In cadrul aceleiasi conferinte organizate de Pythia International Logistics, o alta echipa a avut de elaborat o declaratie de politica si procedura pentru mentenanta preventiva a vehiculelor (in-house sau externalizata) si a ales sa prezinte cazul in care firma are propriul atelier, pentru a-si reduce costurile, iar ca obiectiv si-a propus reducerea imobilizarilor vehiculelor si minimalizarea costurilor cu reparatile accidentale, cu tractarea si cu deplasarea la fata locului a echipei de interventie.
Partile implicate in redactarea politicilor si procedurilor sunt responsabilul de parc auto (managerul de flota) si departamentele tehnic (care face studii de piata si se documenteaza in legatura cu momentul cand trebuie schimbate unele piese, stiind care dintre ele se defecteaza mai des), financiar-contabil si de achizitii (care certifica firmele furnizoare si cumpara piesele de care e nevoie). In indeplinirea corespunzatoare a functiei sunt implicati personalul calificat sa faca reparatiile (de la mecanici la maistru), analistul financiar (care are controlul cheltuielilor cu pe fiecare autovehicul, pe tot parcul si pentru toate deplasarile masinilor de interventie), personalul care se ocupa de aprovizionare (tine legatura cu furnizorii si are evidenta stocurilor din magazie, pentru a avea deja in propriul depozit reperele care se defecteaza mai des, dar are relatii si cu furnizorii de service, astfel incat, daca firma nu poate face in-house anumite reparatii, sa nu apara intarzieri).
Consultantul Paul Lauria a punctat faptul ca operarea vehiculelor joaca si ea un rol important in reducerea costurilor cu reparatiile si a imobilizarii, mai ales in contextul in care in cazul multor firme masinile nu se intorc periodic la garajul propriu pentru interventii, deci e nevoie de inspectie vizuala din partea soferului, astfel incat el sa stie cand trebuie sa mearga vehiculul in service si sa anunte asta.
In ceea ce priveste procedurile, au fost amintite cele de planificare a autovehiculelor la mentenanta, pentru efectuarea lucrarilor, pentru verificarea calitatii interventiilor, pentru verificari la plecarea si venirea din cursa si pentru managementul furnizorilor de piese.
Paul Lauria a tinut sa precizeze ca e destul de dificil de apreciat eficienta unui astfel de program, deoarece una e sa imbunatatesti fiabilitatea si alta e sa eviti costurile inutile prin detectarea din timp a unor probleme tehnice sau sa elimini timpii de imobilizare. In plus, el a atras atentia asupra faptului ca prevenirea la utilitare usoare este mai simpla decat la autobuze sau la echipamentele scumpe si foarte complexe, dar, pe de alta parte, companiile cu programe foarte avansate de mentenanta preventiva, care au analize statistice ale problemelor tehnice aparute si ale ratelor defectelor, pot trata foarte bine si personalizat fiecare categorie in parte.
In ceea ce priveste „prestatia“ acestei echipe, ea a fost apreciata bine, cu mentiunea ca nu a fost trecut printre obiective acela de a se asigura ca toate indicatile producatorilor vehiculelor sunt respectate, astfel incat sa nu se ajunga la pierderea garantiei.
