, ei vor avea timp sa creasca vanzarile si sa construiasca relatii mai bune cu clientii.
Pasii descrisi mai sus sunt usor de urmarit, dar merita sa descriem etapa de descoperire un pic mai larg. Acesta este momentul in care apare conceptul de automatizare. Experienta persoanelor care cunosc instrumentele disponibile pe piata, precum si creativitatea si angajamentul angajatilor au un impact mare asupra ideilor. Business automatizarea procesului este clar viitorul companiilor din fiecare industrie. Va permite sa va dezvoltati organizatia in lumea moderna, plina de provocari.“
