Cu ocazia conferintei pe teme de management al flotei pe care Pythia International Logistics a organizat-o in noiembrie, si despre care ati mai putut citi in ultimele saptamani pe site-ul nostru, consultantul Paul Lauria, presedintele Mercury Associates, a punctat si faptul ca multe firme nu consemneaza niciodata in scris unele activitati desfasurate, multe proceduri fiind doar in mintea peroanelor cu functii cheie. De acest lucru si-a dat seama deoarece, cand Mercury este angajata sa faca evaluarea practicilor de gestionare a flotei auto, ii cere clientului sa completeze un chestionar si ii cere informatii si copii ale unor documente, pentru a a evalua situatia. Si cele mai multe firme se intorc abia dupa cateva luni cu datele solicitate.
 

De aceea Paul Lauria a tinut sa puncteze principalele avantaje ale disciplinei de a nota procedurile si practicile din domeniu. Daca vine vorba, de exemplu, despre intretinerea preventiva, multe firme stiu ce este aceasta si cred ca e usor de stabilit obiective in domeniu, dar daca li se cere definirea ei lucrurile se complica, iar daca se cere redactarea unui program de intretinere preventiva pentru 100 de echipamente diferite lucrurile se complica si mai mult, deoarece ar fi nevoie de un program pentru fiecare echipament in parte.
In plus, politicile si procedurile oficiale formalizate sunt importante pentru a ne asigura ca avem toate elementele necesare efectuarii eficiente a unei anumite activitati si ca acestea sunt verificate atent.
Politicile si procedurile mai sunt de folos pentru a descoperi deficientele in practicile curente: de exemplu, o firma are un program de intretinere, dar e la fel pentru toate tipurile de vehicule din flota, or, ele au nevoie sa fie tratate separat in functie de tipul de utilizare, de dotari s.a.
Politicile sunt necesare si pentru a mentine un nivel inalt de performanta in conditiile fluctuatiilor de personal: de exemplu, ce face o companie cand pleaca angajatul care s-a ocupat inca de la inceput de parcul auto si a crescut odata cu el, are relatii cu furnizorii de piese si servicii s.a.? Daca experienta si cunostintele lui nu sunt scrise, multe din ele se pot pierde. In acest context, pentru a fi mai elocvent, Paul Lauria a vorbit despre exemplul unui client cu 200 de masini si cu un mic atelier propriu unde lucra un singur angajat, care se ocupa de intretinerea usoara (schimbari de roti, de ulei etc.) si trimitea vehiculele la service-uri externe pentru operatii mai complicate. Cand acesta s-a pensionat si nu a mai fost angajat nimeni in loc firma a ajuns sa externalizeze toate lucrarile de intretinere, fata de 80% inainte.
Si, nu in ultimul rand, daca o firma vrea sa fie considerata profesionista trebuie sa demonstreze clientilor ca este serioasa si disciplinata in gestionarea activitatii, si cel mai bun mod de a face asta este prin consemnarea in scris a procedurilor.